Gestionale aziendale: come funziona il software per la contabilità?
La redazione di IONOS7 mins
La maggior parte delle aziende ha l’obbligo di tenere sotto controllo i propri bilanci. In primo luogo perché ogni anno le imprese devono presentare allo stato la contabilizzazione dei profitti, e, in secondo luogo, perché sia gli imprenditori che i freelance hanno essi stessi interesse ad avere sempre un’idea chiara sull’ammontare delle entrate e delle uscite della propria attività. E infine, grazie a questo bilancio è possibile dare una stima ben precisa di quanto un’impresa sia effettivamente redditizia, oltre che essere coscienti di quali mezzi economici sono a disposizione per la progettazione futura.
In questo senso i programmi di contabilità sono strumenti di ausilio fondamentali, utili a semplificare il lavoro in maniera esponenziale. Sono principalmente indirizzati a lavoratori autonomi e a piccole e medie imprese, i quali difficilmente possono permettersi di assumere una figura di contabile, per cui la gestione della contabilità deve avvenire parallelamente in modo semplice e veloce. Ma questo tipo di programma contabile non è indirizzato solo ai professionisti, bensì anche a persone non particolarmente dotate di vaste conoscenze in ambito di gestione dei conti, per cui riescono a garantire una contabilità del tutto conforme alla legge.
Ciò che risulta notevolmente efficiente è la contabilità basata su sistemi di archiviazione cloud, totalmente usufruibile grazie ad un’applicazione presente sul browser. Scoprite di preciso quali sono le caratteristiche e le funzioni di un simile programma per la contabilità online leggendo il nostro articolo.
Cosa offre un programma di contabilità online sotto forma di web app?
Utilizzando un software per la contabilità specifico, si riesce a rendere il lavoro facile come bere un bicchiere d’acqua. Se poi decidete di ricorrere a un programma di contabilità online che si basa su un’archiviazione cloud e che si presenta sotto forma di una web app, guadagnerete addirittura del tempo. Premesso che abbia una connessione Internet, chi svolge la propria contabilità finanziaria sfruttando il web, non solo ha sempre accesso ai propri dati indipendentemente da dove si trovi, ma spesso è anche in grado di effettuare direttamente tutte le procedure relative alla gestione dei conti, che si tratti di controllare il bilancio finale stimando le entrate e le uscite o che sia per occuparsi del proprio online banking attraverso il programma.
Ma il software gestionale aziendale online è un ausilio per molti altri ambiti: tutto ciò di cui necessitate per tenere i vostri conti online è un programma adeguato, un dispositivo che abbia la possibilità di connettersi alla rete e, naturalmente, la stessa connessione a Internet. Di seguito vi spiegheremo le funzioni più importanti che possiede un programma per la contabilità.
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Digitalizzare e salvare le ricevute
I programmi di contabilità sono utili innanzitutto perché avrete la possibilità di riunire insieme l’intera gestione dei conti in un solo software. In questo modo sarete in grado di digitalizzare in modo facile le vostre ricevute di pagamento come quietanze e fatture e salvarle nell’archivio del vostro account personale sul software contabile. A questo proposito si possono caricare i suddetti documenti semplicemente utilizzando uno scanner oppure fotografandoli con lo smartphone.
I contenuti delle ricevute vengono rilevati tramite una tecnica di riconoscimento testuale, grazie alla quale non sarà nemmeno più necessario inserire manualmente molti dettagli come ad esempio la somma finale dei conti, l’ammontare dell’IVA o la data di emissione. Tutte queste informazioni vengono trasferite direttamente sul vostro account e tenute automaticamente in considerazione dal programma durante il corso della redazione del bilancio (ad esempio quando avviene la realizzazione automatica dell’eccedenza attiva).
In pratica un software di gestione della contabilità su cloud riesce a garantire anche un’archiviazione chiara e sicura dei dati riguardanti i vostri conti: questi vengono salvati sul server del fornitore del tool, per cui non avrete più il pensiero di occuparvi di mettere al sicuro i documenti. Se tenete i conti facendo uso dell’applicazione, avrete a disposizione tutta la documentazione da presentare all’ Agenzia delle Entrate.
Registro di cassa
Grazie al registro di cassa è possibile annotare tutti i movimenti dei beni in entrambe le direzioni, in entrata e in uscita: il software li elenca automaticamente sulla base delle ricevute fornite, delle spese di spedizione e, addirittura, dei bonifici effettuati (se, infatti, collegate il vostro servizio di online banking all’applicazione, potrete compiere dei trasferimenti di denaro direttamente tramite il tool). In un batter d’occhio è possibile generare anche i rendiconti relativi al giorno o al mese, sempre attraverso la funzione del registro di cassa presente nel software.
Ciò non rappresenta un vantaggio solamente per quanto riguarda il proprio bilancio, bensì risulta indispensabile anche per la revisione della contabilità aziendale effettuata dal fisco, la quale prevede un registro di cassa conforme alle norme di legge.
Calcolo dell’eccedenza attiva
Le piccole e medie imprese che non sono tenute a operare in partita doppia, possono usufruire del regime di cassa di contabilità semplificata. Questa funziona secondo il criterio della cassa, determinando il reddito e il valore della produzione netta. Il calcolo automatico di tutte le spese e degli introiti alleggerisce anche la realizzazione dell’eccedenza attiva. Proprio come succede già nel registro di cassa, anche per questa funzione di calcolo viene tenuto in considerazione ogni aggiornamento; inoltre la sezione può venire consultata in qualsiasi momento.
Attraverso il servizio di calcolo dell’eccedenza attiva sarete in grado di rendervi conto della performance economica della vostra azienda durante un periodo di tempo definito: se stabilite l’inizio e la fine del lasso temporale, l’applicazione farà apparire immediatamente il bilancio finale tenendo conto di tutte le entrate e le uscite rilevanti, presenti all’interno del sistema. Naturalmente il documento che risulta è esportabile come file PDF.
Esportazione per commercialista
Se intendete fare esaminare le vostre ricevute a un commercialista, di norma egli necessiterà di un bilancio in formato DATEV: questo formato altro non è che uno standard nel campo della consulenza fiscale e che è possibile ottenere in un battibaleno grazie alla rispettiva funzione di esportazione presente nel tool di gestione contabile.
Se al vostro commercialista non basta il documento singolo ma necessita invece di una verifica più approfondita del vostro sistema di gestione dei bilanci, avete la possibilità di attivare un accesso extra al vostro conto del software gestionale online. Tramite tale funzione la collaborazione tra l’azienda e il consulente fiscale viene notevolmente semplificata grazie alla trasparenza garantita dalla possibilità di accesso ai bilanci, e in questo modo entrambe le parti riescono a risparmiare tempo prezioso.
In sintesi: i programmi gestionali aziendali su cloud sono efficienti e semplici da usare
Con il software adeguato tenere i conti della propria attività non è mai stato così facile. Non è necessario possedere una formazione da contabile per usufruire del programma: infatti, grazie alle molteplici e utili feature, i modelli già pronti a disposizione e il calcolo automatico di tutte le ricevute, anche i meno esperti sono in grado di padroneggiare una gestione della contabilità conforme alle norme di legge. A questo scopo non dovrete minimamente preoccuparvi degli aggiornamenti del software, poiché a questo ci pensa già il fornitore del servizio: a voi basterà semplicemente aprire il sito web su un browser a vostro piacimento e così lavorerete già sull’ultima versione del programma.
Al contempo il servizio di contabilità online serve anche come backup di tutti i vostri documenti che decidete di caricare sul tool. I vostri dati, infatti, saranno al sicuro sul server del servizio e possono essere visualizzati in qualsiasi momento e con pochi click tramite una connessione Internet dal vostro computer personale. Questo avviene perché la funzione cloud vi permette di avere sempre sotto controllo, anche da remoto, le finanze della vostra attività.
Oltre a ciò, potete ad esempio anche fotografare gli scontrini con uno smartphone e caricarli sul vostro account del tool. Se avete ricevuto delle ricevute o delle fatture via mail, potete semplicemente inoltrarle al vostro profilo del gestionale aziendale. Infine, grazie al riconoscimento testuale, la gran parte delle informazioni viene trasmessa direttamente al sistema.
Una web app del sistema gestionale aziendale crea per voi i bilanci in automatico, perciò non vi resta che scaricarli sotto forma di documento di testo. Altre funzioni, come la realizzazione automatica dell’eccedenza attiva oppure il collegamento al vostro servizio di online banking, semplificano ulteriormente la gestione contabile. Utilizzando un software contabile online, tutto sommato, risparmiate molto tempo e lavoro che potete invece investire in ciò che è davvero importante: la vostra attività.
Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.