Aggiungere una casella di posta elettronica in Outlook: configurare l’accesso a caselle di posta aggiuntive

La posta elettronica è una componente basilare della comunicazione aziendale interna ed esterna. La frequenza di controllo della propria casella di posta elettronica nel processo lavorativo quotidiano e la frequenza di elaborazione del volume di posta dipende dal settore in cui opera l’azienda e dalla posizione da voi ricoperta all’interno di essa. Per chi lavora nelle risorse umane, ad esempio, dedicare regolarmente attenzione alla casella di posta elettronica è indispensabile, come lo è per chi lavora come contatto di riferimento per uno o più clienti importanti.

Se a causa di un numero eccessivo di messaggi, non riuscite a controllare e gestire in modo adeguato la vostra casella di posta elettronica, potrebbe essere una buona idea decidere di condividerne l’accesso con uno o più colleghi. Questi potranno così integrare la vostra cassetta postale nel loro account di posta elettronica, visualizzando i messaggi in arrivo e, con le dovute autorizzazioni, anche gestirli. In Microsoft Outlook, l’utilizzo della casella di posta elettronica condivisa funziona per tutti gli account memorizzati su un server di Exchange condiviso. Ma qual è la procedura per condividere la propria casella di posta nel client di posta elettronica di Microsoft? E come la si può aggiungere successivamente ad un’altra casella di posta di Outlook?

Possono esserci molteplici motivi per aggiungere una casella di posta elettronica al vostro account Outlook appartenente a un profilo diverso. Ad esempio, come spesso succede, un manager potrebbe avere bisogno di supporto nella gestione della propria casella di posta elettronica e quindi concedere i diritti di accesso ai suoi collaboratori. A seconda del livello di autorizzazione, questi possono ottenere il permesso di ricevere, ordinare o addirittura rispondere ai messaggi ricevuti. Un altro caso d’uso è la gestione condivisa di un account di supporto via e-mail: includendo diversi utenti in una casella di posta di Outlook appartenente a un account di supporto, l’elaborazione delle richieste può avvenire in modo più veloce ed efficace in quanto più persone hanno la facoltà di occuparsene.

Inoltre, si possono aggiungere le caselle di posta di ex colleghi, almeno temporaneamente, ad account Outlook di persone che lavorano ancora nell’azienda. Questo risulta particolarmente utile se gli ex dipendenti hanno intrattenuto uno scambio regolare di e-mail con i clienti, in modo da lasciare provvisoriamente attivo il relativo account.

Per poter aggiungere una casella di posta esterna nel vostro account Outlook è necessario prima di tutto fornire le autorizzazioni necessarie. È possibile condividere l’intera casella postale o solo singole cartelle nel caso in cui, ad esempio, si desideri condividere solo i messaggi provenienti da un cliente specifico. È inoltre possibile specificare se si desidera concedere l’autorizzazione di sola lettura o la possibilità di organizzare, rispondere o addirittura eliminare autonomamente le e-mail. Ad autorizzazione avvenuta, la casella di posta di Outlook può essere aggiunta e gestita nell’ambito dei diritti concessi.

Ora dovreste visualizzare la casella di posta elettronica nell’elenco delle caselle disponibili. Quindi salvate le modifiche cliccando su “OK” e poi su “Avanti”. Outlook vi informerà che il vostro account è stato aggiornato con successo.

È ora possibile visualizzare la casella di posta di Outlook aggiunta nel riquadro delle cartelle. Se la selezionate, il client elenca i messaggi che contiene direttamente nel vostro account.

Nelle impostazioni dell’account selezionate l’account Outlook a cui desiderate aggiungere la casella di posta elettronica, quindi premete “Cambia...”. Nel menu che segue, fate clic su “Altre impostazioni...” per modificare le impostazioni di Microsoft Exchange per questo account. È possibile accedere alle impostazioni di Exchange anche facendo doppio clic sull’account corrispondente.

Nel passaggio successivo, selezionate “Impostazioni avanzate” e aggiungete la casella di posta elettronica desiderata tramite “Aggiungi”. A tale scopo, inserite il nome dell’utente o il suo indirizzo Exchange e confermate con “OK”. Non appena avete aggiunto la casella di posta condivisa, Outlook 2013 la visualizzerà nella finestra “Apri caselle di posta aggiuntive”.

Ora cliccate sui pulsanti “Consenti” e “OK” uno dopo l’altro e su “Avanti” e “Fine” nelle altre finestre per salvare la casella di posta di Outlook condivisa. Questa apparirà automaticamente nel vostro account nella visualizzazione delle cartelle del client. È possibile trovare le caselle postali di Outlook aggiunte nel riquadro delle cartelle sotto quelle del proprio account Outlook.