Eliminare le e-mail come responsabile della privacy (Archiviazione e-mail)

In questo articolo ti spieghiamo come eliminare le e-mail in qualità di responsabile della protezione dei dati.

Le e-mail che si trovano nell'archivio possono essere eliminate solo dal responsabile della protezione dei dati.

Un responsabile della protezione dei dati è un ruolo di primo piano nel settore della sicurezza aziendale, come richiesto dal regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) o da altre normative simili. Costui è responsabile del monitoraggio della strategia di protezione dei dati di un'azienda e della sua attuazione per garantire il rispetto dei requisiti del GDPR. Questo ruolo può essere assegnato sulla pagina di gestione degli utenti solo da un amministratore.

Per poter essere eliminata dall'archivio, un'e-mail deve essere contrassegnata per l'eliminazione tramite l'apposito processo di revisione. Per farlo è necessario selezionare l'opzione Contrassegna per revisione e eliminazione (DPO) al momento della creazione del processo di revisione. Le altre e-mail non possono essere eliminate.

Non appena il responsabile della protezione dei dati riceve una richiesta di eliminazione delle e-mail, quest'ultimo può revisionare queste e-mail. Se il responsabile della protezione dei dati decide che una o più e-mail non devono essere eliminate, può rimuoverle dal processo di eliminazione.

Prima di eliminare le e-mail, il responsabile della protezione dei dati deve inserire il motivo dell'eliminazione. Il motivo verrà inserito nei registri per motivi di conformità.

• Accedi all'archivio e-mail come titolare dell'account IONOS, amministratore o responsabile della protezione dei dati.

• Nella barra di navigazione a sinistra, clicca su Compliance > eDiscovery.

• Clicca su Ricerca salvata.

• Seleziona la ricerca desiderata.

• Clicca su Contrassegna per revisione.

Si apre la finestra Crea processo di revisione.

• Seleziona l'opzione Contrassegna per revisione ed eliminazione (DPO).

• Opzionale: inserisci una nota.

• Clicca su Crea.

Per eliminare le e-mail in qualità di responsabile della protezione dei dati, procedi come segue:

• Accedi all'archivio e-mail.

• Clicca su Conformità nella barra di navigazione a sinistra e poi su Processo di revisione.

• Seleziona il processo di revisione desiderato. Questo è contrassegnato con la nota Da eliminare.

• Per avviare il processo di eliminazione, clicca su Avvia eliminazione.

• Inserisci il motivo dell'eliminazione.

• Opzionale: attiva l'opzione Avvisami via e-mail al termine del processo di eliminazione.

• Clicca su Accetto.

Il processo di eliminazione viene aggiunto in coda.

Per verificare ed escludere alcune e-mail contrassegnate per la cancellazione dal processo di cancellazione, procedi come segue:

• Nella barra di navigazione a sinistra, clicca su Conformità e poi su Processo di revisione.

• Clicca sui tre punti a destra del processo di revisione desiderato.

• Clicca su Contrassegnato per eliminazione.

• Apri le e-mail che desideri mantenere.

• Per deselezionare l'e-mail, clicca su Mantieni e-mail.

Nel seguente articolo puoi trovare ulteriori informazioni:

Utilizzare il processo di revisione (Archiviazione e-mail)