Copia conoscenza (Cc): come rivolgersi ai destinatari indiretti di una e-mail

Nei gruppi di lavoro o di progetto le e-mail vengono mandate a tutti i partecipanti. Ciò garantisce una suddivisione trasparente dei compiti e il team è sempre aggiornato. Capita che mail di questo tipo non siano rivolte all’intero gruppo, bensì solo ad alcuni colleghi. Tutti gli altri ricevono una cosiddetta copia conoscenza, chiamata anche Carbon Copy (in breve: Cc) e la leggono solamente come destinatari indiretti.

Ora vi spiegheremo il significato del campo Cc per le comunicazioni professionali via e-mail e lo definiremo rispetto agli altri campi indirizzo di una e-mail.

La copia conoscenza è un campo indirizzo aggiuntivo che si trova nell’intestazione di una e-mail. I destinatari in Cc ricevono una copia del messaggio. Il termine inglese da cui deriva (Carbon Copy) si riferisce a quello che in passato era il comune sistema di riproduzione dei documenti con la carta carbone.

Quando scrivete un’e-mail rispondete a un messaggio che avete ricevuto oppure ne inoltrate uno. A tal proposito nell’intestazione della finestra della vostra e-mail trovate fino a un massimo di tre campi indirizzo:

• La riga A serve a indicare l’indirizzo mail del destinatario. Qui vanno inseriti i contatti a cui ci vi riferite direttamente. Si tratta dei destinatari diretti del messaggio.
• La riga Cc si trova sotto la riga A. I contatti che vengono qui inseriti di solito ricevono il messaggio solo per conoscenza, per cui non vi rivolgete direttamente a loro. Gli indirizzi di contatto presenti della riga Cc sono visibili a tutti coloro che ricevono l’e-mail.
• La riga Cc è seguita dalla riga Ccn (copia conoscenza nascosta), il campo indirizzo per i destinatari della cosiddetta Blind Carbon Copy. Gli indirizzi di contatto nella riga Ccn restano nascosti agli altri destinatari della mail.

Alcuni programmi occultano le funzioni Cc o Ccn nella visualizzazione standard. In questo caso utilizzate i relativi comandi per poter visualizzare tutta l’area indirizzi.

La seguente schermata mostra tutti e tre i campi indirizzo nella finestra messaggi del programma di posta elettronica Microsoft Outlook.

L’inserimento di un indirizzo di un destinatario nei campi A, Cc o Ccn dipende dalle seguenti due domande:

• il ricevente è il destinatario principale dell’e-mail?
• l’indirizzo deve o può essere inviato in maniera visibile a tutti i destinatari?

Nel campo A indicherete tutti i destinatari principali del vostro messaggio. Indipendentemente dall’ordine in cui vengono inseriti, renderete chiaro che sono considerati come i destinatari principali da cui ci si attende una risposta.

I destinatari in Cc invece ricevono una copia del messaggio solo per conoscenza: si parla anche di una copia di cortesia. Di solito non ci si aspetta una risposta dai destinatari in Cc.

Gli indirizzi nei campi A e Cc vengono visualizzati da tutti coloro a cui è indirizzata l’e-mail. Utilizzate quindi il campo Cc solo per gruppi di destinatari di e-mail in cui i singoli membri del gruppo già si conoscono.

E-mail pubblicitarie  newsletter e circolari pubbliche non possono essere inviate a clienti o partner commerciali tramite il campo Cc per motivi legati alla protezione dei dati sensibili. A tal fine utilizzate invece la funzione stampa unione del vostro programma di posta elettronica o il campo Ccn.