Le migliori app di project management

Una volta gli strumenti di lavoro del project manager erano principalmente lavagne, post-it, raccoglitori pieni di documenti che animavano un ufficio sottosopra. Come è successo per molte altre professioni, lnternet ha significativamente modificato anche questo settore. Al giorno d’oggi avete la possibilità di scegliere tra una molteplicità di programmi che rendono più semplici e chiare la progettazione e la comunicazione sul posto di lavoro. La maggior parte delle piattaforme in rete SaaS e PaaS possono essere aperte e utilizzate praticamente da tutti i dispositivi rendendo decisamente più facile il lavoro in team e a distanza.

Molte app di project management combinano funzioni di social network con programmi e percorsi di progettazione per coprire più compiti possibili. In genere progettazione, comunicazione, chat personali, calendario, appuntamenti, messaggi, sondaggi, e-mail, ecc. sono tutti gestibili su un’unica piattaforma. Un gran numero di app è adatto a grandi aziende e a team più ridotti ma anche ai lavoratori autonomi che desiderano organizzare meglio il proprio lavoro. Mentre alcuni fornitori preferiscono una piattaforma chiara e ordinata, altri sviluppatori propongono soluzioni più innovative per il lavoro quotidiano.

Proprio perché le applicazioni di project management sono disponibili in così tante varianti, spesso è difficile trovare la piattaforma giusta per voi e il vostro team. Anche da un punto di vista del prezzo ci sono delle differenze: la maggior parte delle app offre una versione gratuita, tuttavia il suo utilizzo è limitato a un determinato periodo di tempo variabile e lo spettro di funzioni è molto basilare. Pertanto chiunque voglia configurare una piattaforma di gestione dei progetti per il proprio posto di lavoro deve prendere in considerazione l’idea di effettuare una spesa. In seguito vi presentiamo 5 delle migliori app di project management.

L'ampia selezione di app per Slack libera il potenziale della piattaforma. L'integrazione di altre applicazioni di project management come Asana e Trello (che presenteremo qui di seguito) è particolarmente utile se volete servirvi di Slack per comunicare con i colleghi, ma preferite gestire concretamente il progetto su una piattaforma diversa.

Per i team che sono principalmente alla ricerca di una piattaforma di messaggistica istantanea, Slack è una scelta eccellente. Per quanto riguarda la portata e la funzionalità dei gruppi di lavoro e dei team di progetto, le app che presenteremo più avanti potrebbero invece risultare più adatte. Certamente la comunicazione è possibile anche con altri strumenti, ma non in maniera così elegante e veloce come su Slack.

Inoltre la versione gratuita di Slack è adatta anche ai team più grandi (fino a 10 app e backup fino a 10.000 messaggi), mentre le altre app offrono una buona funzionalità o addirittura sono utilizzabili solo a pagamento. Pertanto, se siete alla ricerca di una piattaforma di comunicazione gratuita per il vostro team, con Slack sarete in buone mani.

Grazie alle app per dispositivi mobili (Android e iOS) è possibile accedere a Slack anche fuori dall’ufficio, nonostante il formato più ridotto provochi una perdita di chiarezza e funzionalità. Come con altre piattaforme di project management, le app mobili dovrebbero essere utilizzate come supporto ma mai come software primario; del resto la maggior parte delle applicazioni di project management sono chiaramente ottimizzate per i browser sul PC.

Sono disponibili diversi pacchetti del software: la versione Standard di Slack è disponibile per circa 6 euro al mese per utente. Oltre al numero illimitato di app, è anche possibile attivare la funzione di videoconferenza. La versione Plus costa circa il doppio e offre una maggiore conformità, una migliore protezione dei dati e un servizio di assistenza garantito. Slack Enterprise Grid si rivolge ai grandi clienti e trasforma il software in una potente piattaforma di lavoro; il suo prezzo deve essere negoziato direttamente con Slack.

La filosofia di Asana è lavorare insieme apertamente. Ogni membro del team può di default modificare tutte le informazioni e il contenuto dei progetti e delle attività. Per questo motivo occorre ovviamente stabilire regole chiare, perché la libertà d'uso può sempre portare a errori, come ad esempio la perdita di dati a causa di una cattiva comunicazione. Lo strumento è quindi ideale per gruppi di lavoro gestiti in modo meno gerarchico che collaborano apertamente. Per i gruppi di lavoro più tradizionali con posizioni chiaramente definite Asana risulta invece piuttosto inefficiente.

Oltre al principale software per il web, Asana offre app per Android e iOS che sono però relativamente rudimentali. Nonostante l'applicazione mobile con le sue funzioni permetta di creare e modificare attività, ricevere nuovi messaggi personali, allegare file e accedere alla casella di posta personale, si può dire che Asana sia più che altro ottimizzato per il browser su PC. Qui gli utenti più esperti possono anche muoversi comodamente all’interno del tool sfruttando le molte scorciatoie da tastiera e lavorare così in modo ancora più efficiente.

Anche l'integrazione degli strumenti esterni è lodevole: sono svariati gli strumenti secondari che possono essere attivati in modo facile e rapido, inclusi i più noti servizi cloud come Google Drive e Dropbox, strumenti di sviluppo come GitHub, CMS come WordPress e molti altri.

In termini di protezione dei dati Asana è considerato sicuro. I backup regolari dei server servono a prevenire la perdita di dati, mentre l'hardware del server vanta uno livello tecnico di avanguardia. I firewall aggiuntivi sono progettati per aumentare la sicurezza degli utenti. Tuttavia, come per la maggior parte delle applicazioni SaaS/PaaS, anche con Asana vale il discorso che, se in possesso delle vostre credenziali, anche le persone non autorizzate possono facilmente accedere al vostro account da qualsiasi luogo. L'utente rimane il principale responsabile della sicurezza dei dati propri e aziendali.

La versione gratuita di Asana può accettare fino a un massimo di 15 membri del team, ma offre anche tutte le funzioni di base. Per una cifra attorno ai 6-10 euro per utente al mese questo limite scompare e molte funzioni come la bacheca e la funzione di ricerca saranno considerevolmente potenziate. C'è un'altra versione per i clienti più grandi con assistenza personale e un maggiore controllo dei dati; il suo costo deve essere negoziato direttamente con Asana.

Le schede sono altamente interattive: è possibile collegare i membri di un team a una scheda in modo che possano partecipare alle azioni. In più possono essere arricchiti di contenuti come testi, immagini, discussioni e link alle funzioni più importanti.

Tuttavia nella versione gratuita di Trello è possibile attivare un solo Power-Up, limitando notevolmente la funzionalità dello strumento web. Per eliminare questo limite è necessario un upgrade a Trello Business Class per circa 10 euro al mese per utente. Questa versione pubblicizza una maggiore sicurezza dei vostri dati e una migliore panoramica se siete membri di diverse bacheche.

Basecamp si autopromuove come soluzione completa per le aziende. L'interfaccia utente è ordinata e intuitiva come quella di Trello, ma le singole funzioni sono molto più dettagliate a scapito della facilità d'uso per i principianti. Basecamp è adatto sia per piccoli che per grandi team. Vista l'ampia gamma di funzioni, per un uso efficiente della piattaforma è necessaria una certa dose di impegno. Ma ne vale la pena: Basecamp è una potente applicazione per la gestione dei progetti. Tuttavia prima o poi è necessario essere pronti a pagare, in quanto è possibile utilizzare Basecamp gratuitamente fino a un massimo di 30 giorni.

Dalla pagina del team avrete accesso a tutte le funzioni essenziali e a un feed giornaliero personalizzato e scrollabile che riassume per il team le notizie e i compiti più importanti della giornata. Le funzioni includono chat room progettate per una comunicazione veloce, forum per la condivisione di contenuti più ampi, to-do list, un calendario di lavoro strutturato, un media center e infine check-in automatici. Le pagine del progetto sono quasi identiche a quelle del team.

È possibile utilizzare la barra di navigazione superiore per inviare brevi messaggi ("Pings") ai membri. Analogamente ai social network, è inoltre presente un pulsante di notifica ("Hey!") che può anche essere personalizzato, ad esempio disattivando le notifiche durante il vostro tempo libero. "Activity" riassume tutte le attività passate su Basecamp in una cronologia ben strutturata. Questo è il modo migliore per vedere cosa è successo durante la vostra assenza.

Basecamp può essere testato gratuitamente solo per un mese, scaduto il quale costa circa 100 euro al mese o attorno ai 1.000 euro all’anno (per un intero team). La versione a pagamento è molto semplice: è sufficiente attivare l’applicazione per creare il numero desiderato di progetti e team e aggiungere tutti i membri desiderati al vostro Basecamp.

La barra di navigazione superiore è simile a Basecamp: a partire da qui è possibile accedere alla propria casella di posta personale e visualizzare una panoramica delle attività completate e da completare. Troverete anche delle bacheche personali alle quali possono partecipare diversi membri del team. Alla voce "Reports" accedete a vari strumenti per la creazione di report. Lo "Stream" è un pratico registro delle attività che consente di tenere traccia di tutti i processi che avvengono su Wrike, funzione necessaria anche perché l’applicazione è molto estesa nelle sue funzioni. È apprezzabile l'ampia gamma di opzioni di visualizzazione del flusso di lavoro, ad esempio sotto forma di tabella o timeline.

Purtroppo a Wrike mancano funzioni avanzate di chat e la comunicazione veloce tra privati. Nella sua forma attuale l'app è adatta alla gestione del progetto, ma un miglioramento della struttura di comunicazione completerebbe il programma nel suo complesso.

Wrike mette a disposizione app mobili (Android e iOS) che coprono tutte le funzioni importanti ma sono ancora più complesse da usare rispetto allo strumento web principale. Anche in questo caso vale la raccomandazione secondo cui è preferibile usare le app mobili solo come supplemento a quella principale.

La versione gratuita di Wrike è disponibile solo per 14 giorni, un periodo di tempo che difficilmente sarà sufficiente per provare lo strumento in modo approfondito. Il prezzo di Wrike dipende dalle dimensioni del team: un gruppo di 15 dipendenti può utilizzare l'applicazione per circa 350 euro al mese; con un team che va dai 15 ai 50 dipendenti è necessario acquistare la versione business, più costosa. I costi per un'azienda con 30 persone ammontano quindi a circa 740 euro al mese. Con 50 o più dipendenti si necessita invece della versione Enterprise completa i cui costi vanno chiariti direttamente con Wrike.

Rispetto ai suoi concorrenti Wrike è una piattaforma costosa sia per i team di piccole dimensioni che per le aziende medio-grandi. I team composti da un massimo di 10 persone tendono a cercare app concorrenti più economiche e al contempo anche meno complesse. Dopo tutto molte delle caratteristiche di Wrike, come gli strumenti di analisi e la gestione del flusso di lavoro, diventano davvero importanti solo dopo una certa dimensione aziendale.