Creare una stampa unione? Con Word è semplicissimo!

Word può estrapolare le informazioni necessarie per la stampa unione da diverse origini: potete importare delle tabelle Excel, utilizzare la vostra rubrica di Outlook oppure inserire le informazioni direttamente in Word.

Se, invece, volete utilizzare la rubrica di Outlook, con lo stesso pulsante selezionate “Seleziona dai contatti di Outlook”. Se, per ordinare i vostri contatti nel programma di posta elettronica, utilizzate diverse cartelle, a questo punto avete la possibilità di selezionare in modo mirato gli indirizzi corretti.

Se non desiderate predisporre una tabella Excel, né tenere una rubrica in Outlook, potete inserire i dati direttamente in Word. A questo scopo selezionate la funzione “Crea nuovo elenco”. Word vi mette a disposizione varie utili colonne in cui potete inserire i dati degli indirizzi. Fate clic nei campi corrispondenti e inserite i dati. Dopo avere concluso l’inserimento di un indirizzo, potete aggiungere una nuova riga facendo clic su “Nuova voce”.

Molto probabilmente, per creare la vostra stampa unione non avete bisogno di tutte le colonne proposte da Word, oppure potreste voler aggiungere delle categorie personalizzate. Facendo clic su “Personalizza colonne”, Word vi permette di aggiungere, cancellare o semplicemente rinominare le colonne. Dopo avere inserito tutte le informazioni e confermato gli inserimenti, Word vi chiede di salvare la nuova banca dati. In questo modo, potrete utilizzare i dati inseriti anche in altri documenti Word, senza dover ripetere lo stesso lavoro per ogni stampa unione.

Una volta salvate le informazioni dei destinatari, è arrivato il momento di scrivere la lettera vera e propria. Questo avviene, da una parte, digitando il testo normalmente, così come siete abituati a fare in Word, dall’altra parte, tuttavia, utilizzando degli speciali blocchi di testo. Fondamentale per qualunque stampa unione è il blocco indirizzi. Facendo clic sul relativo pulsante, si apre una finestra per la configurazione del segnaposto. Qui potete definire la struttura del blocco indirizzi. Se lavorate con una tabella esterna, Word cerca di ricavare i campi corretti sulla base dei titoli delle colonne. Se, tuttavia, il programma non riesce ad associare i titoli che avete inserito per le colonne, il pulsante “Corrispondenza campi” vi permette di assegnare correttamente le categorie.

Con una formula di apertura potete inserire nella vostra stampa unione un appellativo personalizzato. In questo caso, anziché rivolgervi a un destinatario indefinito, ad esempio scrivendo “Egregi Signori”, potete far sì che Word estrapoli dai dati e visualizzi il nome specifico del destinatario. Anche a questo scopo dovete definire il formato, decidendo ad esempio se debba essere visualizzato il nome, il cognome o entrambi.

Potete inoltre decidere di inserire l’appellativo di saluto proposto da Word oppure inserire un appellativo personalizzato. Il software di elaborazione testi vi propone un generico “Gentile”, seguito dal nome del destinatario. Selezionando l’opzione “(Nessuna)”, potete scrivere l’appellativo di saluto della formula in modo del tutto normale nel testo, inserendo solo successivamente il campo con il nome per la stampa unione. Un piccolo problema deriva dal fatto che Word (probabilmente poiché concepito da una prospettiva anglofona) non prevede la declinazione dell’appellativo al maschile/femminile. Tuttavia, anche questo si può risolvere con alcune modifiche:

Create una formula di apertura senza appellativo di saluto. A questo punto, cliccate con il tasto destro del mouse sul blocco e selezionate “Attiva o disattiva codici di campo”. In questo modo potete visualizzare il codice su cui si basa il campo della stampa unione. Inoltre dovete utilizzare delle regole. Queste funzioni permettono di programmare i campi della stampa unione con maggiore precisione. Per ottenere l’appellativo corretto dovete utilizzare una regola se-allora-altrimenti. Inoltre, nella vostra origine dati deve essere presente un campo in cui è indicato il sesso del destinatario.

Portate il cursore all’interno della funzione di campo dopo “_BEFORE_” (compreso lo spazio dopo il trattino basso) e fate clic sulla regola se-allora-altrimenti. Nella finestra che compare, selezionate il nome del campo in cui è indicato il sesso del destinatario, quindi specificate che questo deve essere ad esempio uguale a “femminile” oppure a “Signora”. A questo punto indicate cosa deve essere inserito in caso di corrispondenza (ad esempio “Cara”) e cosa deve inserire Word nel caso in cui le informazioni non corrispondano (ad esempio “Caro”). A questo punto, la formula di apertura è perfettamente adattata alla persona a cui è indirizzato il messaggio.

Prima di procedere alla stampa delle lettere in Word, potete visualizzarne un’anteprima. A questo scopo, Word compila i segnaposto con i dati veri e propri. Questo vi permette di esaminare ogni singola lettera compilata e controllare se sono presenti errori. A questo punto cliccare sulla funzione “Finalizza e unisci” per stampare le lettere. A questo riguardo, Word offre diverse opzioni:

• Modifica singoli documenti: Word crea un nuovo documento in cui le diverse versioni della lettera vengono visualizzate in successione. Qui potete apportare modifiche in singole posizioni.
• Stampa documenti: Word stampa direttamente le lettere una dopo l’altra.
• Invia messaggi: Word invia il documento sotto forma di e-mail. A questo scopo, come origine dati selezionate il campo contenente gli indirizzi di posta elettronica memorizzati, quindi aggiungere un oggetto.