App di time tracking - Come trovare la giusta app per il conteggio delle ore di lavoro

La registrazione mobile del tempo con le app di time tracking sta diventando sempre più importante per un numero crescente di aziende. Non appena i dipendenti di un'azienda cominciano a svolgere regolarmente servizi esterni o lavorano da casa, è necessario trovare una soluzione di mobile time tracking per registrare gli orari di lavoro, che non comprometta la produttività e assicuri l'affidabilità dei dati inseriti dai dipendenti.

In molte aziende, la registrazione del tempo è uno strumento importante per la pianificazione delle risorse umane, fondamentale per ottimizzare l'impiego dei dipendenti e aumentare la produttività attraverso valutazioni periodiche.

La registrazione del tempo classica è stazionaria; questo significa che i dipendenti si collegano a un programma di registrazione del tempo tramite computer o si registrano su terminali fissi tramite badge o lettore d’impronte digitali quando arrivano sul posto di lavoro. La fine del tempo di lavoro viene memorizzata nello stesso modo. Con l'aumento della flessibilità, tuttavia, questo approccio non rispecchia più la realtà del mondo del lavoro. Il mobile time tracking sta diventando sempre più importante nella vita lavorativa di tutti i giorni.

La registrazione mobile del tempo di per sé non è comunque una novità, perché non deve essere necessariamente digitale, ma può essere implementata anche in modo analogico con carta e penna, un metodo ancora oggi utilizzato in molte aziende.

Chiunque parli oggi di sistemi di mobile time tracking si riferisce solitamente ad applicazioni digitali che vengono utilizzate tramite smartphone, tablet o speciali dispositivi mobili. Altre soluzioni sono basate su SMS o chiamate dal cellulare. Per consentire agli utenti di identificarsi in modo univoco, le applicazioni utilizzano PIN, dati biometrici (impronte digitali), processi TAN o chip RFID personalizzati.

Le applicazioni mobili hanno diversi vantaggi. Ecco cinque argomenti a favore dell'introduzione di sistemi mobili di registrazione del tempo basati su app di time tracking:

1. Più efficienza: la documentazione del tempo di lavoro richiede meno tempo rispetto all'annotazione con carta e penna.
2. Meno errori: la registrazione mobile del tempo con le app di time tracking è significativamente meno soggetta a errori d’inserimento e di trasmissione. Il dipendente in servizio esterno può memorizzare l'inizio del suo lavoro con un clic nell'app per il calcolo delle ore e segnalare la fine della sua giornata lavorativa con un altro clic.
3. Indipendenza dall'accesso alla rete: se si utilizzano app moderne per il conteggio delle ore di lavoro, di solito non importa se il dispositivo è connesso a Internet o meno. I dati vengono memorizzati in locale e sincronizzati automaticamente con l'infrastruttura IT dell'azienda non appena viene stabilita una connessione dati.
4. Utilizzo da qualsiasi dispositivo: in molti casi, i sistemi di mobile time tracking possono essere utilizzati sia con i dispositivi dell'azienda che con i modelli BYOD, se le applicazioni necessarie possono essere installate su qualsiasi dispositivo mobile.
5. Valutazioni intelligenti: i dispositivi mobili possono trasferire la posizione dell'utente e quindi creare maggiore trasparenza e migliore controllo per l'azienda. Inoltre, i dati sono a disposizione dell'azienda a livello centrale e possono essere valutati in poco tempo e utilizzati comodamente anche per ottimizzare i processi aziendali.

I sistemi di registrazione digitale del tempo accessibili solo attraverso un'interfaccia web non possono tenere il passo con questa facilità d'uso. Il loro utilizzo richiede troppi passaggi: in caso di servizi esterni, i dipendenti devono avviare prima il computer e connettersi a Internet, quindi accedere al sistema interno dell'azienda mediante diversi passaggi. Inoltre l'interfaccia utente è molto complicata e quindi soggetta a errori che poi devono essere corretti dal reparto del personale. Sistemi di questo tipo non si integrano perfettamente nella vita lavorativa quotidiana.

Le app di time tracking mobili, invece, sono limitate alle funzioni essenziali, si aprono in pochi secondi, possono essere utilizzate in modo intuitivo e alleviano il carico del reparto del personale, rispetto che investire molte risorse nell'elaborazione della registrazione del tempo.

A prima vista, sembra che la registrazione mobile e digitale del tempo abbia solo vantaggi, ma da uno sguardo più attento emergono nuove problematiche che non garantiscono all'azienda un ROI veloce.

• Impegno comunicativo: il prerequisito fondamentale affinché i sistemi mobili di registrazione del tempo possano mostrare i loro vantaggi è un elevato livello di accettazione da parte dei dipendenti. Se i dipendenti non utilizzano le app di time tracking coscienziosamente o non portano con sé i dispositivi di registrazione, diventa inutile anche la migliore tecnologia. I dipendenti possono apprezzare la comodità degli strumenti, ma molti sono anche scettici perché hanno la sensazione di essere sempre sorvegliati.
• Osservare le disposizioni di legge: le imprese, dal canto loro, devono garantire la trasparenza e comunicare chiaramente per quali scopi vengono utilizzati i dati raccolti. È inoltre necessario che i dipendenti siano informati e che acconsentano all'ulteriore trattamento dei loro dati personali al fine di rispettare le norme legali sulla protezione dei dati.
• Costi d'investimento e di gestione: in un primo momento si deve tener conto di una spesa aggiuntiva di risorse per i sistemi di registrazione del tempo. Oltre ai costi per l'acquisizione del software, devono essere calcolati anche i costi per la formazione dei dipendenti sull'uso dell'app per il calcolo delle ore e la valutazione dei dati. Chi in passato ha sempre lavorato con carta e penna deve ora aspettarsi costi regolari per la manutenzione dei sistemi digitali e, se necessario, per i diritti di licenza.
• L'applicazione ideale non esiste (di solito): la scelta di app per il conteggio delle ore di lavoro è enorme e per le aziende non è facile orientarsi. Pertanto ha senso investire nella consulenza, che è un altro fattore di costo. Allo stesso tempo, le applicazioni disponibili spesso non soddisfano tutti i requisiti aziendali. Mentre era semplice aggiungere note su un pezzo di carta, nelle applicazioni non è così facile aggiungere informazioni. Per questo motivo, possono insorgere costi aggiuntivi per la personalizzazione di app standard o per uno sviluppo personalizzato.

Se come azienda decidete di introdurre un sistema di mobile time tracking, dovreste porvi le seguenti domande chiave per trovare la giusta soluzione nella moltitudine di offerte:

1. Quali dati volete registrare? L'app di time tracking deve registrare l'orario di lavoro regolare o esclusivamente le ore di lavoro straordinario o del progetto?
2. Quali informazioni volete ottenere dalla registrazione del tempo? Quali valutazioni volete effettuare?
3. Qual è il budget disponibile per l'attuazione e il mantenimento dell'app di calcolo delle ore?

Altre domande pertinenti per verificare l'idoneità di un sistema di mobile time tracking sono:

1. Quali dispositivi devono essere utilizzati per la registrazione del tempo (palmari, smartphone, tablet)?
2. Qual è la durata massima della registrazione?
3. Quali intervalli di tempo si desidera registrare (intervalli di secondi o minuti)?
4. La localizzazione e l'inserimento dei compiti devono essere integrati nell'applicazione?
5. Quali altre informazioni devono essere inserite?
6. Come devono essere sincronizzati i dati con gli altri dispositivi (uso offline)?
7. Quali altri programmi devono essere supportati?

L'elenco delle domande non è esaustivo, ma può essere un punto di partenza per creare una lista dei propri requisiti. Utilizzatelo, ad esempio, per avere una panoramica dei possibili prodotti online e per effettuare una preselezione. Poi, in un colloquio personale con i fornitori, chiarite quale di queste soluzioni soddisfa al meglio le vostre esigenze.