Periodi legali di conservazione dei documenti aziendali

Con l’obbligo di conservazione dei documenti aziendali, il legislatore stabilisce i termini per la conservazione dei documenti commerciali per gli imprenditori. I periodi di conservazione previsti dalla legge servono principalmente a garantire la verificabilità dei processi rilevanti ai sensi del diritto fiscale e commerciale.

Vi forniamo una panoramica delle basi giuridiche dell’obbligo di conservazione dei documenti commerciali, un elenco dei soggetti obbligati a conservare i documenti commerciali e le circostanze all’interno delle quali questo obbligo ha luogo, e un elenco dei documenti soggetti a conservazione con le rispettive scadenze.

In Italia, nel momento in cui si iscrive la propria impresa al Registro delle imprese, vi è di fatto l’obbligo di conservazione dei documenti aziendali, sia a fini civili che tributari. L’articolo 2220 del Codice Civile stabilisce che debbano essere conservate scritture, fatture, lettere e telegrammi, nonché copie di fatture, lettere e telegrammi spediti.

Tuttavia, ci sono delle differenze a seconda del tipo di impresa e non tutti gli imprenditori devono conservare le scritture contabili: alcuni doveri di conservazione riguardano soltanto gli imprenditori commerciali, cioè di fatto le imprese di dimensioni medio/grandi, mentre i piccoli imprenditori, ai fini civilistici, ne sono esclusi.

I piccoli imprenditori ad esempio non devono conservare il libro giornale e il libro degli inventari (salvo che i ricavi superino determinate soglie di guadagno, 400.000 euro per imprese di servizi e 700.000 per altri tipi di imprese), ma a fini fiscali deve comunque conservare i registri per l’IVA e quello dei beni ammortizzabili.

In particolare, la normativa identifica i documenti che vanno conservati dagli imprenditori commerciali, e precisamente:

• Il libro giornale, dove si indicano quotidianamente le operazioni compiute nell’esercizio dell’impresa
• Il libro degli inventari, dove si indicano attivi e passivi delle imprese, nonché il conto finale di profitti e perdite
• Tutte le scritture richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa, come:
  • Il libro mastro
  • Il libro di cassa
  • Il libro magazzino
  • I libri sociali

Inoltre, l’imprenditore commerciale deve anche conservare, ai fini tributari, i registri previsti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto, le scritture ausiliarie di magazzino e il registro dei beni ammortizzabili.

Normalmente esse vengono conservate in modalità cartacee, ma si possono anche archiviare come file di immagini, che ovviamente devono però corrispondere ai documenti cartacei. In ogni caso i documenti aziendali devono essere conservati in modo da poter garantire integrità e disponibilità. L’integrità consiste nel fatto che il documento sia autentico e non sia stato manomesso in alcun modo: soltanto in questo modo viene garantita al documento stesso una forza probatoria. Per disponibilità, come intuibile, si intende che i documenti devono poter essere consultati in tempi relativamente brevi e devono anche essere facilmente comprensibili.

Per quanto riguarda i supporti, come accennato, ci si può avvalere anche di documenti digitali, ma a diversi supporti corrispondono anche diverse modalità di conservazione.

Gli archivi cartacei si suddividono in tre grandi categorie, a seconda del periodo di tempo a cui fanno riferimento e dalla rilevanza che possono avere da un punto di vista giuridico e operativo. Si possono suddividere pertanto in:

• archivio corrente, dove appunto vengono tenuti i documenti utilizzati per il disbrigo delle operazioni correnti;
• archivio di deposito, che riguarda quei documenti non più necessari nella quotidianità, ma che ancora rivestono un interesse giuridico e operativo;
• archivio storico, dove vengono archiviati i documenti che vanno conservati per sempre

A questo scopo bisogna ovviamente implementare un piano di archiviazione efficace per poter gestire in modo efficiente i documenti di tutte e tre le fasi di archivio.

Per archivi digitali si intendono quegli archivi dove i documenti digitali vengono creati a partire da un documento cartaceo, tramite dei dispositivi ottici. Ciò non va confuso con la vera e propria dematerializzazione, in cui il documento nasce già come documento digitale, e non è semplicemente una copia di un esistente documento cartaceo. Per quanto riguarda gli archivi digitali, occorre naturalmente attuare una serie di procedure per poter garantire l’accessibilità, l’utilizzabilità e l’autenticità dei documenti digitali.

Anche i messaggi di posta elettronica che rivestono rilevanza giuridica e commerciale vanno conservati, come prescrive l’articolo 2214 del Codice Civile. Per quanto riguarda le e-mail a contenuto commerciale, esse sono rilevanti anche ai fini fiscali. Anche le e-mail, in quanto documentazione scritta, devono sottostare ai principi di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità e devono, come le lettere, essere conservate da chi esercita un’attività commerciale per un periodo di dieci anni.

Considerato questo obbligo di conservazione delle e-mail, è perciò fondamentale una corretta archiviazione delle e-mail. Poiché l’archiviazione manuale è molto laboriosa, esiste un software speciale che supporta l’archiviazione in conformità alle leggi vigenti. I programmi corrispondenti assicurano che le e-mail siano memorizzate e archiviate correttamente. L’archiviazione elettronica consente anche la ricerca automatica delle e-mail archiviate. In questo modo, tutte le informazioni sono sempre disponibili, sia per l’impresa stessa che per le autorità di vigilanza.

L’imprenditore (o i suoi eredi) ha l’obbligo di conservazione delle scritture contabili per almeno 10 anni, anche se l’impresa nel frattempo è stata chiusa. Tuttavia, nel caso in cui l’impresa sia sottoposta ad accertamenti fiscali, potrebbe essere necessario conservare tali documenti anche per un periodo più lungo.

Nel caso in cui i documenti non vengano conservati, le conseguenze possono essere anche molto gravi. Ad esempio, in caso di fallimento, la mancata osservazione dell’obbligo di conservazione delle scritture contabili potrebbe portare alla contestazione del reato di bancarotta semplice, alla reclusione da sei mesi a due anni, o addirittura alla bancarotta fraudolenta (da tre a dieci anni di reclusione) se le scritture contabili sono state sottratte o distrutte dall’imprenditore, impedendo così la ricostruzione dei movimenti di affari e del patrimonio.

Anche in caso in cui non si verifichi un fallimento, ci sono in ogni caso sanzioni amministrative per l’omessa conservazione delle scritture contabili previste ai fini tributari.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.