Numeri di fattura: a cosa bisogna prestare attenzione

Le fatture devono essere numerate in modo univoco e l’inserimento del numero di fattura rientra tra gli obblighi da rispettare al momento dell’emissione della stessa (per sapere quali altri elementi sono obbligatori in una fattura, si rimanda all’articolo sulla corretta compilazione di una fattura. Recentemente, con la Risoluzione n.1/E del 10 gennaio 2013 dell’Agenzia delle Entrate, è stato stabilito che non è più obbligatoria una numerazione progressiva delle fatture in base all’anno solare, l’importante è che venga mantenuto il carattere di univocità.

Una numerazione progressiva delle fatture dovrebbe garantire il fatto che ogni documento fiscale emesso sia univoco e riconducibile alla propria attività, venendo così assegnato in modo comprensibile, ad esempio nel caso vengano eseguiti dei controlli da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Se viene dimenticato di inserire il numero di fattura, possono seguire dei controlli che mettono in discussione la correttezza della contabilità aziendale. Per evitare di incorrere in sanzioni a livello legislativo, è necessario modificare subito la fattura. Infatti, qualora non lo si facesse, la multa applicata potrebbe risultare molto salata. Se le inesattezze riguardano gli importi o il calcolo dell’IVA, la multa varia dal 100 al 200% dell’imposta non fatturata, scendendo al 10% se viene presentata la modifica fatta subito. Al contrario, quando si tratta di altri tipi di errori non attinenti all’IVA e agli importi, si rischia di dover pagare dai 258 euro ai 2.065 euro. La sanzione viene però notevolmente ridotta se viene presentata l’opportuna modifica al momento della presentazione della dichiarazione dei redditi.

Così facendo, tramite la sequenza di numeri progressivi indicati per anno solare, un’azienda rende pubblico il numero delle fatture emesse per uno specifico anno. I piccoli imprenditori potrebbero aver paura del fatto che un numero basso di fatture possa far pensare ai clienti e ai collaboratori commerciali che la propria attività non sia tra le più floride. Nel caso invece di grandi aziende, utilizzando uno schema simile è possibile che ai contabili sfugga la situazione di mano e facciano quindi degli errori.

Come già scritto in precedenza, l’unico requisito da rispettare è che il numero di fattura sia progressivo e unico. Ciò non esclude però l’aggiunta della sezione, del nome del prodotto, della regione geografica, ecc. Infatti la scelta del tipo di numerazione progressiva da impiegare per le fatture rimane libera.

Optando per una numerazione progressiva di questo tipo, un partner commerciale attento può dedurne che in questo caso si tratti della prima, della seconda e della terza fattura emessa il 10 febbraio 2017.

Nulla vieta che venga indicato prima il numero seguito dall’anno e che ancora non si faccia alcun riferimento all’anno, nel caso in cui si decida di non numerare le fatture in base all’anno solare. Il carattere di progressività e di unicità deve però essere mantenuto. In questo modo vengono evitate fatture doppie o buchi nella numerazione.

Di solito si dovrebbe cercare di scegliere dei numeri di fattura il più possibile brevi per ridurre il rischio di errori di digitazione e di confusione tra le cifre, alleggerendo così allo stesso tempo la comprensione dei numeri delle fatture per gli stessi dipendenti e i clienti.