Come compilare ed emettere una fattura
La redazione di IONOS
Una fattura è un documento ufficiale che serve a certificare l’erogazione di un bene e/o un servizio da parte del venditore a un acquirente per un prezzo stabilito. Sono obbligati a emettere una fattura tutti coloro che risultano essere degli imprenditori (sia in qualità di ditta individuale che come società), dei liberi professionisti o coloro che esercitano delle professioni nell’ambito artistico. In questo documento viene riportata l’IVA, ovvero l’imposta sul valore aggiunto da pagare allo Stato, e che rende ogni singola fattura un documento indispensabile ai fini fiscali.
Uno schema vincolante per compilare una fattura non esiste, è necessario solo attenersi alla normativa e inserire quindi gli elementi obbligatori previsti dalla legge italiana. Ma quali sono i dati obbligatori in una fattura? Ve lo spieghiamo nel dettaglio nel prossimo paragrafo.
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Emettere una fattura: i dati indispensabili
Dopo aver svolto una prestazione o fornito un servizio al proprio cliente, è necessario emettere una fattura, dove devono essere contenuti i dati del fornitore, i dati del cliente e i dettagli sulla prestazione svolta.
Secondo la legge, le informazioni contenute in una fattura devono essere le seguenti:
- data di emissione;
- numero progressivo di emissione (in genere, per anno solare);
- dati del fornitore, quali nome della ditta, ragione sociale, indirizzo, numero di partita IVA e, in alcuni casi, anche il codice fiscale (che per le aziende generalmente corrisponde alla partita IVA);
- dati del cliente, quali l’indirizzo;
- descrizione della qualità, della quantità e del prezzo delle merci o dei servizi offerti;
- eventuali sconti, spese accessorie e spese previste;
- il’importo dell’IVA applicabile per la categoria di servizi trattati;
- il totale della fattura.
Inoltre ogni fattura si compone di due parti: la parte descrittiva si occupa degli aspetti relativi al fornitore, al cliente e alle informazioni generiche sulla fattura, mentre nella parte tabellare viene riportata nel dettaglio la merce acquistata con i relativi prezzi, calcolati con l’IVA e infine la somma totale della fattura.
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Data di emissione
La data di emissione coincide con la data di consegna. Qualora la vostra merce debba essere consegnata o c’è un giorno preciso in cui il vostro servizio verrà messo a disposizione, nella fattura va indicato il giorno in cui avverrà la consegna o il giorno in cui la prestazione è stata conclusa. Il giorno di consegna coincide con quello indicato nel Documento di Trasporto; se non lo sapete ancora con precisione, inserite una data indicativa (ad esempio consegna prevista: 30.05.2017).
Numero della fattura
Per emettere fatture, la normativa di riferimento è quella del DPR 633/1972. È importante numerare le fatture in ordine cronologico e soprattutto in modo chiaro. Ogni fattura deve presentare un numero unico e progressivo, ma rimangono comunque permesse combinazioni di cifre e lettere, che indicano ad esempio il numero e il luogo della filiale di un’azienda.
Si può decidere se ordinare le fatture per anno solare o se numerarle in base alla durata di vita dell’azienda. Se si opta per il primo metodo più comune, ogni anno a gennaio si deve ricominciare da 1: es. fattura n. 01/2017 e l’anno successivo fattura n. 01/2018. Altrimenti si potrà continuare progressivamente facendo riferimento all’anno di nascita dell’azienda. Quindi se, ad esempio, l’azienda è stata fondata a gennaio del 2017, nel 2018 non verrà azzerato il conteggio e si continuerà con la fattura n. 2000/2018, se fino ad allora sono state emesse 1999 fatture.
Descrizione delle merci o dei servizi offerti
Dopo i dati relativi alla vostra azienda e a quelli del cliente, è necessario compilare accuratamente la parte tabellare della fattura, dove viene indicata la merce o la prestazione fornita con riferimento alla quantità e al prezzo. Per menzionare gli articoli venduti, ad esempio, basterà inserire il nome presente nel vostro catalogo e accanto il prezzo senza e con IVA. In caso di sconti, anche questi vanno opportunamente segnalati.
Imposta sul valore aggiunto (IVA)
L’imposta sul valore aggiunto, comunemente nota con il nome di IVA, è una tassa in vigore in tutti i paesi dell’UE che si applica in caso di cessione di beni e prestazioni di servizi erogati dai titolari di partita IVA. Per l’applicazione dell’IVA devono verificarsi le seguenti condizioni:
- Presupposto oggettivo, cioè tutte le operazioni prevedono una cessione di beni o una prestazione di servizi;
- Presupposto soggettivo, cioè l’operazione viene compiuta da un soggetto sottoposto ad IVA, quali piccoli imprenditori, società, professionisti, e quindi non da privati;
- Presupposto territoriale, cioè le operazioni sono compiute nel territorio dove lo Stato esercita la sovranità.
Nel concreto e riportando il discorso alla fattura, l’IVA è una percentuale che si ottiene moltiplicando il totale imponibile con l’aliquota IVA diviso 100. Ci sono tre diverse aliquote IVA in vigore e quella da applicare varia a seconda della tipologia della merce:
- IVA ultraridotta del 4% applicabile sui beni di prima necessità, come pasta, latte, ecc.;
- IVA ridotta del 10% applicabile sui beni e i servizi di largo consumo, come miele, salumi, ecc.;
- IVA ordinaria del 22% applicabile su tutti gli altri beni, come capi di abbigliamento, elettronica, ecc.
In ogni fattura va quindi indicata l’IVA applicata, il relativo importo e poi il prezzo totale comprensivo di IVA.
Non tutte le operazioni sono soggette ad IVA, quindi sarà bene rivolgersi al proprio commercialista per sapere se l’IVA è sempre applicabile nel vostro caso
Regime forfettario per i contribuenti minimi
Nel 2015 è stato introdotto dalla Legge di Stabilità un regime fiscale agevolato rivolto alle persone fisiche, imprenditori o professionisti che gestiscono un’attività di dimensioni ridotte. Per poter accedere a questo regime e continuare a usufruirvi negli anni successivi, bisogna soddisfare dei requisiti precisi:
- Limiti dei ricavi e dei compensi percepiti: a seconda dell’attività non bisogna superare dei limiti specifici, che vanno da 25.000 a 50.000 EUR al lordo;
- Spese per lavoro dipendente e assimilati: la soglia da non superare è quella dei 5.000 EUR lordi;
- Beni strumentali: il costo complessivo al lordo non deve andare oltre i 20.000 EUR all’anno.
Sono previsti anche altri limiti per quanto riguarda lo svolgimento di operazioni con l’estero, che qualora vengano superati, comporteranno un’uscita dal regime. Tuttavia, chi rientra in questa categoria avrà il vantaggio di dover seguire meno adempimenti fiscali e contabili, si è ad esempio esonerati dalla registrazione e tenuta dei registri contabili e fiscali, e sarà perciò sufficiente conservare i documenti emessi e ricevuti, presentando solo la dichiarazione dei redditi ogni anno.
Obbligo di emissione delle fatture e durata di conservazione
Ogni volta che avviene uno scambio economico è necessario emettere una fattura, in duplice copia. Ci sono due tipi di fatture: la fattura immediata emessa il giorno della consegna e la fattura differita emessa entro il 15 del mese successivo a quello della consegna. Invece, la durata di conservazione dei documenti varia a seconda dei servizi presi in considerazione, anche se si consiglia di tenere tutto almeno per 10 anni, onde evitare problemi di sorta. Inoltre, si ricorda che ai fini fiscali tutte le fatture e le relative spese detraibili vanno conservate fino alla definizione degli accertamenti relativi al periodo d’imposta corrispondente.
Casi particolari nell’emissione di fatture
Non sempre durante la prassi lavorativa ci si limita solo a compilare fatture. Vi esponiamo qui alcune altre situazioni che potrebbero capitarvi.
Fattura semplificata
È possibile emettere una fattura in modalità semplificata, qualora l’ammontare complessivo della prestazione, IVA compresa, sia di 100 EUR. Rispetto ad una normale fattura, sono presenti delle semplificazioni, ovvero:
- si specifica solo la partita IVA o il codice fiscale del cliente residente in Italia o in un paese dell’UE, senza indicare i dati anagrafici e residenziali;
- si specifica il totale dell’ammontare complessivo (IVA già integrata);
- si specifica il dettaglio dei servizi, invece che la loro quantità e qualità.
Non è possibile, però, ricorrere a questo tipo di fattura nel caso di cessioni intracomunitarie, vendite a distanza o prestazioni di servizi/cessioni di beni verso un soggetto passivo residente in uno Stato comunitario dove l’imposta è dovuta. Compilando una fattura di questo tipo, si ha quindi una semplificazione massima rispetto alla normale procedura e si agevola il processo di emissione nei casi in cui è applicabile.
Nota di credito
Può succedere che, a volte, sia necessario emettere una nota di credito per restituire al cliente una parte del valore o l’importo complessivo di una fattura. In genere si emette una nota di credito, quando:
- una prestazione non è stata svolta completamente o correttamente;
- sono presenti errori nel calcolo dell’imposta, dell’imponibile o di entrambi;
- avviene un reso di materiali difettosi e non sostituibili;
- si è in presenza di resi per i casi in cui si verificano le condizioni;
- non sono stati concessi gli sconti previsti nella fattura.
Se sussiste uno di questi requisiti, è possibile emettere la relativa nota di credito e decidere se restituire l’importo al cliente oppure saldarlo per compensazione, vale a dire che l’importo andrà a coprire fatture ancora da pagare o che verranno emesse in seguito.
Il metodo per compensazione è preferibile perché risulta più chiaro quanto successo, ovvero che il cliente ha pagato un importo inferiore per via del credito a suo favore che è andato a compensare un suo debito. Nella pratica: se un cliente ha una fattura da saldare con un importo pari a 50 EUR ed è stata emessa una nota di credito pari a 20 EUR, questo importo coprirà in parte quello della fattura, così che il cliente si ritroverà a dover pagare solo 30 EUR.
Come compilare una fattura: spese di trasporto
Come ci si comporta con le spese di trasporto da inserire in una fattura e il relativo calcolo dell’IVA? Se è l’acquirente a pagare per il costo del trasporto, allora questa voce non inciderà sul calcolo dell’IVA in fattura. Nel caso in cui sia, invece, il venditore a farsi carico del trasporto, anche questo servizio è soggetto ad imposizione IVA. La prestazione può essere comunque svolta gratuitamente e in tal caso il trasporto sarà imponibile se il valore sarà superiore a 25,82 EUR.
Ma vi sono anche situazioni in cui è il cliente a pagare per questo servizio. L’IVA che verrà applicata sarà quella prevista per la merce venduta, in quanto il trasporto viene considerato come una prestazione accessoria e non è quindi soggetto ad un’imposta in modo autonomo.
Infine, si può anche decidere di affidare il trasporto ad un terzo e in questo caso, sarà l’azienda incaricata a dover presentare la fattura all’acquirente o al venditore. È anche possibile che il venditore si faccia carico delle spese di trasporto, anticipando la somma per il compratore e registrandola tra le spese documentate; successivamente il venditore ne terrà conto nella fattura emessa al cliente e così facendo il costo non sarà soggetto ad IVA.
Errori da evitare durante l’emissione di una fattura
Se durante l’emissione di una fattura si incorre in errori c’è il rischio di dover pagare delle multe, più o meno onerose. È quindi opportuno fare sempre attenzione e compilare le fatture correttamente. Gli errori, però, possono sempre accadere, l’importante è porvi rimedio. Ovviamente si riscontra il solo se la fattura è stata già inviata al cliente, altrimenti basterà compilare nuovamente la fattura con i dati corretti. Vediamo meglio il tipo di errori e una loro possibile soluzione.
Errori riguardanti importi e IVA
Se in una fattura è stato inserito un importo sbagliato, si dovrà correggerlo emettendo una nota di variazione. Se si è fatturato un importo inferiore, si emetterà una nota di variazione in aumento, anche chiamata nota di debito, così verrà presentato al cliente l’importo mancante e il residuo IVA non ancora calcolato.
Qualora si sia fatturato più del dovuto, dovrà essere emessa una nota di variazione in diminuzione, cioè la nota di credito, grazie alla quale si storna l’importo in eccesso e la relativa IVA.
Errori riguardanti altri dati
La questione risulta più facile, se sono stati commessi errori nell’intestazione o in altre parti della fattura estranee all’importo della stessa. In questo caso basterà rinviare la fattura corretta al cliente, segnalando il problema. Se però la fattura è stata già registrata, anche in questo caso sarà necessario fare una variazione per stornare totalmente la fattura errata ed emettere una nuova fattura corretta.
È importante riconoscere tempestivamente gli errori, prima di fare la dichiarazione dei redditi. Una correzione delle fatture permette di evitare di incorrere in sanzioni ben più salate.
Vi preghiamo di osservare la Nota legale relativa a questo articolo.