Come scrivere un’e-mail formale: 8 consigli ed esempi pratici
La redazione di IONOS
Ogni giorno vengono inviate oltre 300 miliardi di e-mail in tutto il mondo, di cui gran parte in ambito professionale. Pertanto, data la mole da fronteggiare, può risultare fastidioso se un’e-mail è scritta male e in modo caotico o addirittura inutile. Per evitare passi falsi, segui i nostri consigli.
Come scrivere un’e-mail correttamente:
- Scegli un oggetto efficace
- Utilizza una formula di apertura adeguata
- Fornisci prima le informazioni più importanti
- Comunica i tuoi contenuti in modo compatto e ben strutturato
- Utilizza liste, grassetto e corsivo per evidenziare i termini
- Scegli formati coerenti per il tipo e le dimensioni del carattere
- Concludi l’e-mail con una formula di saluto adeguata
- Inserisci la firma ed eventuali allegati
- Utilizza al meglio le tue e-mail grazie all'IA (opzionale)
- Indirizzo di posta elettronica personalizzato
- Dominio incluso
- E-mail sicura con protezione antivirus e antispam
Come si scrive una buona e-mail?
Per comporre un’e-mail formale, serve professionalità e rispetto nei confronti del destinatario. Scrivi il messaggio sempre tenendo conto del tuo obiettivo, mantenendo un carattere informativo e strutturando il testo in maniera corretta. Esprimi chiaramente l’argomento e fai in modo che il destinatario o la destinataria capisca bene di cosa si tratta. Scrivi un messaggio sintetico, il più possibile, senza però mai perdere di vista cortesia e formalità. In questo modo semplifichi la lettura al destinatario, per il quale sarà più facile estrapolare le informazioni più importanti. Infine, entrambe le parti potranno beneficiare di un minore spreco di tempo: tu nella scrittura e il destinatario durante la lettura.
Inoltre, non dovresti mai rinunciare all’utilizzo di cortesia e formalità, quando scrivi un’e-mail formale. Rivolgiti educatamente al tuo interlocutore, ringrazia, chiedi con garbo e per finire chiudi sempre il tuo messaggio con cordiali saluti. È consigliabile attenersi al galateo dell’e-mail: in questo modo aumenti le probabilità che il destinatario prenda sul serio la tua e-mail e risponda.
Come scrivere un’e-mail: guida alla creazione dell’e-mail perfetta
Come le lettere, anche le e-mail seguono uno schema preciso, conosciuto da tutti i lettori e da tutte le lettrici, che è fondamentale seguire anche per i messaggi di posta elettronica. Così facendo rendi il testo di più facile comprensione a chi lo dovrà leggere.
Primo passaggio: oggetto
All’inizio di ogni e-mail si trova il campo predisposto per l’oggetto del messaggio, che viene ignorato spesso e volentieri. L’oggetto è pensato con l’intenzione di comunicare al lettore e alla lettrice dell’e-mail l’argomento principale del messaggio. In questo modo i destinatari riescono a decidere meglio se aprire subito il messaggio o se, invece, aspettare. In più, le indicazioni contenute nell’oggetto sono di aiuto per ritrovare e classificare le e-mail. Perciò dei buoni esempi per un oggetto sono:
- Riunione il 24 marzo dalle 10 alle 12: inizio del progetto
- Argomenti da trattare durante la formazione del personale
- Riassunto della conversazione del 7 aprile
- Informazione IT: aggiornamento del software XY
Con questi esempi, le persone interessate sanno subito chiaramente a cosa vanno incontro dopo aver aperto il messaggio. A partire dall’oggetto è possibile determinare l’urgenza dell’e-mail.
Per questo stesso motivo: evita un oggetto che non va al sodo, che è troppo lungo o che contiene persino dei messaggi passivo-aggressivi, come ad esempio:
- Urgente!!!: ha più senso specificare cos’è urgente esattamente.
- Richiesta/Favore: meglio nominare direttamente l’argomento.
- Dopo il nostro colloquio di venerdì scorso in sala riunioni mi sono venute in mente altre domande!: l’oggetto deve essere sintetico.
- Re: RE: Re: RE: Re: RE: Pranzo domenicale con Claudia e Luca: dovresti sempre ridurre la successione delle abbreviazioni di risposta alle e-mail.
- È proprio necessario?: non è una buona idea partire subito all’attacco.
Nell’ambito dell’e-mail marketing viene investita molta energia per formulare oggetti efficaci. Con l’aiuto di test A/B e di statistiche si tenta di ottimizzare il tasso di apertura dei messaggi di posta elettronica.
Secondo passaggio: formula di apertura
Inizia il testo effettivo della tua e-mail con una combinazione tra formula di saluto, riverenza verso il destinatario e scelta del titolo professionale da utilizzare per rivolgerti alla controparte in maniera appropriata. Nonostante si tratti di una parte molto breve del testo dell’e-mail, molti cominciano ad avere le prime difficoltà già a questo punto.
Quanto è necessario essere formali quando si scrive un’e-mail?
Meglio esagerare con formalità e cortesia: di base, per non sbagliare puoi servirti degli appellativi classici, come “Gentile Signore…” o “Gentile Signora…”. A queste formule segue poi il titolo professionale o la carica (su cui ci soffermeremo nel prossimo paragrafo). Soprattutto se devi rivolgerti a persone sconosciute, queste formule sono sicuramente quelle corrette. Non hai bisogno di essere più formale, a meno che non devi rivolgerti ad alte cariche dello Stato o religiose. Se, invece, hai già una certa confidenza con il tuo interlocutore, puoi usare anche “Cara/Caro” o un classico “Buongiorno” all’inizio del tuo messaggio elettronico. Tra colleghi e amici, basta anche “Ciao”.
Quali titoli vanno utilizzati all’apertura del messaggio?
Se prendi contatto con persone che hanno uno specifico titolo, faresti bene a menzionarlo all’interno del saluto. Ad esempio:
- Gent.mo Avv. Rossi
- Onorevole dott. Gironi
- Egregia dott.ssa Mantovani
- Illustre dott. Lolli
Chi va nominato per primo?
Anche quando il destinatario è più di uno, devi rivolgerti a ognuno di loro. Solamente nel caso in cui non stai contattando qualcuno di ben definito, basterà la forma collettiva di cortesia “Gentili Signore e Signori” o in alternativa “A chi di competenza”. Tuttavia, se i destinatari sono noti si pone la questione dell’ordine in cui devono apparire nell’intestazione. In generale, vale la regola che le persone gerarchicamente superiori vanno nominate per prime. Se però si trovano tutte allo stesso livello, allora ricorri al classico e neutrale ordine alfabetico.
Cosa fare quando non sai se ti stai rivolgendo a una donna o a un uomo?
A volte si conosce solamente il cognome della persona di contatto oppure il nome di battesimo non è chiaramente attribuibile a un genere piuttosto che a un altro. A quel punto è necessario attivare l’intuito da detective, perché sbagliare intestazione può far finire la tua e-mail dritta nel dimenticatoio. In questo caso possono venirti in aiuto il sito web aziendale, i social media o le pagine gialle. Se però non c’è modo di venirlo a sapere, consigliamo di attenerti al generico “Gentili Signore e Signori”.
Quale segno d’interpunzione chiude l’intestazione?
La migliore soluzione è sicuramente la virgola: in questo modo chiudi la riga, dopodiché vai a capo e aggiungi una riga vuota per poi proseguire con la stesura del testo. In ogni caso non è ammesso il punto.
Terzo passaggio: introduzione
Prima di iniziare ad affrontare la questione, devi trovare un modo adatto per introdurre l’argomento. Non dilungarti troppo con l’introduzione però, del resto né tu né il tuo interlocutore volete perdere tempo. A seconda delle situazioni, ci sono diversi modi di impostare l’introduzione della tua e-mail:
- Con riferimento all’inserzione pubblicata sul vostro sito web, vi sottopongo la mia candidatura.
- Ha trascorso delle buone vacanze?
- La ringrazio per la piacevole conversazione della scorsa settimana.
- La ringrazio per la celere risposta.
- Ho molto gradito la Sua presentazione su “Come scrivere un’e-mail”!
L’introduzione favorisce un atteggiamento positivo da parte del destinatario. È questo il ruolo delle domande o dei commenti personali. Evita però le formule standard e cerca di adattarti piuttosto alla persona che hai di fronte. Se fai domande sulle vacanze, sulla guarigione da un periodo di malattia o sul viaggio di ritorno a casa dopo una riunione, dimostri di avere realmente interesse alla vita dell’altra persona. Puoi però servirti dell’introduzione per giungere all’argomento, come succede nelle candidature, e presentarti o riprendere un discorso precedentemente affrontato.
Quarto passaggio: corpo dell’e-mail
Dopo la parte introduttiva, si passa al componimento dell’e-mail vera e propria: ora hai il compito di comunicare i contenuti in maniera compatta e ben strutturata. Tieni sempre conto che le lettrici e i lettori devono comprendere le informazioni in maniera veloce, ma soprattutto corretta. A questo scopo ci sono alcune regole che devi rispettare:
- Frasi brevi: utilizza frasi semplici, riducendo all’essenziale le subordinate o evitando costruzioni troppo complesse, che finiscono solo per disturbare il flusso della lettura.
- Grassetto e corsivo: grazie a delle evidenziazioni visive, le lettrici e i lettori sono in grado di trovare più velocemente i dati e i fatti più importanti. Regola non scritta: non più di un elemento evidenziato a paragrafo.
- Paragrafi strutturati: la ripartizione in paragrafi dà una struttura al testo. Imposta la tua e-mail in modo tale che sia più facile riconoscere le connessioni logiche. In generale, pianifica di scrivere tre frasi per paragrafo.
- Elenchi: grazie agli elenchi, riesci a presentare dati e fatti in maniera compatta. I dati di una riunione, i costi per il progetto in corso, i membri del prossimo viaggio di lavoro: le informazioni più importanti devono essere riconoscibili a prima vista, anche a una seconda apertura dell’e-mail.
- Parole semplici: non complicare le cose inutilmente. Usa parole semplici che tutti e tutte possano capire. Se miri a presentarti come esperto in un determinato argomento, sono ovviamente consentiti termini specifici e settoriali.
- Messaggi positivi: usa un linguaggio positivo. Soprattutto se stai scrivendo un’e-mail con delle critiche, è importante restare costruttivi. Evita di usare un tono autoritario e affermazioni negative nel testo.
Per comporre un testo ben strutturato, non devi pensare alla sua organizzazione solo mentre stai scrivendo l’e-mail. Preparati già prima pensando a quali punti vorresti inserire e quale sia l’ordine più logico da seguire. Evita il più possibile le abbreviazioni, che potrebbero non essere note a tutte le persone.
Quinto passaggio: formula di chiusura
Per scrivere correttamente un’e-mail, devi chiudere il messaggio con una degna conclusione. Serviti della chiusura per inserirvi una richiesta di azione oppure per prendere congedo dal destinatario lasciandogli una sensazione positiva:
- In caso di domande sono raggiungibile in qualsiasi momento al telefono o via e-mail.
- Sono felice di fare presto la Sua conoscenza.
- Può trovare ulteriori informazioni anche sul nostro/mio sito web.
- Mi farebbe molto piacere avere presto Sue notizie.
- Le auguro un fine settimana rilassante.
La formula “La ringrazio anticipatamente per la Sua risposta” è molto popolare nei messaggi di posta elettronica. Tuttavia, è sempre più motivo di fastidio, poiché come mittente ci si aspetta un’azione che il destinatario non ha ancora effettivamente approvato. Per evitare malintesi, tenta dunque di trovare un modo alternativo di invitare il lettore a darti una risposta.
Sesto passaggio: saluto
La formula di congedo alla fine è tanto importante quanto lo è il saluto iniziale. Ancora una volta il congedo ti serve per esprimere la considerazione che hai verso chi legge. L’imperativo anche in questo caso è: mostrati amichevole e cortese, ma senza esagerare. Al giorno d’oggi nessuno usa più grandi riverenze o umili saluti nelle e-mail commerciali. Al contrario, il classico “Cordiali saluti” è la variante più sicura, ma non sempre la migliore; infatti, rischia di suonare standard. Piuttosto dai spazio alla tua creatività e personalizza il tuo congedo, così da lasciare un’impressione molto più positiva. Ad esempio, puoi utilizzare:
- Cari saluti
- Saluti dalla capitale
- Un cordiale saluto da Milano
- Buon inizio di settimana
- Le auguro una piacevole vacanza
Al contrario di quanto si possa comunemente pensare, il saluto non va separato dalla firma con una virgola. La riga si conclude infatti senza bisogno di alcun segno di interpunzione; segue poi una riga vuota e infine il nome del mittente oppure direttamente la sua firma. Desideri integrare il tuo saluto in una frase? Anche in questo caso devi rinunciare ai segni di interpunzione; inserisci una riga vuota tra inizio della frase e saluto, come ad esempio:
- In attesa di conoscerla Le invio
- Un cordiale saluto a Lei
- Carlo Rossi
Settimo passaggio: firma
La firma si trova alla fine dell’e-mail, pensata per fornire informazioni di contatto più precise sul mittente. Non c’è quindi più spazio per proverbi e aforismi. Il nostro articolo “Come creare una firma corretta per le e-mail” spiega quali sono i dettagli da inserire e come il contenuto della firma differisce nei messaggi aziendali e privati.
PS: il postscriptum fa parte di un’epoca in cui le lettere si scrivevano ancora a mano. Siccome hai la possibilità di modificare l’e-mail in qualsiasi momento prima di inviarla, nella comunicazione digitale è bene evitarlo.
Ottavo passaggio: allegati
Invia un allegato solamente se esplicitamente richiesto o necessario e tenta di mantenere la dimensione del file possibilmente ridotta. Lo spazio di archiviazione delle caselle di posta elettronica è limitato e a ciò si aggiunge anche il fatto che molte persone leggono i messaggi mentre sono in giro e la trasmissione di dati mobili non consente quasi (oppure solo molto lentamente) il download di allegati pesanti.
Perciò, limitati a una dimensione totale di 5 MB per gli allegati; tutto ciò che supera questo limite, devi inviarlo solo previo accordo con il destinatario oppure tramite un link a un archivio di dati esterno, sul quale i file vengono messi a disposizione per la visualizzazione online o il download.
- Design intuitivo, editor drag and drop, funzioni IA
- Tanti modelli professionali tra cui scegliere
- Invio semplice e conforme al GDPR
Esempio di e-mail professionale
Nel seguente esempio sono contenuti tutti gli elementi ai quali devi fare attenzione quando scrivi un’e-mail formale. Per ulteriori suggerimenti e trucchi, dai un’occhiata all’articolo dedicato ai fac-simile di e-mail aziendali.
Oggetto: Invito al workshop XYZ del 24 giugno 2024
Egregia Prof.ssa Pignatti,
La ringrazio per la piacevole conversazione molto informativa della scorsa settimana.
Come già accennato, abbiamo organizzato un workshop relativo all’argomento discusso. Dato che ora è stata stabilita la data definitiva, vorrei cogliere l’occasione per invitarla a partecipare all’evento.
- 24 giugno 2024
- Dalle 10 alle 16
- Sala riunioni grande presso la nostra sede
Per ora è prevista la partecipazione di28 persone. I costi per il vitto sono a nostro carico.
Con piacere vorremmo offrirle l’opportunità di fare un intervento. Se interessata, mi faccia sapere il prima possibile.
Sarei lieto di rivederla in occasione di questo appuntamento.
Un cordiale saluto da Roma
Piero Fabbri
Risorse umane
Esempio s.r.l.
Via Leonardo Da Vinci 123
00127 Roma
Telefono: +39 (0) 60 123456
Fax: +39 (0) 60 876543
E-mail:fabbri@esempiosrl.it
www.esempiosrl.it
P.IVA: 012345678901
Cosa è stato fatto correttamente in questa e-mail?
- L’oggetto è breve e diretto.
- La formula di apertura corrisponde alle circostanze e il titolo professionale della destinataria appare nel saluto.
- Nell’introduzione si rimanda amichevolmente alla conversazione precedentemente avvenuta.
- Il corpo del messaggio è composto da diversi paragrafi e contiene un elenco con i dati fondamentali.
- Alla fine è stata inclusa una richiesta di azione.
- La formula di chiusura finale è amichevole e personalizzata.
- La firma è completa e contiene tutte le informazioni di contatto necessarie.
- Non c’è alcun allegato superfluo.
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Come scrivere correttamente un’e-mail: cosa è ammesso e cosa no?
| Scorretto | Corretto |
|---|---|
| Errori di battitura: gli errori ortografici e di battitura fanno una cattiva impressione. I destinatari potrebbero pensare che l’e-mail non è stata scritta con la cura necessaria. | Attenta rilettura: prima di inviare l’e-mail, rileggila attentamente per individuare e correggere eventuali errori. |
| Formula di apertura sbagliata: se non scrivi correttamente il nome, il genere o se ti dimentichi il titolo professionale del destinatario, potresti infastidire la controparte ancora prima che sia giunta al contenuto vero e proprio. | Formula di apertura completa: prima di scrivere un’e-mail, verifica se i tuoi interlocutori posseggano o meno un titolo professionale che dovrebbe essere inserito nell’intestazione. |
| Dimenticare l’allegato: hai cliccato troppo in fretta su “Invia”? Se accenni a un allegato, ma dimentichi di inserirlo nel messaggio, dovrai scrivere una seconda e-mail. | Verificare l’allegato: prima di premere Invio, verifica di aver allegato la versione più recente del documento. |
| Tono emotivo: negli scambi di e-mail possono spesso crearsi dei fraintendimenti. Infatti, un linguaggio emotivo può presto portare a tensioni. | Tono neutro: nelle e-mail professionali un tono neutro o amichevole è la scelta giusta. Così i destinatari accoglieranno con piacere le informazioni contenute nel messaggio. |
| Periodi complessi: costruzioni complesse provocano confusione; infatti, sussiste il rischio che le informazioni vengano comprese male o trascurate accidentalmente. | Brevità e concisione: cerca di utilizzare dichiarazioni chiare e semplici. I fatti possono essere presentati anche attraverso delle liste, così sono più facili da recepire. |
| Abbreviazioni: usando le abbreviazioni si rischia che lettrici e lettori ti fraintendano o non ti capiscano. I destinatari devono quindi trovare la soluzione da soli oppure fare un lavoro di ricerca. In caso di dubbi, potrebbero persino decidere di ignorare direttamente l’e-mail. | Scrivere tutto per intero: i mittenti devono sempre concentrarsi sulla scrittura. Se rinunci alle abbreviazioni hai più lavoro da fare, ma in questo modo lettrici e lettori riusciranno a comprendere molto meglio le informazioni. |
| Ironia: intendere una cosa e scriverne un’altra è un tipo di comunicazione che non si adatta particolarmente bene al mezzo del messaggio elettronico. Infatti, l’ironia può essere presto fraintesa nel linguaggio scritto. | Dritti al punto: scrivi le cose come stanno. Di solito, l’umorismo non è ben visto nelle e-mail di lavoro. |
| Emoticon: emoji, emoticon e smiley possono forse aiutare a rendere meglio l’idea del tuo umore, tuttavia risultano ben poco professionali. | Mostrarsi amichevoli: per trasmettere positività in un’e-mail, non servono dei pittogrammi. Sono, invece, le considerazioni e le domande amichevoli a mostrare rispetto nei confronti del destinatario. |
| Formattazione sbagliata: una cattiva formattazione del testo non rende la lettura certo divertente. Una struttura poco chiara senza paragrafi né interruzioni di riga può provocare enorme fastidio, soprattutto sullo schermo di uno smartphone. | Layout chiaro: se opti per una buona organizzazione del testo, semplifica alle lettrici e ai lettori la ricezione delle informazioni. Del resto, chi riesce a orientarsi senza problemi in un testo può concentrarsi meglio sui suoi contenuti. |
| Lunghezza esagerata: se alla fine di un’e-mail non si sa più cosa è stato scritto all’inizio, allora c’è un problema. Soprattutto nella routine lavorativa manca spesso il tempo per rileggere le e-mail. | Concentrarsi sull’essenziale: alcune tematiche necessitano di spiegazioni più lunghe. Tenta comunque di concentrarti sull’essenziale, anche quando si tratta di argomenti complessi. Così facendo l’argomento trattato risulterà più chiaro anche a te. |
| E-mail superflue: chi deve costantemente verificare la rilevanza delle e-mail in entrata non ha tempo per leggere nel dettaglio i contenuti veramente importanti. | Telefonate e confronto personale: determinate circostanze si chiariscono molto più velocemente con una telefonata. I risultati della conversazione telefonica possono poi essere riassunti in un’e-mail. |
| Ignorare le differenze culturali: non in tutti gli ambienti culturali regnano le stesse norme di comportamento. Per esempio la sintesi, tanto ricercata in Occidente, in Giappone sarebbe vista come completamente fuori luogo. | Agire a livello internazionale: quando componi un’e-mail adattati sempre al tuo interlocutore. Ponendolo al centro dell’attenzione sarai in grado di reagire correttamente alle sue norme di comportamento e ti assicurerai che le tue e-mail formali vengano accolte positivamente. |
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