Utilizzare, creare e modificare i modelli di Word

Anche se ci sono alcune alternative gratuite a Word, il programma di elaborazione di testi di Microsoft rimane uno dei più utilizzati al mondo. Tra le più importanti funzioni di Word si possono menzionare i modelli di stile, che definiscono il carattere, la dimensione e la distanza tra le righe, fornendo così una formattazione unitaria.

Su Word ci sono numerosi stili predefiniti, ma come si possono utilizzare in modo ottimale e adattare secondo le necessità? E come si possono creare nuovi stili? Nei prossimi paragrafi chiariremo questa e altre domande.

Per dare facilmente un aspetto coerente a un file, Microsoft offre quattro tipi di stili di Word:

• Stili di paragrafo
• Stili di carattere
• Stili di tabella
• Stili di lista

Questi modelli contraddistinguono l’aspetto di un testo per quanto riguarda il paragrafo e consentono la formattazione di ampie sezioni di testo. In un nuovo documento Word lo stile paragrafo “standard” è di solito predefinito per tutto il testo. Gli stili di paragrafo possono ad esempio impostare i seguenti attributi:

• Rientri e distanze
• Interruzioni di riga e di pagina
• Cornici e sfumature
• Liste
• Tabulazioni
• Tutti gli attributi del carattere

In Word i modelli a livello di paragrafo sono identificati dal carattere ¶.

Determinano l’aspetto visivo di un testo dal punto di vista del carattere e vengono principalmente utilizzati per la formattazione di sezioni di testo più piccole, ad esempio per evidenziare una parola. Gli stili di carattere non includono tuttavia una formattazione che influisca sulle caratteristiche di un intero paragrafo. Gli stili di carattere possono ad esempio impostare i seguenti attributi:

• Carattere
• Dimensione carattere
• Colore
• Marcatura come grassetto, corsivo o sottolineato

Gli stili di carattere sono identificati dal carattere a nella barra degli strumenti.

Gli stili di tabelle definiscono l’aspetto delle tabelle e stabiliscono ad esempio i seguenti attributi:

• Righe di intestazione
• Linee della griglia
• Colori per evidenziare

Stabiliscono l’aspetto delle liste e definiscono tra gli altri i seguenti attributi:

• Elenchi puntati
• Elenchi numerati
• Elenchi a più livelli

Sia gli stili predefiniti che quelli creati autonomamente alleggeriscono il lavoro nell’elaborazione di un testo. Ciò vale in particolare quando si tratta di documenti più complessi, come tesi o manoscritti. Inizialmente la formattazione manuale è più semplice e veloce, ma per testi più lunghi è più efficiente usare gli stili di Word invece di formattare separatamente sezioni di testo. I punti a favore nell’uso dei modelli sono:

• Continuità: la formattazione uniforme crea un layout coerente nel documento.
• Efficienza: una volta creato lo stile, si può applicare invariato a qualsiasi sezione del documento.
• Adattabilità: se uno stile viene utilizzato in modo continuativo, se desiderate apportare modifiche basterà adattare quest’ultimo per attivare la modifica a tutte le sezioni di testo da esso definite.
• Navigazione: la funzione di navigazione consente di passare rapidamente da una sezione all’altra del documento. Per utilizzare la funzione andate alla scheda “Visualizza” e selezionate “Riquadro di spostamento” dal menu “Mostra”. La sezione del documento in cui vi trovate viene visivamente evidenziata.
• Automazione: utilizzando costantemente i modelli di intestazione di Word è possibile creare automaticamente un sommario che si può personalizzare con pochi clic.
• Struttura: nella sezione “Struttura”, voce della scheda “Visualizza” al menu “Visualizzazioni”, si possono spostare le singole sezioni di un documento in modo semplice e chiaro. Innanzitutto si vedono i titoli gerarchicamente strutturati: un segno più davanti al titolo sta a significare la presenza di un livello sottostante, mentre un segno meno è seguito solo da testo continuo. La vista predefinita mostra tutti i livelli del contenuto, ma per una migliore visione di insieme si possono ad esempio visualizzare soltanto due livelli. Questa visualizzazione è anche utile per apportare correzioni nella struttura e spostare rapidamente sezioni di testo all’interno dello stesso. Se i livelli corrispondenti sono contrassegnati da uno stile, si possono spostare rapidamente e facilmente nella posizione desiderata attraverso gli strumenti della sezione “Struttura”.

In alternativa potete utilizzare gli stili per le intestazioni anche attraverso shortcut, premendo “Alt” e il corrispondente livello di intestazione:

Intestazione 1: “Alt” + “1”

Intestazione 2: “Alt” + “2”

3. Date un nome allo stile.
4. Stabilite il tipo di stile. Potete scegliere tra “Paragrafo”, “Carattere”, “Collegato” (paragrafo e carattere), “Tabella” ed “Elenco”.
5. Se lo stile si basa su uno preesistente, potete stabilirlo alla voce “Stile basato su”.
6. Potete decidere uno stile anche per il paragrafo successivo alla voce “Stile per il paragrafo successivo”.
7. Decidete il tipo di carattere e la grandezza e le altre tipologie di formattazione.
8. Quando confermate con “OK”, trovate il vostro nuovo stile nel menu “Stili”.

In alternativa attraverso il testo formattato potete arrivare direttamente nel menu:

1. Cliccate con il tasto destro del mouse sul testo.
2. Scegliete nella lista di simboli che si apre l’opzione “Stili” e cliccate su “Crea stile”.
3. Scegliete l’opzione “Modifica”.

Un vantaggio fondamentale nell’utilizzo degli stili è che consente di creare automaticamente un sommario. Per creare un sommario con uno stile di Word andate alla scheda “Riferimenti” e nel menu “Sommario” potete scegliere una tabella automatica. Se in seguito cambiate la struttura del testo, aggiornate rapidamente il sommario con l’opzione “Aggiorna sommario”.

3. Per regolare l’aspetto generale, selezionate l’opzione “Formati” e cliccate sul formato desiderato.
4. Se volete modificare il numero di livelli visualizzati nel sommario, potete farlo alla voce “Mostra livelli fino a”.
5. Controllate il risultato nelle aree “Anteprima” e “Anteprima web”.
6. Confermate con “OK”.

4. Apportate le modifiche alla formattazione come descritto sopra.
5. Confermate con “OK”
6. Scegliete l’opzione “Aggiungi alla raccolta di stili”. In questo modo troverete questo stile nel menu.

In Word si possono modificare anche gli stili preesistenti nella raccolta degli stili. Sono possibili due modalità di modifica:

• Modifica della formattazione di un documento
• Modifica manuale nella finestra di dialogo

3. Scegliete nel menu l’opzione “Aggiungi alla raccolta stili” per poter utilizzare lo stile anche in seguito.