E-procurement: l’approvvigionamento elettronico

L’approvvigionamento elettronico, conosciuto anche come e-procurement, è un concetto che ricorre nell’ambito dell’acquisto professionale ed è praticamente l’e-commerce del settore B2B. Non si tratta dunque di ordini di merce da parte di clienti privati, bensì dei rapporti commerciali tra aziende: nell’electronic procurement, infatti, non ci sono clienti privati che acquistano su un negozio online, ma si tratta invece di aziende che si servono di una soluzione digitale per gestire gli acquisti tra di loro. In tal caso l'utilizzo di tecnologie moderne presenta diversi vantaggi: l'automazione spesso comporta un notevole risparmio di tempo per le aziende coinvolte.

Nel corso della digitalizzazione molte aree e flussi di lavoro all'interno delle aziende sono cambiati: soprattutto per quanto riguarda il back office i processi possono essere progettati in modo più efficiente con l’aiuto di soluzioni digitali. Anche l’acquisto rientra in questo discorso. Il fatto che l’e-procurement svolga un ruolo sempre più importante è dovuto anche al fatto che alcuni beni e servizi come software o servizi web possono essere acquistati esclusivamente in formato digitale.

Nella maggior parte dei casi l’approvvigionamento elettronico si basa sui cosiddetti sistemi ERP (Enterprise Resource Planning): un sistema di pianificazione delle risorse d’impresa è un software appositamente progettato per le aziende e le proprie esigenze e supporta il controllo dei processi aziendali semplificando la gestione della merce.

In linea di principio l’e-procurement è l’elaborazione digitale del reperimento di merce. Ciò significa che si rinuncia a moduli d'ordine, cataloghi e listini prezzi stampati su carta e che le comunicazioni con il fornitore avvengono prevalentemente in via digitale. Per quanto riguarda l’approvvigionamento elettronico le imprese si affidano a software concepiti per rendere più efficienti i propri processi di acquisto. Non è ben chiaro ciò che viene considerato come acquisto elettronico: ancora prima dei tempi di Internet, ad esempio, per gli acquisti si utilizzava già l'EDV (elaborazione elettronica dei dati), ma la maggior parte di essa si basava su mezzi analogici. È quindi difficile tracciare una linea di demarcazione precisa.

Inoltre per l'e-procurement è fondamentale che i processi siano perfettamente integrati. Nel migliore dei casi i sistemi dei fornitori e delle aziende acquirenti lavorano insieme senza problemi. L'azienda vede in tempo reale se l'articolo è disponibile in magazzino e se l’ordine è stato ricevuto nel sistema logistico del fornitore.

Ora per le comunicazioni entrambe le parti si affidano principalmente a Internet. A causa della maggiore sicurezza dei dati, alcune aziende preferiscono anche il collegamento in rete tramite un proprio sito extranet. I partner commerciali possono quindi accedere alle rispettive intranet, ad esempio tramite una connessione VPN. I dati vengono trasmessi attraverso un tunnel IP sicuro.

I sistemi di e-procurement tentano di offrire una soluzione digitale per tutti i passaggi dell’acquisto, o meglio dell’approvvigionamento. Tuttavia i processi di acquisto spesso accedono anche ad altre aree di un'azienda per cui l'approvvigionamento elettronico può anche essere collegato a processi e programmi di altri reparti.

Nel settore dell'acquisto gran parte del lavoro consiste nel trovare e confrontare offerte. Le soluzioni di approvvigionamento elettronico hanno il vantaggio di poter centralizzare tali attività. Tuttavia dipende dalle modalità di configurazione del sistema utilizzato. A volte tutte le offerte confluiscono direttamente nel software. Se non altro, però, i cataloghi online possono essere utilizzati a fini di ricerca. Anche la presenza di un catalogo con manutenzione interna contribuisce ad accelerare i processi.

Nella maggior parte delle aziende sono necessarie specifiche procedure di approvazione per poter eseguire una transazione. Del resto non a tutti i dipendenti è consentito di eseguire gli ordini richiesti, per i quali necessitano invece l’approvazione da parte dei superiori. Tali processi possono essere semplificati e accelerati da sistemi elettronici di approvvigionamento. Il software può inoltrare automaticamente il processo al partecipante successivo nel processo di approvazione. In determinate circostanze è sufficiente premere un pulsante per avviare il processo di ordinazione. Inoltre i permessi possono essere assegnati e revocati centralmente tramite il software.

Infine il sistema di e-procurement esegue anche l'ordine vero e proprio. I dati possono essere trasferiti in vari modi. In alcuni sistemi i dati possono essere inoltrati direttamente via Internet o via VPN al server del fornitore. Tuttavia la faccenda si complica un po’ se le informazioni devono prima essere inviate via e-mail a un dipendente del fornitore in modo che possa inserire i dati sul posto. Ma anche questo processo può essere accelerato se entrambe le parti utilizzano formati standardizzati attraverso i quali è possibile trasferire i dati con facilità.

Nell'operazione di transazione si fa una distinzione tra approvvigionamenti strutturati e non strutturati:

• Approvvigionamento strutturato: A seconda del prodotto richiesto i sistemi di e-procurement hanno la capacità di ordinare le merci automaticamente. Questa procedura è adatta, ad esempio, per gli articoli che sono necessari per la produzione. Naturalmente il fattore decisivo è l'esistenza di contratti di fornitura fissi. Se ad esempio il sistema di ordinazione è collegato a un sistema di gestione dell'inventario, gli ordini possono essere eseguiti automaticamente a partire da un determinato livello minimo di scorte nel magazzino. Tuttavia è anche ipotizzabile un ordine periodico.
   
• Approvvigionamento non strutturato: L'e-procurement può anche supportare acquisti non strutturati che sono richiesti a intervalli irregolari e non sono legati a un fornitore specifico (e a volte richiedono processi di approvazione più complessi). Difatti le approvazioni da parte di dipendenti autorizzati spesso possono essere trasmesse più rapidamente tramite soluzioni EDV che con altri mezzi.

L'approvvigionamento elettronico può essere parte del processo anche dopo la consegna di un ordine. Se il fornitore fornisce i dati in tempo reale, il sistema consente di monitorare la consegna. Ciò consente di seguire la catena di fornitura dal produttore o distributore fino all'azienda che effettua l'ordine. Quest'ultimo può essere confermato registrando elettronicamente il ricevimento della merce e completando così il processo. Per un tracciamento affidabile una buona combinazione di e-procurement con le soluzioni digitali di logistica e gestione delle merci rappresenta sicuramente un vantaggio.

La transazione finanziaria può essere effettuata tramite il sistema di approvvigionamento elettronico, a condizione che vi sia un collegamento al software di contabilità. Entrambi i partecipanti possono beneficiare dell'elaborazione digitale; grazie al sistema, ad esempio, il fornitore è in grado di completare la creazione (parzialmente automatizzata) delle fatture. La fattura può essere trasmessa anche direttamente tramite il sistema e arriva nell’azienda committente direttamente al responsabile dell'ordine.

Tuttavia le fatture elettroniche devono essere firmate con una firma elettronica approvata. Perché tale procedura sia valida deve essere integrata all’interno del sistema di e-procurement corrispondente. Gli importi in sospeso possono quindi essere trasferiti subito dopo la verifica della fattura.

Siccome il sistema documenta tutti i processi, la creazione di report è molto più semplice che con l'approvvigionamento classico, che poggia principalmente su documenti cartacei. Le analisi possono spesso basarsi sui numerosi dati memorizzati nel sistema elettronico: è possibile realizzare rapporti su singoli dipendenti, diversi reparti o fornitori utilizzati. Questo consente di trarre conclusioni sull'efficacia del lavoro dei dipendenti e sulle prestazioni dei fornitori.

Affinché gli appalti elettronici possano funzionare in modo ottimale, è necessario rispettare le norme, possibilmente a livello internazionale. Gli standard vanno ben oltre gli ovvi requisiti tecnici.

• Identificazione di prodotto: Il commercio ha introdotto numeri di identificazione standardizzati. Il numero da solo indica il prodotto senza dover esaminare e confrontare le altre specifiche dell’articolo. Le identificazioni standardizzate dei prodotti possono anche essere acquisite più facilmente dalla maggior parte dei database. Esempi: EAN, UPC
   
• Classificazione: Classificare prodotti e servizi non è sempre facile, in quanto talvolta è possibile assegnarli a diverse categorie. Tuttavia la presenza di norme uniformi fa sì che i prodotti possano essere inseriti nei cataloghi e correttamente classificati. In questo modo il cliente può anche trovare il prodotto più rapidamente nelle rispettive directory. Un tale standard può anche unificare la descrizione degli elementi. Esempi: eCl@ss, UN/SPSC
   
• Formati: Per garantire che tutte le parti interessate ricevano le informazioni necessarie, è necessario utilizzare formati di dati che possano idealmente essere gestiti da tutte le parti senza conversioni. Esempi: CSV, PRICAT, PRODAT, cXML
   
• Transazioni: Per eseguire transazioni, completare ordini di acquisto e attivare consegne il più rapidamente possibile, è opportuno utilizzare un formato uniforme per i documenti di transazione. Questi possono essere elaborati direttamente dalle macchine. Esempi: EDIFACT, cXML
   
• Processi aziendali: Oltre alle singole transazioni è possibile standardizzare la mappatura di interi processi aziendali. Ciò consente di attivare più azioni all'interno di un processo con un solo messaggio. Esempi: ebXML, Biztalk

Esistono diversi tipi di sistemi che possono essere distinti in base agli aspetti tecnici o in base a chi dei partner commerciali coinvolti determina le impostazioni predefinite del sistema.

L'attuazione tecnica si riferisce alla comunicazione tra le aziende, cioè tra i committenti e i fornitori. A tal fine si devono utilizzare norme che siano il più uniformi possibile in modo che la mancanza di integrazione non causi più problemi di quanti non ne risolva la digitalizzazione. I sistemi più vecchi spesso utilizzavano formati di file propri che il partner commerciale faticava ad utilizzare a meno che non disponesse dello stesso sistema. Per questo motivo al giorno d'oggi si tende a utilizzare formati più aperti come XML. Ciò consente anche a diverse soluzioni software di scambiare informazioni tra loro.

I sistemi si distinguono soprattutto per la loro accessibilità:

• Sistemi chiusi: In un sistema chiuso fornitori e acquirenti sono saldamente collegati tra loro. A tal fine entrambe le parti devono utilizzare lo stesso software o adattare le proprie interfacce. Quest'ultima può talvolta essere molto complessa, motivo per cui l'installazione è utile solo se si può supporre che entrambe le parti comunichino tra loro in modo permanente e frequente.
   
• Sistemi semi-aperti: Un sistema di questo tipo di solito parte dal fornitore. Dispone di una rete autonoma e offre ai suoi clienti l'accesso a essa tramite un'interfaccia. Così facendo le aziende possono accedere al sistema tramite browser ed effettuare ordini o adattare il proprio software all'interfaccia del fornitore.
   
• Sistemi aperti: In un sistema aperto non esiste un collegamento diretto tra i sistemi di entrambe le parti, piuttosto il fornitore pubblica regolarmente su Internet una sorta di catalogo online attraverso il quale i clienti possono effettuare gli ordini. Questo sistema è asincrono perché il software non sincronizza ordini e giacenze in tempo reale.

L'attuazione commerciale si differenzia a seconda di quale sia il lato della transazione (fornitore o acquirente) che stabilisce le specifiche del sistema utilizzato. Di solito ciò è legato a quale dei due partner è finanziariamente più forte e quindi più influente. Ad esempio ci sono grandi aziende che assumono numerosi fornitori più piccoli che aderiscono alle specifiche del cliente. D'altronde, però, vi sono anche fornitori influenti da cui dipendono molte imprese. Spesso in questi casi è il fornitore che può definire le specifiche.

Sebbene i tre modelli presentati di seguito siano in linea di principio indipendenti l'uno dall'altro, ora è spesso possibile combinare le diverse soluzioni grazie alla crescente standardizzazione dei formati e delle tecniche.

In questo modello il venditore specifica come i destinatari devono effettuare gli ordini con lui. Tuttavia, poiché è nell'interesse del fornitore generare il massimo fatturato, naturalmente egli vuole garantire un accesso il più semplice possibile ai suoi acquirenti. A tale scopo il fornitore può mettere a disposizione un'applicazione web di facile utilizzo, offrire un software corrispondente o addirittura consegnare al cliente intere soluzioni software. I sistemi di vendita sono spesso simili a quelli di un negozio online, dove il cliente può vedere la gamma di prodotti del fornitore ed effettuare gli ordini direttamente. Lo svantaggio per l'acquirente (oltre all'attuazione del sistema) è che non ha alcuna possibilità di confrontare le offerte.

Le offerte dei fornitori possono essere integrate in tali sistemi in diversi modi: ad esempio è possibile che i fornitori inviino le loro informazioni via e-mail in modo tradizionale (e nell'azienda stessa verranno poi inserite manualmente nel sistema). La sincronizzazione dei dati può anche avvenire automaticamente se il sistema dell'acquirente richiede dati al sistema del fornitore a intervalli regolari e poi li inserisce automaticamente.

Se le imprese o le fusioni di imprese hanno un elevato potere di mercato, possono imporre il loro sistema ai fornitori. I fornitori devono quindi adattare le proprie soluzioni al sistema della rispettiva azienda. Ciò offre all'azienda molte opzioni e facilita la personalizzazione dei processi (ad esempio la distribuzione dei diritti e la semplificazione contabile), che risulterebbe più onerosa con una soluzione di vendita.

Le aziende spesso implementano tali strutture sotto forma di Desktop Purchasing System (DPS), ovvero sistemi di acquisto da desktop: ogni dipendente in possesso dei relativi diritti è in grado di elaborare tutti gli ordini dalla propria postazione di lavoro. Tali soluzioni non devono essere sviluppate o mantenute dall'azienda stessa dato che spesso i fornitori di servizi di approvvigionamento offrono pacchetti completi in cui la manutenzione viene eseguita da specialisti esterni.

In questo caso il mercato viene fornito da una terza parte. In questo sistema la posizione di partenza per i fornitori e gli acquirenti è la stessa: entrambe le parti devono adattare i propri processi alle specifiche dell'operatore che chiede il pagamento di un corrispettivo per la fornitura del sistema. È inoltre concepibile che un gruppo di clienti e fornitori possa offrire e gestire congiuntamente tale mercato. Il vantaggio per le aziende che acquistano è che in un mercato di questo tipo, a differenza del modello di vendita, si riuniscono diversi fornitori.

Tuttavia tali soluzioni non possono essere facilmente integrate nel sistema ERP dell'acquirente. Per ovviare a questo problema alcuni marketplace offrono servizi aggiuntivi che facilitano il lavoro con il sistema.

Gli approvvigionamenti elettronici possono presentare notevoli vantaggi sia per le imprese acquirenti sia per i fornitori coinvolti. Tuttavia un tale sistema di e-procurement deve prima essere implementato e non solo da un punto di vista tecnico: i flussi di lavoro all'interno dell'azienda devono essere adattati al nuovo sistema, i compiti possono essere ridistribuiti e tutti i dipendenti devono essere formati in materia di approvvigionamento elettronico.

Una volta superate queste sfide iniziali, gli e-procurement offrono i seguenti vantaggi:

• Automatismi: Negli acquisti tradizionali non digitali gli acquisti e i reparti correlati dedicano molto tempo all'esecuzione di attività di routine. La richiesta di cataloghi fornitori richiede tempo: un processo che può avvenire automaticamente o diventare completamente superfluo attraverso l'approvvigionamento elettronico.
   
• Tempi di approvvigionamento: L'e-procurement consente di risparmiare tempo di lavoro ai collaboratori coinvolti e di ridurre i tempi di approvvigionamento anche senza automazione. Ciò può essere attribuito al fatto che la velocità di trasmissione dei dati digitali è già superiore a quella delle informazioni stampate. Tutte le parti coinvolte nel processo possono inoltre ricevere le informazioni in tempo reale con l’aiuto di un DPS. E grazie a un'interfaccia ben funzionante collegata al fornitore, i dati dell'ordine vengono immediatamente integrati nel sistema di quest'ultimo. In questo modo si risparmia tempo nell'elaborazione degli ordini.
   
• Assegnazione dei permessi: Il sistema elettronico di approvvigionamento aiuta gli utenti anche a ottimizzare l'assegnazione e il rispetto dei permessi di approvazione. Questa tecnologia può quindi essere utilizzata per garantire che nessuno esegua ordini senza i permessi appropriati prima che siano stati approvati da un dipendente responsabile. I relativi permessi possono essere assegnati rapidamente tramite una soluzione IT e con la stessa velocità possono anche essere annullati.
   
• Costi: I processi di approvvigionamento sono spesso costosi: già solo stampa e carta richiedono un notevole investimento di denaro. Inizialmente anche l'installazione di sofware per gli approvvigionamenti è costosa, ma a lungo termine è conveniente acquistare e integrare soluzioni digitali. In più l'approvvigionamento elettronico può ridurre anche i costi di magazzino. Grazie alla maggiore rapidità di evasione degli ordini, si riducono inoltre i tempi di stoccaggio.
   
• Flessibilità: Grazie agli approvvigionamenti elettronici e all'uso di Internet e dei mezzi digitali, il confronto e la ricerca delle offerte sono molto più facili da realizzare. Inoltre la configurazione dell'ordine tramite un catalogo online è anche più flessibile rispetto ai cataloghi tradizionali.
   
• Qualità: L'aumento del livello degli approvvigionamenti elettronici è legato in prima linea alla qualità dell'informazione. Siccome tutte le informazioni (come ad esempio i dati di prodotto) vengono trasmesse elettronicamente, l'e-procurement riduce il numero di errori nell'inserimento dei dati poiché non sono più i dipendenti a dover trascrivere a mano le informazioni. Oltre a ciò la pubblicazione digitale procura ai fornitori molte più informazioni sui beni, che a loro volta possono essere filtrate in base alle esigenze. Questo significa che ogni acquirente può visualizzare esattamente i dati rilevanti. Inoltre le informazioni su prodotti o servizi possono essere rese più accattivanti da contenuti multimediali di alta qualità (immagini, suoni, video).

Nel settore dell’approvvigionamento professionale di beni e servizi le informazioni essenziali per le imprese viaggiano da una parte all'altra delle transazioni. È pertanto essenziale che la trasmissione sia sicura e affidabile.

• Sicurezza dei dati: L'e-procurement deve garantire che i dati trasferiti non possano essere letti o consultati da terzi. Al fine di offrire ai criminali il minor numero possibile di punti di attacco, idealmente la trasmissione dei dati non avviene attraverso la rete Internet pubblica. I partecipanti stabiliscono invece una connessione VPN sicura e crittografata.
   
• Trasmissione affidabile: È inoltre importante che tutte le informazioni raggiungano il partner commerciale senza subire perdite. Generalmente ciò è più facile da ottenere con gli approvvigionamenti che con gli acquisti tradizionali.
   
• Dati vincolanti: Nell’e-procurement è compito dei sistemi trasferire contratti e altri documenti giuridicamente vincolanti. Sono necessarie misure adeguate per fare in modo che entrambe le parti possano essere sicure del rispetto degli impegni. In alcuni casi, ad esempio, una password può essere sufficiente per fornire una conferma vincolante, in altri è invece necessaria una firma digitale giuridicamente vincolante.