Scrivere un’offerta commerciale: a che cosa bisogna prestare attenzione

Le aziende hanno bisogno di ordini per poter ottenere un guadagno. Con un’offerta commerciale esse reagiscono alle richieste dei clienti o fanno crescere l’attenzione verso i propri servizi tramite, ad esempio, un contatto telefonico. Se mettete per iscritto un’offerta, dovreste sempre adempiere a dei determinati standard, in modo da porre le basi per un rapporto commerciale tra voi e il vostro cliente.

Il ruolo più importante in un’offerta lo gioca il rapporto qualità-prezzo, che è spesso determinante per il successo della stessa. Tuttavia è possibile migliorare considerevolmente la propria posizione indipendentemente da esso, prestando attenzione nel seguire i consigli riguardo ai contenuti, alla strutturazione e alla formulazione di un’offerta che vi forniamo in questo articolo. Un’offerta precisa e ben strutturata evidenzia il vostro approccio professionale al lavoro, aumentando la possibilità che il destinatario della proposta commerciale scelga di affidarsi a voi.

La preparazione di un’offerta appartiene ai settori della vendita e dell’acquisizione clienti e dunque al lavoro di tutti i giorni di aziende e fornitori di servizi. Anche sempre più lavoratori autonomi devono confrontarsi con la formulazione di offerte. D'altronde è così che si assicurano i propri ordini e quindi l’introito da essi derivante. Per questo motivo, seguire un processo di redazione professionale della proposta dovrebbe sempre essere una delle priorità principali. Da un punto di vista puramente legale far pervenire una proposta commerciale al vostro cliente in forma scritta è sempre la scelta migliore. In questo modo, contrariamente a quanto accade con gli accordi presi a voce, l’offerta serve come riferimento per la chiarezza tra le due parti. Di norma in un’offerta vanno riassunti tutti i fatti, le prestazioni e i costi, rilevanti per gli affari. Questo è molto importante anche perché proprio su tale proposta si costruirà la base del contratto di vendita finale tra voi e l’acquirente. Il contratto di vendita verrà chiuso non appena un cliente accetta la vostra offerta, vi assegna quindi un ordine e voi di rimando gli fornite una conferma d’ordine. Se l’acquirente ha accettato l’offerta, questa diventa legalmente vincolante; entrambe le parti, acquirente e venditore, possono appellarsi all’accordo raggiunto tramite l’offerta. L’offerta e l’accettazione della stessa corrispondono a due dichiarazioni d’intenti, le quali portano a far considerare il contratto di vendita come stipulato. Un’offerta perde la sua valenza legale solo in casi eccezionali: come ad esempio se l’ordine che ne consegue non rispetta le specifiche o le tempistiche indicate nell’offerta o anche se l’acquirente decide di utilizzare il proprio diritto di revoca. È necessario quindi controllare sempre la correttezza della versione finale della propria offerta, in modo particolare i prezzi e i dati riguardanti la consegna e le tempistiche. È ad ogni modo possibile inserire delle clausole allo scopo di rendere alcune componenti dell’offerta non vincolanti; alcuni esempi sono formulazioni del testo quali “fino ad esaurimento scorte”, “prezzo con riserva” o “senza garanzia”. Tuttavia è importante non approfittare di tali clausole, un utilizzo eccessivo o errato delle stesse potrebbe creare comunque problemi. È quindi raccomandabile fare affidamento su di esse, solo se strettamente necessario.

Prima di scrivere un’offerta vi è la comunicazione con il vostro potenziale cliente. Una conversazione a voce è in questo caso più facile e veloce rispetto ad una corrispondenza scritta per la negoziazione delle condizioni d’offerta. Lo scambio verbale rende più semplice la comprensione dei desideri e delle necessità del vostro cliente. Un ulteriore aiuto è anche dare un’occhiata al Customer Journey del cliente in questione.

Se discutete i dettagli dell’offerta con il vostro potenziale cliente, la chiusura del contratto di vendita è già quasi a portata di mano, poiché questo è un indizio del fatto che il cliente sta prendendo realmente in considerazione la vostra offerta. Per aumentare le vostre possibilità di ottenere l’ordine, dovreste concentrarvi sulle richieste e sugli intenti del cliente: che beneficio potete offrirgli con le vostre prestazioni? Quale prodotto o quale prestazione di servizi si adatta meglio all’idea che il cliente ha in mente?

Inoltre per voi giocano un ruolo importante anche le condizioni generali del contratto, ovvero il margine di gioco finanziario e di tempo che ha il vostro partner in affari. Solo in questo modo potete redigere un’offerta appropriata e accattivante, in grado di convincere il vostro interlocutore con argomenti solidi atti a dimostrare che la fruizione dei vostri servizi sia la scelta giusta.

Il prossimo passo è dunque quello di realizzare un sommario dove riportare tutti gli aspetti importanti dell’ordine. Questo passaggio risulta più facile se si individuano i giusti argomenti chiave, che spingono il cliente ad accettare la vostra offerta. Tra l’altro il poter contare su un elenco vi permette di strutturare al meglio l’offerta. Le seguenti domande sono utili per orientarsi:

• A quale scopo il cliente necessita la vostra merce e/o i vostri servizi? Qual è l’obiettivo che il cliente vuole raggiungere grazie ad essi?
• Quali vantaggi offrite voi al cliente rispetto alla concorrenza?
• Quali sono le tempistiche di consegna o di fruizione dei vostri prodotti e/o servizi?
• Il cliente deve mettere in conto ulteriori costi in relazione alle prestazioni o alla merce da voi offerta?
• Quale forma di pagamento è la più rilevante: il prezzo totale, il pagamento su base oraria o al raggiungimento di obiettivi stabiliti all’interno del progetto?

Una volta preparato il sommario degli aspetti rilevanti, si può iniziare con la scrittura vera e propria dell’offerta.

Qui di seguito facciamo riferimento alla struttura formale. Il vostro logo dovrebbe sempre essere utilizzato: il logo è il vostro marchio di fabbrica, fa parte dell’identità societaria della vostra azienda e dovrebbe perciò essere messo in bella mostra.

Immancabili sono le formalità comuni presenti in ogni comunicazione con i clienti: l’offerta deve contenere il nome dell’azienda, inclusa la ragione sociale e l’indirizzo, così come il vostro nome e cognome e tutti i dati corrispondenti relativi al vostro cliente. Vanno poi menzionati il numero progressivo dell’offerta, la data dell’offerta, la data di consegna, il numero utente e il referente della vostra azienda. Inoltre sono importanti anche il luogo e la data d’invio dell’offerta.

Nell’intestazione nominate precisamente l’oggetto e lo scopo della vostra offerta. Riferitevi al referente dell’azienda del cliente in maniera adeguata e con il giusto appellativo, tenendo però sempre a mente che è importante rivolgersi al referente in maniera personale, poiché è sinonimo di rispetto e professionalità.

Il corpo del testo dell’offerta dovrebbe essere mantenuto il più breve possibile e suddiviso in paragrafi di non più di quattro righe. Da un punto di vista contenutistico dovreste descrivere e spiegare i vostri servizi al cliente. Un ulteriore passaggio fondamentale nella redazione di un’offerta è un elenco chiaro delle vostre prestazioni e dei dati di riferimento concordati. Anche qui riportate l’entità e i prezzi corrispondenti: pezzi della merce o ore di lavoro delle prestazioni di servizi. Questo può avvenire con una tabella o un elenco numerico.

Affinché il cliente possa capire ancora meglio la vostra offerta, è importante che spieghiate il prezzo in subtotali, ovvero indicando il prezzo netto, l’IVA, i costi di consegna, ecc. Tra l’altro è consigliabile fornire sempre una scadenza per l’offerta, così da specificare fino a quando le condizioni offerte sono valide.

L’offerta dovrebbe idealmente essere contenuta in un’unica pagina, ma non sempre è possibile. Nel caso in cui i dettagli da fare presenti al cliente siano molti e necessitiate quindi di maggiore spazio, potete sempre fornire ulteriori delucidazioni riguardanti il contenuto dell’offerta in un documento di accompagnamento.

Di norma nel corpo del testo si mette in chiaro l’utilizzo della prestazione offerta, sottolineandone i vantaggi e gli aspetti positivi, e convincendo il cliente del fatto che l’ordine con voi è in mani sicure.

Tentate quantomeno di identificare una unique selling proposition per la quale la vostra proposta si differenzia dalle altre. Nel caso in cui si trattasse di prodotti potrebbe essere il valore pregiato del materiale, la buona lavorazione, una produzione su misura, ecc. In riferimento alle prestazioni di servizi conviene sottolineare cose come il sostegno tecnico straordinario del progetto o la continua disponibilità dell’assistenza clienti.

Se è possibile associare la qualità dei vostri servizi con riferimenti cliente rilevanti e/o opinioni del cliente stesso, allora questi ultimi possono essere aggiunti all’interno dell’offerta; sempre ricordandosi di specificare il nome, così come l’azienda e la posizione, della persona che li ha suggeriti. Il focus di un’offerta non devo però mai essere quello di decantare le proprie lodi al cliente. Gli esempi dovrebbero mostrare al cliente che già altri hanno approfittato dei servizi da voi offerti.

Nominate degli argomenti convincenti, così da convincere il ricevente della validità dell’offerta. Puntate sempre sui bisogni del vostro cliente e non cadete nell’errore di usare un linguaggio troppo specialistico: i contenuti dovrebbero essere sempre comprensibili a chi legge l’offerta. Ripetizioni di aspetti già citati sono ugualmente da evitare a tutti i costi, poiché non fanno altro che appesantire inutilmente il testo.

Al fine di dare alla vostra relazione commerciale un fondamento ineccepibile, dovete fare riferimento a determinati contenuti con il nome esatto e con la precisione necessaria, facendo in modo che questi si distinguano dagli altri.

• Denominare precisamente l’oggetto dell’offerta: definite la vostra merce e/o i vostri servizi nel modo più preciso possibile, così da evitare spiacevoli fraintendimenti riguardo il contenuto dell’offerta. Se la vostra offerta è valida solo per un determinato lasso di tempo, va specificato chiaramente.
• Prezzo, quantità e durata dei servizi offerti: non sempre è possibile indicare esattamente il tempo di lavoro previsto e i costi di produzione necessari durante la fase di offerta. Per questo motivo è possibile concordare un pagamento ad ore. Nel caso in cui abbiate intenzione di concedere uno sconto o un’agevolazione al cliente (una riduzione del prezzo ha in alcuni casi un effetto positivo sulla considerazione dell’offerta da parte del cliente), allora anche questo va indicato chiaramente nell’offerta. Lo stesso vale per l’eventuale insorgenza di costi aggiuntivi.
• Tempi di produzione e di consegna: date indicazioni riguardo a quanto tempo è necessario per la produzione e per la consegna dei servizi offerti. Se tali indicazioni non possono essere fornite, ad esempio nel caso di un progetto particolarmente lungo, allora parlatene direttamente con il cliente in questione e trovate una soluzione comune.
• Costi di consegna e di imballaggio: dovete sempre specificare i costi relativi alla consegna. Menzionate qui anche il metodo di consegna.
• Spese: dovessero sorgere spese aggiuntive relative, ad esempio, a un incontro con il cliente, al conseguente pernottamento, ecc., anche questi possono essere fatti presenti.
• Condizioni di pagamento: è sempre importante mettere per iscritto come e quando deve avvenire il pagamento. Se si tratta di un ordine relativo a un lavoro che si protende nel tempo, è ad esempio comune un pagamento a rate.
• Condizioni generali: se la vostra azienda dispone delle condizioni di vendita generali, allora dovreste inserirle nell’offerta. In particolar modo se vi sono delle condizioni di particolare rilevanza per il cliente, queste dovrebbero essere riportate separatamente ed evidenziate.
• Indicazioni relative al luogo di pagamento, riserva della proprietà, diritto di utilizzo del prodotto finale: specificate sempre il procedimento dell’ordine e quando avviene il passaggio di proprietà da voi al vostro acquirente della prestazione erogata; spesso coincide con il pagamento. Nel caso in cui vogliate garantirvi dei diritti di utilizzo sul prodotto finale anche a completamento dell’ordine, questo va specificato ugualmente nell’offerta.
• Indicazioni riguardanti il procedimento nel caso di consegna di merce danneggiata o problemi relativi alla consegna, alla ricezione o al pagamento: talvolta è possibile incappare in delle complicazioni molto in fretta, anche senza necessariamente esserne responsabili. Per questo tipo di casi includete delle clausole relative all’interno dell’offerta, che spieghino come procedere, in modo che non si creino fraintendimenti tra le due parti.

Anche se la compilazione di un’offerta impeccabile richiede del tempo, lo sforzo necessario verrà sicuramente ricompensato, poiché il documento potrà poi essere utilizzato come modello per offerte successive. Molte formalità e componenti rimangono le stesse per tutti i tipi di offerta: con una buona prima stesura, voi e i vostri dipendenti avrete sempre a disposizione un modello di offerta commerciale con i contenuti giusti al posto giusto, che dovrete solo adattare di volta in volta.

Chi si vuole risparmiare la fatica, può sempre fare riferimento a Internet e cercare diversi modelli di offerta commerciale già pronti all’uso. Anche la nostra guida vi offre un esempio di questo tipo: in un altro articolo vi presentiamo un modello di offerta commerciale professionale, scaricabile gratuitamente, e disponibile sia per Microsoft Word che per Excel.

Sebbene un’offerta dovrebbe essere di facile comprensione, ci sono tuttavia molti aspetti inerenti al contenuto e alla struttura, ai quali si dovrebbe prestare attenzione. L’elenco che segue li riassume ancora una volta:

• Informarsi quanto più possibile sui desideri e sulle condizioni generali del cliente per l’ordine in questione;
• evidenziare l’utilità della vostra offerta e i suoi vantaggi rispetto alla concorrenza;
• un’offerta scritta dovrebbe risultare di facile comprensione e quanto più breve possibile, senza però tralasciare alcun aspetto importante;
• rivolgersi personalmente alla persona di riferimento;
• riportare il prezzo dell’offerta con e senza IVA;
• dare una scadenza alla vostra offerta;
• controllare nel dettaglio la correttezza di tutte le informazioni, indicazioni e dati relativi alla vostra azienda così come alle prestazioni offerte.

Decisamente rilevante in fase di offerta sono anche le tempistiche: più velocemente reagirete all’interesse del vostro interlocutore, maggiori saranno le possibilità di aggiudicarsi l’ordine. Se inviate l’offerta al cliente entro 24 ore, state rispettando le tempistiche ideali.

Dopo l’invio dovreste lasciare il tempo al cliente di controllare l’offerta e prendere una decisione. Nel caso in cui non riceviate alcuna risposta, allora contattate nuovamente il vostro interlocutore. Quanto tempo debba trascorrere prima di poter ricontattare nuovamente il cliente, senza risultare pressanti, dipende dal tipo di offerta in questione (in linea di massima, dopo una o due settimane).

Nel caso in cui la vostra offerta venga rifiutata, potete informarvi sul perché. Spesso il prezzo risulta essere decisivo, tuttavia anche altri fattori possono giocare un ruolo. Non sempre il vostro cliente vorrà comunicarvi il motivo della sua decisione. Perciò, se necessario, sottoponete la vostra offerta ad un esperto esterno. Nel caso in cui decidiate di farlo, potete tralasciare od oscurare le informazioni sensibili. Questo può aiutarvi ad ottenere una cognizione di causa maggiore e permettervi di apportare importanti migliorie nelle vostre offerte future.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.