Le alternative a Outlook: un confronto

Molti lavoratori autonomi e privati sono alla ricerca di un’alternativa gratuita o più conveniente a Outlook. Ti presentiamo alcune soluzioni interessanti, con i relativi vantaggi e svantaggi.

Le alternative a Outlook

Dati aggiornati a maggio 2024

Quali sono le caratteristiche di una buona alternativa a Outlook?

Quando si parla di client di posta elettronica, viene subito nominato Outlook, il leader del settore. Pertanto, per essere considerata una buona alternativa, un’applicazione deve avere queste funzioni di base:

• La capacità di elaborare le e-mail e di pianificare appuntamenti e attività;
• costi di utilizzo bassi, meglio ancora se gratuita;
• essere disponibile per diversi dispositivi desktop e mobili e/o come applicazione web;
• ampie funzioni di sicurezza come crittografia, filtri antispam, ecc.;
• un’interfaccia semplice e ordinata;
• facile integrazione di altri programmi come lo spazio cloud;
• uno spazio di archiviazione sufficiente.

Postbox

L’alternativa a Outlook Postbox è stata inizialmente creata da ex dipendenti di Mozilla ed era quindi basata su Thunderbird. Nel frattempo, il software si è evoluto diventando un client di posta indipendente e potente. La struttura dell’interfaccia è simile a quella conosciuta da altre soluzioni ed è quindi molto intuitiva. Se non ti piace il look del client, puoi trovare molti temi diversi o creare il tuo design.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

• Gestione semplice con molte scorciatoie
• Assistenza nella composizione delle e-mail
• Editor HTML per le e-mail

Per consentire un flusso di lavoro il più produttivo possibile, Postbox utilizza varie scorciatoie. Gli utenti possono richiamare la Quick Bar in vari punti tramite tasti di scelta rapida, ad esempio, per spostare rapidamente o classificare i messaggi. Mentre si redige un’e-mail, la Quick Bar può anche essere utilizzata per inserire la firma appropriata, senza dover usare il mouse.

Scrivere e-mail in Postbox ha ancora più vantaggi: il software viene fornito con numerosi modelli e moduli di testo per aiutarti a comporre rapidamente lettere di presentazione e risposte professionali. Purtroppo, i modelli sono tutti scritti in inglese. Tuttavia, hai la possibilità di crearne di nuovi e inserirvi vari segnaposti, che vengono poi sostituiti dal nome del destinatario.

Thunderbird

Il client Mozilla Thunderbird è sicuramente l’alternativa più diffusa a Outlook, sia per i privati sia per le aziende. La soluzione open source è disponibile gratuitamente. La versione base del programma è abbastanza agevole e dispone delle funzioni più utilizzate.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

• Soluzione open source gratuita
• Disponibile per Windows, Mac e Linux
• Crittografia
• Possibile amministrazione di feed RSS

Un grande vantaggio è che sono disponibili numerosi componenti aggiuntivi. Ad esempio, il programma di posta elettronica può essere ampliato con moduli per la gestione degli appuntamenti e delle attività. Tuttavia, chi vuole aggiornare Thunderbird, deve anche aggiornare i componenti aggiuntivi utilizzati o attendere che siano disponibili le versioni adatte.

SeaMonkey

Il software SeaMonkey è un pacchetto completo per la comunicazione in ufficio. Include un browser, un client di posta elettronica e chat, oltre a un editor HTML. La posta è organizzata tramite una descrizione definita dall’utente e sono inoltre disponibili funzioni per uno smistamento flessibile e un’evidenziazione visiva. La crittografia avviene secondo lo standard S/MIME. La crittografia SSL/TLS deve prima essere attivata manualmente.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

• Disponibile per Windows, Mac e Linux
• Conferma di ricezione
• Firma digitale
• Integrazione nei servizi di directory LDAP
• Filtro antispam personalizzabile
• Amministrazione di più account

Per un progetto open source non commerciale, gli utenti di SeaMonkey hanno a disposizione un’alternativa a Outlook estremamente completa che va ben oltre l’effettiva funzione di un client di posta elettronica: il software è fondamentalmente la versione bundle di molti diversi progetti Mozilla.

Spike

Spike combina le funzioni di un classico client di posta elettronica con quelle di una moderna applicazione di messagistica istantanea. Non appena si collega una casella di posta privata all’app, elementi ingombranti come l’oggetto o le firme rimangono ricordi del passato, mentre le funzioni elementari del client di posta, come la casella di posta centrale, il calendario o la gestione dei contatti, sono integrate nel moderno ambiente di messagistica istantanea. Non è un caso che il produttore descriva Spike come un’“applicazione e-mail basata sul dialogo”. Inoltre, con il software è possibile effettuare semplici chiamate o videochiamate.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

• Disponibile per Windows, Mac, iOS e Android nonché come applicazione web
• Funzioni per la collaborazione come chat di gruppo
• Collegamenti a servizi cloud come Google Drive, Dropbox e OneDrive
• File manager integrato

Spike si affida anche agli standard moderni per quanto riguarda la sicurezza. Con un solo clic, qualsiasi comunicazione, compresi i file allegati, può essere criptata (AES-256) in modo che i tuoi messaggi siano protetti in modo ottimale da accessi non autorizzati. Anche i destinatari che non utilizzano l’applicazione possono decifrare i messaggi ricevuti con un solo clic. Spike è gratuito per gli utenti privati, con alcune limitazioni; per l’integrazione degli account di posta elettronica aziendali sono previsti costi mensili.

eM Client

eM Client è un’alternativa a Outlook per uso privato e aziendale. Il programma gratuito per Windows, macOS, iOS e Android offre funzioni standard di gestione degli appuntamenti e dei contatti, oltre a un sistema di messaggistica istantanea integrato. Tuttavia, l’uso gratuito è possibile solo per gli utenti privati: l’utilizzo commerciale e di più di due account richiedono l’acquisto della licenza Pro. Nella versione gratuita mancano inoltre alcune funzioni importanti.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

• Disponibile per Windows e Mac
• Lettore RSS
• Servizio di messaggistica istantanea integrato
• Aggiornamenti automatici

Il programma supporta tutti i principali servizi di base, tra cui Gmail, Exchange, iCloud e Outlook. Inoltre, nell’elenco delle tecnologie e-mail supportate, troverai tutte le opzioni rilevanti grazie a POP3, SMTP, IMAP, EWS e AirSync. Alcune funzionalità aggiuntive, come la funzione di traduzione e l’estremamente veloce funzione di ricerca full text, semplificano il lavoro quotidiano. La comunicazione sicura è garantita da standard SSL/TLS, mentre la crittografia avviene tramite PGP e S/MIME.

Mailbird

Un’alternativa a Outlook, gratuita in una versione con molte limitazioni, è il programma disponibile per Windows, Mailbird. Questa soluzione consente di unificare e gestire messaggi e contatti da più account in un’unica casella di posta. Con vari temi gratuiti è possibile progettare l’interfaccia in base alle proprie preferenze.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

• Disponibile per Windows
• Gestione dei contatti tramite drag and drop
• Potente funzione di ricerca degli allegati
• Tasti di scelta rapida per varie azioni come scrivere, rispondere, inoltrare, ecc.

Mailbird fornisce interfacce a numerose applicazioni che migliorano la tua casella di posta elettronica con funzioni utili per l’organizzazione, l’interazione e il lavoro in team. Ad esempio, puoi integrare WhatsApp, Twitter, Google Calendar, Dropbox e Slack nel tuo client di posta elettronica per trasformarlo in una piattaforma multifunzionale.

IONOS Hosted Microsoft Exchange

Rappresenta un’altra alternativa a Outlook anche il prodotto Hosted Microsoft Exchange di IONOS. Microsoft® Exchange Server è un groupware che consente di accedere ai database di contatti, appuntamenti ed e-mail all’interno di un’azienda da qualsiasi parte del mondo. In breve, puoi aprire Microsoft Office quando e dove vuoi.

Il server Exchange può naturalmente essere ottenuto direttamente da Microsoft®. Tuttavia, la soluzione Hosted Exchange di IONOS alleggerisce notevolmente il reparto IT di un’azienda. In questo modo si risparmia anche sull’acquisto di una sofisticata infrastruttura IT, dato che IONOS fornisce la necessaria infrastruttura server.

L’offerta di IONOS comprende anche un pacchetto completo per tutte le esigenze: oltre al software Outlook in versione desktop e alla gestione delle caselle di posta elettronica tramite Microsoft Exchange, si riceve anche un indirizzo e-mail personalizzato con un proprio dominio.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

• Gestione delle caselle di posta elettronica tramite Microsoft Exchange
• Software Microsoft Outlook
• Sincronizzazione in tempo reale
• Accesso a tutti i dati da dispositivi mobili
• 50 GB di spazio di archiviazione per la casella di posta per ogni utente

Il pacchetto Microsoft Exchange riduce al minimo i costi per l’acquisto di una struttura server e offre ulteriori vantaggi: l’onere amministrativo è inferiore perché il provider si occupa della manutenzione delle caselle di posta elettronica, dell’aggiornamento degli antivirus, dei filtri antispam e dei continui aggiornamenti software. Tutti i dati sono ospitati su server sicuri con un’infrastruttura protetta. Se sei alla ricerca di una soluzione client di posta elettronica professionale, la variante di IONOS è una buona alternativa a Outlook, anche se non è disponibile gratuitamente.

Google Workspace

Anche il gigante di internet Google offre una propria alternativa a Outlook. Google Workspace è un pacchetto Office completo per l’uso professionale e gratuito nella versione di base. Oltre a Gmail, gli utenti della suite hanno anche accesso a strumenti per il project management e a uno spazio di archiviazione cloud. Se si opta per la variante di Google Workspace a pagamento, si ottiene ogni singola applicazione con tutte le funzionalità, oltre ad avere a disposizione un’estensione professionale della propria e-mail per la comunicazione aziendale.

Gmail con Google Workspace, a differenza dell’offerta freemail, è senza pubblicità e offre una gestione professionale: gli amministratori e le amministratrici possono amministrare centralmente gli account di tutti i dipendenti e quindi adattarli individualmente alle esigenze dell’azienda. Ciò include anche l’assegnazione dei ruoli.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

• Parte di una grande suite per l’ufficio
• Software as a Service
• Grande spazio di archiviazione
• Interfaccia web
• App mobili per iOS e Android
• Conforme al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR)

Google Workspace si può gestire completamente tramite un’interfaccia web. Come ci si aspetta da Google, gli elementi di controllo sono disposti in modo molto chiaro e l’utente può accedere rapidamente a tutte le funzioni. A proposito di funzioni, poiché si tratta di una suite, tutte le app sono strettamente connesse. Gli allegati dei file, ad esempio, possono essere facilmente spostati nel cloud e lì modificati con Documenti Google. Grazie alle integrazioni, tramite Gmail si possono anche pianificare appuntamenti ed effettuare riunioni online.

Spark

Il client di posta Spark cerca di supportare il flusso di lavoro dei suoi utenti. Pertanto, si basa su funzioni intelligenti che cercano di evitare interruzioni e accelerare i processi importanti. La caratteristica più significativa risulta perciò essere la funzione di filtro: l’alternativa a Outlook visualizza le notifiche solo se il mittente dell’e-mail è già noto. Il filtro rileva anche le newsletter e le sposta in una categoria apposita. L’applicazione ha anche funzioni per reagire rapidamente alle e-mail ricevute e lasciare le altre “dormienti”. Se non desideri rispondere subito, l’app te lo ricorderà più tardi.

Spark è anche specificamente progettata per il lavoro in team. C’è una funzione che permette di discutere le e-mail con altre persone. Ogni membro del team può scrivere commenti senza che l’interlocutore esterno che ha avviato la conversazione lo sappia. Un’altra caratteristica innovativa è la funzione di delega: se non vuoi occuparti personalmente del messaggio, puoi passare il compito a qualcun altro nell’azienda.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

• Sempre gratuito
• Caratteristiche innovative per il lavoro in team
• Filtri intelligenti

Spark è disponibile per Windows, macOS e dispositivi mobili, perlopiù gratuitamente. È incluso anche uno spazio di archiviazione di 5 GB per team. Per i team più grandi, tuttavia, potrebbe convenire di più optare per una licenza a pagamento, che include uno spazio di archiviazione maggiore e vantaggi aggiuntivi.

Mailspring

L’alternativa gratuita a Outlook Mailspring si concentra sul multilinguismo. Il software è disponibile in più di 60 lingue (anche se in parte tradotte con la traduzione automatica) e permette di tradurre le e-mail. Attualmente Mailspring offre traduzioni in cinque lingue oltre all’inglese, alle quali si abbina anche uno strumento per la correzione dell’ortografia per diverse lingue incluse nell’offerta.

Il software ha tutte le caratteristiche che ci si aspetta da un’alternativa a Outlook. La funzione di ricerca è abbastanza sofisticata. Inoltre, si possono integrare facilmente più account di posta elettronica e aggiungere account social. In questo modo, è possibile completare la propria rubrica con informazioni tratte da LinkedIn o X. Anche il monitoraggio delle attività è interessante. Il programma ti mostra se un’e-mail che hai inviato è già stata letta. Questa funzione, così come tante altre, è però disponibile solo nella versione a pagamento.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

• Multilinguismo
• Monitoraggio delle attività
• Interfaccia ordinata