Nota di credito: spiegazione, modelli e consigli

Fattura o nota di credito? Quali sono le differenze tra le due? Quando bisogna fatturare una consegna di beni o la prestazione di un servizio, spesso si fa confusione. Quindi ci si chiede cosa distingue le due e quando bisogna emettere una nota di credito. Vi spieghiamo cos'è una nota di credito, quando usarla a proprio vantaggio e come crearne una.

La nota di credito è una tipologia di fattura, ossia un documento fiscale regolato dall’art. 26 del D.P.R. 633/72. Questo documento, detto anche nota di variazione, viene redatto nel momento in cui si necessita di stornare una fattura già emessa in precedenza, che è stata consegnata all’ente o al cliente di riferimento. Ci sono alcuni motivi principali per cui è necessario che venga emessa una nota di credito:

• per correggere una fattura emessa in precedenza, che risulta errata;
• per la risoluzione di un contratto;
• per un errore nel pagamento di una fattura, ossia se questa non è stata pagata oppure se è stata pagata parzialmente.

In Italia esistono molte tipologie di fattura, per questo se si gestisce un’attività commerciale, è opportuno conoscerle tutte e sapere riconoscere quando emettere la fattura giusta, e come. I tipi di fattura attualmente in vigore sono:

• Documento di trasporto
• Fattura pro-forma
• Parcella e avviso
• Fattura immediata
• Fattura differita
• Fattura anticipata
• Fattura d’acconto
• Fattura per omaggi
• Fattura per campioni gratuiti
• Fattura cointestata
• Fattura semplificata
• Fattura accompagnatoria
• Fattura intracomunitaria
• Autofattura
• Note di variazione, suddivise a loro volta in note di credito e note di debito.

È importante sottolineare che una fattura e una nota di credito hanno le stesse caratteristiche: devono riportare entrambe data e numerazione e, inoltre, devono essere registrate nei Registri IVA e nel Libro Giornale. Come abbiamo accennato precedentemente, nel caso in cui dopo l’emissione e la registrazione di una fattura, dovesse sussistere la necessità di aumentare l’imponibile di quella data imposta a causa, per esempio, di un errore o di un’inesattezza, si deve emettere una nota di credito.

Riguardo la variazione di una fattura già emessa, si ha obbligo di emettere una nota di debito se la variazione è in aumento, al contrario, se la variazione è in diminuzione, non si ha un obbligo fiscale, ma la possibilità del venditore o del fornitore di un servizio di emettere la nota di credito. Osserviamo meglio la differenza tra le due:

• nota di debito: si applica quando la fattura originaria contiene un importo più basso del dovuto. In questo caso il cliente ha un debito nei confronti di chi ha emesso la fattura.
   
• nota di credito: si applica quando la fattura originaria contiene un importo più alto del dovuto. Se la transazione è già avvenuta, il cliente ha un credito nei confronti di chi ha emesso la fattura.

Inoltre è bene osservare che nel caso di variazione in diminuzione dell’imposta bisogna considerare altri due casi. Il primo: non si hanno limiti di tempo per l’emissione della nota di credito in caso di annullamento, revoca, rescissione, abbuoni o sconti previsti contrattualmente, procedure rimaste infruttuose, o in casi di cambi di gestore di telefonia mobile. Il secondo: bisogna emettere la nota di credito entro l’anno se gli sconti e gli abbuoni non sono previsti contrattualmente e se si emette tale nota per errata fatturazione.

Raggiungere un accordo con il vostro cliente o fornitore riguardo le emissioni delle note di accredito, può essere vantaggioso per entrambe le parti. Un esempio tipico: quando un subappaltatore o un freelance lavora a lungo termine con una grande azienda. Da un lato, il cliente risparmia tempo e fatica: non deve controllare le fatture in entrata, di fatto ha creato lui stesso la nota di credito corrispondente. E ancora, il cliente non deve attendere l’arrivo della fattura.

Ma ci sono anche vantaggi per il fornitore di servizi: risparmia tempo e non dovrà scrivere fatture o solleciti. Con una nota di credito, il destinatario del servizio annuncia già il suo pagamento. Tuttavia, l'appaltatore dovrà comunque verificare la nota di accredito sulla base delle prestazioni fornite.

Dato che la nota di credito ha lo stesso valore di una fattura, in essa devono essere contenute sia tutte le informazioni che possano identificarla univocamente, sia tutte le informazioni che indicano la fattura a cui si fa riferimento. In una nota di credito non possono mancare:

• data di compilazione;
• un numero progressivo per la numerazione delle note di credito emesse durante l’anno;
• i riferimenti di numerazione, la data e i prodotti della fattura a cui si fa riferimento;
• le correzioni della fattura.

L’operazione per l’emissione di una nota di credito non è particolarmente difficile, soprattutto se si utilizza un software di fatturazione. Infatti senza uno strumento che possa automatizzare tutto il processo, si rischia di commettere facilmente qualche errore poiché ogni informazione dovrà essere inserita manualmente. Con un software di fatturazione, invece, spesso l’emissione di note di credito avviene in modo automatico. Trovate altre informazioni utili su questo argomento, nell’articolo "Nota di credito: correggere una fattura" della nostra Startup Guide.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.