Metodologia agile: fronteggiare le sfide del mondo digitale

Il metodo agile è un approccio organizzativo aziendale sempre più diffuso. Nel giro di pochi anni è diventato una questione centrale nell’ambito della gestione mainstream ed è considerato il metodo aziendale più efficace per rispondere con successo alle sfide poste dalla digitalizzazione. Su quali principi si basa la metodologia agile? È così semplice come sembra, oppure è opportuno che i dirigenti ne prendano in considerazione i rischi e gli svantaggi? Scopriamo come è nato l’approccio agile, come funziona e quali prospettive offre alle aziende.

Il termine “agilità” deriva dal latino agilis, che viene tradotto come “agile, veloce, attivo”. Nell’uso comune attuale per “agilità” s’intende la “capacità di adattarsi in modo flessibile, rapido e propositivo ai cambiamenti”.

Il concetto di agilità nell’ambiente lavorativo risulta meno chiaro. Il termine viene utilizzato in ambito scientifico fin dagli anni ‘50, ma con significati diversi. Talcott, ad esempio, ha descritto lo schema AGIL, acronimo di Adaptation (funzione adattiva), Goal Attainement (raggiungimento degli obiettivi), Integration (funzione integrativa) e Latency (mantenimento del modello latente), come strumento di analisi di qualsiasi sistema sociale autonomo.

Anche nei contesti manageriali italiani, il metodo agile è diventato un imperativo, una vera e propria necessità per vincere le sfide che mettono sempre di più alla prova le aziende. La letteratura e la documentazione prodotte sull’argomento, pur seguendo le varie trasformazioni e i progressi dell’approccio agile nel tempo e nei diversi contesti, ne fanno emergere quattro caratteristiche principali: velocità, capacità di adattamento, attenzione al cliente e mentalità agile.

Definizioni più concrete si possono trovare in dizionari o glossari specialistici online, come il dizionario di automazione. Qui il concetto di agile viene descritto come processo di sviluppo software e Project Management che enfatizza la soddisfazione del cliente attraverso la fornitura continua di software funzionante. I metodi agili si contrappongono al modello a cascata e ad altri processi software tradizionali, proponendo un approccio meno strutturato e focalizzato sull’obiettivo di consegnare al cliente, in tempi brevi e di frequente (early delivery/frequent delivery), software funzionanti e di qualità.

La metodologia agile prevede piccoli team interdisciplinari, cicli informativi brevi, prestazioni iterative e sviluppo incrementale, nonché gerarchie piatte.

Il Manifesto Agile ha rappresentato la formalizzazione dei principi su cui si basano i metodi agili. È stato pubblicato in seguito ad uno sviluppo software, ma i quattro principi in esso presentati possono essere considerati universali:

1. Gli individui e le interazioni sono più importanti dei processi e degli strumenti
2. È più importante avere un software funzionante che documentazione
3. La collaborazione diretta con il cliente offre risultati migliori dei rapporti contrattuali
4. Bisogna essere pronti a rispondere ai cambiamenti oltre che aderire alla pianificazione

L’approccio agile ha avuto origine nello sviluppo software e nella gestione di progetti IT. Le prime forme di tale metodo sono comparse già all’inizio degli anni Novanta. Con la pubblicazione del Manifesto Agile nel 2001, i principi si sono inizialmente diffusi nei settori IT e nel Project Management, ambiti in cui l’innovazione è parte integrante dell’attività aziendale quotidiana.

Nel frattempo, la digitalizzazione ha invaso ogni settore industriale e ogni area di business aziendale facendo del cambiamento una costante del quotidiano e portando tali metodi e principi a (dover) essere applicati in contesti sempre nuovi. Dal 2000 il metodo agile è andato sempre più affermandosi come nuovo standard nella cultura manageriale e organizzativa.

Le aziende che vogliono organizzare il proprio lavoro secondo i principi agili hanno la possibilità di scegliere tra diverse modalità. I framework più conosciuti sono Scrum e Kanban.

Su Kanban l’attenzione è focalizzata sul flusso di lavoro. L’obiettivo è quello di creare un flusso di lavoro quanto più possibile scorrevole e omogeneo per portare a termine i progetti in modo efficiente. I compiti sono limitati e visualizzati su una scheda che riflette l’andamento del progetto. Il metodo può essere utilizzato sia in team, sia da utenti singoli nell’organizzazione di piccoli o grandi progetti.

Scrum è un metodo più completo che si basa su ruoli definiti; all’uniformità del flusso di lavoro, predilige sprint brevi al fine di fornire prodotti creativi attraverso sviluppi incrementali e miglioramenti continui sui risultati.

Nella realtà i metodi vengono spesso adattati, combinati o semplificati rispetto al contesto in questione, mirando sempre all’obiettivo finale.

Il metodo agile è stato sviluppato per superare il tradizionale modello a cascata in cui i progetti vengono realizzati fase per fase in modo lineare. Questo metodo prevede poca flessibilità, perché tutto è diretto verso un risultato finale definito dall’inizio. Ne consegue che gli errori si notano solo in ritardo e anche l’utile sul capitale investito si percepisce solo in seguito al completamento finale. Con il ritmo veloce della digitalizzazione e la crescente pressione competitiva globale, un modello così rigido e lento diventa inefficace.

Nei metodi agili si definisce una direzione o un obiettivo provvisorio invece di un obiettivo definitivo, vista la necessità aziendale di reagire rapidamente ai cambiamenti. Ma non basta: per avere successo in un’economia mondiale globalizzata, le aziende devono stabilire tendenze e sviluppare innovazioni evitando di rimanere dietro alla concorrenza. L’approccio agile permette di anticipare i cambiamenti e quindi di ottenere un vantaggio competitivo.

Oltre a questi fattori che influenzano molte aziende dall’esterno tanto da indurle a mettere in discussione i loro modelli di lavoro abituali, l’azienda che adotta la metodologia agile cambia anche a livello interno. Concretamente cambiano i desideri dei lavoratori, i quali inoltre vengono sempre più presi in carico dal punto di vista dirigenziale, anche in considerazione dei cambiamenti demografici e della conseguente carenza di lavoratori qualificati.

I dipendenti non vogliono più lavorare secondo gerarchie rigide, ma pretendono un margine di gestione più ampio e una cooperazione su un piano di parità. Inoltre, più l’ambiente diventa complesso, più si complicano anche i progetti. Le strutture tradizionali non sono più in grado di consentire un’impostazione lavorativa efficace in un ambiente di questo tipo.

I principi agili riguardano sia la direzione aziendale che i dipendenti: l’approccio agile non consente solo di migliorare i risultati, ma tiene anche conto, grazie alla mentalità agile, delle mutate esigenze dei dipendenti per una cultura aziendale più rispettosa e un migliore work life balance.

Vantaggi in sintesi:

• Reazioni tempestive ai cambiamenti del mercato
• Maggiore competitività
• Migliore efficienza
• Miglioramenti continui sul prodotto
• Maggiore soddisfazione del cliente
• Innovazione
• Attrattiva in qualità di datore di lavoro (professionalità)
• Elevata soddisfazione dei dipendenti

In molti progetti e per molte aziende, il metodo agile è probabilmente il miglior approccio metodico al momento, ma non è l’unico rimedio sempre possibile. Oltre ai numerosi vantaggi, un simile approccio comporta anche rischi e svantaggi di cui è opportuno essere consapevoli.

Il fatto che il metodo di lavoro non abbia un risultato predefinito è uno dei suoi maggiori vantaggi, ma allo stesso tempo nasconde un pericolo fondamentale: i team rischiano di perdere il loro obiettivo concentrandosi in sprint di lavoro ripetitivi e sui costanti miglioramenti, perdendo di vista la finalità vera del progetto. Lavorare in cicli iterativi rende difficile misurare lo stato di avanzamento del progetto.

Se non viene fissata una scadenza precisa, è facile che si verifichi un’impennata dei costi nell’esecuzione degli ordini dei clienti. Sul piano interno, invece, la flessibilità dell’approccio complica all’inizio la pianificazione realistica delle risorse, poiché non viene definito chiaramente il risultato del lavoro.

Rispetto all’approccio tradizionale, occorre dedicare molto più tempo alla comunicazione, sia con il cliente, sia all’interno del team.

Anche l’inserimento di nuovi dipendenti durante il corso del processo di lavoro può risultare più complicato in sistemi di questo tipo. Ciò è dovuto al fatto che si dà meno rilievo alla documentazione completa, mentre l’attenzione si concentra sui progressi concreti.

Rischi del metodo agile in sintesi:

• Pericolo di un’eccessiva ottimizzazione
• Progresso difficile da misurare
• Difficoltà di una pianificazione realistica delle risorse
• Maggiore sforzo di comunicazione
• Minima documentazione che rende difficile l’inserimento di nuovi dipendenti
• Richiede un’elevata competenza sociale

L’approccio agile è stato e continua ad essere glorificato da alcuni manager come eroe e garante del successo imprenditoriale nell’era digitale. Spesso sembra che con questo metodo si possano risolvere tutti i problemi conseguenti alla trasformazione digitale.

Soprattutto all’inizio nacquero alcune controversie tra i sostenitori del vecchio modello a cascata e i rappresentanti del nuovo approccio, gli uni contrari agli altri ed entrambi convinti della propria posizione.

In molti casi, la metodologia agile è la risposta migliore che si possa dare alle attuali sfide dell’organizzazione del lavoro, ma l’espressione stessa fa intendere che non esiste un metodo univoco. Esistono di fatto diversi tipi di approccio agile che differiscono chiaramente l’uno dall’altro. Sarà compito di ogni azienda interessata informarsi in modo approfondito e trovare con tentativi concreti l’approccio agile più consono alla propria attività.

La decisione di adottare un determinato metodo agile non esclude necessariamente gli altri. Nella realtà sono molti i modelli ibridi in cui le aziende combinano approcci tradizionali e agili e sviluppano soluzioni personalizzate in base alle proprie esigenze.

Si prega di osservare la nota legale relativa a questo articolo.