Calcolo delle ore lavorative online: funzioni e benefici

Nel corso della vostra vita lavorativa, probabilmente avete già conosciuto il classico foglio di calcolo Excel per la registrazione dei tempi di lavoro. Questo metodo è complicato, soggetto a errori e non necessariamente di facile utilizzo. Le soluzioni moderne consentono di registrare il tempo online e offrono molto di più del semplice time tracking. Alcuni di questi strumenti sono stati progettati appositamente per le piccole imprese e sono relativamente economici. Inoltre, con l'aumento della domanda crescono spesso anche le funzioni offerte.

Durante e subito dopo la costituzione di un'azienda, la registrazione dell'orario di lavoro può passare in secondo piano. Gli imprenditori spesso hanno fiducia nel fatto che i dipendenti stessi garantiranno il rispetto degli orari stabiliti nel contratto di lavoro.

Fidarsi è bene, ma controllare è meglio, per tutte le parti coinvolte. Quando si registrano gli orari di lavoro, non solo si sa quando qualcuno evita di lavorare, ma si vede anche quando i dipendenti lavorano troppo. Anche questo può essere problematico perché, da un lato, gli straordinari sono regolati da norme precise sull'orario di lavoro e, dall'altro, troppe ore in più possono andare a scapito dell'equilibrio tra vita lavorativa e vita privata e persino nuocere alla salute dei vostri dipendenti.

In questo contesto, la registrazione del tempo ha un'altra funzione oltre alla semplice visualizzazione del numero di ore lavorate: può aiutare a mettere in evidenza eventuali difficoltà a livello temporale e relative al personale dell'azienda. Se i vostri dipendenti lavorano troppo, questo può significare che avete bisogno di personale aggiuntivo o che i processi devono essere ottimizzati.

La registrazione online delle ore è molto più facile e pratica di un foglio di calcolo Excel e offre tre diversi modelli:

• Registrazione nel browser
• Registrazione tramite app desktop
• Registrazione tramite app mobile

Molti strumenti offrono tutte e tre le varianti. Ne deriva il vantaggio che i dipendenti possono inserire i loro orari di lavoro indipendentemente dal luogo in cui si trovano. Le applicazioni mobili spesso consentono di registrare gli orari anche offline e di sincronizzarli successivamente non appena viene stabilita una connessione a Internet. I dati vengono poi memorizzati in un cloud e sincronizzati automaticamente su dispositivi diversi.

Gli orari di lavoro possono essere registrati in due modi. Quando si registrano gli orari di lavoro in modo classico vengono registrati solo gli orari di entrata e di uscita, oltre che le pause.

Esempio di registrazione dell'orario in base al lavoro svolto:

il dipendente inizia a lavorare alle 9 del mattino. A mezzogiorno si prende un'ora di pausa. Alle 18:00 esce dall'azienda.

Nella registrazione del tempo su base progettuale, invece, vengono registrate le singole attività, i progetti o il tempo trascorso nelle attività di assistenza al cliente. Questo è importante, ad esempio, in molte agenzie o in reparti specializzati che lavorano con altri reparti dell'azienda. Non solo viene registrato il tempo di lavoro totale, ma anche il tempo che il dipendente dedica a un progetto specifico.

Nella registrazione degli orari online, è possibile definire budget o tariffe orarie per singole attività o progetti. Gli strumenti mostrano poi in chiari diagrammi il tempo trascorso dai dipendenti su progetti specifici. In questo modo è possibile tenere d'occhio lo stato di avanzamento del progetto e la sua redditività. Se per alcune attività è disponibile solo un budget limitato in termini di tempo o di denaro, si vedrà immediatamente quando questo viene raggiunto o addirittura superato.

Esempio di registrazione del tempo su base progettuale

Dalle 9:00 alle 9:30: leggere e rispondere alle e-mail

Dalle 9:30 alle 10:30: riunione con il team

Dalle 10:30 alle 12:30: lavoro per il cliente X

Dalle 12:30 alle 13:30: pausa pranzo

Dalle 13:30 alle 14:30: lavoro per il cliente Y

Dalle 14:30 alle 15:00: riunione di progetto

Dalle 15:00 alle 16:00: lavoro per il cliente Z

Dalle 16:00 alle 18:00: lavoro per il cliente X

Il calcolo online delle ore lavorative presenta numerosi vantaggi rispetto alla registrazione del tempo tramite fogli di calcolo Excel o terminali fissi e può essere particolarmente utile per le aziende giovani. Di seguito sono riportati alcuni esempi di come e in quali aree la registrazione online del tempo offre i vantaggi maggiori.

Gli strumenti di registrazione del tempo online possono essere configurati in modo semplice e veloce. Di solito, ogni dipendente riceve i propri dati di accesso, noti solo a lui/lei. Non è necessario un ulteriore hardware, come ad esempio un terminale per la registrazione del tempo. Già questo consente un notevole risparmio di denaro, che spesso può essere investito meglio in altri settori, soprattutto nella fase iniziale di avviamento.

La maggior parte degli strumenti di registrazione del tempo è facile da usare e da imparare. La varietà di scelta è ora così ampia che voi e i vostri dipendenti potete provare quale strumento si adatta meglio alle vostre esigenze.

La maggior parte degli strumenti offre solo uno dei tre seguenti modi per registrare l'orario di lavoro, mentre in altri sono disponibili tutti e tre:

• Inserimento manuale: i dipendenti inseriscono manualmente l'orario di entrata o di uscita, le pause o il tempo dedicato a progetti specifici.
• Modalità timer: all'inizio di una giornata lavorativa o di un nuovo compito, il dipendente inizia a registrare l'orario di lavoro e lo interrompe quando ha finito. Nel frattempo, lo strumento conta automaticamente il tempo. Le voci preimpostate per i progetti aiutano a classificare quelle automatiche.
• Registrazione automatica del tempo: lo strumento registra quali applicazioni i dipendenti utilizzano e per quanto tempo nel corso della giornata lavorativa. A partire da questi dati si crea un profilo dell'orario di lavoro. Naturalmente, questo funziona solo se i dipendenti lavorano al computer la maggior parte del tempo. Alla fine della giornata, è possibile modificare le voci create automaticamente prima di inserirle in maniera definitiva.

I tempi di lavoro registrati possono essere valutati in modo facile e rapido utilizzando gli strumenti per il calcolo delle ore lavorative online. Si va da una semplice panoramica per sapere se un dipendente ha accumulato ore di lavoro straordinario a report completi per i responsabili. L'esatta registrazione degli orari di lavoro facilita anche la contabilità salariale. I tempi registrati possono di solito essere esportati come file Excel, CSV o PDF. Spesso ci sono anche interfacce per software di contabilità, che possono così accedere direttamente ai dati relativi all'orario di lavoro.

Molti strumenti per il calcolo delle ore lavorative online offrono funzioni che vanno ben oltre la registrazione del tempo. Alcuni esempi:

• Fatturazione
• Project management
• Registro degli spostamenti integrato
• Gestione delle assenze

Anche se non offrono queste funzioni, molte applicazioni possono essere collegate tramite interfacce con altri programmi, come applicazioni di contabilità o di project management, come Trello o Asana.

La maggior parte degli strumenti di calcolo delle ore lavorative online offrono una prova gratuita prima dell'acquisto, spesso sotto forma di un periodo di test di 30 giorni o di un piano gratuito in cui alcune funzioni premium non sono disponibili. La gamma di funzioni della versione base è quindi limitata: può essere utilizzata solo da un numero limitato di utenti o può consentire la creazione di un numero relativamente inferiore di progetti e clienti.

Se si opta per un piano più ampio e a pagamento, lo si paga con un abbonamento mensile o annuale. I piani sono spesso scaglionati in base alle dimensioni dell'azienda, quindi il loro costo si orienta al numero di dipendenti. Per le start-up, la versione più economica è generalmente sufficiente. Se l'azienda e le sue esigenze crescono, è possibile passare a un piano diverso.

Come con qualsiasi sistema di registrazione del tempo, anche in questo caso lo strumento è efficiente solo quanto le persone che lo usano. Se i vostri dipendenti non lo utilizzano o lo utilizzano in modo insufficiente, la registrazione del tempo non può funzionare correttamente. Tuttavia, molte applicazioni offrono un rimedio in questo senso e ricordano regolarmente ai dipendenti di tenere traccia del loro orario di lavoro.

La resistenza al calcolo delle ore lavorative online è spesso il risultato della sensazione dei dipendenti di essere sorvegliati. Per evitare ciò, è importante comunicare apertamente i motivi dell'introduzione della registrazione del tempo. Create fiducia e spiegate ai vostri dipendenti che anche loro ne trarranno beneficio se gli orari di lavoro vengono registrati correttamente. Spesso ha senso coinvolgere il team nella scelta dello strumento di registrazione del tempo online per dissipare fin dall'inizio le preoccupazioni esistenti.

Ricordate inoltre che uno strumento di registrazione del tempo calcola le ore lavorative, ma non può delineare la qualità del lavoro. Se un dipendente ha bisogno di più o meno tempo rispetto a un collega per svolgere lo stesso compito, questo non dice nulla sul risultato del suo impegno. È un aspetto da tenere presente nella valutazione degli orari di lavoro.