Come emettere una fattura: il vademecum per aziende e privati

Con l’emissione di una fattura informate il vostro cliente sulla somma che vi deve pagare per una data consegna di merci o per la fornitura di determinati servizi. Il più delle volte le fatture hanno anche la funzione di sollecito di pagamento. Le fatture vengono spesso scritte con programmi per l’ufficio come Microsoft Word o con altri programmi più specifici, i quali vengono spesso offerti come servizi online o su Cloud.

Tramite le fatture, le aziende, i lavoratori autonomi e i liberi professionisti informano lo stato riguardo le loro entrate e uscite economiche. La fatturazione è importante sia per le imprese che offrono un bene o un servizio, come anche per il cliente in affari che lo riceve. Perciò solo con una fattura chiara e senza errori è possibile contare sulla ritenuta d’acconto, ovvero quel processo che prevede che le aziende che hanno pagato l’imposta sul valore aggiunto (IVA) allo stato, possono richiederla indietro, allo stato stesso.

Nel caso in cui commettiate un errore nella trascrizione di una fattura, il conflitto che ne deriverà tra voi ed i vostri clienti potrebbe attirare l’attenzione del fisco nei vostri confronti. Proprio per questo motivo abbiamo riassunto per voi in questo articolo come si fa a scrivere una fattura inappuntabile da un punto di vista legale. Una seconda domanda è invece qual è lo strumento con il quale si prepara al meglio una fattura. Oltre ai classici programmi per l’ufficio come Microsoft Word ed Excel ci sono tante altre applicazioni web, con le quali è possibile scrivere e organizzare le proprie fatture, il tutto completamente online. Tutte le informazioni necessarie riguardo alla scrittura di fatture online le trovate nel seguente paragrafo.

Da un punto di vista delle formalità necessaria, la compilazione di una fattura non si differenzia molto dalla preparazione di un’offerta, di un ordine di conferma o di una bolla di consegna. Tutte queste si assomigliano nella strutturazione e contengono gli stessi dati obbligatori da inserire negli appositi spazi. Come per ogni altra comunicazione contabile o commerciale, dovete inserire il vostro logo aziendale in maniera ben visibile e in buona qualità all’interno della vostra fattura; solitamente questo viene collocato nella parte superiore del documento. Se non disponete di un vostro logo o se non desiderate utilizzarlo, potete in alternativa indicare semplicemente, sempre nell’apposito spazio, il nome della vostra azienda. A seguire vi sono le solite formalità di qualunque documento aziendale ufficiale indirizzato ad un cliente: riferimento al proprio nome, la ragione sociale e l’indirizzo del cliente così come le informazioni necessarie relative all’azienda di quest’ultimo. Per eventuali chiarimenti potete includere tra i dati presenti sulla fattura anche i dati di contatto, come numero di telefono e l’indirizzo e-mail. A questo punto è possibile trascrivere la propria partita IVA. In alternativa è anche possibile decidere di indicare, in testa o in fondo al documento in questione, ulteriori informazioni riguardanti la vostra azienda, come ad esempio i dettagli del conto bancario. A parte l’intestazione, “Fattura” sarà sufficiente, tutto il resto varierà da fattura a fattura: accanto al numero di fattura progressivo dovrete innanzitutto indicare il numero cliente e la data. Ringraziate il cliente per l’ordine e per la collaborazione, che le buone maniere aiutano sempre, ed elencate a seguire le prestazioni per le quali si richiede il pagamento al cliente. Indicare dunque la quantità dei prodotti consegnati o l’entità della prestazione fornita. Con poche parole chiave potete precisare la tipologia della merce o dei servizi, per poi menzionare il prezzo per ogni singola voce. Se la vendita al cliente consiste in prodotti diversi, fornite un’indicazione riguardo alla quantità così come al prezzo dei singoli prodotti e al corrispettivo totale. Una volta indicati tutti questi dati necessari, è il momento di indicare la somma totale della fattura. Per prima cosa elencate tutti gli importi corrispettivi alle prestazioni fornite, e dunque l’ammontare fiscale che va ad aggiungersi all’ammontare netto. Infine sommate questi, in modo da ottenere il totale da fatturare. Sotto l’importo lordo indicate inoltre la scadenza entro la quale deve avvenire il pagamento e menzionate anche la data di consegna della merce o di realizzazione del servizio. È assolutamente necessario ricordarsi di fornire le informazioni relative al proprio conto bancario.

La legge italiana prevede che alcuni elementi siano sempre presenti in una fattura, nonostante il fatto che vi siano diversi modelli da poter utilizzare. Detto ciò, i seguenti elementi devono sempre essere riportati all’interno di una fattura ufficiale:

• Nome e indirizzo della vostra azienda così come il fruitore delle prestazioni oggetto della fattura;

• Partita IVA;

• Data d’emissione della fattura;

• Numero di fattura unico e progressivo;

• Quantità o entità e descrizione della merce in consegna o del servizio fornito;

• Corrispettivo richiesto, suddiviso tra importo netto, ammontare fiscale e la somma dei due che va a formare l’importo lordo;

• Sconti, premi o quant’altro; se non già inclusi nel corrispettivo già indicato;

• Data di consegna o di prestazione del servizio fornito (in questo caso basta anche il mese);

• Aliquota fiscale utilizzata; nel caso in cui vi sia un’esenzione da imposta, questa dovrà essere indicata;

• Nel caso si tratti di una nota di credito, sostituire la dicitura “fattura” con “nota di credito”.

Se siete un soggetto passivo di IVA e avete necessità di emettere una fattura per un importo non superiore a 100 euro, sappiate che esiste anche la cosiddetta fattura semplificata. In tal caso il numero di elementi necessari da includere all’interno della fattura è minore, vi basterà infatti indicare i seguenti dati:

• Ragione sociale, ditta, nome e cognome, residenza e/o domicilio della vostra azienda;

• Data di emissione e numero progressivo della fattura;

• Vostro numero di partita IVA;

• Ragione sociale, ditta, nome e cognome, residenza e/o domicilio del soggetto che ha acquistato i beni o ha usufruito di un servizio;

• Indicazione dei servizi offerti o dei beni ceduti;

• Ammontare del totale e dell’imposta;

• In caso si tratti di una nota di addebito o di accredito, un riferimento ad eventuale/i fattura/e di rettifica e specifica degli elementi interessati da tale modifica.

Il tempo di quando le fatture venivano scritte ancora con la macchina da scrivere, è finito già da un po’. Oggigiorno è il computer lo strumento più importante per la fatturazione. Spesso a questo scopo vengono utilizzati programmi di elaborazione testi o altri programmi per l’ufficio. Questi pacchetti di software come Microsoft Office o LibreOffice sono molto diffusi e si trovano già installati nei computer di molti utenti, così che si può partire sin da subito con la produzione di fatture e senza costi aggiuntivi.

Oltre ai programmi per l’ufficio sempre più aziende della piccola e media industria come anche lavoratori autonomi e liberi professionisti utilizzano software di fatturazione elettronica per l’emissione di fatture. Molti di questi programmi di fatturazione elettronica, trattandosi apposta di software specifici per la fatturazione online, possono essere acquistati singolarmente. Altri programmi invece fanno parte dei software completi per la contabilità, tramite i quali è possibile svolgere altri numerosi compiti relativi alla contabilità fiscale. La maggior parte di questi programmi è utilizzabile direttamente su Internet: essi vengono offerti tramite Cloud Hosting e seguono il principio del software-as-a-service (SaaS).

Oltre a vari modelli di fatturazione questi software appositi offrono spesso ulteriori funzioni di grande utilità. I programmi possono ad esempio richiamare automaticamente le informazioni e i dati di un dato cliente al momento della fatturazione. Vi basterà dunque immettere i dati una prima volta per poterli poi richiamare direttamente tramite tool senza che sia necessario digitarli manualmente di volta in volta. Generalmente con i software per la produzione di fatture molti processi sono automatizzati: ad esempio il software si fa carico di tutti i dati standardizzati durante i processi di scrittura delle fatture, sbriga i calcoli relativi alla numerazione progressiva delle vostre fatture e del calcolo dell’IVA. Tra l’altro spesso i programmi offrono anche funzioni di controllo, che servono ad accertarsi che i dati obbligatori di una fattura siano presenti. Alcuni tool vi ricorderanno inoltre delle fatture ancora aperte, nel caso in cui un cliente non abbia saldato entro un determinato periodo. Ed ancora, molti programmi vi offrono la possibilità di preparare un avvertimento per il cliente in questione, che ancora deve pagare, sulla base della fattura ancora aperta. Queste funzioni di controllo ed aiuto dovrebbero garantirvi, che le vostre fatture e tutti i processi ad esse collegate possano procedere senza ostacoli

Se preparate le vostre fatture online grazie ad un programma connesso ad un server cloud, risparmiate ancora più tempo e lavoro. Poiché molti strumenti online per la creazione di fatture contano anche di funzioni per l’invio delle stesse, permettendo di inviare appunto, le fatture prodotte anche direttamente tramite il programma. Questa funzionalità va ben oltre alla connessione del proprio indirizzo e-mail al programma, infatti alcuni provider si incaricano dell’invio di una fattura e/o di un avvertimento addirittura per posta, risparmiandovi dunque anche tutta la strada fino all’ufficio postale più vicino.

Decidendo per un programma su cloud potete approfittare anche e soprattutto della possibilità di poter richiamare con un computer, e spesso anche tramite uno smartphone, le fatture da voi emesse e le vostre banche dati; unica precondizione è la disponibilità di una connessione Internet. Tra l’altro con un Software-as-a-Service non avrete di cui preoccuparvi per quel che riguarda la sicurezza dati dei vostri documenti, questi verranno infatti automaticamente archiviati sul server del provider, minimizzando quindi il rischio che vengano persi. Anche l’installazione e l’aggiornamento del programma saranno compiti di cui si farà carico il provider.

La trasmissione del documento può avvenire sia per posta che per via digitale; sebbene il formato scelto debba prima essere stato concordato con i vostri clienti. Il consenso può essere trovato ad esempio tramite una clausola tra le condizioni generali di contratto o tramite conferma del ricevente precedentemente o successivamente all’invio. La fattura, nel formato digitale, può essere inviata per e-mail al cliente o essere messa a disposizione tramite download.

L’archiviazione elettronica di una fattura in formato cartaceo è permessa, nel caso in cui questa, una volta stampata, sia scannerizzata in maniera tale che sia ben leggibile. Al contrario una fattura digitale, per mantenere la propria validità, deve sempre essere conservata in formato elettronico; l’archiviazione cartacea di per sé non sarà sufficiente.

Assicuratevi sempre che le fatture da voi emesse in formato elettronico siano sempre archiviate in supporti di memoria con una lunga aspettativa di vita; a questo riguardo i dischi rigidi moderni sono molto più adatti rispetto a supporti dati meno recenti come CD o DVD. Tra l’altro è altamente consigliabile che facciate regolarmente delle copie di sicurezza delle vostre fatture su diversi supporti di memoria; raccomandazione valida generalmente per qualunque documento di cui sia richiesto un obbligo di prova.

Anche in questo caso i programmi per la fatturazione elettronica rappresentano un vantaggio, poiché essi archiviano le vostre fatture sui server dei provider e le conservano a lungo. Se volete l’assoluta certezza di non contravvenire alle leggi in materia di custodia dei documenti, dovreste scegliere un provider con server in Italia o quantomeno in Europa.

Difatti la legge italiana consente sì la conservazione in formato elettronico di fatture, così come di altri documenti ufficiali, presso paesi esteri, ma a patto che il paese in questione metta a disposizione uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza e che le regole di tenuta e di conservazione dei documenti previste dalla legge italiana siano assolte. Rendendo quindi gli unici paesi papabili i paesi membri dell’Unione Europea.

Questo potrebbe però non essere il caso nel prossimo futuro, visto l’accordo firmato tra gli Stati membri del Consiglio d’Europa ed i Paesi membri dell’Organizzazione per la cooperazione e lo sviluppo OCSE).

Il codice civile italiano regola che le fatture debbano essere conservate, ai fini dell’accertamento fiscale, per dieci anni a partire dalla data dell’ultima registrazione. Il Fisco italiano al contrario prevede un periodo di soli cinque anni, estendibile però fino alla fine dell’accertamento dell’imposta nel caso in cui si venga a creare un contenzioso. Questo significa che il periodo minimo da prendere in considerazione è quantomeno superiore ai dieci anni.

È importante distinguere tra fattura e ricevuta.

• Una fattura informa il ricevente che il pagamento in oggetto deve ancora essere corrisposto. La fattura fornisce una panoramica delle prestazioni offerte e riporta il costo corrispondente a ciascuna di esse.

• Al contrario, una ricevuta è una dichiarazione dell’avvenuta erogazione di un servizio. Solitamente all’interno di una ricevuta è riportata anche la somma di denaro pagata.

La preparazione e l’organizzazione delle fatture avviene oramai sempre più tramite computer. Con un modello preimpostato per le vostre fatture, contenente sia il vostro logo sia tutti gli altri elementi obbligatori (ad esempio: nome, indirizzo, partita IVA, ecc.), vi permetterà di risparmiare tempo e lavoro durante la fase di preparazione di tutte le fatture da emettere. Partendo da un modello di base sarà quindi solamente necessario aggiungere in un secondo momento i dati relativi al cliente e ai servizi forniti o ai beni ceduti. I programmi per l’ufficio adatti alla preparazione di una fattura sono diversi. I processi saranno ancora più celeri se decidete di optare per un programma di fatturazione online. Soprattutto per aziende con grandi quantitativi di ordini e di contratti si tratta di un investimento che ripagherà in breve tempo. Particolarmente funzionali sono in questo caso i programmi su Cloud, tramite i quali basterà immettere una volta i dati dei vostri clienti per poi riuscire a completare le fatture necessarie in un battibaleno, e volendo, inviarle tramite e-mail o per posta con pochi click. Indipendentemente dal programma scelto per la compilazione delle fatture, i vostri compiti sono praticamente gli stessi: assicurarsi che siano state inserite tutte le informazioni obbligatorie e controllare accuratamente la correttezza dei dati immessi. Poiché sia il cliente che l’agenzia delle entrate richiedono una compilazione impeccabile di ogni singola fattura. Una volta pronta non vi resterà che inviarla. Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.