Alternative a OneNote: agende digitali a confronto

Outline è a pagamento, com’era lecito aspettarsi vista l’ampia gamma di funzioni disponibili. Data l’attrattiva derivante dalla sua compatibilità con OneNote, molti utenti decidono di acquistarlo comunque. Sebbene sia un’app di elevata affidabilità, ogni tanto si rilevano errori di sincronizzazione. In modo particolare il trasferimento di appunti scritti a mano causa a volte dei problemi. Anche se Outline risulta molto convincente sotto svariati aspetti, rimane interessante esclusivamente per gli utenti Apple.

Evernote offre numerose interessanti funzioni, come l’utilizzo offline o la funzione di ricerca all’interno dei file PDF. Tuttavia la maggior parte delle funzioni aggiuntive sono disponibili solo nelle versioni a pagamento “Evernote Premium” e “Evernote Business”. La tariffa base, gratuita, è invece fortemente limitata. In essa sono integrate solamente la funzione di ricerca, la protezione dei documenti tramite password, così come la condivisione degli appunti con conoscenti e amici (accesso e funzione di commento). Tra l’altro avete a disposizione 60 MB al mese per il caricamento di file e possono essere sincronizzati solo due dispositivi. Nelle versioni a pagamento, otterrete invece 10 o 20 GB al mese, con la possibilità di sincronizzare i vostri appunti su tutti i dispositivi che desiderate.

Una carenza ulteriore è la facilità d’uso. Dato che il software è collegabile a innumerevoli app e applicazioni web, come applicazioni per le previsioni giornaliere del tempo, l’agenda digitale può facilmente finire con il sovraccaricarsi. Tuttavia adoperando Evernote regolarmente, ci si abituerà al suo funzionamento.

Anche se Notion si rivolge principalmente alle aziende e ai team più grandi, l’alternativa a OneNote è interessante anche per i privati, soprattutto perché l’edizione di base è completamente gratuita e permette un numero illimitato di pagine e note. Inoltre, la sincronizzazione dei dati su tutti i dispositivi utilizzati (macOS, Windows, iOS e Android) è disponibile per tutti i tipi di utenti e non solo per quelli che pagano.

È consigliato optare per un abbonamento a pagamento di Notion se avete bisogno di funzioni per la collaborazione, come uno spazio di lavoro condiviso, un sistema di permessi o strumenti di amministrazione. Inoltre, la gestione delle versioni, i meccanismi di sicurezza come SSO SAML o la possibilità di aggiungere un numero illimitato di membri del team e ospiti sono disponibili solo per i clienti che hanno acquistato un abbonamento a pagamento di Notion.

Per la creazione dell’ambiente di lavoro, l’alternativa a OneNote fornisce oltre 40 blocchi di contenuto e più di 50 modelli per iniziare. Siete voi a decidere se volete accedere ai vostri appunti e alla pianificazione tramite applicazione desktop, app o con l’applicazione web di Notion. Indipendentemente dall’opzione scelta, dovrete però accontentarvi di un’interfaccia utente in lingua inglese. Un’altra carenza è la limitazione della dimensione possibile dei file da caricare: gli utenti dell’edizione Personal devono farsi bastare un massimo di cinque megabyte.

Per ciò che riguarda la gamma di funzioni, Simplenote ne offre in proporzione di meno rispetto alla concorrenza, aspetto apprezzato soprattutto da coloro i quali preferiscono un’agenda semplice. In particolare va considerato anche che il programma supporta il popolare linguaggio di markup Markdown e offre così facili opzioni di configurazione. Tuttavia le funzioni multimediali, l’integrazione e l’elaborazione di documenti non sono disponibili. Un ulteriore punto a suo sfavore è che il programma esiste esclusivamente in lingua inglese.

Con Google Keep non sarete solo in grado di creare note o liste delle cose da fare, ma anche di archiviare immagini e documenti, i quali saranno poi condivisibili con altri utenti. Utilizzando poi la barra di ricerca integrata potete ritrovare tutti i vostri contenuti e appunti. Un ulteriore punto a suo favore è la funzione di promemoria con la quale non perderete più alcun appuntamento.

Sebbene Google Keep risulti veloce e user-friendly, alla lunga le sue funzioni non risultano equiparabili a quelle offerte da Outline o Evernote.

Anche Memonic è una soluzione molto popolare come agenda digitale. Il programma è disponibile sia in versione gratuita che a pagamento. Nella versione gratuita potete creare fino a 100 note e 3 progetti di gruppo al mese, con una dimensione massima di 2 MB per i file allegati. Con la versione Premium tutte le funzioni sono illimitate. La dimensione dei file allegati viene aumentata a 20 MB. In più agli utenti Premium viene offerta la cosiddetta modalità di collezione che vi può risultare utile per le lunghe sessioni di ricerca.

La peculiarità di Memonic è che, come in alcuni social network, potete impostare i vostri appunti come privati e visualizzabili solo da voi (rosso) e/o dai vostri amici (arancione) o pubblici, visualizzabili da tutti gli utenti (verde). Potete commentare i vostri progetti con gli altri attraverso la funzione e-mail integrata o condividerli tramite i social network come Facebook o Twitter. Con il tool aggiuntivo Web Clipper potete archiviare i contenuti web direttamente su Memonic.

Memonic segna punti anche in merito alla multimedialità: non disponete solamente di uno strumento testuale versatile, bensì potete anche importarci documenti, grafici, video e così via. I tag vi aiutano a dare priorità alle vostre note e a ritrovarle velocemente tramite la barra di ricerca. Non vanno inoltre dimenticate le numerose scelte di temi per lo sfondo.

Memonic può sicuramente brillare come alternativa a OneNote, tuttavia l’utilizzo illimitato di strumenti e funzioni è possibile solo nella versione a pagamento. Funzionando Memonic come una rete social, dovreste sempre fare attenzione a quali note condividete pubblicamente. Tenete sempre sotto controllo le impostazioni. Per motivi di sicurezza è buona prassi quella di impostare tutte le vostre note come private e conferire manualmente l’accesso pubblico solo a determinate note singole.