Alternative a Microsoft Access: ci sono dei programmi gratuiti che forniscono prestazioni simili?

L’elaborazione dati è una parte importante del mondo lavorativo. Che alla base vi sia il registro clienti, la propria rubrica privata, la contabilità o la giacenza di magazzino, il riuscire a ordinare e amministrare i dati più velocemente e flessibilmente è chiaramente possibile e ha acquisito un’importanza sempre maggiore con l’aumento della digitalizzazione. Tutto ciò è reso possibile dal Database Management System (DBMS), con il quale è possibile ordinare e richiamare dati secondo determinate caratteristiche (come ad esempio la residenza dei contatti in base al codice di avviamento postale o l’assortimento in base ai gruppi di prodotto).

Un DBMS molto diffuso è Microsoft Access, chiamato anche MS Access. Il programma viene comunemente utilizzato sia da aziende piccole e di medio-grandi dimensioni sia da utenti privati per riuscire a lavorare con i dati con maggiore dimestichezza. Il vantaggio rispetto ad altri DBMS è che non è necessaria alcuna conoscenza di programmazione per l’utilizzo di Microsoft Access.

Affianco ad MS Access esistono però anche ulteriori Database Management System di comprovata affidabilità, con i quali è possibile svolgere le proprie mansioni in maniera simile; alcuni di questi sono tra l’altro compatibili con altri sistemi operativi come macOS o GNU/Linux. Inoltre è possibile trovare delle alternative a Microsoft Access gratuite. In questo articolo vi presentiamo tre delle migliori alternative a Microsoft Access, che potete scaricare a gratuitamente.

La domanda sorge spontanea: perché è così importante riuscire a trovare un’alternativa a Microsoft Access? La forte espansione del software in questione significa per lo meno che si tratta di un DBMS ben collaudato. Infatti MS Access conta molti vantaggi, ad esempio è tanto adatto per principianti quanto per utenti esperti che lavorano con le banche dati. Tuttavia è disponibile solo ed unicamente per Windows ed è ottenibile solo a pagamento.

Il software è particolarmente adatto per gli utenti alle prime armi con la gestione di database: per la creazione di semplici banche dati non necessitate di alcuna conoscenza di programmazione, infatti la realizzazione di una banca dati risulta relativamente facile tramite l’interfaccia grafica a disposizione. Diversi aiuti e modelli preimpostati vi semplificheranno la vita, ad esempio per quanto riguarda la gestione dei contatti, dell’attivo o delle mansioni di un progetto. Un’altra opzione che fornisce MS Access è la definizione libera dei campi dati e dunque la possibilità di adattare le caratteristiche dei modelli di dati a determinate esigenze.

La realizzazione, l’elaborazione e il collegamento di tabelle e di record dei dati è veloce e semplice con MS Access. Chi desidera usare il programma per la realizzazione di applicazioni più vaste non potrà fare a meno di utilizzare la programmazione con VBA (Visual Basic for Applications) dove, tuttavia, anche in questo caso l’impegno richiesto sarà minore rispetto ad altri Database Management System. Tramite l’utilizzo di macro, in breve funzioni parametrizzabili, potrete inoltre automatizzare diversi compiti con relativa facilità.

Non solo la creazione e la gestione di record di dati risultano spesso più facili con MS Access, rispetto ad altri Database Management System, ma lo stesso vale anche per l’impostazione dell’analisi degli stessi. Con l’aiuto di diverse funzioni di supporto la catalogazione di banche dati precedentemente realizzate, la consultazione del database e la creazione di rapporti risultano operazioni molto agevoli.

Attraverso l’archiviazione di una banca dati di MS Access in un singolo file, questo può essere facilmente condiviso con altre persone o trasmesso su altri dispositivi. Nel caso in cui desideriate utilizzare la banca dati in un DBMS diverso da MS Access, o viceversa, avrete la possibilità di contare su molte interfacce. Oltre a file MS Office con altri formati, come ad esempio Excel, l’importazione e l’esportazione di altri tipi di formati risulta ugualmente possibile; ad esempio partendo dalle banche dati realizzate con ODBC (tra le quali MySQL, Microsoft SQL Server, PostgreSQL), passando per documenti HTML e file XML, fino a file dBase. Infine, è possibile spostare da un programma all’altro anche le tabelle e i formulari.

La semplicità del software ha però il suo prezzo. Il Database Management System di Microsoft Access è, se comparato ad un DBMS per i server, decisamente meno performante: MS Access è ottimo per l’elaborazione di banche dati di dimensioni ridotte, che non superino il centinaio di migliaia di stringhe di dati; in tal caso sarà necessario utilizzare un DBMS per i server. L’elaborazione di grandi quantità di dati richiede infatti molto tempo con MS Access e ne conseguono perciò lunghi tempi di caricamento. Proprio questo rappresenta il rovescio della medaglia di una banca dati basata su file: l’interrogazione del database avviene sempre sulla base dell’intero file; dunque, più grande sarà il file, maggiore sarà il tempo necessario. Il programma appare allo stesso modo limitato in relazione alle dimensioni di una banca dati: la dimensione massima del file è di 2 GB. Ma fin quanto non si salveranno grandi quantità di immagini o simili, questa limitazione, nella pratica, rappresenterà difficilmente un problema. Anche la gamma di funzioni risulta decisamente inferiore se paragonata alla media di quelle di un DBMS per i server. Allo stesso modo, paragonando MS Access ad un DBMS basato completamente su SQL, risulta deficitario per quanto riguarda l’utilizzo condiviso: da un lato lo standard SQL opera con un concetto di autorizzazione completamente diverso rispetto a MS Access; dall’altro il programma di Microsoft ha dei seri problemi riguardo alla velocità delle prestazioni nel caso di utilizzo contemporaneo da parte di più utenti; difatti un pugno di utenti sono già sufficienti a causare dei rallentamenti percepibili nel funzionamento di Microsoft Access. I limiti del programma vengono spesso raggiunti quando dieci utenti lavorano nello stesso momento su di uno stesso file. MS Access è disponibile solo per Windows e in passato era un componente fisso del pacchetto di Microsoft Office. Dall’arrivo della versione cloud della suite di Office è diventato parte integrante di diversi pacchetti di Microsoft 365. Ciononostante il programma può essere acquistato separatamente. Fortunati sono coloro che hanno ancora installata una versione classica di MS Office nel proprio computer con sistema operativo Windows, e non la variante cloud di Microsoft 365. Infatti essendo che da parecchio tempo Microsoft non ha apportato modifiche stravolgenti al programma, oltre all’attuale MS Access 2016, sono proprio le versioni 2013 e 2010 le più adatte per un lavoro tradizionale con banche dati.

Sicuramente Microsoft Access, in quanto DBMS per il desktop, non offre le stesse possibilità dei Database Management System per i server. Ma va anche detto che MS Access non intende concorrere con simili programmi: poiché da un lato i DBMS per i server rappresentano un proprio ordine di grandezza tra i Database Management System e si rivolgono perciò anche ad un target differente, difatti l’utilizzo e l’impostazione, anche del server ad esso collegato, richiede delle conoscenze SQL. D’altro canto, essendo che Microsoft con MS SQL Server offre anche un software in quest’altra classe di Database Management System, MS Access risulta quindi essere l’offerta alternativa per utenti meno navigati da un punto di vista tecnico.

Se si vogliono veramente trovare delle alternative tecniche a MS Access, bisogna come prima cosa comparare il DBMS in questione con altri DBMS per il desktop. Una delle alternative più diffuse è FileMaker, il quale funziona su Windows, ma anche su macOS e addirittura su iOS. Tuttavia FileMaker è un software a pagamento e non rappresenta quindi un’alternativa gratuita a Microsoft Access.

Dunque i programmi che seguono non solo sono disponibili a titolo gratuito, ma sono fruibili anche senza conoscenze SQL. Questo li distingue da altri sistemi open source ugualmente gratuiti come MySQL, MariaDB o PostgreSQL. Tutti e tre i DBMS presentati, così come MS Access, sono pensati per un utilizzo con quantità di dati di dimensioni relativamente ridotte, poiché tutti questi salvano il database in questione in un singolo file.

Tutto sommato le alternative gratuite a Microsoft Access che offrono possibilità quantomeno simili per la gestione di banche dati sono poche: LibreOffice Base e Open Office Base. E ad ogni modo anche con Base bisogna mettere in conto delle differenze rispetto all’originale, soprattutto per quanto riguarda le possibilità di interrogazione dei database e la varietà in termini di funzioni disponibili. Inoltre MS Access si presenta come un software comparabilmente stabile ed affidabile, infatti è raro che si verifichino dei crash o sia necessario risolvere degli errori.

Glom, ed in parte anche Kexi, propongono un approccio del front end che prevede l’installazione e l’utilizzo congiunto di un DBMS. Aspetto che non va sottovalutato, poiché così facendo si risolvono alcuni problemi ricorrenti, tipici dei sistemi di gestione delle banche dati per il desktop, e si permette l’utilizzo stabile e l’accesso di più utenti al database. Tuttavia la gamma di funzioni e le possibilità offerte da entrambi i DBMS sono limitate, rendendo i due programmi validi solo per lo svolgimento di alcune mansioni.

Il vantaggio di MS Access rispetto ai sistemi gratuiti basati su file sono connessi al lungo processo di sviluppo al quale è stato sottoposto il software, in quanto parte della suite di MS Office. Sebbene nelle ultime versioni siano state introdotte solo poche nuove funzioni, il software è stato migliorato costantemente sin dalla sua comparsa all’inizio degli anni novanta e molte delle problematiche riscontrate col tempo sono state risolte. L’unico altro DBMS per il desktop con un’altrettanto lunga storia di sviluppo è il programma FileMaker, anch’esso a pagamento. Se dunque state cercando un DBMS per il desktop di sicura qualità e con un’ampia varietà di funzioni, dovreste prendere in considerazione l’acquisto di Microsoft Access, o quantomeno del software concorrente FileMaker, disponibile anche su macOS.

In base però alle vostre esigenze e al sistema operativo da voi utilizzato potreste trovare più adatti i programmi appena elencati. Tra le alternative gratuite a Microsoft Access, Base di LibreOffice e OpenOffice offre la gamma di funzioni maggiore, seguito da Kexi. D’altra parte Glom, con il suo layout ridotto, dispone del front end più chiaro di tutti e risulta il più facile da utilizzare tra questi. Ma tra i fattori decisivi per la scelta del giusto software possono incidere anche altri elementi, quali la disponibilità di molte interfacce di comunicazione per altri sistemi di database o la possibilità di garantire l’accesso a più utenti. Nella tabella seguente troverete nuovamente tutte le caratteristiche più rilevanti dei tre DBMS presentati.