In Excel, il programma di Microsoft dedicato ai fogli elet­tro­ni­ci, la for­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le è di­spo­ni­bi­le dalla versione 2007. Questo metodo di for­mat­ta­zio­ne permette agli utenti di vi­sua­liz­za­re quantità di dati complessi o elevati. Ha il vantaggio di fornire una rapida pa­no­ra­mi­ca per­met­ten­do di ri­co­no­sce­re im­me­dia­ta­men­te tendenze precise o dati scorretti. Vi farà ri­spar­mia­re tempo aiu­tan­do­vi nel­l'a­na­li­si della vostra raccolta di dati. Sarete voi a stabilire le con­di­zio­ni per cui evi­den­zia­re solo alcune celle. La for­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le, uti­liz­za­ta anche in altri programmi Office, presenta il vantaggio di ap­pli­car­si a livello grafico solo nelle celle che sod­di­sfa­no de­ter­mi­na­ti criteri.

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For­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le: casi d'uso preferiti

La for­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le si applica più spesso per l’ela­bo­ra­zio­ne e il trat­ta­men­to di in­for­ma­zio­ni in tre settori prin­ci­pa­li, ossia quando sussiste la necessità di:

  1. vi­sua­liz­za­re i valori: qui saranno con­fron­ta­te tra loro tutte le cifre che si trovano in un in­ter­val­lo di celle. Nella for­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le, usata spesso su Excel, l’aspetto delle celle si basa dunque sulla grandezza dei valori. Se le cifre sono diverse, perché negative, molto più piccole o più grandi di quelle usuali, sono evi­den­zia­te con un colore dif­fe­ren­te.
  2. Ve­ri­fi­ca­re i dati: ve­ri­fi­ca­re la con­for­mi­tà di ogni singola cella può costare, in base alla quantità dei dati, molto tempo. Inoltre è molto alta la pro­ba­bi­li­tà che all’occhio umano sfuggano le ir­re­go­la­ri­tà. Perciò la for­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le è la soluzione ideale se volete ve­ri­fi­ca­re la cor­ret­tez­za di dati. Sta­bi­len­do con­di­zio­ni definite, evi­den­zie­re­te soltanto le celle che cercate.
  3. Filtrare i valori univoci o duplicati: anche per creare un elenco con valori univoci, potete uti­liz­za­re la for­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le di Excel. Avete la pos­si­bi­li­tà di filtrare i valori univoci, oscurando tem­po­ra­nea­men­te quelli duplicati. In un passaggio separato, se volete, potete eliminare i duplicati.

Excel: for­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le in base ai valori

La for­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le di Excel in base ai valori è utile se avete un elenco con diversi valori che volete con­fron­ta­re tra loro. Un paio di clic vi per­met­te­ran­no di valutare un in­ter­val­lo di celle definito e vi­sua­liz­zar­lo con l'aiuto di diversi colori. I valori più elevati con­ter­ran­no il colore verde, mentre i valori più bassi saranno rap­pre­sen­ta­ti nelle tonalità del rosso. In al­ter­na­ti­va per vi­sua­liz­za­re i valori ci sono le Barre dei dati oppure i Set di icone come il semaforo o la freccia.

Immagine: Formattazione condizionale in base ai valori
Evi­den­zia­te l’in­ter­val­lo di celle se­le­zio­nan­do “For­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le” e infine l’opzione de­si­de­ra­ta: “Barre dei dati”, “Scale di colori” oppure “Set di icone”.
Immagine: Formattazione condizionale: possibile visualizzazione su Excel
Su Microsoft Excel i dati si possono vi­sua­liz­za­re con l’aiuto di Scale di colori, Barre dei dati e Set di icone.
N.B.

Le versioni pre­ce­den­ti di Excel non mostrano alcune opzioni della for­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le come le Barre dei dati e i Set di icone. Per uti­liz­za­re le ultime funzioni in materia di for­mat­ta­zio­ne Excel, vi con­si­glia­mo di usare la versione attuale del programma dedicato al foglio elet­tro­ni­co, che potrete ottenere, tra le varie pos­si­bi­li­tà, ac­qui­stan­do il pacchetto Microsoft 365 per le aziende con Word, Po­wer­Point ecc. insieme a un dominio re­gi­stra­to su IONOS.

For­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le in base alle regole

Se de­si­de­ra­te impostare la for­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le sulla base di regole, avrete a di­spo­si­zio­ne un pro­ce­di­men­to leg­ger­men­te più fles­si­bi­le rispetto a quello in base alle con­di­zio­ni. Se­le­zio­nan­do valori di soglia, in questo tipo di for­mat­ta­zio­ne di Excel saranno con­si­de­ra­ti soltanto in­ter­val­li di celle precisi. In base alla necessità, potete for­mat­ta­re solo valori univoci oppure valori maggiori e inferiori. Tra questi si applica ad esempio la regola pre­im­po­sta­ta della for­mat­ta­zio­ne dei primi/ultimi dieci elementi o dieci percento. Cliccando sul pulsante “Regole evi­den­zia­zio­ne celle” potete scegliere tra le seguenti opzioni:

  • Maggiore di...
  • Minore di...
  • Tra...
  • Uguale a...
  • Testo con­te­nen­te...
  • Data cor­ri­spon­den­te a...
  • Valori duplicati...
Immagine: Excel: formattazione condizionale in base alle regole
Se­le­zio­na­te “For­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le” e poi “Regole evi­den­zia­zio­ne celle” oppure “Regole primi/ultimi”.

Se non lavorate con cifre, ma con testi e volete evi­den­zia­re celle con­te­nen­ti termini precisi, cliccate su “Regole evi­den­zia­zio­ne celle” -> “Testo con­te­nen­te...”. Inserite infine il testo cor­ri­spon­den­te e scegliete il relativo colore di riem­pi­men­to. Le in­for­ma­zio­ni ricercate saranno evi­den­zia­te con un colore diverso solo nelle celle in­te­res­sa­te.

Immagine: Immissione di Testo contenente per una formattazione condizionale di Excel
Se­le­zio­na­te l’opzione “Testo con­te­nen­te” e inserite un termine.
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For­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le di Excel con formule pre­de­fi­ni­te

L’utilizzo di formule per­so­na­liz­za­te vi offre ancora maggiore fles­si­bi­li­tà nella for­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le di Excel. Questo perché invece di applicare le regole pre­de­fi­ni­te di Excel, potete impostare le vostre con­di­zio­ni. Così avrete pos­si­bi­li­tà il­li­mi­ta­te per ve­ri­fi­ca­re in maniera complessa i vostri dati. Con la formula cor­ri­spon­den­te, ad esempio, è possibile con­fron­ta­re una serie di numeri con una tabella di ri­fe­ri­men­to, come di­mo­stra­to nel seguente video di YouTube:

SxhvSeaXf3U.jpg Per visualizzare questo video, sono necessari i cookie di terze parti. Puoi accedere e modificare le impostazioni dei cookie qui.

Per impostare una con­di­zio­ne per­so­na­liz­za­ta con l’aiuto di una formula, cliccate su “Nuova regola...” e se­le­zio­na­te l’opzione “Utilizza una formula per de­ter­mi­na­re le celle da for­mat­ta­re”. Infine, inserite la formula nel text box, stabilite il formato de­si­de­ra­to e cliccate su “OK”.

Immagine: Excel: Nuova regola per la formattazione condizionale
Se­le­zio­na­te “For­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le” e dopo “Nuova regola”.
Immagine: Finestra di dialogo Excel “Nuova regola di formattazione”
Se­le­zio­na­te l’opzione “Utilizza una formula per de­ter­mi­na­re le celle da for­mat­ta­re” per inserire infine la vostra formula.

Esempio pratico della for­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le di Excel

Nel seguente esempio pratico abbiamo vi­sua­liz­za­to per la for­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le di Excel il fatturato di un'a­zien­da nella colonna B con l'aiuto delle Barre dei dati. Le frecce colorate della colonna C rap­pre­sen­ta­no l'evo­lu­zio­ne dei profitti e delle perdite nel ri­spet­ti­vo mese pre­ce­den­te:

Immagine: Formattazione condizionale: esempio pratico di Excel
Barre dei dati e Set di icone rap­pre­sen­ta­no i vostri dati in maniera pratica.

Per in­tro­dur­re poi le Barre dei dati nella colonna B, se­le­zio­na­te le celle dalla B2 alle B13 e cliccate

  • “For­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le”,
  • “Barre dei dati” e
  • “Riem­pi­men­to sfumato/Tinta unita”.

Se­le­zio­na­te solo le celle dalla C3 fino alla C13 e fate clic in suc­ces­sio­ne su

  • “For­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le”,
  • “Set di icone” e
  • “Di­re­zio­na­le”.

Se nella colonna C è mostrata una tendenza verso l'alto, e cioè quando il fatturato ha avuto un in­cre­men­to di almeno 5 Euro rispetto al mese pre­ce­den­te, dovete cliccare su Modifica regola. Se­le­zio­na­te allora l’in­ter­val­lo di celle da C3 a C13 e cliccate infine su “For­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le”. Se­le­zio­na­te in seguito “Gestisci regole” e infine “Modifica regola”.

Immagine: Menu di Excel “Formattazione condizionale”
Cliccate su “For­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le” e “Gestisci regole” per ef­fet­tua­re modifiche di formule già esistenti.
Immagine: Excel: modificare la formattazione condizionale
Come mo­di­fi­ca­re una regola di Microsoft Excel.

Mo­di­fi­ca­te il valore “>” per la freccia rivolta verso l'alto da “0” a “5” e cliccate su “OK”:

Immagine: Excel: modificare le regole di formattazione
Potete adattare le formule pre­de­fi­ni­te di Excel in qualsiasi momento.

Adesso apparirà la finestra di dialogo “Gestione regole for­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le”. Cliccate di nuovo su “OK” per salvare la regola mo­di­fi­ca­ta per l’in­ter­val­lo di celle se­le­zio­na­to. Se nella cella C7 non sarà mostrata alcuna tendenza verso l’alto, allora l’obiettivo di un guadagno minimo di cinque Euro da maggio a giugno non è stato raggiunto:

Immagine: Formattazione condizionale: esempio Excel con regola modificata
Potete adeguare co­mo­da­men­te le con­di­zio­ni all’interno di una for­mat­ta­zio­ne in base alle vostre esigenze.

Si tratta di un esempio semplice, che illustra una delle tante pos­si­bi­li­tà offerte dalla funzione di Excel “For­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le”. Di solito vige la regola: quanto più sicuro è l'ap­proc­cio con formule e funzioni di Excel, tanto più efficace e fles­si­bi­le sarà l’utilizzo di queste funzioni.

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