Modello di offerta commerciale pronto all’uso: come va utilizzato

Migliore è la situazione degli ordini, maggiore sarà l’utile. Che offriate prestazioni di servizi o la vendita di uno o più prodotti, l’entrata di nuovi ordini risulta comunque essere una delle questioni più importanti per un’azienda. Oltre alle misure di marketing anche la scrittura dell’offerta, specifica e perciò differente per ogni singolo cliente, gioca un ruolo considerevole in molti settori.

Artigiani, lavoratori freelance e consulenti di vario genere traggono lo stesso vantaggio da offerte scritte e non vincolanti, poiché queste creano l’occasione perfetta per cercare di convincere i potenziali clienti ad approfittare delle condizioni del servizio offerto. Se le offerte messe per iscritto non ottengono alcuna risposta, talvolta dipende da una stesura dell’offerta insufficientemente professionale. E ancora peggio, se un’offerta non adempie ai requisiti legali può arrivare a causare delle controversie che nel peggiore dei casi possono pure portarvi di fronte ad un giudice.

La stesura corretta di un’offerta non deve tuttavia neanche rappresentare un processo altamente complicato e non prevede l’utilizzo di alcun software specifico a pagamento. I modelli di offerta commerciale per Excel e Word vi alleggeriscono del peso di dover trovare la giusta strutturazione della vostra offerta e sono spesso immediatamente utilizzabili dopo averli scaricati in totale facilità. Tali modelli di offerta contengono tutti gli elementi più importanti, lasciandovi come unico compito quello di inserire i dati della vostra azienda al posto giusto, assieme alle condizioni d’offerta e ai dati di contatti del destinatario.

Se un cliente sottopone una richiesta concreta ad un fornitore, quest’ultimo risponderà con un’offerta. Da un punto di vista teorico questa proposta (all’interno della quale deve sempre essere nominato il costo del servizio o del bene in questione) può avvenire anche oralmente, per via telefonica o telematica. Il metodo più sicuro è tuttavia preparare un’offerta scritta, completa di copia da archiviare tra i propri documenti. In questo modo entrambe le parti avranno qualcosa di pronto al quale poter far riferimento, nell’eventualità in cui ci si dovessero presentare delle discordanze durante le trattative. Essendo di norma tale documento legalmente vincolante, se l’interessato dovesse accettare l’offerta con un ordine praticamente identico da un punto di vista contenutistico ne conseguirà la stesura di un contratto.

Pertanto è importante che, in quanto fornitori, procediate con grande cura durante la preparazione dell’offerta e che facciate attenzione al fatto che i contenuti siano corretti, giuridicamente sicuri e completi. Se siete soliti ricevere un elevato numero di richieste è allora una buona prassi quella di utilizzare dei modelli di offerta pronti all’uso.

Questi documenti campione contengono la struttura di base al cui interno sono incluse tutte le componenti essenziali. I vari riquadri vanno compilati, riportandovi dettagliatamente tutte le informazioni che potrebbero essere determinanti per la buona riuscita della vostra offerta, come ad esempio in merito al servizio offerto o ai dati di contatto. Di norma un modello d’offerta commerciale è un documento Word o Excel, ma ci sono anche modelli per programmi di altre Office Suite.

Durante la stesura di un’offerta, la sfida più grande consiste nel riassumere su carta tutte le informazioni rilevanti nella forma più corretta. Da un lato è importante poter contare su di un layout adatto ma che attiri l’attenzione, destando interesse nel destinatario dell’offerta, anche perché altrimenti in determinate circostanze si corre il rischio che la vostra offerta non venga neanche letta. D’altro canto la vostra offerta si dovrebbe distinguere per completezza e correttezza contenutistica. Così facendo darete prova della vostra serietà al possibile cliente, evitando al contempo di correre rischi inutili da un punto di vista giuridico. Per questo motivo un buon modello d’offerta commerciale per Word o Excel risulta adeguato di volta in volta all’occasione, e dispone sempre delle seguenti componenti:

• Indirizzo aziendale completo;
• Informazioni di contatto del destinatario dell’offerta;
• Data della stesura dell’offerta;
• Descrizione, entità o quantità del prodotto e imballaggio;
• Prezzo della merce o della prestazione di servizi;
• Eventuali sconti o riduzioni di prezzo;
• Condizioni di pagamento;
• Informazioni relative alla consegna (tipologia della consegna e data prevista di consegna);
• Scadenza ultima dell’offerta in questione;
• Condizioni generali.

In aggiunta a questi elementi basilari ce ne sono altri che sono rilevanti solo in determinati settori, e all’interno dei quali possono però essere assolutamente necessari. Qualunque condizione che sia collegata all’offerta e della quale il cliente deve essere messo al corrente, va riportata all’interno del documento. Per semplificare la presa di contatto da parte del ricevente dell’offerta è cosa buona quella di fornire sempre informazioni di contatto come un numero di telefono, un indirizzo e-mail o un indirizzo web. Ugualmente importante è anche indicare un referente responsabile dell’offerta in questione.

Una volta terminato il download, per aprire il modello selezionato vi basta cliccarci sopra due volte, come per ogni altro documento Word ed Excel. Qui a seguire vi sono le istruzioni che dovete seguire per apportare le migliorie necessarie e per personalizzare a seconda delle vostre esigenze il modello d’offerta.

1. Per prima cosa riportate in alto a sinistra i dati della vostra azienda, completi di indirizzo, e immediatamente sotto quelli dell’azienda del destinatario;
   
   
2. Anche lo spazio in alto a destra è destinato ai dati della vostra azienda. Qui all’evenienza potete riportare altri dettagli di contatto come ad esempio un numero telefonico o un indirizzo e-mail, che il cliente può utilizzare per mettersi in contatto con voi;
   
   
3. Scendendo si riporta solitamente l’oggetto del documento. Questo deve essere recepibile immediatamente dal lettore. Se “Offerta” non vi convince, potete chiaramente variare: ad esempio “Offerta del 04/05/2017” o anche riportando già il servizio o la merce al centro dell’offerta, “La nostra offerta per il Suo volo da Bologna a Berlino”;
   
   
4. Immediatamente a seguito dell’oggetto del documento, il modello prevede un riquadro per la data in cui l’offerta è stata redatta, uno per il numero dell’offerta, uno per il numero del cliente, uno per la scadenza dell’offerta, uno per l’autore dell’offerta, e uno per il referente presso l’azienda del cliente. Alcune di queste informazioni sono importanti anche per l’archiviazione, fisica e digitale, del documento. La data aiuta ad ottemperare un’archiviazione cronologica, così come anche il numero progressivo dell’offerta. Il numero del cliente serve invece per riuscire ad archiviare per cliente appunto.
5. A seguire vi è la prima sezione veramente testuale del vostro documento che serve per introdurre l’offerta al cliente, rivolgendosi direttamente a lui. Questo spazio viene solitamente usato per ringraziare il potenziale cliente per l’interesse mostrato verso i vostri prodotti o servizi. La seconda riga nel modello da noi presentato serve a comunicare al lettore che a seguire vengono riportati i dettagli dell’offerta, e infatti nella riga successiva già vengono discussi i tempi di consegna.
6. Le caratteristiche della vostra offerta vanno riportate poi nella tabella messa a vostra disposizione, la quale va compilata semplicemente inserendo i dati corrispondenti al titolo della colonna: “Pos” (= Posizione); “Denominazione, descrizione, e imballaggio del prodotto”; “Quantitativo”; “Unità di misura”; “Prezzo al prezzo”; “IVA %”; “IVA”; “Prezzo totale”. Se lo necessitate la tabella può chiaramente essere espansa con nuove righe e colonne.
   
   
7. Immediatamente a seguito della tabella è stata riportata una voce relativa alla condizione di pagamento. Nel modello a vostra disposizione è stato inserito un esempio comune, ma chiaramente possono essere anche offerte più opzioni, con anche i relativi sconti.
   
   
8. A questo punto, a seguito della linea di divisione, segue la somma totale dell’ordine nell’interezza delle prestazioni offerte. Precedute dal totale imponibile senza IVA e il totale dell’IVA da applicarvi.
   
   
9. Lo spazio che segue può essere utilizzato per fornire ulteriori informazioni al destinatario dell’offerta, come ad esempio in merito a riserve sulla proprietà. Una volta trascritto tutto ciò che dovevate trascrivere, potete congedarvi dal lettore con saluti vari e firma.
   
   
10. Ai piedi del documento è buona norma quella di riportare ancora un volta i dati relativi alla vostra azienda, inclusivi di numero di telefono, fax, indirizzo e-mail e homepage. A questa sezione appartengono anche la vostra partita IVA e, a vostra discrezione, le vostre coordinate bancarie (nome della banca, IBAN, BIC).

11.   Una volta intraprese le modifiche necessarie, potete dunque salvare il modello e stamparlo. Se preferite invece inviarlo per posta elettronica, selezionate semplicemente il formato PDF al momento dell’archiviazione.

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