In Dropbox trovate i log di eventi, attività, di­spo­si­ti­vi collegati, tipi di browser e attività del team. Questi registri mostrano data e ora di accesso, tipi di accesso, modifiche e dati degli utenti. Sono quindi par­ti­co­lar­men­te pratici per motivi sia or­ga­niz­za­ti­vi sia di sicurezza.

Cosa sono i log di Dropbox?

Dropbox, così come le al­ter­na­ti­ve a Dropbox Google Drive e iCloud, è una delle soluzioni più popolari per l’ar­chi­via­zio­ne cloud e il file hosting in tutto il mondo. Il servizio offre gra­tui­ta­men­te agli utenti uno spazio di ar­chi­via­zio­ne cloud di 2 GB. Rap­pre­sen­ta inoltre una pratica al­ter­na­ti­va ai server FTP, per­met­ten­do di inviare fino a 100 MB con Dropbox Transfer. Con i piani a pagamento offre più spazio e funzioni.

Poiché per i servizi cloud sono molto im­por­tan­ti anche la sicurezza del cloud e il controllo degli accessi, Dropbox offre rapporti au­to­ma­ti­ci sotto forma di file di log. Questi registri indicano le modifiche apportate ai file, gli eventi rilevanti per la sicurezza, i nuovi file caricati, i di­spo­si­ti­vi collegati e molto altro. Agli utenti singoli che uti­liz­za­no Dropbox per il backup dei file, i log per­met­to­no di rilevare accessi sospetti. Gli utenti che invece uti­liz­za­no Dropbox in team o per scopi com­mer­cia­li possono usarli a fini di or­ga­niz­za­zio­ne, mo­ni­to­rag­gio, delega e analisi delle attività del gruppo.

Come trovare i log di Dropbox

Dropbox crea diversi file di log sulle vostre attività. Di seguito vi spie­ghia­mo come trovarli e aprirli. La procedura da PC desktop o app per browser mobile è identica.

Log degli eventi

I file di log degli eventi elencano tutte le attività relative all’account Dropbox. Trovate i file di log degli eventi come indicato di seguito.

Primo passaggio: aprite il link dropbox.com/events ed eseguite l’accesso.

Secondo passaggio: nel menu “Eventi” vi­sua­liz­za­te ora l’elenco di tutte le attività. Nella parte destra della schermata trovate “Tutti gli eventi” e, sotto, il ca­len­da­rio per cercare gli eventi di un de­ter­mi­na­to periodo di tempo.

Log delle attività

La funzione di log “Attività” elenca tutte le attività relative ai file, alle cartelle o ai progetti dell’account Dropbox, tra cui in­for­ma­zio­ni e opzioni sulle ope­ra­zio­ni seguenti:

  • aggiunta
  • modifica
  • spo­sta­men­to
  • ri­de­no­mi­na­zio­ne
  • ri­pri­sti­no (della versione pre­ce­den­te)

Per ri­chia­ma­re le attività procedete come indicato di seguito.

Primo passaggio: accedete all’account Dropbox.

Secondo passaggio: nel menu iniziale in basso a destra fate clic sull’opzione “Attività”.

Terzo passaggio: nell’area “Attività” se­le­zio­na­te “Filtro” per vi­sua­liz­za­re in­for­ma­zio­ni sulle attività re­gi­stra­te. Potete uti­liz­za­re questa funzione per le cartelle oppure per i file e i progetti se­le­zio­na­ti.

Quarto passaggio: se per un file è stata attivata l’opzione per vi­sua­liz­za­re le in­for­ma­zio­ni degli os­ser­va­to­ri, nell’anteprima del file potete vedere quali utenti con accesso di lettura o modifica hanno appena vi­sua­liz­za­to o aperto un file.

Le in­for­ma­zio­ni vi­sua­liz­za­te sulle attività non si ri­fe­ri­sco­no ai file che sono stati scaricati da Dropbox ed elaborati ester­na­men­te.

Log dei di­spo­si­ti­vi collegati

I log dei di­spo­si­ti­vi e dei browser collegati e/o da cui è stato eseguito l’accesso servono in par­ti­co­la­re ai fini della sicurezza dell’account Dropbox. Per­met­to­no di con­trol­la­re se gli accessi sono stati eseguiti solo da di­spo­si­ti­vi au­to­riz­za­ti. Trovate i log nella scheda “Sicurezza” delle im­po­sta­zio­ni del vostro profilo. Sono suddivisi nelle categorie seguenti.

  • Browser web: in­for­ma­zio­ni su tipo di browser, posizione, ultimo accesso e indirizzo IP.
  • Di­spo­si­ti­vi/di­spo­si­ti­vi mobili collegati con Paper: nomi dei di­spo­si­ti­vi, posizione, momento in cui è stato eseguito l’ultimo accesso.
  • Contatti per di­spo­si­ti­vi mobili: in­for­ma­zio­ni sui contatti importati dei di­spo­si­ti­vi mobili collegati.

Per ri­chia­ma­re le in­for­ma­zio­ni procedete come indicato di seguito.

Primo passaggio: accedete al vostro account e fate clic sull’immagine del vostro profilo in alto a destra. Qui trovate l’opzione “Im­po­sta­zio­ni”.

Secondo passaggio: se­le­zio­na­te la scheda “Sicurezza”.

Terzo passaggio: nella scheda “Sicurezza” trovate in­for­ma­zio­ni sui browser web che hanno at­tual­men­te eseguito l’accesso, i di­spo­si­ti­vi collegati all’account Dropbox, i di­spo­si­ti­vi connessi con Paper e i contatti per di­spo­si­ti­vi mobili importati.

Quarto passaggio: se compaiono di­spo­si­ti­vi, browser o contatti sco­no­sciu­ti, con­trol­la­te se sono già state apportate modifiche ai file.

Log di Dropbox Business nella dashboard sta­ti­sti­che

Uti­liz­zan­do un account Dropbox Business avete a di­spo­si­zio­ne una dashboard sta­ti­sti­che per Dropbox Business. Si tratta di un prospetto di in­for­ma­zio­ni utili sulle attività correnti e passate del team e di col­le­ga­men­ti rapidi alle funzioni di am­mi­ni­stra­zio­ne più im­por­tan­ti. Ad esempio, la ricerca di de­ter­mi­na­ti membri (con nome ed e-mail), il numero di membri correnti, gli inviti, le licenze e i membri aggiunti di recente. Trovate inoltre un riepilogo delle attività del team, con dettagli su:

  • file e cartelle condivise da membri in attesa e membri già entrati nel team
  • file e cartelle condivise di membri eliminati
  • cartelle del team attive e ar­chi­via­te

Per vi­sua­liz­za­re la dashboard sta­ti­sti­che procedete come segue.

Primo passaggio: accedete al vostro account Dropbox come am­mi­ni­stra­to­re.

Secondo passaggio: nel menu a sinistra se­le­zio­na­te la voce “Console am­mi­ni­stra­to­re”.

Terzo passaggio: sotto “Attività” vi­sua­liz­za­te ora in­for­ma­zio­ni quali:

  • membri attivi

  • spazio di ar­chi­via­zio­ne

  • link creati

  • cartelle condivise attive

  • di­spo­si­ti­vi attivi

  • dati da osservare Nella console am­mi­ni­stra­to­re sono inoltre di­spo­ni­bi­li le funzioni seguenti:

  • cercare un membro del team

  • vi­sua­liz­za­re le sta­ti­sti­che del team

  • invitare nuovi utenti

  • ricordare gli inviti

  • ag­giun­ge­re licenze

  • con­sul­ta­re i dati di utilizzo di un de­ter­mi­na­to periodo

  • ana­liz­za­re l’intensità delle attività del team

  • vi­sua­liz­za­re gli avvisi di sicurezza

  • esaminare le con­di­vi­sio­ni esterne

Le in­for­ma­zio­ni vi­sua­liz­za­bi­li nella console am­mi­ni­stra­to­re com­pren­do­no le attività del team degli ultimi 28 giorni. Le attività do­cu­men­ta­te sono l’aggiunta, la modifica, la vi­sua­liz­za­zio­ne e la con­di­vi­sio­ne dei file. Sono inoltre di­spo­ni­bi­li in­for­ma­zio­ni sullo spazio di ar­chi­via­zio­ne occupato e, in presenza di almeno due membri, le cartelle e i link condivisi. Per eseguire una ricerca mirata potete filtrare i dati con criteri quali periodi, membri, file o attività. Andate su “Attività” e se­le­zio­na­te “Aggiungi attività”.

Rapporti sull’attività di Dropbox per gli am­mi­ni­stra­to­ri

Dropbox offre agli am­mi­ni­stra­to­ri la pos­si­bi­li­tà di creare ed esportare rapporti di attività. Procedete come indicato di seguito.

Primo passaggio: accedete all’account Dropbox come am­mi­ni­stra­to­re.

Secondo passaggio: andate a “Console am­mi­ni­stra­to­re” e “Attività”.

Terzo passaggio: filtrate i dati de­si­de­ra­ti con gli appositi criteri.

Quarto passaggio: esportate il rapporto dei file di log con “Crea rapporto”.

I rapporti sono salvati in locale come file CSV. Li trovate nella cartella “Rapporti di Dropbox Business”. Non appena un rapporto è di­spo­ni­bi­le, ricevete una conferma tramite e-mail. A seconda dei criteri di filtro, il rapporto contiene in­for­ma­zio­ni su:

  • data e ora delle attività
  • utenti che hanno eseguito un’azione
  • dettagli sull’attività do­cu­men­ta­ta
  • località da cui è stato eseguito l’accesso e relativo indirizzo IP
  • ap­pli­ca­zio­ni uti­liz­za­te e commenti
  • accessi e password uti­liz­za­te
  • richieste di file
  • gruppi, membri, cartelle del team, norme del team e profili del team

Attività di con­di­vi­sio­ne dei file in Dropbox Business

Un’altra funzione a di­spo­si­zio­ne degli am­mi­ni­stra­to­ri è rap­pre­sen­ta­ta dai log dei file condivisi. Potete vi­sua­liz­za­re in­for­ma­zio­ni sulle attività di con­di­vi­sio­ne e sui file condivisi dai membri all’interno o all’esterno dell’azienda. Di seguito la procedura per vi­sua­liz­za­re i registri.

Primo passaggio: accedete a Dropbox come am­mi­ni­stra­to­re.

Secondo passaggio: andate nella “Console am­mi­ni­stra­to­re”, fate clic su “Attività” e se­le­zio­na­te il filtro “Con­di­vi­sio­ne”.

Terzo passaggio: per vi­sua­liz­za­re le attività di con­di­vi­sio­ne recenti dei membri, nel menu a sinistra se­le­zio­na­te “Membri” e nella lista fate clic sul membro.

Quarto passaggio: per vi­sua­liz­za­re tutte le azioni relative a un team, se­le­zio­na­te l’opzione “Crea rapporto completo”. Qui vedete tutte le attività di con­di­vi­sio­ne di de­ter­mi­na­ti membri.

Gli eventi relativi alle cartelle condivise vengono re­gi­stra­ti quando qualcuno:

  • crea una cartella condivisa
  • invita una persona in una cartella
  • si unisce a una cartella
  • rimuove una persona da una cartella
  • modifica il ruolo di un’altra persona
  • tra­sfe­ri­sce la proprietà di una cartella a un’altra persona
  • annulla la con­di­vi­sio­ne di una cartella
  • modifica le au­to­riz­za­zio­ni di con­di­vi­sio­ne di una cartella
  • modifica le au­to­riz­za­zio­ni di con­di­vi­sio­ne generali delle cartelle
  • sposta una cartella condivisa da un Dropbox aziendale a un Dropbox personale

Sotto “Attività” trovate inoltre in­for­ma­zio­ni det­ta­glia­te sulle azioni relative ai file e ai link condivisi, alle richieste di file e agli eventi di con­di­vi­sio­ne di Paper.

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