Come ricercare e trovare l’indirizzo e-mail corretto di un contatto

Ci sono diverse possibilità a vostra disposizione per cercare e trovare un indirizzo e-mail. Oltre ai siti web o ai social media, potete anche adottare strumenti gratuiti e a pagamento.

Una gran parte della comunicazione aziendale avviene tramite e-mail. Questo vale anche per le vendite, ovvero quando devono essere trovati i potenziali clienti o quando si intende ingrandire la propria rete di contatti. Può però capitare che i dati di contatto siano sbagliati o incompleti. Quando ciò accade vale la pena cercare l’indirizzo e-mail corretto per riuscire così a mettersi in contatto con la persona interessata.

Le cosiddette campagne di Outreach hanno oggi grande importanza. Poiché spesso il potenziale cliente non è interessato a essere contattato direttamente, fornisce spesso e volentieri dei dati errati così da rendere impossibile il contatto. Quando ciò accade la campagna viene danneggiata e le preziose risorse impiegate perdute. Fortunatamente ci sono alcune possibilità facilmente praticabili per trovare un indirizzo e-mail.

La prima opzione a vostra disposizione se desiderate trovare un indirizzo e-mail è anche la più facile tra quelle qui presentate. Spesso l’indirizzo e-mail che state cercando è disponibile sul sito web dell’impresa o del singolo. Se effettuate una ricerca sulla pagina dei contatti, spesso denominata “Chi siamo” o “Chi sono”. Nei blog gli autori mettono un link che vi permette di risalire direttamente al loro indirizzo e lo stesso vale per gli influencer.

La seconda possibilità che avete per trovare un indirizzo e-mail potrebbe sembrare banale di primo acchito, ma ha invece spesso successo. Se conoscete il nome e l’azienda del vostro interlocutore senza però conoscere esattamente l’indirizzo e-mail, potete provare a indovinarlo.

Le grandi aziende hanno solitamente un sistema fisso per attribuire i propri indirizzi e-mail. Se trovate diversi indirizzi sulle loro pagine web, per esempio, secondo lo schema “nome.cognome@azienda.it”, potete provare a dedurre l’indirizzo esatto e mandare un messaggio. In questo caso l’e-mail non dovrebbe assolutamente contenere informazioni confidenziali ma solamente invitare a una risposta.

Sulla maggior parte dei siti web è condivisa un’e-mail di contatto. Solitamente la potete trovare nella pagina “Contatti” o nell’impressum, qualora il sito ne abbia uno. Sebbene qui non troverete probabilmente l’e-mail di contatto dell’interlocutore che state cercando, potete comunque usarla per richiedere quella corretta. In questa maniera potete essere sicuri che il vostro messaggio alla fine raggiunga i giusti destinatari.

In alternativa su molti siti web avete la possibilità di iscrivervi a una mailing list o lista di contatto. Rispondendo direttamente a una newsletter avete un contatto personale all’interno dell’impresa e a questo punto potete trovare più facilmente l’indirizzo e-mail che state cercando. Sfortunatamente questo metodo non funziona con tutte le newsletter. Alcune, infatti, non prevedono risposta.

Se volete trovare un indirizzo e-mail senza alcun aiuto esterno potete affidarvi ai motori di ricerca. In questo caso Google (il principale tra i motori di ricerca) non offre alcun aiuto reale. Infatti, inserendo una “@” prima dei termini di ricerca, il leader del mercato lo riconosce come un social tag. Altri motori di ricerca offrono però un supporto migliore. Digitando “@aziendaesempio.it” in Bing o DuckDuckGo preceduto e seguito dalle virgolette, trovate tutti gli indirizzi e-mail dell’azienda o quantomeno quelli accessibili pubblicamente. Per risultati più precisi aggiungete il nome della persona che state cercando, separato dal resto dell’indirizzo.

Un utile metodo per risalire a un indirizzo e-mail sono i social media. Su Twitter o Instagram trovate spesso i dati di contatto nella biografia, anche se a volte l’indirizzo viene appositamente accorciato al punto o alla chiocciola per evitare di essere bersagliati dai bot. Su Facebook trovate spesso i dati della persona nella sezione “Informazioni” sul suo profilo personale. Questo funziona soltanto se la persona ha però aggiunto i propri dati e impostato il profilo utente come pubblico.

LinkedIn vi consente di esportare i vostri contatti e trovare così l’indirizzo e-mail che state cercando, ammesso che siate connessi con quella persona. Trovate la funzione corrispondente cliccando sull’icona del vostro profilo in alto a destra e selezionando la voce “Impostazioni e Privacy”. Dopodiché passate alla scheda “Privacy dei dati” nel menu a sinistra e fate clic su “Ottieni una copia dei tuoi dati”. A questo punto è sufficiente mettere la spunta su “Collegamenti” e cliccare su “Richiedi archivio”. In pochi minuti ricevete gli indirizzi di tutti i vostri contatti per e-mail.

Dovreste tuttavia evitare di usare questo metodo troppo di frequente. Se ve lo state chiedendo: sì, anche i vostri contatti hanno la possibilità di fare lo stesso per trovare il vostro indirizzo e-mail.

Con WHOIS o un altro strumento di ricerca potete trovare l’indirizzo e-mail della persona che desiderate, sempre ammesso che sia l’amministratore di un sito web. I dati di contatto vengono utilizzati per la registrazione di un dominio. Tuttavia, questo metodo funziona soltanto se la persona che state cercando ha un sito web e i dati corrispondenti sono disponibili pubblicamente.

Questi utili strumenti funzionano anche se non si dispone di alcun sito web o se non avete nessun contatto sui social media. Ci sono numerosi programmi in grado di trovare gli indirizzi e-mail. I risultati di questi strumenti variano significativamente. Inoltre, molti dei programmi sono in parte o completamente a pagamento, il che rende l’acquisto sensato soltanto se per lavoro avete bisogno di trovare contatti e-mail con una certa frequenza.

Oltre a componenti aggiuntivi a pagamento, come Clearbit Connect (per Gmail e Outlook) o GetProspect (per Chrome), ci sono strumenti quali Voila Norbert o Snov.io che permettono di eseguire gratuitamente 50 ricerche prima di dover passare a una sottoscrizione a pagamento.

Avete molte possibilità se volete trovare un indirizzo e-mail preciso. Ogni opzione richiede, tuttavia, un certo impegno, così come dovrebbe essere per l’intero lavoro con i vostri dati di contatto più importanti. In un contesto professionale è importante scegliere il vostro indirizzo e-mail in maniera intelligente e funzionale, così che i clienti o potenziali partner non debbano perdere troppo tempo per trovare i vostri dati di contatto. Così facendo niente sarà d’intralcio tra voi e il vostro contatto.