Alternative a Evernote: taccuini digitali a confronto

Sono in molti ad annotare una to-do list, che sia su un pezzo di carta, un post-it colorato o fogli di carta, per non dimenticare appuntamenti o informazioni importanti, anche se spesso questi appunti vengono persi pochi minuti dopo.

Per evitare una situazione simile è utile perciò ricorrere ad un taccuino digitale con cui, oltre ad evitare sprechi di carta, si possono raggruppare tutti gli appunti che diventano disponibili in qualsiasi momento tramite tablet o smartphone.

Chi si informa un po’ sul tema degli appunti digitali noterà presto che Evernote è tra i più popolari ed utilizzati al mondo. Lo svantaggio è che il software offre molti tool e feature interessanti soltanto nel pacchetto a pagamento. Se la versione gratuita non si rivela sufficiente per le vostre esigenze, potete optare per altre valide alternative, che ora vi mostriamo.

OneNote è tra i taccuini digitali più utilizzati al mondo per meeting, a scuola o anche nella quotidianità. Il grande vantaggio è che questo software è offerto da Microsoft non più soltanto nel pacchetto a pagamento Microsoft 365, ma anche con un download gratuito. Mentre con Evernote lo spettro completo di funzioni è usufruibile soltanto nel pacchetto a pagamento, il freeware di Microsoft dispone della stessa gamma di strumenti e funzioni della versione Office a pagamento. Perciò Microsoft OneNote è un’alternativa ricca di funzioni ed economica a Evernote.

OneNote si avvicina molto a Evernote per quanto riguarda la formattazione del testo e le funzioni grafiche e multimediali. Per la formattazione del testo avete a disposizione tutte le opzioni (dimensioni carattere, tipo di carattere, scelta colori, ecc.) di qualsiasi programma di elaborazione di testi quale ad esempio Word. Per le grafiche, oltre a forme predefinite come cerchi, rettangoli o frecce, potete anche disegnare voi stessi. Tuttavia il programma rimane limitato agli strumenti di base essenziali.

Nell’ambito della multimedialità, OneNote ha una marcia in più: non soltanto è possibile inserire con un semplice clic immagini, grafiche e screenshot negli appunti, ma anche messaggi vocali o video registrati da voi; inoltre si possono stampare direttamente gli appunti o salvarli in formato Word o PDF. Anche il fatto di poter collocare gli appunti ovunque si voglia è una grande comodità. Molto utili anche il controllo ortografico e la funzione integrata di ricerca.

Inoltre si possono condividere gli appunti con i colleghi o gli amici per e-mail e invitarli a contribuire ad un archivio comune di appunti grazie all’account gratuito su cloud, nel quale vengono salvati gli appunti. Microsoft mette a disposizione allo scopo 5 GB di memoria gratuitamente, che sale fino a 1TB per gli abbonati di Microsoft 365.

Svantaggi: OneNote è davvero un tuttofare, ma principalmente per gli utenti Windows. Per piattaforme come Linux, macOS, Android e iOS l’app di OneNote è sì disponibile, ma talvolta con funzioni limitate. Gli utenti Mac per esempio non possono utilizzare la funzione di registrazione diretta di file audio o video. Inoltre, molti utenti segnalano occasionali errori di sincronizzazione.

Un ulteriore punto a sfavore riguarda la condivisione, strutturata in modo tale per cui con amici e colleghi non si possono condividere i singoli appunti, ma soltanto interi quaderni di appunti. I documenti PDF non si possono né modificare né commentare. Anche la funzione di ricerca funziona molto meglio su Evernote grazie agli hashtag.

Il programma di appunti digitali NixNote (precedentemente anche noto come NeverNote), è stato sviluppato appositamente per Linux. Poiché Evernote non supporta questo sistema operativo, NixNote è l’alternativa perfetta per gli utenti di Linux. Il software è inoltre gratuito e completamente sincronizzabile con Evernote.

Svantaggi: per quanto NixNote assomigli molto ad Evernote, ci sono anche delle differenze che emergono soprattutto nella minore funzionalità. Mentre con Evernote potete ad esempio condividere e discutere gli appunti attraverso i social media, inserire una password per l’app o cercare le immagini inserite attraverso elementi di testo, con NixNote tutto questo non è possibile. Anche il disegno a mano libera è possibile soltanto con l’originale e anche se il client Evernote in generale è affidabile, capitano di tanto in tanto errori di sincronizzazione. Inoltre NixNote è disponibile soltanto in inglese.

Quello che salta subito all’occhio è che Google Docs si contraddistingue per la ricchezza dei tool di elaborazione dei testi; ci sono diversi strumenti a disposizione che sono noti da Word: dall’enorme scelta in termini di dimensione e tipologia dei caratteri alle opzioni di layout fino ad una vasta gamma di colori. Potete poi scaricare il documento in formato Word, OpenOffice, RTF, PDF, HTML o ZIP. Anche per quanto riguarda la multimedialità Google Docs si dimostra versatile: accanto ai documenti di testo si possono inserire tabelle, immagini, disegni e file audio e video. Tutti i cambiamenti vengono salvati automaticamente e sono sempre visibili nella cronologia (ordinata per data).

Ma non è tutto. Google Docs offre un’infinità di tool e feature interessanti che superano di gran lunga gli altri appunti digitali. Particolarmente utile è la funzione di dettatura (voice typing), con la quale potete creare e modificare il vostro testo tramite messaggi vocali. Per fare ciò dovete semplicemente pronunciare il testo desiderato al microfono del vostro computer. Il testo apparirà in pochi secondi sullo schermo. Questa feature funziona praticamente in tutte le lingue e vi risparmia un sacco di tempo. I comandi vocali, come ad esempio “select paragraph” o “go to the end of the line”, funzionano però soltanto in inglese.

Un ulteriore tool di grande utilità è la ricerca web integrata. Cliccate sul tool “esplora” e iniziate la vostra ricerca sul web. Le informazioni desiderate verranno già filtrate e saranno presentate con una breve descrizione e un’indicazione delle fonti nella colonna destra del documento. Per ulteriori informazioni basta un solo clic per essere reindirizzati al sito web corrispondente. Inoltre si possono cercare direttamente bibliografie, immagini o citazioni.

In questo video si può vedere come funziona esattamente Google Docs:

Svantaggi: Google Docs, come altre applicazioni online di Office, ha il grande svantaggio di funzionare soltanto se connessi a Internet. La funzione di registrazione vocale è possibile soltanto nel browser Chrome. Inoltre la registrazione non è sempre scevra da errori e talvolta necessita quindi di più tentativi. Nell’insieme Google Docs sembra più idoneo per realizzare grandi progetti che per brevi e veloci appunti.

Tuttavia Stickies offre molto di più di un classico post-it. La funzione promemoria attiva un segnale acustico per ricordarvi gli appuntamenti importanti. Inoltre il software offre la possibilità di mettere gli appunti in standby rendendoli invisibili. Se avete bisogno di questi appunti soltanto per delle particolari applicazioni (per esempio per la posta elettronica), potete connettere le applicazioni in questione con gli appunti, che così compariranno soltanto quando avviate il programma corrispondente.

Tuttavia il funzionamento appare un po’ ostico. Per ogni nuovo appunto bisogna richiamare il menu contestuale, che si apre con un clic sul tasto destro del mouse. Lì si possono aggiungere nuovi appunti, scegliere colori, caratteri e dimensioni e impostare la funzione promemoria o standby. Ogni impostazione deve però essere effettuata singolarmente attraverso il menu. Non c’è una barra degli strumenti come negli altri quaderni digitali o come in Word.

Per quanto riguarda l’aspetto multimediale le possibilità sono limitate. Stickies è principalmente concepito per appunti veloci in formato di testo, da poter cancellare velocemente. Pertanto, gli allegati pesanti sono piuttosto fuori luogo. Potete incorporare nelle note immagini, video o registrazioni audio, a spese però della memoria del PC. Gli appunti si possono anche inviare per e-mail.

Svantaggi: anche se la semplice struttura dei post-it digitali è un innegabile vantaggio, tuttavia le funzioni sono di gran lunga inferiori rispetto a quelle di Evernote o di OneNote. Anche il funzionamento risulta, come già accennato, un po’ complicato. Inoltre non si possono creare cartelle personalizzate: Stickies crea soltanto singoli post-it virtuali che sono pensati più che altro come veloci promemoria di breve durata. Un ulteriore svantaggio è che la versione Stickies di Zhorn Software è compatibile soltanto con Windows XP, Vista, Windows 7 e Windows 8.

Proud è un planner con il quale potete organizzare le vostre giornate. L’app coordina tutte le mansioni da svolgere durante la giornata, la settimana e anche per tutto l’anno, in modo che abbiate sempre sott’occhio tutti gli appuntamenti importanti. Inoltre l’app può offrire molto di più rispetto alle semplici to-do list: con Proud potete stabilire i vostri obiettivi personali e controllare la vostra produttività o il vostro time management. È dunque un’interessante alternativa a Evernote per chi ama dare sempre il massimo in termini di produttività.

A prima vista Proud può sembrare un normale task manager. Le attività che vi siete prefissi vengono riunite in to-do list che si possono creare e gestire senza limiti di quantità. Funziona in modo molto semplice ed è suddiviso in tre grandi categorie: lista delle attività, timer e task compiuti. Tutti e tre gli ambiti sono divisi da diversi colori e hanno diverse funzioni.

Inizialmente inserite i vostri compiti o appunti nelle liste che potete raggruppare tematicamente. Il passo successivo è quello di impostare un lasso temporale per i task, nel quale desiderate portare a termine quel dato compito. Quindi inserite la data e l’ora precisa (o anche un periodo generico, come “in giornata”, “domani” o “prima o poi”) e anche un tempo per le pause. Il timer vi ricorderà quindi quando i vostri compiti devono essere finiti e quando è l’ora di una pausa. Se avete bisogno di più tempo per uno dei compiti potete allungare il periodo di tempo scelto a piacere (funzione “super power”).

Potete trovare ulteriori informazioni su Proud in questo video esplicativo:

Svantaggi: Proud è un vero talento organizzativo, ma ha il suo prezzo: per ogni dispositivo Apple occorre comprare l’app separatamente sia per iPhone che per iPad e per gli utenti Mac costa addirittura il doppio rispetto al prezzo per l’iPhone o l’iPad. Inoltre Proud dispone di minori funzioni multimediali rispetto a Evernote o a OneNote. In generale l’app è più utile come organizer e meno come un generale quaderno di appunti.

Notebook vi offre ciò che manca a Proud: potete scrivere o disegnare i vostri appunti, creare le checklist, integrare il vostro quaderno di appunti con immagini nonché registrazioni audio o video. Con il Notebook di Zoho potete fissare le vostre idee e i vostri appunti in modi diversi. Inoltre l’app è interamente gratuita e priva di pubblicità! Per questo molti utenti la scelgono come alternativa a Evernote.

In questo video potete trovare consigli e trucchi su Notebook:

Svantaggi: nonostante la maggior parte degli utenti di Notebook sia entusiasta, l’app ha anche i suoi punti deboli, tra cui si possono menzionare la mancanza della funzione promemoria e di un’applicazione web, occasionali errori di sincronizzazione, così come il fatto che i documenti PDF non si possono né modificare né commentare.