Nota spese: fac simile da scaricare

Di norma i costi sostenuti durante una trasferta di lavoro vanno documentati per poi essere opportunamente rimborsati. Un rimborso spese può essere di tre tipi e, in particolare, quando si opta per il rimborso spese a piè di pagina è necessario compilare una nota spese. Per ottenere quindi i soldi indietro dal datore di lavoro è opportuno fare attenzione a riportare correttamente tutti i costi relativi al viaggio intrapreso.

I classici costi che derivano da un viaggio di lavoro sono relativi al vitto e all'alloggio ma anche al mezzo di trasporto usato per recarsi nel luogo di destinazione. A volte è l'azienda stessa a organizzare il tutto per il dipendente risparmiandogli così la ricerca, l'anticipo del pagamento e la compilazione di una successiva nota spese per ottenere il rimborso dei costi sostenuti. Ma se così non fosse, il dipendente dovrà prenotare il suo soggiorno e conservare ricevute e documenti attestanti le spese sostenute per redigere la nota spese al termine del viaggio.

Questo documento è rilevante per il reparto contabile di un'azienda ma anche per l'Agenzia delle Entrate, in quanto tali costi contribuiscono alla formazione del reddito complessivo d'impresa. Inoltre anche il rimborso a beneficio del dipendente determina il reddito complessivo del lavoratore e stabilirà le tasse e i contributi da pagare sullo stipendio totale percepito. Sono in genere esentasse le spese sostenute per il trasporto, spesso rimborsate dall'azienda con un forfettario.

Anche nel caso in cui un'azienda non preveda un rimborso spese, il dipendente in sede di dichiarazione dei redditi ha la possibilità di indicare le spese di viaggio sostenute e ottenere delle corrispettive agevolazioni, indicando ad esempio il costo del biglietto del mezzo di trasporto utilizzato (che va sempre opportunamente conservato e allegato).

In un modello di una nota spese si trovano quattro elementi fondamentali, che riportiamo qui di seguito.

1. Costi per il trasporto: in questo campo vanno indicati i costi sostenuti per il viaggio in aereo, in treno, in nave, ecc. È necessario conservare i biglietti e allegarli alla nota spese per ottenere il rimborso. Nel caso in cui ci si sia serviti della propria autovettura, si ricorre in genere a un rimborso chilometrico secondo la tabella ACI.

2. Spese di pernottamento: in questo campo va inserito il costo dell'hotel o dell'alloggio scelto. Se la colazione non è inclusa, andrà riportata separatamente alla voce “Vitto”.

3. Costi sostenuti per il vitto: in questo campo rientrano tutti i pasti svolti durante la trasferta. Ovviamente se non sono stati fissati degli importi forfettari che verranno rimborsati, è bene verificare se vi siano delle indicazioni date dall'azienda per evitare di spendere cifre eccessive che non potranno essere rimborsate.

4. Altri costi: in questo campo vanno inseriti tutti gli altri costi che non rientrano nelle sezioni precedenti, ad esempio il parcheggio.

Gli elementi indicati finora contribuiscono a formare il corpo centrale della nota spese, che in sostanza prevede l'elenco di tutte le spese sostenute durante la trasferta. Oltre a queste voci variabili, non bisogna dimenticare di inserire i campi standard, ovvero:

• Numero progressivo della nota spese (opzionale)
• Riferimenti dell'azienda: nome, ragione sociale e indirizzo
• Dati anagrafici del dipendente: nome, cognome, indirizzo, posizione all'interno dell'azienda, eventuale codice identificativo o matricola
• Data e luogo della trasferta
• Eventuali annotazioni da portare all'attenzione dell'azienda
• Firma del dipendente (ed eventualmente anche del datore di lavoro)

La nota spese che abbiamo ideato è stata creata in Word, perciò è necessario apportare le modifiche utilizzando direttamente il software di Microsoft. Per poter accedere a tutte le funzioni richieste dovete prima di tutto visualizzare gli strumenti per sviluppatori. Se non dovessero essere già disponibili nel menu, spostatevi sulla tab “File” tra le opzioni e attivate le funzioni avanzate nella sezione dedicata alla personalizzazione della barra multifunzione.

Se volete rendere il modulo interattivo avete a disposizione elementi di controllo. Gli utenti del modulo possono quindi scegliere dalle opzioni e modificare le voci. Nel fac simile di nota spese abbiamo ad esempio inserito elementi per la selezione della data.

Inoltre è possibile aggiungere un’intestazione o un piè di pagina. Nel modello dato avete la possibilità di sostituire i dati di esempio con quelli della vostra azienda e inserire altri elementi a vostro piacimento, come il logo dell’azienda.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.