Cos’è un file OST?

Microsoft Outlook funziona come un assistente personale che organizza e sincronizza per voi diversi account di posta elettronica, dati di calendario privati e aziendali, appuntamenti, attività e contatti e li riunisce chiaramente su un’unica interfaccia. Outlook può memorizzare i suoi file localmente sul vostro computer o semplicemente memorizzare copie nella cache dal server di posta elettronica in modo da avere accesso alle vostre e-mail indipendentemente dal dispositivo. Quest’ultima possibilità è realizzata grazie ai file OST. Vi spieghiamo a cosa servono, come trovarli e come si differenziano dai file PST.

Quando si chiede cosa significa “OST”, si riceve spesso la risposta: un file di dati di Outlook offline. In senso stretto, questo non è vero, perché allora dovrebbe essere chiamato “OOD”. Originariamente, l’abbreviazione “OST” stava per “Outlook Storage Table File”. Tuttavia, il termine “file di dati di Outlook offline” è più preciso nella pratica e quindi più comune.

Il client di posta elettronica Outlook di Microsoft rende il lavoro quotidiano più facile per molti utenti. Archivia e organizza le e-mail e i dati di calendari, diari e pianificatori e li rende disponibili sul computer anche senza una connessione Internet. Altri aspetti pratici del servizio Outlook sono la possibilità di recuperare e-mail inviate in modo errato o incompleto e di ripristinare e-mail di Outlook cancellate accidentalmente.

L’archiviazione dei vostri messaggi e dati avviene con le versioni attuali di Microsoft Outlook sotto forma di file OST. Outlook non scarica le informazioni dal server di posta elettronica per salvarle in locale sul dispositivo, ma crea copie di dati locali nella cache. I file originali rimangono sicuri e centralizzati sul server di posta.

Outlook utilizza i file OST per gli account Outlook 365, Exchange, IMAP e Outlook.com per consentire agli utenti di accedere e lavorare su posta e informazioni offline. Mentre i file PST scaricati e memorizzati in locale possono essere aggiornati anche in modalità offline (ad esempio quando si spostano o eliminano i messaggi), le modifiche a un file OST vengono sincronizzate con i dati sul server solo quando si torna online con il proprio account.

Il grande vantaggio di un file OST di Outlook è di essere memorizzato centralmente sul server di posta. Questo vi dà accesso ai vostri account indipendentemente dalla posizione geografica e dal dispositivo. Se il vostro computer è danneggiato, solo i file OST nella cache saranno persi, mentre i dati salvati sul server di posta rimarranno intatti. Per recuperare i file OST persi, basta riconfigurare l’account di Outlook e sincronizzarlo di nuovo con il rispettivo dispositivo.

Tuttavia, questo significa anche che i file OST non possono essere aperti indipendentemente da un account Outlook. I file OST “orfani” appartenenti ad account cancellati o collegati a file su un altro dispositivo devono prima essere convertiti ed esportati con uno strumento di ripristino per essere recuperati.

Il file di dati PST di Outlook è il metodo di archiviazione alternativo a OST; “PST” sta per “Personal Storage Table”. In questo caso, Outlook scarica i dati dal server di posta e li salva in locale sul dispositivo in formato PST. Un file OST, invece, è solo memorizzato nella cache del computer come file offline sincronizzato; la versione “originale” rimane sul server.

La distinzione tra OST e PST dipende dalla configurazione di Outlook: i cosiddetti account POP recuperano e-mail e dati dal server tramite il protocollo POP3 e li salvano in formato PST. Tuttavia, le versioni precedenti di Outlook fino alla 2010 salvavano i file PST solo temporaneamente.

Va notato che le modifiche ai file PST locali sono in realtà modifiche ai file originali. I file PST persi o cancellati comportano quindi una perdita degli originali e possono essere recuperati solo con strumenti di ripristino. Per i file OST, le modifiche offline sono sincronizzate con l’originale solo quando si va online.

Ma anche con gli OST, si possono trovare cartelle che sono memorizzate solo in locale sul dispositivo. Potete riconoscerle dalla nota “solo su questo computer”. Tuttavia, questo è spesso solo il caso degli account Outlook.com, Hotmail o IMAP in Outlook 2013 e 2016. Cancellare i file può significare ancora una volta una perdita completa di dati.

Un grande vantaggio del PST: se esaurite lo spazio di archiviazione nella vostra casella di posta, potete semplicemente spostare i dati sul vostro dispositivo come un file PST collegato, archiviare e-mail con Outlook e liberare così volume di archiviazione.

È possibile accedere alle cartelle con i file di dati di Outlook (PST e OST) come segue:

Primo passaggio: aprite la scheda “File” in Outlook.

Secondo passaggio: fate clic su “Impostazioni account” e poi di nuovo su “Impostazioni account…”.

Terzo passaggio: selezionate una voce nella scheda “File di dati” e fate clic su “Apri percorso file...”.

I file OST si possono trovare anche nella directory <unità>\Utenti\<nome utente>\AppData\Local\Microsoft\Outlook. Tuttavia, i file OST salvati possono essere accessibili e utilizzati solo con un account di Outlook attivo e collegato.