Cos’è Microsoft 365? L’abbonamento di Microsoft in dettaglio

Oltre all’immancabile pacchetto Office, Microsoft 365 contiene una serie di applicazioni, principalmente basate sul cloud. Grazie a una varietà di modelli di abbonamento, Microsoft 365 è interessante sia per clienti privati che per aziende.

Informazioni aggiornate a giugno 2023

Microsoft 365: che cos’è?

Con il nome del brand Microsoft 365, Microsoft commercializza i propri software per la produttività come piani di abbonamento cloud. Ciò significa che non è più indispensabile scaricare la popolare suite Office sul proprio PC: le soluzioni si trovano sul cloud sotto forma di Software as a Service. Inoltre, Microsoft 365 include diversi strumenti per la comunicazione e la collaborazione.

Questo tipo di vendita non è certo una novità in ambito software, ma lo è per la clientela abituale di Microsoft. Le offerte alternative di Microsoft, come Office Online e Microsoft Office, così come la varietà di modelli di licenza disponibili, causano ulteriore confusione.

Per quanto riguarda il servizio Office Online, questo non è altro che il pacchetto di programmi Office di Microsoft, sotto forma di web app gratuite. Tuttavia, in questo modello di abbonamento queste applicazioni sono disponibili con funzionalità ridotte. Microsoft Office, invece, è la classica installazione su desktop: una volta acquistata la suite Office una tantum, potete utilizzarla sul vostro PC senza ricevere gli aggiornamenti alle versioni più recenti.

Microsoft 365

Microsoft 365 completa le lacune includendo le web app mancanti in Office Online e nell’installazione desktop. Invece di acquistare il software una tantum, l’utente sottoscrive un abbonamento.

Per la durata del contratto otterrete accesso illimitato a tutte le applicazioni e funzioni contenute nel rispettivo abbonamento. Inoltre, avrete a disposizione l’interfaccia web di Microsoft 365, dalla quale potrete utilizzare le app di Office online.

Alcune versioni di Microsoft 365 includono inoltre le versioni complete installabili delle popolari applicazioni di Office, pur offrendo una gamma di funzioni più ampia mediante servizi come l’archiviazione cloud e le chiamate online. Se la versione locale della suite Office è inclusa nel pacchetto di prodotti, trovate un pulsante nell’interfaccia web che permette di avviare l’installazione su PC, Mac o dispositivi mobili (Windows, Android o OS X) da cloud.

Microsoft 365 opera su cloud. Il salvataggio dei dati, i processi informatici e l’installazione di software avvengono principalmente sui server dei data center Microsoft. L’utente ha il vantaggio che i servizi di Microsoft 365 sono disponibili praticamente ovunque dove c’è una connessione a internet.

D’altro canto, lo svantaggio di questo utilizzo del software via cloud è che i dati sensibili come le e-mail, i documenti, le foto e i video vengono salvati su un data center esterno. L’utente non ha altra scelta se non quella di accettare le condizioni di utilizzo e l’informativa sulla privacy di Microsoft. In più, nel caso di utilizzo commerciale di Microsoft 365 possono essere necessari ulteriori passaggi come un dettagliato accordo sul trattamento dei dati.

C’è distinzione tra Microsoft 365 e Office 365?

Sostanzialmente, Microsoft 365 ha dismesso Office 365 nel 2020 e grazie al rebranding le differenze che ancora intercorrevano tra i due sono scomparse. Ora, quindi, esiste solo Microsoft 365 con i vari piani di abbonamento. In questo contesto, la presenza di pacchetti chiamati “Office 365” in Microsoft 365 può risultare ambigua; si tratta comunque di piani destinati a istituti di formazione o simili.

Che cosa contiene Microsoft 365?

A seconda del pacchetto che sceglierete, all’interno dell’abbonamento a Microsoft 365 avete a disposizione una serie di applicazioni per la creazione di testi, i fogli di calcolo, le presentazioni e la gestione di database. In aggiunta, il software cloud per la produttività offre l’accesso a funzioni e-mail e di collaborazione, un archivio dati centralizzato e un potente strumento per chat, videoconferenze, telefonia IP e condivisione dello schermo.

Sono moltissime le novità e le funzionalità offerte esclusivamente in abbonamento. Per usufruirne è necessario, inoltre, un account Microsoft 365.

Word

Microsoft Word è il più classico dei programmi di elaborazione di testo. Anche Microsoft 365 offre a chi si abbona la possibilità di creare documenti mediante la nota interfaccia Word. A seconda del tipo di abbonamento, la web app offre diverse funzioni, una versione completa per desktop e una per dispositivi mobili.

Diversamente dalla versione di Microsoft Office, nell’ambito dell’abbonamento Word aggiunge diverse funzioni cloud alla creazione di testi professionale. L’account Microsoft 365 offre infatti collegamenti all’archivio cloud OneDrive e al Content Management System SharePoint. Ciò permette all’utente di gestire centralmente i documenti e l’accesso a essi. In questo modo interi team possono lavorare nello stesso momento e scambiarsi opinioni live su Word.

Excel

Microsoft Excel è il software più utilizzato per le tabelle di calcolo professionali. La soluzione standard di Microsoft si rivolge a chi necessita di ordinare, filtrare, formattare, analizzare o visualizzare set di dati di numeri o di testo. Il programma include una vasta gamma di formule e funzioni matematiche, che servono ad esempio per i calcoli commerciali o statistici, ed è parte integrante della vita quotidiana di molti utenti in ufficio.

Dato che è compreso nel servizio cloud Microsoft 365, Excel offre interfacce collegate a OneDrive e SharePoint. L’utente ha quindi la possibilità di condividere le cartelle di lavoro di Excel in un team e di lavorarci insieme in tempo reale. Requisiti fondamentali a tal fine sono una connessione a internet e la possibilità di effettuare l’accesso con un account Microsoft o Microsoft 365.

PowerPoint

Microsoft PowerPoint è un software di presentazione interattivo. Questo programma funziona in base a un concetto orientato alla pagina, secondo il quale i contenuti sono presentati sotto forma di blocchi di testo, grafici, diagrammi ed elementi multimediali su diapositive successive. PowerPoint consente di personalizzare diversi template, moduli automatici, diagrammi ed elementi Smartart, lasciando all’utente un’ampia libertà creativa.

Come nel caso di Word ed Excel, anche con PowerPoint Microsoft ricorre alla gestione centralizzata dei file e al lavoro di gruppo sincronizzato. Anche qui è inclusa la connessione dell’account Microsoft o Microsoft 365 a OneDrive e SharePoint.

OneNote

OneNote è il taccuino digitale di Microsoft e permette all’utente di creare, organizzare e condividere appunti. Oltre all’immissione di testo tramite tastiera, OneNote supporta immagini e file audio e video. Sui dispositivi touch screen, gli appunti o i disegni possono essere fatti con la penna del tablet o con la punta delle dita. Quando vengono integrati contenuti provenienti da altre applicazioni o da internet, OneNote inserisce automaticamente il link alla fonte.

In Microsoft 365, OneNote è collegato ai servizi cloud OneDrive e SharePoint per condividere o elaborare gli appunti con amici, familiari o colleghi di lavoro. Gli appunti creati vengono automaticamente salvati e sincronizzati nel cloud, così da avere sempre la versione più recente del file disponibile su tutti i dispositivi.

Outlook

Outlook è il programma di posta elettronica e il Personal Information Manager (PIM) di Microsoft. Il software può essere utilizzato per la gestione di e-mail, contatti, appuntamenti e attività. In genere, nelle architetture aziendali, Outlook funge da client per il server Microsoft Exchange. Insieme alla soluzione server di posta di Microsoft, l’utente può usufruire di un’ampia gamma di funzioni del software, tra cui l’assistente per le risposte automatiche, la condivisione e gli inoltri delle caselle di posta.

Outlook permette di creare gruppi per condividere file e annotazioni. Grazie alla combinazione con Microsoft Teams, le chiamate vocali e video possono essere avviate direttamente da Outlook. Mediante un’interfaccia collegata a OneDrive e OneDrive for Business, è possibile caricare gli allegati direttamente dal cloud e condividerli con amici, familiari o partner commerciali.

Access

Access è il Database Management System di Microsoft rivolto all’utente finale. Il software coniuga il motore di database Jet con un ambiente di sviluppo integrato (Integrated Development Environment, IDE) ed è fruibile grazie a un’interfaccia utente grafica.

Grazie ad Access, l’utente può creare applicazioni di database personalizzate come applicazioni desktop o da utilizzare su browser, e questo a prescindere dalle sue conoscenze di programmazione. Nel back end, tutti i dati sono archiviati su server SQL e sul database SQL di Microsoft Azure. Potete usufruire di un’elevata affidabilità, sicurezza dei dati e scalabilità.

Attraverso template di app progettate professionalmente che dispongono di un’interfaccia facile da usare, Access permette anche a chi è alle prime armi di iniziare rapidamente ad amministrare un database. Chi ha già esperienza può invece utilizzare il programma per creare applicazioni personalizzate in pochi passaggi.

Publisher

Publisher è il software di desktop publishing dell’universo Microsoft. Il programma comprende funzioni per la creazione di pubblicazioni professionali per la stampa, presentazioni online o siti web, ma non è in grado di raggiungere la complessità di un software di settore come Adobe InDesign o QuarkXPress. Tuttavia, il software, adatto anche a chi non ha molta esperienza con le pubblicazioni editoriali, sorprende per la sua semplicità d’uso e per la varietà di template disponibili.

Se l’utente ha effettuato l’accesso con un account Microsoft o Microsoft 365, tutte le presentazioni create con Publisher vengono automaticamente salvate nel cloud e possono essere condivise e gestite tramite un link di condivisione. Il programma è però disponibile solo per i PC Windows.

Planner

Planner è uno strumento di project management per la gestione delle attività, sviluppato appositamente per Microsoft 365 e indicato soprattutto per le aziende. La soluzione collega i team nel cloud e consente loro di organizzare il lavoro comune. Con Planner, l’utente crea piani di progetto e compiti, li assegna alle persone che vi lavorano e stabilisce le scadenze. Inoltre, grazie a statistiche e visualizzazioni grafiche, ogni partecipante può avere una visione d’insieme dell’avanzamento del progetto.

La comunicazione all’interno del team si svolge direttamente in Planner, che oltretutto è collegato ad altre applicazioni di Microsoft 365. L’utente potrà quindi accedere alle e-mail, ai documenti e ai file del cloud direttamente dal programma. In virtù di queste funzioni, Planner si sta affermando come alternativa a prodotti analoghi come Trello e Asana.

Sway

Nel caso di Sway, Microsoft arricchisce la sua suite Office con un’applicazione web per lo storytelling digitale. Il software prevede la possibilità di integrare in presentazioni interattive elementi testuali e multimediali provenienti da diverse fonti, come il proprio computer, il motore di ricerca Bing, l’archivio cloud OneDrive, YouTube e Facebook.

I progetti Sway, chiamati anche solo “Sway”, possono essere modificati, riprodotti e condivisi online con amici o colleghi tramite browser. Per recuperare la presentazione dal server Microsoft non occorre alcun login o registrazione, ma è sufficiente un link di condivisione.

Exchange Online

Exchange Online è l’alternativa cloud di Microsoft al famoso software di groupware e server di posta Exchange Server. Se il classico Exchange Server è gestito come software on-premises, con Exchange Online Microsoft fornisce un modello di abbonamento in cui il software del server non è ospitato presso la sede dell’azienda, bensì nel data center Microsoft. Si tratta di un modello rivolto principalmente alle piccole e medie imprese che non dispongono di un’infrastruttura informatica propria. Exchange Online rientra nel piano Microsoft 365 Business Premium e nei piani E1, E3 ed E5, destinati alle grandi aziende.

OneDrive e OneDrive for Business

OneDrive è la piattaforma di archiviazione cloud di Microsoft. All’interno dei pacchetti Microsoft 365 Family, Personal e Education, Microsoft offre all’utente un terabyte di spazio di archiviazione cloud nel data center Microsoft. Chi si abbona a Microsoft 365 ha quindi la possibilità di archiviare documenti, foto e altri file in modo centralizzato, condividerli con terzi o modificarli insieme. Grazie alle opzioni di sincronizzazione integrate, le cartelle OneDrive selezionate sono disponibili anche offline.

OneDrive for Business è la versione professionale dello spazio di archiviazione online per le aziende. Gli account utente per OneDrive for Business fanno parte dei piani Microsoft 365 Business ed Enterprise e vengono forniti al personale dal proprio datore di lavoro.

Diversamente da OneDrive, si tratta di account riservati al personale che non vengono gestiti privatamente, bensì da chi amministra il sistema dell’azienda o dell’organizzazione in questione. In questo modo l’azienda ha la possibilità di concedere al proprio personale diversi permessi di accesso ai dati nel cloud. Con OneDrive for Business, Microsoft è in grado di garantire la sicurezza dei dati aziendali attraverso funzioni estese di crittografia e conformità. Anche in questo caso, lo spazio di archiviazione è di 1 TB per utente.

È possibile integrare entrambe le versioni dell’archivio cloud di Microsoft in altre applicazioni di Office come Word, Excel, PowerPoint e OneNote; ciò consente all’utente di accedere in tempo reale ai dati nel cloud anche attraverso i rispettivi programmi.

Skype e Microsoft Teams

Skype è entrato a far parte della gamma di prodotti Microsoft nel 2011. Il servizio online gratuito offre funzioni di messaggistica istantanea, videoconferenza, telefonia IP, trasferimento di file e condivisione dello schermo ed è utilizzabile dal browser o come applicazione separata. Le chiamate online tra diversi utenti Skype sono gratuite, mentre quelle verso telefoni fissi o cellulari sono a pagamento. I costi vengono calcolati in base ai minuti di chiamata.

I pacchetti Microsoft 365 Family, Personal ed Education includono 60 minuti di chiamate Skype per ogni utente. Il servizio consente agli abbonati di effettuare chiamate verso più di 60 telefoni fissi in tutto il mondo e verso alcune reti mobili. I numeri di cellulare in Italia, tuttavia, non sono abilitati. Inoltre, i minuti di chiamata non utilizzati scadono alla fine del mese. Per ricevere chiamate dalle reti telefoniche convenzionali, gli utenti Skype hanno la possibilità di acquistare un numero di rete fissa da associare al proprio account.

Mentre il servizio online gratuito Skype è rivolto a utenti privati, lavoratori autonomi e piccole imprese, Microsoft si rivolge ai clienti aziendali con Microsoft Teams. Il programma consente un numero maggiore di partecipanti alle conferenze online e offre alle aziende funzioni di sicurezza estese e la gestione centralizzata degli account dei dipendenti.

In più, Microsoft Teams può essere integrato in altre applicazioni di Office, come ad esempio Outlook. L’applicazione desktop è inclusa in alcuni piani Microsoft 365 Business ed Enterprise.

SharePoint Online

SharePoint Online è un’alternativa basata su cloud a SharePoint Server, un software usato per creare e gestire siti web orientati alla collaborazione interna. Il software è un sistema di gestione dei contenuti e dei documenti e fornisce un portale intranet per la pubblicazione di informazioni e notizie interne.

Rispetto a SharePoint Server, la versione online, ridotta alle funzioni principali, non può essere installata e fornita in locale, ma è ospitata presso il data center di Microsoft. Questo comporta il vantaggio per le piccole e medie imprese di non dover acquistare e gestire direttamente l’infrastruttura necessaria per il servizio.

SharePoint Online è incluso in tutti gli abbonamenti a Microsoft 365, sebbene i singoli pacchetti differiscano per quanto riguarda le funzioni di SharePoint disponibili. Per rispondere ai requisiti di sicurezza e conformità di un’applicazione aziendale, SharePoint offre opzioni di gestione flessibili con le quali è possibile definire criteri uniformi per tutti i processi e tutti i dispositivi del personale interessato.

Yammer

Yammer è un social network a uso aziendale ideato per incentivare la collaborazione aperta tra i team e concentrare le discussioni in un’unica piattaforma centrale. È utilizzabile sia per creare reti interne tra i dipendenti di un’azienda, sia per creare reti esterne per la collaborazione con clienti e partner commerciali.

Il servizio è offerto solo con l’abbonamento a Microsoft 365 e rientra nei pacchetti E1, E3 ed E5.

Quanto costa Microsoft 365?

I costi di abbonamento alla soluzione completa di Microsoft variano a seconda del tipo di pacchetto scelto. Si fa una distinzione tra i pacchetti per i privati e quelli destinati a un contesto aziendale.

Microsoft 365 è disponibile per i privati a partire da 69 euro all’anno o 7 euro al mese. In base alla gamma di funzioni desiderate, le aziende possono scegliere tra diversi pacchetti, il cui prezzo varia ovviamente anche in base alla tipologia. Il pacchetto per le aziende più conveniente è disponibile a partire da 5,60 euro mensili per utente. Per le imprese di grandi dimensioni, i prezzi di Microsoft 365 partono da 7,50 euro mensili per utente.