Nextcloud Office: come funziona la suite per l’ufficio

Con Nextcloud Office, Nextcloud offre una potente suite per l’ufficio online che soddisfa tutte le esigenze dell’utente in termini di collaborazione completa e di software per l’ufficio. Ti presentiamo Nextcloud Office.

Che cos’è Nextcloud Office?

Il software cloud e di collaborazione Nextcloud consente ad aziende e privati di utilizzare il self-hosting e il cloud computing in modo flessibile e sicuro, senza dover ricorrere a soluzioni commerciali. Nextcloud non solo offre elevati standard di protezione dei dati, ma anche numerose applicazioni Nextcloud, come Nextcloud Talk e la suite per l’ufficio online Nextcloud Office.

Nextcloud Office è stato sviluppato in collaborazione con la società Collabora Productivity e integrato in Nextcloud. L’intento era di soddisfare le esigenze di un mondo del lavoro moderno e digitalizzato, comprendendo anche potenti funzioni di editor online per modificare, allegare e condividere documenti, utilizzare fogli di calcolo e creare presentazioni. Un’integrazione perfetta nell’ecosistema Nextcloud garantisce che la suite per l’ufficio supporti tutti gli strumenti Nextcloud e tutti i browser, i formati di file e gli editor più diffusi. Inoltre, Nextcloud Office fa parte della piattaforma di collaborazione integrata Nextcloud Hub con tutti gli strumenti chiave di Nextcloud come Groupware, Files, Talk e Office.

A che cosa serve Nextcloud Office?

Nextcloud Office può essere utilizzato gratuitamente con tutte le principali funzioni standard per uso privato. In caso di uso aziendale, Nextcloud offre una versione a pagamento con il piano Nextcloud Enterprise, per prestazioni ancora più stabili e flessibili. L’ambito di applicazione di Nextcloud Office copre funzioni pressoché identiche a quelle delle note applicazioni per ufficio Microsoft 365 e Google Workspace o delle corrispondenti alternative a Microsoft Office.

Tra le più importanti opzioni e funzioni dell’applicazione figurano:

• Creare e modificare documenti in tempo reale (anche per videochiamate e chat)
• Funzione di commento all’interno dei documenti
• Inserire immagini direttamente dal proprio archivio Nextcloud
• Condividere e modificare in modo collaborativo i documenti tramite browser o app mobile
• Modificare i documenti con link interni o anche esterni per le persone che non hanno Nextcloud (con restrizione di accesso)
• Fogli di calcolo
• Creare e modificare presentazioni, disegni e note
• Tracciare la cronologia delle versioni e delle modifiche
• Funzione di navigazione per sfogliare i documenti
• Integrazione con Microsoft Word

Presentazione dei componenti di Nextcloud Office

Nextcloud Office è stato progettato per gestire l’intera gamma di attività d’ufficio che si possono svolgere in ambienti di lavoro digitali mediante cloud. La suite per l’ufficio consente di creare, modificare e condividere facilmente i documenti con il proprio team, indipendentemente dalla posizione o dal dispositivo. In aggiunta, è possibile lavorare ai documenti anche durante le riunioni sincronizzando automaticamente le modifiche. Infine, chi dispone di permessi da amministratore può stabilire quali persone possono accedere ai dati.

Di seguito, ti presentiamo tutti i componenti di Nextcloud Office in dettaglio.

Nextcloud Write

Come Word in Microsoft 365, Nextcloud Write è il cuore della suite Nextcloud Office. È qui che i documenti possono essere creati e modificati, condivisi e salvati insieme ad altri. L’applicazione è pienamente collaborativa e supporta anche Microsoft Word. Il tracciamento del cursore in tempo reale consente di vedere dove le altre persone del team stanno apportando modifiche.

Nextcloud Spreadsheet

Nextcloud Spreadsheet si può considerare l’equivalente di Excel, il programma di fogli di calcolo di Microsoft. Questo programma mette a disposizione una gamma completa di funzioni, formule e strumenti per creare e collaborare sui fogli di calcolo. È assicurato il massimo livello di protezione dei dati: un affidabile controllo degli accessi fa sì che i fogli di calcolo contenenti dati aziendali sensibili siano modificati solo da persone e team autorizzati. Infine, è possibile anche integrare Microsoft Excel.

Nextcloud Present

È come PowerPoint, ma diverso: si tratta del programma di presentazioni Nextcloud Present. Il programma consente di creare diapositive semplici o complesse in vari design e layout a scelta. Per farlo sono disponibili sia comodi modelli, sia opzioni di configurazione personalizzate. Dal momento che il funzionamento è intuitivo, si possono creare presentazioni informative e professionali per qualsiasi tipo di pubblico. La compatibilità con Microsoft PowerPoint e il supporto dei formati di file più comuni fanno sì che Nextcloud Present soddisfi tutti i requisiti di un potente software di presentazione.

Nextcloud Draw

Nextcloud Draw è uno strumento completo per prendere appunti e disegnare che serve a creare grafici, piani, schizzi e diagrammi complessi simili a quelli di Microsoft Visio. Le applicazioni collaborative possono essere utilizzate per illustrare e sviluppare idee insieme o per presentare piani al pubblico in forma di grafici o diagrammi. Tutto ciò si può fare anche nelle conferenze online e nelle riunioni di gruppo.

Nextcloud Text

Nextcloud Text è l’editor di testo predefinito di Nextcloud. Si basa su Markdown, dispone di una funzione di traduzione autonoma e supporta numerosi formati di rich text, tra cui intestazioni, link, tabelle, testo in grassetto e corsivo. I diversi colori per ogni autore migliorano la chiarezza dei progetti di grandi dimensioni con più partecipanti.

I vantaggi di Nextcloud Office nell’ambiente Nextcloud

La versione per l’ufficio di Nextcloud può essere integrata perfettamente con l’ecosistema scalabile e versatile delle app Nextcloud. Nextcloud ricorda le piattaforme di collaborazione di Google e Microsoft, che a loro volta consentono una perfetta integrazione di app e servizi interni.

Nextcloud Office vanta l’interazione con gli altri potenti componenti di Nextcloud, come di seguito illustrato:

• Lavoro collaborativo flessibile mediante l’integrazione delle funzioni di Office nelle app Nextcloud come Talk, Calendar, Deck e Notes.
• Le funzioni di Office per l’editing congiunto dei documenti rendono possibile il lavoro in team nelle riunioni online e nelle videoconferenze grazie alle funzioni di condivisione dello schermo, commento, cronologia delle versioni, tracciamento del cursore in tempo reale e menzioni.
• Protezione da accessi non autorizzati attraverso una gestione sicura dei permessi e degli accessi con cartelle di gruppo e privilegi di accesso ai file per gruppi, individui e file selezionati.
• Client desktop e mobile di Nextcloud per l’utilizzo sia su desktop che su qualsiasi dispositivo mobile.
• Gestione centralizzata, sincronizzazione e tracciamento delle modifiche ai documenti semplice e trasversale alle applicazioni.

Quali sono i formati di file supportati da Nextcloud Office?

Una suite per l’ufficio dovrebbe offrire di più di una serie di funzioni e strumenti per la collaborazione, la comunicazione e la modifica dei documenti. Almeno altrettanto importante è infatti il supporto di tutti i formati di file comuni che influiscono sull’uso di una soluzione di produttività basata sul cloud. Solo ciò può garantire una collaborazione flessibile e compatibile tra diversi sistemi e applicazioni.

Nextcloud Office vanta una compatibilità pari a quella della concorrenza e supporta l’apertura, la lettura e la memorizzazione di oltre una dozzina di formati di file. Questi includono:

• Elaborazione dei testi: DOCX, DOC, RTF e ODT
• Fogli di calcolo: XLS, XLSX, ODS
• Presentazioni: ODP, PPT, PPTX
• Disegni: ODG
• Ulteriori formati supportati: Publisher, Import/View Visio

I vantaggi di Nextcloud Office rispetto alla concorrenza

L’obiettivo di Nextcloud è ambizioso: la piattaforma di collaborazione basata sul cloud deve rappresentare niente di meno che una degna e almeno pari alternativa a Microsoft 365. Per ottenere questo risultato, Nextcloud prevede potenti funzionalità di self-hosting e di cloud computing con standard di protezione dei dati che superano addirittura quelli di Microsoft. Altre ragioni per cui molte aziende preferiscono Nextcloud ai servizi commerciali sono la crescente funzionalità e integrazione dei servizi proprietari, i piani aziendali scalabili e il pacchetto completo Nextcloud Hub.

La suite per l’ufficio rappresenta un elemento centrale di Nextcloud per un ambiente indipendente e basato sul cloud. I vantaggi offerti dalla suite per l’ufficio rispetto alle alternative a Nextcloud, come Google Workspace e Microsoft 365, includono:

Un ulteriore vantaggio consiste nel fatto che, grazie al rendering secondo il principio WYSIWYG, i documenti vengono visualizzati esattamente come verranno stampati alla fine. Nelle altre applicazioni per l’ufficio, invece, possono esserci delle sorprese a seconda del browser e delle impostazioni.

Come si installa Nextcloud Office?

Nextcloud Office si trova direttamente sul sito web di Nextcloud. Si può scegliere tra una versione di prova gratuita per 60 minuti, una versione gratuita per uso esclusivamente privato e versioni a pagamento come parte di Nextcloud Enterprise.

Esistono diverse opzioni per l’installazione:

Prima opzione: configurare il server di Collabora Online

Nextcloud Office è fondato su Collabora Online, pertanto è necessario un server dedicato di Collabora Online. La configurazione del server e il collegamento con l’applicazione Office richiedono la conoscenza dell’installazione di pacchetti in Linux e Ubuntu o Docker. In alternativa, è disponibile un server CODE integrato per piccoli team o per uso privato. Il server CODE può essere installato direttamente tramite l’applicazione Nextcloud e selezionato come back end nel programma Office.

Dopo che hai configurato il server Collabora Online, devi attivare l’applicazione Nextcloud Office nella gestione delle applicazioni e collegarla al server Collabora Online dalle impostazioni.

Seconda opzione: Managed Nextcloud

Managed Nextcloud fornisce tutta la flessibilità e la produttività di Nextcloud, compreso Nextcloud Office. Lascia che sia il provider di tua scelta a occuparsi di impostazione, manutenzione e aggiornamenti, usufruendo di un’assistenza 24/7 e scalando il tuo piano di abbonamento e di cloud online in base alle tue esigenze. Le applicazioni Nextcloud come Groupware, Talk o Office includono tutte le funzioni di collaborazione più importanti. Ad esempio, la condivisione e la modifica di documenti, le conferenze online e la pianificazione di progetti, gruppi e riunioni, compresi i permessi di accesso individuali.

I vantaggi di Nextcloud Office con Managed Nextcloud

Managed Nextcloud con Nextcloud Office è la soluzione ideale per le aziende che desiderano una protezione dei dati aziendali conforme al GDPR combinata a una funzionalità completa di Office. I tuoi dati vengono archiviati su server sicuri con sede in UE che soddisfano tutti i requisiti del GDPR e impediscono l’accesso non autorizzato da parte di terzi. Il provider si occupa dell’amministrazione, della manutenzione e dell’aggiornamento dei sistemi, facendoti risparmiare tempo e denaro. In più, sarai tu a stabilire chi ha accesso ai file grazie ai permessi di ammnistrazione e a una gestione estesa dei privilegi. In questo modo la sovranità dei dati è garantita.

Altrettanto vantaggioso è che non solo puoi affidare la manutenzione dei sistemi server al provider, ma puoi anche adattare in modo flessibile il tuo piano Nextcloud in termini di spazio cloud e numero di utenti. In questo modo, potrai beneficiare anche di una maggiore produttività grazie a un’elaborazione efficiente dei file nel tuo Nextcloud gestito, adattando inoltre individualmente le prestazioni ai tuoi attuali obiettivi aziendali.

La genesi di Nextcloud Office spiegata in breve

Nel 2018, Nextcloud è stato in grado di offrire per la prima volta funzionalità d’ufficio standard attraverso l’integrazione di OnlyOffice, una suite per l’ufficio open source di Ascensio System SIA. A gennaio 2020, con il rilascio della piattaforma di collaborazione Nextcloud Hub, Nextcloud ha introdotto per la prima volta un pacchetto OnlyOffice integrato come parte della sua potente suite. Sempre nello stesso anno, Nextcloud ha rilasciato Nextcloud Office, un’alternativa ancora più potente a OnlyOffice, che l’azienda ha sviluppato in collaborazione con Collabora Online.

A differenza di OnlyOffice, la suite per l’ufficio di Nextcloud viene eseguita in gran parte su server proprietari, il che garantisce una maggiore protezione dei dati e un maggiore controllo sui propri dati privati e aziendali.