Le migliori alternative a Trello

Trello è un tool per il project management intuitivo ed efficace che semplifica la pianificazione e l’attuazione di progetti in ambito privato e professionale. Lanciato nel 2011, ha conquistato oltre 25 milioni di utenti. Trello si distingue per la semplicità di design e funzioni e generalmente non richiede un periodo di apprendimento. Sfrutta il metodo Kanban per mostrare attività in corso, responsabilità e stato di avanzamento del lavoro su una bacheca. Che si tratti di liste di impegni personali o di piani di progetti aziendali, ogni attività e il relativo stato di completamento saranno chiaramente visibili.

Ad ogni modo, quasi tutti i software presentano pro e contro e ciò vale anche per questo strumento di gestione di progetti, poiché in alcuni casi esistono senza dubbio alternative più adeguate. I vantaggi e gli svantaggi determinanti dipendono dalle esigenze individuali e dai progetti specifici. In questo articolo vi sveliamo il motivo per cui potrebbe essere utile ricorrere a un’alternativa a Trello e le opzioni che avete a disposizione.

Articolo aggiornato ad aprile 2021.

A un primo sguardo, gli strumenti di gestione dei progetti presentati nei prossimi paragrafi sono molto simili tra loro. La Kanban Board è un metodo di visualizzazione efficace e popolare offerto da tutti questi software. Ma mentre Trello si limita a questo, le alternative che suggeriamo vi mettono a disposizione un maggior numero di opzioni e costituiscono pratiche soluzioni per i progetti più complessi e le esigenze individuali. Inoltre, le funzioni di alcune delle alternative proposte vanno ben oltre la creazione di attività e offrono funzionalità per il monitoraggio dei costi, la gestione delle risorse o il Customer Relationship Management (CRM).

La seguente tabella mostra un confronto delle alternative a Trello descritte in questo articolo, con i relativi vantaggi e svantaggi che le caratterizzano.

Dati aggiornati ad aprile 2021

Trello è uno degli strumenti di gestione di progetti attualmente più diffusi. Uno dei motivi principali alla base della sua popolarità è la struttura chiara delle attività, che si presentano organizzate in bacheche, liste e schede:

• Bacheche: una bacheca corrisponde a un progetto e può essere condivisa con i membri del team.
• Liste: nelle bacheche è possibile creare un numero a piacere di liste. Esempi comuni di liste includono “attività da svolgere”, “attività in corso” e “attività completate”.
• Schede: ogni scheda è associata a una lista e contiene un’attività. Basta un clic per aggiungere informazioni, commenti o allegati a una scheda.

Trello è strutturato in modo semplice e facilmente comprensibile, ma al contempo offre funzioni complete che agevolano l’organizzazione dei progetti di un team. L’approccio visivo e intuitivo facilita il lavoro sul progetto e non occorre investire del tempo per imparare a usare questo strumento. Trello è disponibile su browser, come app per desktop e per dispositivi mobili. Inoltre, grazie alla sincronizzazione automatica, tutti gli utenti avranno sempre accesso alla sua versione più aggiornata.

Tuttavia, come accennato sopra, il software presenta anche degli svantaggi: sebbene la sua struttura semplice sia un vantaggio irrinunciabile per molti utenti, diventa uno svantaggio in caso di attività e progetti complessi. Infatti, questo tool per il project management è limitato alla Kanban Board e non consente altri tipi di visualizzazione delle attività. Potrebbe essere utile considerare un’alternativa a Trello anche per progetti che coinvolgono team numerosi e implicano una comunicazione intensa. Inoltre, gli allegati sono soggetti a limitazioni, con un limite di upload di 10 MB per file nella versione gratuita e di 250 MB nella versione Pro.

Sia lo strumento di gestione di progetti Trello che le alternative descritte in questo articolo offrono una versione gratuita che include tutte le funzioni principali di ciascun software. Ciò vi permette di testare i vari tool per il project management e di prendere una decisione dopo esservi adeguatamente informati. Ovviamente le versioni premium a pagamento di questi strumenti mettono a disposizione una gamma più ricca di funzionalità. Di seguito vi presentiamo una panoramica di sei alternative a Trello per aiutarvi a scegliere quella che fa al caso vostro. Tutti i dati e le informazioni riportate sono aggiornati ad aprile 2021.

Airtable è disponibile sul browser e come app per desktop e dispositivi mobili già a partire dalla versione gratuita e consente di creare un numero illimitato di tabelle. Le versioni a pagamento, al costo di 10 $ o 20 $ al mese per utente, offrono ulteriori funzioni e spazio di archiviazione aggiuntivo. Nella versione gratuita gli allegati sono limitati a un massimo di 2 GB, ma con i pacchetti aggiuntivi è possibile arrivare fino a 5 o 20 GB per file.

Le funzionalità di Asana possono essere ampliate grazie all’integrazione di altri tool. Ad esempio, è possibile convertire le conversazioni di Microsoft Teams in azioni, condividere temi da Adobe Creative Cloud o attivare le notifiche in Slack per le modifiche eseguite su Asana. La sincronizzazione con altri tool offre molti vantaggi, soprattutto in caso di collaborazione tra più utenti, e rende il lavoro di gruppo più efficiente. Tuttavia, alcune integrazioni, come Salesforce o Tableau, e la creazione di più di 15 utenti sono accessibili solo con le versioni a pagamento.

Sebbene Asana non disponga di componenti aggiuntivi opzionali, questa alternativa a Trello offre in compenso più funzioni, quali ad esempio la visualizzazione dello stato di avanzamento del progetto e la definizione di un’interdipendenza delle singole attività. Facendo un confronto, Trello spicca per la sua straordinaria chiarezza, ma Asana è una soluzione più adeguata per progetti con oltre 30 attività. Per cui, grazie alle sue modalità di visualizzazione, alle integrazioni e alle funzioni che offre, è una valida alternativa a Trello specialmente per team numerosi e grandi progetti.

La versione gratuita di questa alternativa a Trello presenta funzionalità limitate e, sebbene sia possibile aggiungere un numero illimitato di membri del team di progetto, soltanto un utente avrà accesso a funzionalità speciali, come la tabella degli orari di lavoro oppure l’accesso ai costi e alle fatture. Inoltre, il numero dei progetti è limitato a un massimo di dieci. Come per la maggior parte delle altre alternative a Trello, se scegliete una versione a pagamento dovrete acquistarla per ogni utente. Questa soluzione potrebbe rivelarsi conveniente per i team più grandi, qualora sia necessario combinare le funzioni di diversi programmi.

Tuttavia, questo tool non offre tutte le funzionalità necessarie, o quantomeno utili, per la gestione dei progetti e per il lavoro in team. Quindi, per rendere il tutto più efficiente, ClickUp consente l’integrazione con altri tool, quali Basecamp, Todoist, Excel o Trello stesso. Nel caso dobbiate passare da uno strumento di gestione dei progetti a un altro, potrete facilmente trasferire i progetti esistenti da Trello a ClickUp.

Tenete conto che la versione gratuita presenta dei limiti, offrendo solo 100 MB di spazio di archiviazione. Rispetto alle altre alternative a Trello illustrate in questo articolo, la versione a pagamento è comunque più conveniente. A soli 4,22 € al mese per utente avrete a disposizione uno spazio di archiviazione illimitato, oltre che numerose integrazioni, dashboard e opzioni di visualizzazione. A differenza di Trello, questo tool è disponibile solo in inglese.

Una particolarità di Zenkit è il sistema CRM integrato che consente la creazione di un database dei clienti. In questo modo è possibile anche monitorare i canali di comunicazione e calcolare importanti metriche relative ai clienti. Se volete passare da Asana o Trello a Zenkit, la sua funzione di importazione integrata renderà la migrazione più semplice che mai. In alternativa, questo strumento offre anche la possibilità di trasferire i progetti esistenti tramite la funzione di importazione CSV.

La versione gratuita include 1 GB di spazio di archiviazione e un massimo di tre utenti. Per avere accesso a diagrammi di Gantt, ruoli utente, 50.000 elementi, design personalizzati e 6 GB di spazio di archiviazione, sarà necessario optare per la tariffa Plus, al costo di 9 € al mese per utente. Nella tariffa Business di 25 € sono comprese ulteriori funzioni, più 50 GB di memoria.

Con la versione gratuita potete creare fino a tre progetti con un numero illimitato di utenti. La versione Pro ha un costo mensile di 8,25 €, indipendentemente dal numero di utenti, e permette di creare una quantità di progetti illimitata, molteplici liste di controllo, gruppi di progetti, statistiche e report. Se confrontato con le altre alternative a Trello, Meistertask risulta particolarmente conveniente quando viene utilizzato da team numerosi.