Come scrivere una lettera commerciale professionale

Nonostante la digitalizzazione regni sovrana nella nostra epoca, vi sono misure più tradizionali che ancora sono necessarie per la buona gestione degli affari aziendali. Le imprese, infatti, curano le proprie relazioni anche tramite la corrispondenza commerciale, nella quale rientrano tutte quelle comunicazioni scritte in uscita di cui ogni azienda si serve con l’obbiettivo di avviare, incrementare o concludere affari.

Ma come sono definite dalla legislazione le linee guida per la stesura di lettere commerciali? Ve lo spieghiamo in questo articolo.

In Italia la corrispondenza commerciale sottostà alle norme contenute negli articoli 2214 e 2220 del Codice Civile. Ogni messaggio scritto in questo contesto ha valore legale e giudiziale e può essere impugnato in caso di controversia.

I requisiti legali per le lettere commerciali si applicano a:

• Lettere d’affari
• Fax
• Telegrammi
• Telex
• Documenti commerciali
• Documenti contabili
• Relazioni

I requisiti legali per le lettere commerciali si applicano quindi anche a lettere, cartoline, e-mail e fax.

Se una comunicazione scritta è da considerarsi una lettera commerciale, sarà dunque soggetta a requisiti di contenuto (informazioni obbligatorie). Ciò consente ai partner commerciali di ottenere in anticipo le informazioni sui dati essenziali circa l'impresa al momento di instaurare relazioni d'affari. Pertanto, se un documento può essere utilizzato per stabilire il primo contatto scritto tra partner commerciali, deve contenere alcune informazioni necessarie. Ad esempio il numero di registrazione presso il Tribunale offre al destinatario di una lettera commerciale la possibilità di ottenere informazioni su un imprenditore a partire dal Registro delle Imprese.

Sono escluse dai requisiti legali per le lettere commerciali le comunicazioni scritte nel contesto aziendale assegnabili a una delle seguenti categorie:

• Corrispondenza interna tra uffici, dipartimenti, succursali o filiali della stessa azienda
• Comunicazioni scritte a un gruppo indeterminato di destinatari, come nel caso di pubblicità diretta per corrispondenza o materiale pubblicitario
• Comunicazioni scritte create utilizzando moduli come parte di un rapporto commerciale esistente come bolle di consegna, avvisi di spedizione o notifiche di ritiro

Le lettere commerciali sono utilizzate per la comunicazione scritta tra due partner commerciali e di solito contengono una transazione commerciale. Può trattarsi di transazioni tra imprese (Business to Business, in breve B2B) o tra impresa e privati (Business to Consumer, in breve B2C). Le lettere commerciali devono essere chiaramente distinte dalle lettere private, destinate allo scambio di informazioni personali tra privati.

Le lettere commerciali non sono tutte uguali, bensì ne esistono di diversi modelli a seconda dello scopo.

• Blocco americana: tutti gli elementi sono allineati al margine sinistro
• Blocco: segue il modello Blocco americana, eccezion fatta per data e firma che si allineano al margine destro
• Semiblocco: come Blocco eccetto per il corpo della lettera in cui i paragrafi rientrano da 1 a 2 cm
• Classica: come Semiblocco ma l’indirizzo è posizionato a destra sotto l’iniziale della città nella data
• Personale: si tratta di contenuti privati, la struttura prevede un vocativo seguito dal corpo della lettera, dalla firma e infine dall’indirizzo in calce
• Breve: questo formato è l’ideale per comunicazioni molto sintetiche e ha margini laterali più ampi e un’interlinea più ampia
• Memorandum o lettera di intenti: anche in questo caso il testo è molto breve ed è posizionato su mezzo foglio, con spazi ridotti fra i vari elementi; la base è costituita dal lato più largo
• Quartina: come nella lettera di intenti, ma la base è il lato più stretto
• Per buste a finestra: qui l’indirizzo è posizionato in uno spazio predefinito; può esserci la dicitura “All’attenzione”
• Circolare: il destinatario, indicato sulla busta, etichetta o su un campo variabile, è sostituito da un vocativo seguito da virgola o da un indirizzo generico; al posto della data si usa la dicitura “Data del timbro postale”; tendenzialmente si utilizzano le etichette

Siccome le lettere commerciali sono utilizzate per stabilire un contatto, dovrebbero contenere tutte le informazioni standard che si sono dimostrate valide nel contesto della comunicazione commerciale. In una lettera commerciale non possono mai mancare i seguenti elementi:

• Intestazione
• Data
• Indirizzo del destinatario
• Contenuto
• Firma

Di seguito approfondiamo gli elementi indispensabili.

In genere l’intestazione della lettera commerciale è prestampata e deve contenere tutte le informazioni relative al mittente. Si tratta quindi di:

• Ragione sociale/nome e cognome
• Indirizzo (via, numero civico, CAP, città)
• Numero di telefono e fax, c/c postale
• Numero di codice fiscale e/o partita IVA
• Numero di registrazione presso il Tribunale (Registro delle Imprese)
• Numero di registrazione presso la Camera di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura (C.C.I.A.A.)
• Capitale sociale (solo per le società di capitali)

La data va posta prima del destinatario, a destra. Scrivetela per intero includendo anche la località di partenza della lettera, il giorno con il numero cardinale, il mese scritto in lettere per esteso con iniziale minuscola e l’anno. Dividete la località dalla data con una virgola, ad esempio: “Bologna, 25 aprile 2019”. Collocatela distante di 3-4 interlinee dall’intestazione. Per quanto riguarda le circolari si sostituisce la data con la dicitura “data del timbro postale”.

Introducete l’indirizzo rivolgendovi al vostro destinatario utilizzando un vocativo quale “Egregia/o”, “Gentile”, “Spettabile”, volendo anche abbreviato in “Egr.”, “Sig.”, “Spett.” ecc. Anche l’indirizzo va distanziato di 3-4 interlinee dalla data e deve includere:

• Nome e cognome della persona fisica o ragione sociale
• Indirizzo (via e numero civico divisi da una virgola)
• CAP, città del destinatario e targa automobilistica della Provincia (tutto in maiuscolo, senza sottolineature né parentesi)

Si tratta del fulcro della lettera commerciale, da situare a 3 interlinee dal destinatario utilizzando l’interlinea 1. Lasciate la doppia interlinea tra i capoversi.

Potete introdurre il contenuto della lettera commerciale servendovi di una formula di apertura o di un vocativo, scritto per esteso. Aggettivi, pronomi e particelle pronominali relative al destinatario si enfatizzano scrivendole con l’iniziale maiuscola.

La formula di saluti fa sempre parte del corpo della lettera. Distanziateli con una doppia interlinea dal capoverso precedente.

La firma si pone a 3 interlinee dai saluti, la fine del corpo della lettera commerciale. Va allineata alla data, autografata a mano e a macchina. Di norma va posta a destra e si usa comporla con il nome dell’azienda con sotto la qualifica di chi firma e ancora più sotto, tra parentesi, nome e cognome.

Oltre agli elementi fondamentali che non possono assolutamente mancare in una lettera commerciale, vi sono ulteriori elementi aggiuntivi non strettamente obbligatori ma che possono risultare comunque utili a seconda delle situazioni. Sta al mittente decidere se inserirli o meno. Elenchiamo di seguito gli elementi facoltativi delle lettere commerciali:

Contrariamente a ciò che si potrebbe pensare, perché siamo abituati a vederlo in quasi tutte le comunicazioni, l’oggetto non è un elemento obbligatorio delle lettere commerciali, bensì facoltativo. Questo elemento è una sintesi del contenuto della lettera e può essere molto utile se si ribadisce un concetto diverse volte nel corso del testo. Se decidete di inserirlo nella vostra lettera commerciale, allineatelo senza rientranza al margine di sinistra a 2-3 interlinee di distanza rispetto all’indirizzo del destinatario.

I riferimenti collegano la comunicazione ad altre precedenti. In questo modo si rende più facile la ricerca. Se non è previsto uno spazio predefinito per la loro collocazione, i riferimenti sono da situare in alto a sinistra prima o dopo la data e sotto l’intestazione. In alternativa, nel caso di sigle del mittente, possono essere inseriti dopo la firma. Tra i riferimenti sono inclusi:

• Numero di protocollo a partire dal registro sul quale le aziende riportano tutti i nominativi dei destinatari e delle missive in uscita.
• Sigle relative sia al destinatario sia al mittente, ad esempio “Vs. rif. 1/2/…/FC/ab” o “ns. rif. 7/12/…/LM/ar”.

Come accennato prima, per riferirvi al vostro destinatario potete fare uso di un vocativo. Se decidete di farlo, fatelo seguire da una virgola e scrivetelo per esteso.

Ad esempio:

• “Raccomandata”, “Espresso”, “Personale”, “Riservata”: in alto a sinistra e sulla busta
• Allegati: da collocare a fine pagina con la dicitura in calce “All.” allineato al margine sinistro a 2,5 righe vuote dalla firma
• Postscriptum (“P.S.”) e nota bene (“N.B.”): si incontrano raramente nella corrispondenza commerciale, eventualmente negli allegati

Nell’inviare una comunicazione di stampo commerciale anche l’occhio vuole la sua parte: l’involucro, ossia la busta, è almeno tanto importante quanto il contenuto stesso della lettera. È fondamentale conoscere il formato ammesso dalle Poste, il formato UNI, 11,4 x 11 x 23 cm. Per quanto riguarda le buste con finestra trasparente attraverso la quale si vede direttamente l’indirizzo stampato sulla lettera, le misure sono quelle delle buste americane, ovvero 11 x 22 cm.

Se si divide la busta in quattro parti, ognuna di esse ha una precisa funzione. Il riquadro superiore sinistro è destinato alla ragione sociale dell’azienda. Al di sotto vanno le diciture varie quali “assicurata, espresso, raccomandata, ecc.”. Nel riquadro superiore destro si incollano i francobolli (o nel caso delle comunicazioni scritte da parte degli Enti pubblici a privati si stampa la dicitura “Tassa a carico del destinatario”). Il riquadro più importante è quello inferiore destro, lo spazio dedicato all’indirizzo del destinatario, nello stesso formato indicato nella lettera. L’unica parte che deve rimanere bianca è quella in basso a destra.

Per garantire una comunicazione agevole con i partner commerciali, si consiglia di scrivere lettere commerciali da voi inviate per posta o in formato PDF come lettere standard.

Non esiste un carattere specifico per le lettere commerciali, le aziende possono scegliere liberamente. Si noti, tuttavia, che la scelta del font ha un impatto significativo sul carattere tipografico, in parte a causa delle differenze di dimensione dei diversi font. Pertanto si consiglia di orientarsi su font standard come Times New Roman, Arial o Helvetica. In linea di principio, tuttavia, tutti i font di facile lettura con proporzioni equilibrate sono adatti per le lettere commerciali.

Scrivete le vostre lettere commerciali con una dimensione di carattere a 12 punti. Per i documenti con corpi di testo di grandi dimensioni la dimensione del carattere può essere ridotta a 11 punti. Il valore guida si basa sul presupposto che si sta utilizzando uno dei caratteri standard. Se la vostra azienda utilizza un font esotico come parte del suo corporate design, è consigliabile regolare la dimensione del font di conseguenza.

La parte superiore della lettera corrisponde al margine superiore del documento. A partire dal margine del documento c’è uno spazio libero. In genere l’azienda sfrutta questo spazio per collocarvi elementi grafici come il logo aziendale o lo slogan.

Alla parte superiore del margine seguono lo spazio per intestazione, data e indirizzo del destinatario.

• Brevità e concisione: non tiratela per le lunghe! Nella corrispondenza commerciale (sia per posta sia per e-mail) è bene andare subito dritti al punto. Salvo eccezioni, di norma il vostro destinatario sarà abituato a ricevere comunicazioni scritte per motivi di lavoro. Con questa premessa servitevi quindi di formule brevi e concise ed eventualmente di un oggetto significativo. Solo in casi eccezionali le lettere commerciali superano la lunghezza di una pagina in formato A4. Possibilmente includete le informazioni più ingombranti quali tabelle, cifre e ulteriori dettagli negli allegati.
• Saluto personalizzato: se possibile rivolgetevi personalmente al destinatario (o ai destinatari) della lettera commerciale. Eventualmente potete fare una ricerca per individuare il nome di battesimo della persona di contatto e assicuratevi di scrivere il tutto correttamente. Se non è possibile identificare un destinatario concreto, servitevi di un vocativo neutrale quale “Gentili Signore e Signori”.
• Postscriptum: il postscriptum, in breve “P.S.”, in origine serviva come supplemento in lettere scritte a mano, ma ha acquisito una nuova funzione nell'era della produzione di testi a macchina. Tale elemento può essere utilizzato come supplemento alla lettera commerciale vera e propria o per evidenziare informazioni importanti.

• Frasi retoriche ed espressioni antiquate: formulate le vostre lettere commerciali con uno stile contemporaneo e orientato al destinatario. Evitate blocchi di testo stereotipati, frasi e linguaggi obsoleti. Usate un linguaggio chiaro senza inutili abbellimenti. Ricordate: le lettere commerciali trasmettono la vostra immagine aziendale. Se annoiate i clienti e i partner commerciali con banalità o un registro eccessivamente burocratico potreste stare sprecando opportunità. Le lettere commerciali moderne, invece, sono personalizzate sul destinatario e segnalano un interesse che non passerà inosservato.
• Errori ortografici: una lettera commerciale contenente errori non viene presa sul serio. Ciò vale non solo per struttura e layout, ma anche per ortografia e interpunzione. Pertanto rileggete attentamente ogni comunicazione scritta prima di inviarla oppure rivolgetevi a un professionista che lo faccia per voi.
• Espressioni negative: evitate di usare negazioni e scegliete parole con accezioni positive. Persino le cattive notizie possono essere travestite con espressioni positive. Offrite opportunità e possibilità invece di costruire barriere linguistiche. Confrontando: "Purtroppo non posso rispondere." con "Mi informerò immediatamente e Le risponderò quanto prima." quale frase preferireste sentire? Sostituite dunque le frasi che sembrano peggiorative o ostili o che puntano all'eteronomia e all'orientamento al problema con un'alternativa amichevole e orientata alla soluzione, senza ricorrere ad artifici.
• Costruzioni passive: mentre frasi passive eliminano ogni motivazione nascondendo il soggetto che agisce, le espressioni nella forma attiva sottolineano l'azione e appaiono quindi potenti e dinamiche. Mettete a confronto: "La Sua richiesta sarà elaborata il più presto possibile" con "Il mio collega Rossi elaborerà la Sua richiesta il prima possibile". La prima frase non rende noto chi tratterà la richiesta. La seconda, invece, trasmette una sensazione migliore al destinatario, perché sa che può contare sul signor Rossi.
• Periodi involuti: una struttura contorta della frase complica la comprensione e impedisce la comunicazione. Sostituite le espressioni intricate con diverse frasi principali semplici e chiare.

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