Salvare le e-mail come PDF – in Outlook è facilissimo

Per poter archiviare separatamente le e-mail importanti, è consigliabile salvare queste e-mail come PDF. In questo modo si esportano i messaggi dalla casella di posta e li si converte in un documento da archiviare sul proprio computer o nella rete aziendale. Come salvare correttamente le e-mail come PDF dipende dalla versione di Microsoft Outlook che state usando. In Outlook 365, per esempio, si passa per una stampante.

Anche nelle versioni precedenti di Outlook, non è possibile salvare le e-mail direttamente come file PDF. Ma sfortunatamente non c’è nessuna deviazione tramite la stampante neanche in Outlook 2010. Al contrario, dovete salvare l’e-mail come file HTML e poi trasferirla in formato PDF usando Microsoft Word.

1. Aprite Outlook e selezionate la posta che volete salvare come file PDF.
2. Poi usate il mouse per tornare alla barra dei menu in alto e cliccate sulla scheda “File”.
3. Nella schermata successiva, selezionate la voce di menu “Salva con nome” sul lato sinistro.
4. Nella finestra di dialogo che si apre, selezionate la posizione di archiviazione dove il file PDF deve essere salvato. Qui potete anche cambiare il nome del file di output.
5. Nel campo inferiore della finestra troverete una riga chiamata “Salva come”. Qui, cliccate sulla freccia che apre il menu a tendina, selezionate “HTML” e poi cliccate su “Salva”.
6. Nel passo successivo, non avete più bisogno di Outlook, ma aprite invece Microsoft Word. Gli elementi di navigazione funzionano in modo molto simile in tutti i programmi Office: Cliccate sulla scheda “File” e selezionate “Apri”. Poi aprite il file HTML che avete appena archiviato nel percorso corrispondente.
7. Una volta che il file è aperto, cliccate di nuovo sulla scheda “File” e selezionate “Salva con nome”.
8. Navigate fino alla cartella in cui volete memorizzare il file PDF. Poi selezionate “PDF” dal menu a tendina per “Salva come”.
9. Dopo aver cliccato su “Salva” troverete il file PDF che avete appena creato nella posizione di archiviazione definita.

Se state usando Outlook 2007, i due modi di cui sopra per salvare le e-mail come PDF non funzionano. Tuttavia, c’è anche un’opzione per la vecchia versione di Office per esportare le e-mail e salvarle come documento PDF sul disco rigido.

1. Avviate Outlook e aprite l’e-mail che volete salvare come PDF.
2. Cliccate con il mouse nella finestra dell’e-mail e premete la combinazione di tasti Ctrl+A sulla vostra tastiera in modo che l’intero testo dell’e-mail sia evidenziato.
3. Poi premete la combinazione di tasti Ctrl+C sulla vostra tastiera per copiare il testo selezionato.
4. Aprite un nuovo documento in Microsoft Word.
5. In questo documento, premete la combinazione di tasti Ctrl+V sulla vostra tastiera per incollare il testo copiato.
6. Nell’angolo in alto a sinistra si trova il pulsante “Microsoft Office” in Word. Cliccate su di esso e fate scorrere il mouse (non cliccare) su “Salva con nome”.
7. Cliccate su “PDF o XPS” nel menu che si apre. Attenzione: Se la selezione “PDF o XPS” non è disponibile nel menu, dovete prima scaricare il necessario add-in per Office dal sito web di Microsoft.
8. Definite la posizione di archiviazione e il nome del file. Nel campo “Salva come” è già stato selezionato “PDF”.
9. Cliccate su “Pubblica” per completare il processo.

Sui dispositivi Apple, avete anche la possibilità di convertire le e-mail ricevute in un file PDF per l’output. Anche questo è possibile in pochi passi.

1. Avviate Outlook e aprite l’e-mail che volete convertire in PDF.
2. Poi cliccate su “File” nella barra del menu superiore e selezionate l’opzione “Stampa”.
3. Nella finestra seguente, cliccate sul menu a tendina PDF e selezionate la voce “Salva come PDF”.
4. Nella finestra successiva, navigate fino alla posizione sul vostro disco rigido dove volete memorizzare il file. Determinare anche il nome del file.
5. Cliccate su “Salva” e l’e-mail viene convertita nel file.
6. Troverete il file PDF nel percorso che avete specificato sul vostro sistema o server.

In linea di principio, è anche possibile convertire le e-mail in PDF con le vecchie versioni di Microsoft Outlook. Tuttavia, anche se le nuove versioni non contengono una funzione diretta per la conversione, è ancora meglio utilizzare una variante corrente del client di posta elettronica. Per esempio, con le versioni più recenti di Outlook è relativamente facile salvare le e-mail come PDF usando la funzione „Microsoft Print to PDF”. Più vecchio è il client utilizzato, maggiori sono le deviazioni richieste. Quindi potreste seguire il trucchetto di convertire un’e-mail in PDF tramite Word.

Ma questo non è l’unico motivo per cui dovreste pensare ad aggiornare le vostre versioni vecchie. A causa delle sempre maggiori richieste sull’infrastruttura IT e del progresso tecnico, anche i programmi stanno subendo urgenti revisioni. E non da ultimo per ragioni di sicurezza informatica, non si dovrebbe risparmiare ingiustamente e mantenere sempre il software relativamente aggiornato. L’esempio di Office 2007 si applica particolarmente: ritirate il software ben utilizzato e usato da tempo e cercate alternative contemporanee per evitare di fornire ai potenziali aggressori delle vulnerabilità nel vostro sistema.

Salvare i dati, in questo caso le e-mail, come PDF non è una funzione limitata a Outlook. Il fatto che questo funzioni anche con Word è già stato menzionato qui nella guida. Tuttavia, potete anche convertire i file in PDF tramite Excel.

È possibile aprire i file PDF con Adobe Acrobat Reader o con il corrispondente plug-in del browser. Se volete modificare i file PDF, invece di leggere queste informazioni in sola lettura, vi abbiamo fornito delle informazioni ancora più utili al link indicato.

Quando si convertono le e-mail in PDF, questi file possono diventare relativamente grandi - a seconda della dimensione dell’e-mail. Pertanto, non può far male avere un modo per rimpicciolire i PDF. Con le informazioni elencate sotto il link, potete mantenere basso il volume della vostra archiviazione di dati o risparmiare le caselle di posta dei vostri destinatari inviando loro dei file PDF compressi.

Se conservate spesso informazioni sensibili nei documenti PDF e volete proteggerli ancora di più, dovete scoprire come crittografare un file PDF . In questo modo, i documenti sono ancora una volta protetti dall’accesso non autorizzato e non possono essere aperti senza la legittimazione appropriata.