Scrivere le e-mail in inglese: come fare

In molte professioni, l’inglese viene ormai utilizzato su base giornaliera. Anche se spesso i piccoli errori e le imprecisioni non vengono percepiti nella lingua parlata, non si può dire lo stesso per le comunicazioni scritte, in cui, se possibile, ogni parola dovrebbe essere corretta. In questo articolo scoprirete tutti i punti più importanti da tenere a mente quando si scrive un’e-mail in inglese, inclusi i saluti iniziali più appropriati e come fare una bella conclusione, spiegata con un esempio finale.

Innanzitutto, i programmi di posta elettronica funzionano allo stesso modo in tutto il mondo, il che significa che non è necessario seguire particolari linee guida in questo senso quando si scrive un’e-mail in inglese. Sotto al campo del/dei destinatario/i ci sono i due campi facoltativi per mettere le persone in copia, cc oppure in copia nascosta, ccn, che vengono subito prima del campo dell’oggetto dell’e-mail e poi del corpo del testo.

Per l’oggetto e il contenuto si applicano regole simili a quelle dell’italiano; a questo riguardo consultate l’articolo riguardo l’etichetta nelle e-mail. Fate un riassunto breve e conciso del contenuto del vostro messaggio nell’oggetto e poi scrivete l’e-mail includendo un saluto adeguato, una descrizione comprensibile della vostra richiesta e una conclusione appropriata.

Proprio come in italiano, per il saluto iniziale si fa una distinzione principale fra il linguaggio formale (lavorativo) e informale (privato). A seconda di quanto bene conoscete il destinatario è possibile anche usare un saluto iniziale informale in un contesto lavorativo, ma stando sul formale si va sempre sul sicuro. Di seguito le varie opzioni di come iniziare un’e-mail in inglese:

Dopo aver presentato la vostra richiesta per iscritto, c’è bisogno di una frase conclusiva, un riassunto e/o richiesta finale, come quella di ricevere una risposta rapida, e poi il saluto finale. Anche in questo caso esistono diverse opzioni a seconda di chi è il destinatario e di che rapporto avete con lui/lei:

Negli ultimi anni hanno cominciato a essere utilizzate anche in italiano delle abbreviazioni inglesi, sia nelle e-mail che in altri ambiti. Per questo motivo vi spieghiamo qui di seguito le abbreviazioni più comuni:

Un’altra fonte di confusione quando si scrive un’e-mail in inglese è l’ortografia dell’ora e della data.

Per semplificarsi la vita con gli orari, è possibile utilizzare la grafia digitale: anche in Gran Bretagna e in America sanno cosa significa 13:45 o 20:15.

Più comune, tuttavia, è l’ortografia con “am” e “pm”. “am” viene dal latino “ante meridiem”, cioè “prima di mezzogiorno” – “pm” significa di conseguenza “post meridiem”, cioè “dopo mezzogiorno”. Le ore vengono contate solo fino a 12. Per capire se si tratta dell’ora pomeridiana o notturna (o della mattina), viene aggiunto “am” o “pm”; ad esempio, 4pm sono le 16 (le quattro del pomeriggio). Non c’è una regola generale che detti se va messo oppure no lo spazio fra il numero e l’abbreviazione am/pm.

Nelle date, ci sono delle differenze fra l’ortografia britannica e quella americana. In Gran Bretagna, le date si scrivono come in Italia, ad esempio “24 dicembre 2020” o “24 dicembre 2020” o “24/12/2020”. In americano, invece, il mese precede il giorno, cioè “December 24, 2020”. È importante conoscere questa differenza, soprattutto quando la data viene scritta tutta in numeri, in modo che non sorgano malintesi. Infatti, “4/12/2020” potrebbe significare sia il 4 dicembre, che il 12 aprile del 2020.

Per mostrarvi un’e-mail ben scritta utilizzando le formule corrette, abbiamo preparato un esempio che contiene tutti gli elementi più importanti per scrivere una buona e-mail in inglese: