Metodi e supporti di archiviazione in sintesi

La nostra vita diventa sempre più digitale e la quantità di dati che produciamo e conserviamo su computer e cellulari è in costante aumento, che si tratti di documenti professionali o personali o fotografie. Proteggere questi dati e prevenirne la perdita è diventato imperativo. Per questo un regolare backup dei dati deve far parte di una sana routine digitale. In questo articolo vi presentiamo le diverse opzioni disponibili, sia in termini di metodi che di supporti di archiviazione dati.

Prima di effettuare qualunque backup è importante chiedersi quali sono i dati che devono effettivamente essere archiviati. Il backup, infatti, a seconda del supporto utilizzato, richiede tempo, denaro e prezioso spazio di memoria. I dati che possono essere facilmente ripristinati con un nuovo download (come un software) non dovrebbero quindi essere inclusi nel backup. Invece, dovreste avere una sola versione (attuale) di singoli file (foto, e-mail, contratti e altri documenti di testo...), e non molteplici con contenuti simili o identici.

Un secondo aspetto da considerare è se il backup deve avvenire manualmente o automaticamente. Il metodo manuale conviene solo se dovete archiviare precisi file singoli. Nel caso del backup automatico è possibile stabilire, tramite un software dedicato, quali file e cartelle devono essere archiviati, quando, quanto spesso e in quale posizione. Con questo metodo si riescono anche a impostare le preferenze in termini di ridondanze e controllo di versione: i dati già archiviati devono essere memorizzati nuovamente in un’altra posizione, sostituiti o esclusi da backup successivi?

Nella maggior parte dei casi, l’impostazione del backup automatico è talmente intuitiva e semplice che anche gli utenti meno esperti possono approfittarne. In altri articoli di approfondimento, come quello sul backup in Windows 10 e quello relativo alla funzione di backup su Mac, scoprite inoltre come effettuare un backup automatico tramite il vostro sistema operativo.

Tra i supporti di archiviazione si sono ormai affermate diverse opzioni:

• L’archiviazione online o tramite cloud, un metodo di backup rapido ed economico, alla portata di tutti e facilmente scalabile.
• Memorie esterne come hard disk, memorie di rete o nastri magnetici, indipendenti da Internet con il vantaggio di avere sempre il controllo sui propri dati.

In confronto, i supporti di archiviazione ottici, come CD, DVD, Blu-Ray o dischi BD-R HTL (High To Low) sono più costosi, offrono uno spazio limitato e non sono altrettanto durevoli. Da quando i dischi rigidi con grandi spazi di archiviazione sono diventati più accessibili, i supporti ottici vengono utilizzati sempre meno.

L’archiviazione di dati in un cloud è ormai diventata una soluzione conveniente ed economica. Una volta impostata, tutti i documenti, le foto e altri file vengono memorizzati direttamente su un server. Voi stessi decidete cosa deve essere salvato e quanto spesso; inoltre, potete decidere se collegare, oltre al vostro computer, anche altri dispositivi come tablet e smartphone. Per la registrazione, in genere, è sufficiente un indirizzo e-mail.

Un tema scottante nell’archiviazione in un cloud è la protezione dei dati. Dato che il vostro backup è sui server di un’azienda esterna, la responsabilità della protezione dei vostri dati è nelle mani di terzi. Scegliendo provider con data center nell’UE andate sul sicuro, considerando gli elevati standard applicati in materia di privacy.

Utilizzare hard disk esterni è diventato un metodo classico per effettuare un backup. Sono disponibili praticamente in qualunque dimensione e fascia di prezzo e si collegano facilmente al computer tramite un cavo USB. Una chiavetta USB, a seconda dello spazio che offre, può svolgere la stessa funzione.

Come i computer e altri dispositivi tecnologici, anche gli hard disk hanno un ciclo di vita limitato. Con un utilizzo continuo, la durata è al massimo intorno ai dieci anni. Nel caso dell’archiviazione di dati è quindi importante effettuare un nuovo backup e sostituire l’hard disk ogni due anni circa. Sarebbe ancora meglio se l’hard disk contenente il backup venisse utilizzato raramente o non venisse utilizzato affatto. Conservate l’hard disk in un luogo fresco e asciutto, evitate vibrazioni, urti e l’influenza di campi magnetici. Conservato in questo modo, un disco rigido esterno può durare anche per diversi decenni.

L’opzione un po’ più costosa, ma anche più sicura rispetto a un singolo disco rigido, è il Network Attached Storage (NAS): si tratta di una sorta di minicomputer, composto da almeno uno o preferibilmente due o più dischi rigidi. Il NAS, collegato alla rete domestica o aziendale, crea regolarmente un backup identico su diversi dischi rigidi. Se un disco rigido presenta un guasto, c’è sempre almeno un’altra copia dei dati. I vantaggi offerti da questo metodo rispetto all’archiviazione su un singolo hard disk non è solo l’affidabilità maggiore (grazie al numero di copie salvate), ma anche la velocità di scrittura e le capacità superiori. Molti NAS offrono anche funzioni aggiuntive, come lo streaming di musica e video e l’invio di e-mail tramite server.

Può sembrare un metodo antiquato, ma i nastri magnetici sono ancora un mezzo di archiviazione importante, soprattutto per le aziende. I nastri magnetici, che si presentano solitamente sotto forma di cassette, hanno una capacità di archiviazione impareggiabile e sono considerati estremamente durevoli, motivo per cui sono particolarmente utili per grandi quantità di dati e archiviazioni a lungo termine. Per garantire un’archiviazione del genere è, tuttavia, importante conservare le cassette in un luogo asciutto e pulito e lontano da campi magnetici.

Dal momento che la creazione del backup richiede diverso tempo (velocità di scrittura lenta) e uno speciale dispositivo di registrazione (unità a nastro), questo metodo è ormai utilizzato solo da aziende che dispongono dei dispositivi appositi. Dato che il mercato è relativamente piccolo, partire con questa opzione comporta dei costi elevati se non si è già attrezzati.

Le opzioni disponibili per l’archiviazione dei dati sono molteplici e si distinguono soprattutto per la velocità di scrittura, i costi e le capacità di memoria. I metodi più gettonati per l’uso privato sono il cloud, l’hard disk e le chiavette USB. Piccole e medie imprese possono considerare anche i NAS e i nastri magnetici.

Prima di scegliere, riflettete sui seguenti punti:

• Qual è l’infrastruttura esistente? Se avete già un disco rigido esterno o la vostra azienda utilizza ancora i nastri magnetici, non c’è motivo per cui non dobbiate utilizzare anche questi.
• Quanti dati dovete archiviare? Il supporto scelto deve essere adatto alle vostre esigenze di spazio. Per grandi quantità di dati si prestano soprattutto le soluzioni scalabili in cloud.
• Per quanti dispositivi/utenti devono essere creati backup? Il numero di dispositivi è particolarmente importante per gli utenti privati. Le soluzioni cloud più convenienti solitamente prevedono anche un limite di dispositivi che possono essere collegati.
• Come devono essere gli standard di sicurezza? Questo aspetto è particolarmente rilevante per le aziende, i cui dati devono essere sempre criptati e protetti in conformità con le norme sulla protezione dei dati. Anche la ridondanza geografica, ossia il mirroring dei dati in luoghi diversi, dovrebbe essere presa in considerazione nella scelta di un’opzione.
• Che budget avete? Ci sono soluzioni per tutte le tasche. Le opzioni con hardware proprio comportano solitamente costi iniziali più elevati, mentre le soluzioni cloud generano costi ricorrenti.

Arriviamo al punto finale, forse il più importante: come si archiviano correttamente e in modo sicuro i dati? Di seguito alcuni preziosi consigli su come effettuare il backup:

1. Seguite la “regola del backup 3-2-1”: archiviate sempre tre copie, in due posizioni diverse, di cui una su un supporto esterno.
2. Riducete la quantità di dati da archiviare all’essenziale: escludete versioni e set di dati duplicati, nonché programmi e documenti che possono essere recuperati in ogni momento da un’altra fonte.
3. Utilizzate supporti scrivibili una sola volta o archiviate copie protette di sola lettura di documenti per evitare che durante un nuovo backup vengano sovrascritti inavvertitamente i contenuti.
4. Evitate i formati “esotici”. Dato che i formati possono subire modifiche nel tempo o che in futuro potreste non disporre più dei programmi specifici per aprirli, utilizzate sempre formati standard. Alcuni esempi sono i formati PDF, JPG, MPEG, UDF…
5. Se criptate i dati archiviati, ricordate che dovrete conservare in modo sicuro e nel lungo termine anche le relative password.
6. Impostate nomi univoci (inclusa la data) per i vostri backup per consentirne una consultazione rapida.
7. Una volta completato un backup, verificate che i file siano stati archiviati in modo completo e corretto.
8. Controllate regolarmente e sostituite, se necessario, i supporti di archiviazione.