Outsourcing

Il termine "outsourcing" è costituito dalle parole inglesi out e source, che abbinate possono essere approssimativamente intese come “ricevere dal fuori”, esattamente ciò che di fatto è: un'azienda esternalizza a terzi singole mansioni, reparti o processi aziendali, ottenendo così supporto esterno. I servizi di cui la vostra azienda era responsabile in precedenza sono ora forniti da un fornitore di servizi specializzato. Queste sono spesso funzioni secondarie: compiti che devono essere eseguiti affinché un'impresa possa svolgere la sua attività principale.

Nell'outsourcing i singoli compiti o processi sono di solito esternalizzati a un'azienda esterna. Tuttavia in determinate circostanze i servizi possono essere forniti anche internamente (outsourcing interno). Se, ad esempio, affidate un compito a un'altra azienda appartenente sempre al vostro gruppo, create una nuova azienda specializzata nell’area di competenza corrispondente o assegnate il compito a lavoratori temporanei, anche questo è outsourcing interno. Al contrario, nel caso dell'outsourcing esterno, un compito viene affidato a un'azienda esterna. Preferibilmente si tratta di una società locale, ma può anche essere un appaltatore straniero. L'attenzione viene spesso riposta sul possibile risparmio di costi.

Oltre al risparmio, ci sono altri motivi per attuare l'outsourcing:

• Aumentare l'efficienza: le aziende possono concentrarsi sulle loro competenze chiave e quindi lavorare in modo più efficiente.
• Ottimizzare la scalabilità: grazie all'outsourcing aumenta la capacità di manodopera disponibile. Ciò significa che è possibile ottenere il massimo rendimento nella produzione, garantendo la produzione anche in caso di fluttuazioni stagionali o insolite.
• Incrementare la rapidità di reazione: rispondere più rapidamente ai cambiamenti, poiché i compiti possono essere affidati a terzi specializzati.
• Migliorare la qualità: l'outsourcing porta spesso a un incremento della qualità. Una buona fabbrica o officina artigianale può migliorare la qualità dei propri prodotti.
• Risparmiare sui costi: le aziende esterne hanno un alto grado di specializzazione nei rispettivi servizi. Questo permette loro di lavorare in modo molto più efficiente in termini di costi, rendendo i propri servizi economicamente alquanto vantaggiosi.
• Sopperire alle mancanze di conoscenze specifiche: se in un'azienda si rendono necessari nuovi processi di lavoro, spesso nell'implementazione c'è una mancanza di know-how o di personale qualificato. Qui l'outsourcing è un'alternativa all'assunzione di nuovi specialisti.

Va fatta distinzione tra diverse forme di esternalizzazione:

• Business Process Outsourcing: il Business Process Outsourcing prevede l’esternalizzazione di interi processi aziendali. Ad esempio quando un fornitore di servizi esterno si occupa della preparazione delle buste paga dei vostri dipendenti.
• Knowledge Process Outsourcing: in questo tipo di outsourcing le mansioni complesse sono esternalizzate a un'azienda terza. Ci può essere ad esempio l'elaborazione di testi ottimizzati per i motori di ricerca per il proprio sito web. Solitamente l'azienda in questione dispone di esperti con un alto grado di specializzazione.
• Outtasking: solo singole delimitate aree di responsabilità vengono trasferite a un'altra azienda. Si tratta spesso di processi amministrativi e dispendiosi in termini di tempo, come ad esempio l'archiviazione di e-mail o il backup di dati. Tuttavia, la responsabilità di quell’area rimane dell'azienda, poiché l'intera divisione continua a essere gestita in modo indipendente.
• Selective Outsourcing: l'outsourcing selettivo combina l'outsourcing dei processi aziendali e l'outtasking. Alcune sottoaree specifiche che vanno oltre la singola mansione vengono esternalizzate, ma non corrispondono a un processo completo.

Le strategie di outsourcing sono utilizzate in aree come il servizio clienti, contabilità, consulenza fiscale, IT e marketing.

Esempi di possibili strategie di outsourcing:

• Servizio clienti: un'azienda delega il compito di servizio clienti a un'azienda specializzata. I call center spesso si fanno carico di una determinata capacità di chiamate in entrata a un prezzo fisso concordato.
• Marketing: un'azienda affida la gestione dei canali di social media a un fornitore esterno di servizi (ad es. un'agenzia di marketing).
• Fabbricazione materiale dei prodotti: per molte aziende di moda è troppo costoso produrre abbigliamento in Italia. Per questo motivo scelgono spesso la produzione in Asia. Una volta completata la produzione, l'abbigliamento viene spedito in Italia.

Questi sono solo esempi selezionati e tipici di outsourcing. Nella pratica, al giorno d’oggi un'azienda può esternalizzare ogni fase delle sue attività, sia nella produzione che nella fornitura di servizi, a un contraente esterno. Grazie alla connessione del mondo in un’unica rete, non ha più importanza se l'azienda straniera si trova nella città vicina o dall'altra parte del mondo. Non dal punto di vista dell’outsourcing almeno.

Avete stabilito che l’outsourcing fa al caso vostro e della vostra azienda, ma non sapete come procedere? Di base non esiste un unico metodo corretto di esternalizzare un progetto. La strategia di outsourcing varia come varie sono le aziende. Tuttavia, volendo delineare una modalità di procedere di successo, può essere reputato affidabile il seguente metodo:

1. Analizzare lo stato attuale: di un'attività aziendale, di una sottoarea o di un intero processo. Dall'analisi potete ricavare i passaggi successivi e valutare il potenziale di una strategia di outsourcing.
2. Accordarsi internamente: organizzate un incontro iniziale con tutti i partecipanti al progetto della vostra azienda così da porre le migliori basi possibili per l’avvio del processo di esternalizzazione. Dovrebbero essere evidenziati e discussi i benefici del progetto, il contenuto e la tempistica del progetto e le sue fasi successive.
3. Selezionare un fornitore di servizi: confrontate tra loro i potenziali fornitori. Per la selezione e l'interazione con i possibili fornitori di servizi è necessario disporre di un capitolato generale d’appalto, dove si registrano tutti i requisiti di base e la bozza del progetto e un capitolato prestazionale d’appalto dove si annotano le soluzioni corrispondenti e i requisiti in maniera più dettagliata. Questo permette di sviluppare nuove soluzioni o di sviluppare ulteriormente quelle già esistenti, evitando inoltre possibili malintesi.
4. Stabilire un calendario di attuazione: una volta concluso il contratto, si può partire con l’esternalizzazione. È importante che venga concordata una tabella di marcia per l'attuazione del contratto. Nell'ambito della gestione del progetto verificate regolarmente se i passaggi fondamentali concordati al momento della stipula del contratto siano stati raggiunti o meno.

L'outsourcing è un processo complesso, motivo per il quale durante la sua implementazione possono verificarsi diversi errori. Anche la migliore delle pianificazioni non esclude intoppi di vario genere. Qui di seguito vi presentiamo alcuni degli errori più comuni in modo che possiate evitarli:

• Scelta errata del partner: le aziende possono scegliere tra diversi partner di outsourcing a seconda dell’attività da esternalizzare: produttori specializzati, agenzie o lavoratori autonomi. Tuttavia, un risultato soddisfacente richiede un'attenta selezione del partner commerciale.
• Outsourcing arbitrario: l’esternalizzazione arbitraria di mansioni può risparmiarvi del lavoro, ma spesso risulta insensata. È consigliabile analizzare nel dettaglio i vari campi e le attività della propria azienda e solo allora prendere una decisione, non limitandosi quindi alla questione economica.
• Accordi imprecisi: spesso accordi poco chiari portano all’insoddisfazione. È quindi importante definire in anticipo quali processi siano interessati dall’outsourcing e quali sono i criteri di valutazione dell’efficacia dell’esternalizzazione.
• Contratti scadenti: un contratto di outsourcing dovrebbe documentare i compiti e gli obblighi reciproci. Le domande irrisolte portano quasi sempre a malintesi in caso di dubbio.

Desiderate affidare una parte dei vostri processi lavorativi a un'azienda o a un fornitore di servizi all'estero? Allora è essenziale tenere conto di questi tre fattori:

• Differenza oraria: grazie alla digitalizzazione, ad esempio, è possibile lavorare con freelance provenienti da tutto il mondo. Ma nel caso di un incarico urgente o di una riunione spontanea, la differenza di orario può rappresentare un problema.
• Barriere linguistiche: l'inglese fluente è uno dei prerequisiti più importanti per l'outsourcing all'estero.
• Metodo di lavoro: le tecniche e gli approcci non sono gli stessi in tutte le aziende. È probabile che un'azienda dall'altra parte del mondo affronti un problema in modo diverso da quello a cui siete abituati.

La decisione di delegare alcune funzioni a un prestatore di servizi non dovrebbe in nessun caso essere presa alla leggera. Perché una volta che i compiti sono stati esternalizzati, il reinserimento nell'azienda è tutt'altro che facile. Controllare sempre che i vantaggi superino gli svantaggi nel vostro caso, prima di decidere di esternalizzare.

L'outsourcing è diventato sempre più importante negli ultimi decenni. Molte aziende utilizzano strategie di outsourcing per acquistare servizi in modo economico e per potersi concentrare maggiormente sulle proprie competenze. Per garantire il successo desiderato di tali misure sono necessari concetti di produzione e logistica moderni. La strategia di produzione just-in-time è un esempio di tale concetto. I materiali sono prodotti o consegnati solo quando sono effettivamente necessari per la produzione. In questo modo l'azienda risparmia i costi di stoccaggio e deve pagare quelli del materiale solo al momento effettivo della produzione.

Nel corso della globalizzazione, attraverso i concetti logistici mondiali e il continuo sviluppo di Internet, oggi più che mai è più facile per le aziende esternalizzare sottoprocessi più o meno grandi ad altre aziende. Se si utilizza correttamente l'outsourcing, è possibile accelerare i flussi di lavoro e migliorare i vostri prodotti o servizi. In questo modo è possibile contrastare la crescente concorrenza globale.

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