Cos’è un file PST?

Al più tardi quando si effettua la pulizia dello spazio di archiviazione, gli utenti si imbattono in file con estensioni strane e senza senso. Diventa ancora più irritante quando i file non possono essere aperti semplicemente con un doppio clic perché sono in un formato specifico del programma. In Outlook, il file PST è uno di questi file. Un file PST può normalmente essere aperto solo con Outlook e rappresenta una copia di backup per i dati di Outlook relativi all’utente. Soprattutto se non archiviate i vostri dati sul server di Outlook ma localmente sul PC, i file PST sono un formato importante da conoscere.

PST sta per Personal Storage (Archiviazione personale). Un file PST è quindi un contenitore di dati personali che si può immaginare come un misto tra una cassaforte e una cartella di file. Nel file PST, Outlook raccoglie i dati personali e sincronizzati dell’utente e li memorizza come copia di backup sul computer. PST è un formato di file proprietario di Microsoft, cioè è concesso in licenza da Microsoft e di solito può essere aperto solo con Outlook e un account Outlook corrispondente.

Il ruolo dei file PST per gli utenti dipende principalmente dal tipo di account di Outlook:

• Outlook con account POP (anche POP3): scaricano le e-mail direttamente dal server di posta e le salvano localmente sul computer in formato PST.
• Outlook con account IMAP, Outlook 365, Exchange o Outlook.com: i “dati originali” rimangono sul server di posta, mentre i file di dati di Outlook offline, i file OST, sono memorizzati nella cache del dispositivo.

Il vantaggio del formato PST è la sua dimensione di archiviazione rispetto al volume di archiviazione significativamente più piccolo delle caselle di posta. A partire da Office 2010, i file PST hanno una dimensione di archiviazione di 50 gigabyte. Con il PST, si può quindi fare come si vuole:

• In un file PST locale si possono archiviare e-mail con Outlook, per esempio differenziando tra archiviazione di messaggi aziendali e privati
• Salvare copie di backup di vari dati personali dell’utente come backup di Outlook localmente sul computer
• Esportare i dati dal vostro account di Outlook come file PST per liberare spazio nella casella di posta elettronica

Il grande punto di forza di Outlook è sincronizzare diversi dati quotidiani o aziendali e combinarli in un’unica interfaccia, ma anche creare collegamenti tra aree spesso separate come caselle di posta, calendari e liste di contatti. Una perdita di dati sarebbe particolarmente spiacevole in questo caso. Per proteggere i dati coordinati dell’utente da errori hardware o per facilitare l’importazione e l’esportazione da un computer o da una rete all’altra, Outlook crea copie di backup in formato PST.

Questo non solo rende più facile per Outlook e i suoi utenti l’accesso ai dati, ma rende anche possibile organizzare la “memoria personale”, separare i file PST in privati e aziendali, e separarli dalle applicazioni collegate o dalle alternative a Outlook.

I dati degli utenti vengono archiviati spostando i dati e le loro strutture di cartelle in file PST locali. Potete decidere se volete mantenere i dati archiviati nella casella di posta o cancellarli automaticamente. Inoltre, potete specificare se volete eseguire l’archiviazione automaticamente o manualmente a intervalli.

• Archiviazione automatica: andate su “File”, poi su “Opzioni” e su “Avanzate”. Nella finestra di dialogo “Archiviazione automatica” potete attivare l’archiviazione automatica alla voce “Archivia automaticamente ogni x giorni”. Siete voi a decidere quando eliminare i dati archiviati dalla casella di posta e dove conservare i file PST. Alla voce “Non archiviare gli elementi in questa cartella” definite anche quali file specifici volete archiviare.
• Archiviazione manuale: invece dell’archiviazione automatica, potete anche spostare i dati manualmente in un file PST. Per farlo, andate su “Strumenti” alla voce “File” (per le versioni precedenti: “Strumenti pulizia”) e selezionate il comando “Pulisci vecchi elementi…”. Questo permette di definire l’archiviazione secondo l’età dei file e di selezionare tutte le cartelle o solo quelle specifiche.

Dove viene memorizzato un file PST dipende da tre fattori:

• versione di Office
• tipo di account di Outlook (POP o IMAP, Microsoft 365, Exchange o Outlook.com)
• posizione di archiviazione automatica o definita dall’utente

Per un file PST sono possibili le seguenti posizioni di archiviazione:

• Windows 10: <unità>:\utenti\<nome utente>\AppData\Local\Microsoft\Outlook oppure <unità>:\utenti\<nome utente>\Roaming\Local\Microsoft\Outlook
• Versioni precedenti di Windows: <unità>:\Documents and Settings\<username>\Local Settings\Users\Application Data\Microsoft\Outlook

La posizione di archiviazione automatica dei file PST di Outlook 2013 o 2016 è di solito la cartella Documenti/File di Outlook. I file delle versioni più vecchie o aggiornate di Outlook 2007 o precedenti si trovano nella cartella nascosta <unità>:\Utenti\<nome utente>\AppData\Local\Microsoft\Outlook. Per trovare davvero tutti i file di backup, dovreste poter visualizzare i file e le cartelle nascosti.

Il modo più veloce per trovare i file PST è direttamente con Outlook. Per farlo, andate su “File”, selezionate l’opzione “Impostazioni account…” alla voce “Impostazioni account” e cercate la posizione del file di Outlook in questione facendo clic su “Apri percorso file”.