Modelli di preventivo e consigli per le aziende

Appaltatori, meccanici e assicuratori se lo sentono chiedere ogni giorno: “Potrei avere un preventivo, per favore?”. Un preventivo costa uno sforzo aggiuntivo, che purtroppo non sempre porta frutti, quando ad esempio un cliente sceglie un concorrente o comunque non giunge all’ordine finale. Ma lo si può davvero biasimare?

Nella libera concorrenza, il consumatore ha pieno diritto a richiedere diversi preventivi da differenti fornitori per confrontarli prima di prendere una decisione di acquisto. Il preventivo è un’ottima guida per orientarsi tra le offerte, per cui offrirlo volentieri, e magari gratuitamente, è segno di trasparenza e rafforza la sua fiducia nell’azienda, un effetto pubblicitario da non sottovalutare. Ma cosa bisogna considerare nello scrivere un preventivo?

Se la vostra azienda opera nel settore tecnico, finanziario o medico e offre servizi completi a prezzi elevati, le richieste di preventivo saranno tutt’altro che rare. Quindi, anziché farvi cogliere di sorpresa, sarebbe opportuno iniziare a riflettere anticipatamente e preparare un modello di preventivo. È importante tenere conto di alcuni aspetti.

Scrivere un preventivo è uno sforzo che richiede un dispendio significativo di tempo e lavoro, in cambio del quale si vorrebbe essere ricompensati. Ma attenzione: i clienti vedono il preventivo come un servizio di base ovvio e si sentirebbe scoraggiato dal dover pagare un prezzo soltanto già per un preventivo, che magari nemmeno accetteranno. Ciò ha tuttavia senso per la vostra liquidità finanziaria, perché a volte una stima dei costi è accompagnata da una pianificazione complessa o da una lunga e complicata serie di calcoli. Inoltre, se per fare un preventivo è necessario svolgere già una parte significativa del servizio effettivo (ad esempio, il debugging durante la preparazione per la riparazione di un PC portatile) avete dalla vostra una forte argomentazione che giustifica l’addebito per il preventivo.

Tuttavia, questi costi devono essere negoziati esplicitamente con il cliente. Sul mercato è comune trovare costi forfettari standard per un importo compreso tra i 15 e i 30 euro o il 10 percento del valore dell’ordine. Tali importi possono anche dare un certo grado di sicurezza contro le frodi: i clienti che in realtà non hanno alcuna intenzione di affidarsi a voi, con tutta probabilità si rifiuteranno di pagare tale importo. Ricordate che se avete la sensazione di dover scrivere un preventivo soltanto per permettere ai vostri concorrenti di avere un modello ordinato in cui inserire i propri prezzi, avete sempre il diritto di rifiutare.

Per non spaventare le parti seriamente interessate con una richiesta di remunerazione, potete precisare in anticipo che questo importo sarà rimborsato o comunque compensato nel caso in cui venga effettuato l’ordine.

Per quanto riguarda il periodo di validità, ovvero il periodo entro il quale l’offerta di cui al preventivo è valida, non esiste una regola generale. Tuttavia, si consiglia di specificare sempre una data precisa, perché è possibile che un cliente torni da voi proprio quando i costi di un particolare componente sono appena aumentati, per approfittare della differenza di prezzo. Nel fissare la scadenza, tenete conto anche di fattori non finanziari, come le differenze stagionali o le strozzature nelle catene di approvvigionamento nei giorni festivi. In ogni caso, il periodo dovrebbe essere piuttosto breve: si raccomanda un massimo di sei settimane.

A differenza delle offerte concrete a prezzo fisso, i preventivi dei costi non sono generalmente vincolanti, anche se fanno parte di un accordo contrattuale, fatturate e firmate dal cliente. Questa natura intrinseca e non vincolante vale anche per voi: in qualità di imprenditore, può essere che nell’attuazione concreta del progetto o del lavoro, i costi o i tempi subiscano delle variazioni ad esempio a causa di eventi imprevedibili. In merito a questo, vi consigliamo di consultare il nostro articolo generale sui preventivi.

Questo aspetto non è però noto a tutti i clienti, motivo per cui sarebbe utile segnalarlo esplicitamente, ad esempio aggiungendo una frase di questo tipo “Questa stima dei costi non è vincolante”. In questo modo non solo si crea fiducia reciproca, ma si risparmiano anche conflitti successivi. In alternativa, potete limitarvi a fornire cifre approssimative in una panoramica dei costi – del resto importi precisi al centesimo non sono usuali per i preventivi.

Tenete presente che discostarsi dalla stima dei costi fornita nel preventivo è uno scenario possibile, se non addirittura probabile. In un intervallo inferiore al 10 percento, il cliente di solito lo accetta. Tuttavia se la percentuale è significativamente superiore, diciamo intorno al 15/20 percento o oltre, si rischia di lasciare insoddisfatto il cliente con possibili conseguenze a livello legale.

In generale il cliente ha diritto di recedere dal contratto, secondo l’articolo 2237 del Codice Civile, rimborsando però al prestatore d’opera le spese sostenute e l’opera svolta fino al momento del recesso. Salvo che nel preventivo siano specificate per iscritto penali in caso di recesso, il cliente può recedere dal contratto senza penali (ovviamente devono essere corrisposti i pagamenti relativi alle spese e all’opera fino a quel momento eseguita). Se ad esempio un cliente ha firmato un contratto vincolante per una serie di prestazioni mediche, e in seguito per altri motivi si decide di non continuare con tali interventi, il cliente, se non è esplicitamente menzionata una penale per il recesso dal contratto, può semplicemente disdire il contratto stesso pagando soltanto le prestazioni già svolte.

Poiché il cliente si aspetta un elenco dettagliato di tutti i costi da pagare, occorre impiegare tempo e impegno per redigere un preventivo. L’obiettivo è quello di fornire una stima realistica, presentata in modo chiaro, completa e priva di errori. Le informazioni da inserire nel preventivo includono:

• Tipo e ambito di lavoro
• Durata del lavoro
• Costo del lavoro (guadagni della forza lavoro)
• Materiale necessario e relativi costi
• Eventuali spese, costi di consegna, altri costi
• Periodo di validità del preventivo

A seconda del servizio e del carico di lavoro, è anche consigliabile offrire al cliente diverse possibilità e servizi opzionali, che si possono aggiungere o togliere dal preventivo (come accade ad esempio nei pacchetti assicurativi). In questo modo il cliente ha la possibilità di adeguare meglio il lavoro e i costi associati alle proprie esigenze e al proprio budget: ciò potrebbe renderlo più incline a scegliere i vostri servizi rispetto a quelli dei concorrenti. Inserendo nel preventivo anche il nome della società, il logo e i dettagli di contatto, il cliente può immediatamente e facilmente tenere a mente tutte le informazioni necessarie a vostro riguardo nel caso di un confronto di prezzi.

È possibile scaricare presso di noi gratuitamente questo modello di preventivo così come una versione per Microsoft Excel (consultare l’area download). Anche se molte persone trovano più facile usare Word, Excel dispone di alcune pratiche funzioni nel foglio di calcolo, come le formule per il calcolo automatico del costo totale del preventivo.

I modelli di preventivo dei costi offerti sono già ben formattati e contengono tutti i componenti obbligatori di cui avete bisogno e che dovete soltanto modificare per inserire i vostri dati. Per accertarvi di non commettere errori durante l’immissione dei valori numerici, abbiamo contrassegnato le posizioni corrispondenti con i valori “XX, XX” (altri modelli di preventivi forniscono delle cifre di esempio).

In ogni caso dovreste controllare con molta attenzione il vostro preventivo finito onde evitare contestazioni successive (ad esempio uno scivolamento delle cifre decimali). Quindi salvatelo come file Word o Excel per la successiva modifica. Se volete inviare il documento a un cliente, dovete invece formattarlo come PDF o stamparlo su carta (in questo modo non può essere modificato successivamente).

Di seguito una guida dettagliata passo per passo per scoprire come personalizzare i modelli di preventivo in base alle vostre esigenze individuali:

1. Nella parte superiore del modello di preventivo, bisogna sostituire il logo e l’indirizzo dell’azienda con i propri dati di indirizzo.
2. Immettete le informazioni di contatto del destinatario di seguito.
3. Sul lato destro si dà al cliente anche un numero di preventivo e si completano il nome e i dettagli della persona di contatto assegnata al cliente.
4. Di seguito è riportata la data corrente.
5. Nell’oggetto, ripetete ancora una volta il numero di preventivo individuale del cliente.
6. L’intestazione deve solo fornire un’introduzione cortese e professionale. A questo punto, potete già sottolineare che si tratta di una quotazione non vincolante (oppure potete inserire questa nota alla fine del documento).
7. Nella tabella seguente, elencate tutti gli elementi numerati consecutivamente. Iniziate con il prodotto o il servizio con il prezzo più alto, in modo che il cliente possa immediatamente riconoscere il costo maggiore. Menzionate anche dettagli rilevanti quali i quantitativi e i prezzi unitari.
8. Nella riga successiva della tabella, inserite il prezzo totale.
9. Sotto la tabella rimane ancora spazio che si può utilizzare per scrivere una parte di testo, nonché la vostra firma.
10. Non dimenticate di includere i dettagli completi dell’azienda, i dati bancari, la partita IVA e i nomi dei CEO a piè di pagina.

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