Salvare le e-mail come PDF in Outlook

Per poter archiviare separatamente le e-mail importanti, è consigliabile salvare queste e-mail come PDF. In questo modo si esportano i messaggi dalla casella di posta e li si converte in un documento da archiviare sul proprio computer o nella rete aziendale. Come salvare correttamente le e-mail come PDF dipende dalla versione di Microsoft Outlook che stai usando.

Salvare le e-mail come PDF con Outlook 365

1. Avvia Outlook e apri l’e-mail dalla tua casella di posta elettronica che desideri salvare come PDF.
2. Poi clicca sulla scheda “File” sul lato sinistro della barra dei menu nella parte superiore dello schermo.
3. Sul lato sinistro del seguente menu troverai la voce “Stampa”. Clicca su di essa e si aprirà la panoramica di stampa.
4. In seguito, clicca sulla piccola freccia sotto “Stampante” per aprire il menu a tendina. Qui puoi vedere tutti i dispositivi disponibili.

5. Seleziona “Microsoft Print to PDF”. Poi clicca su “Stampa”.
6. Ora non inizia nessun processo fisico di stampa, ma si apre una finestra che ti chiede di definire un output. Inserisci il percorso e il nome del file in cui deve essere salvata l’e-mail che desideri salvare come PDF.
7. Con un clic su “Salva” hai salvato l’e-mail selezionata come file PDF sul tuo computer e ora puoi utilizzarla ulteriormente.

Convertire e-mail in PDF sul Mac

Sui dispositivi Apple, hai anche la possibilità di convertire le e-mail ricevute in un file PDF per l’output. Anche questo è possibile in pochi passi.

1. Avvia Outlook e apri l’e-mail che desideri convertire in PDF.
2. Poi clicca su “File” nella barra del menu superiore e seleziona l’opzione “Stampa”.
3. Nella finestra seguente, clicca sul menu a tendina PDF e seleziona la voce “Salva come PDF”.
4. Nella finestra successiva, naviga fino alla posizione sul tuo disco rigido dove desideri memorizzare il file e dagli un nome.
5. Clicca su “Salva” e l’e-mail viene convertita nel file.

Troverai il file PDF nel percorso che hai specificato sul tuo sistema o server.

Outlook: convertire e-mail in PDF

In linea di principio, è anche possibile convertire le e-mail in PDF con le vecchie versioni di Microsoft Outlook. Tuttavia, anche se le nuove versioni non contengono una funzione diretta per la conversione, è ancora meglio utilizzare una variante corrente del client di posta elettronica. Per esempio, con le versioni più recenti di Outlook è relativamente facile salvare le e-mail come PDF usando la funzione “Microsoft Print to PDF”. Più vecchio è il client utilizzato, maggiori sono i passaggi richiesti. Quindi potresti seguire il trucchetto di convertire un’e-mail in PDF tramite Word.

Per motivi di sicurezza informatica dovresti sempre tenere aggiornato il software. A causa delle sempre maggiori richieste sull’infrastruttura IT e del progresso tecnico, anche i programmi stanno subendo urgenti revisioni. Cerca alternative e aggiornamenti software recenti per evitare che potenziali malware trovino vulnerabilità nel tuo sistema.

Convertire e-mail in PDF e altro ancora: altre utili funzioni PDF

Salvare i dati, in questo caso le e-mail come PDF, non è una funzione limitata a Outlook. Il fatto che questo funzioni anche con Word è già stato menzionato qui nella guida. Tuttavia, puoi anche convertire file Excel in PDF.

È possibile aprire i file PDF con Adobe Acrobat Reader o con il corrispondente plugin del browser. Se desideri modificare i file PDF, invece di leggere queste informazioni in sola lettura, trovi informazioni ancora più utili al link indicato.

Quando si convertono le e-mail in PDF, questi file possono diventare relativamente grandi, a seconda della dimensione dell’e-mail. Pertanto, non può far male avere un modo per ridurre i PDF. Con le informazioni elencate nel link, puoi mantenere basso il volume della tua archiviazione di dati o risparmiare le caselle di posta dei tuoi destinatari inviando loro dei file PDF compressi.

Se conservi spesso informazioni sensibili nei documenti PDF e desideri proteggerli ancora di più, devi scoprire come crittografare un file PDF. In questo modo, i documenti sono ancora una volta protetti dall’accesso non autorizzato e non possono essere aperti senza la legittimazione appropriata.