Registrazione contabile degli stipendi dei dipendenti: tutto quello che dovete sapere

Un’azienda di successo si trova di fronte a molte sfide. A parte la gestione, è imprescindibile effettuare i pagamenti degli stipendi dei dipendenti per tempo senza tralasciare gli altri adempimenti fiscali e versamenti connessi al costo del personale. Naturalmente è più facile a dirsi che a farsi. Per questo molte aziende decidono di affidare la contabilità salariale a un contabile o a un commercialista.

La contabilità salariale si occupa di garantire la regolarità nei rapporti tra il datore di lavoro e i dipendenti, assicurandosi che il versamento dei salari sia fatto per tempo, che i contributi sociali siano suddivisi così come stabilito dalla legge e che le ritenute fiscali a carico del lavoratore siano rispettate. Inoltre, per l’azienda la contabilità salariale è importante perché fa parte delle spese aziendali di cui tenere conto quando si fa la dichiarazione dei redditi.

La contabilità del personale comprende le seguenti attività:

• la regolare tenuta del Libro Unico del Lavoro (busta paga mensile con indicazione di stipendio lordo, cuneo fiscale sulle retribuzioni - IRPEF e INPS -, indicazione stipendio netto e accantonamenti dell’impresa nell’interesse dei lavoratori);
• il regolare pagamento degli oneri sociali, cioè i costi del fattore lavoro per l’azienda (retribuzione lorda come stabilito da contratto, contributi a carico dell’impresa e TFR);
• la liquidazione delle retribuzioni.

È chiaro che mantenere una contabilità salariale regolare richiede precisione. Dovete fare attenzione a diversi fattori e non dimenticare nessun passaggio, se volete evitare spiacevoli inconvenienti con l’Agenzia dell’Entrate.

La laboriosità e i costi per mantenere la contabilità del personale dipendono anche dalle dimensioni e dal tipo di azienda. In particolare, il tipo di retribuzione del personale gioca un ruolo importante. Per esempio, se i dipendenti sono pagati a ore o se lavorano la domenica verranno ulteriormente remunerati (ogni ora domenicale prevede una maggiorazione del 30% sulla retribuzione oraria). Questo comporta lavoro straordinario per chi si occupa della contabilità salariale e, conseguentemente, costi maggiori per l’azienda. Di seguito vi spieghiamo quali sono gli strumenti per mantenere la contabilità dei dipendenti correttamente, quali imposte sono a carico del datore di lavoro e quali no, e come leggere e calcolare le imposizioni sul salario.

Il Libro Unico del Lavoro (LUL) è un documento in vigore dal 2008 che documenta lo stato del rapporto di lavoro dei dipendenti e può essere gestito sia da un consulente sia dall’azienda. Il LUL non è solo un libro paga ma deve anche indicare le presenze del lavoratore dipendente. Dal 2019, secondo il decreto legislativo n.151/2015, la tenuta del Libro Unico del Lavoro avrebbe dovuto essere telematica ma per evitare un ulteriore carico burocratico per aziende e consulenti questo obbligo è stato abrogato dal Decreto Semplificazioni.

Inoltre, il datore di lavoro o il commercialista in sua vece devono raccogliere alcuni dei dati personali dei dipendenti per poter rispettare gli adempimenti salariali. Questo garantisce anche che, in caso di controlli esterni da parte dell’Ufficio dell’Entrate, sia più facile controllare che le detrazioni sul salario del dipendente siano corrette. Informare il datore di lavoro e/o il commercialista della propria situazione personale (ad esempio della nascita di figli o di cambiamenti nella propria situazione famigliare) è fondamentale e a vantaggio del dipendente che potrebbe ricevere detrazioni sulla base della sua situazione personale.

L’articolo 6, comma 1, D.M. 9 luglio 2008 stabilisce che il LUL debba essere conservato per 5 anni. Il Regolamento UE 2016/679 però prevede che i dati vengano conservati fino a 10 anni. Quindi fate attenzione a non eliminare i dati sensibili prima del tempo.

Tutti i dipendenti pubblici o privati e la maggior parte dei lavoratori autonomi devono essere obbligatoriamente iscritti all’Istituto nazionale della previdenza sociale (INPS). Si tratta del principale ente previdenziale del sistema pensionistico pubblico italiano che si occupa di finanziare le pensioni e di riscuotere i contributi. Oltre alle pensioni, l’INPS si occupa anche di gestire tutte le prestazioni a sostegno del reddito, come ad esempio la disoccupazione, gli assegni familiari, l’indennità in caso di malattia e la maternità.

I contributi per i lavoratori dipendenti vengono versati all’INPS in un massimo di sei rate dal datore di lavoro (a cui poi verrà detratta la parte a carico del dipendente) ed equivalgono al 33% della retribuzione (escludendo alcuni elementi della retribuzione come il trattamento di fine rapporto).

L’altra imposta sul salario del dipendente è quella sul reddito delle persone fisiche (IRPEF). A regolarla è il testo unico delle imposte sui redditi emanato dal DPR del 22 dicembre 1986 n. 917. È un’imposta progressiva che colpisce con aliquote dipendenti da scaglioni di reddito che partono da un minimo del 23% per chi guadagna meno di 15.000€ all’anno e arrivano fino al 43% per chi guadagna più di 75.000€ in un anno. Alcuni soggetti possono usufruire di detrazioni sull’IRPEF (per esempio chi ha figli a carico).

L’IRPEF è a carico del dipendente e può essere pagata in modi diversi, ma generalmente si attua un prelievo mensile in busta paga tra marzo e giugno seguito dalla liquidazione del saldo IRPEF e dal versamento dell’acconto per l’anno seguente.

La tredicesima è una mensilità aggiuntiva che spetta a tutti i lavoratori dipendenti con contratto di lavoro a tempo determinato o indeterminato e che viene versata dal datore di lavoro generalmente a dicembre. Le regole per il calcolo della tredicesima sono stabilite da contratti collettivi ma in linea di massima equivale a un dodicesimo della retribuzione globale.

Il trattamento di fine rapporto (TFR) è una porzione di retribuzione versata dal datore di lavoro e dovuta al lavoratore dipendente alla fine del rapporto di lavoro (licenziamento, raggiungimento dell’età pensionabile o dimissioni). Il conteggio del TFR avviene sommando una quota pari alla retribuzione per ciascun anno di lavoro divisa per il coefficiente 13,5. Il 31 dicembre di ogni anno, l’importo accumulato, eccetto quello dell’anno, viene rivalutato dell’1,5% più il 75% dell’aumento dell’indice Istat dei prezzi al consumo dell’anno precedente.

Alla fine dell’anno, l’imprenditore è tenuto a fare un bilancio di fine anno che serve a modificare o finalizzare i dati ottenuti dalla contabilità generale. In questo bilancio rientrano anche eventuali costi dei dipendenti che possono essere in parte detratti dall’azienda. Se il lavoratore dipendente non ha usufruito di tutti i giorni di ferie può decidere di farne uso l’anno seguente oppure di ritirare un’indennità alla fine del rapporto lavorativo.

Nel momento in cui un’azienda assume anche solo un dipendente, è tenuta alla registrazione contabile degli stipendi dei dipendenti. Ciò è dovuto agli obblighi, già menzionati, di registrazione presso i vari istituti di previdenza sociale e verso l’Ufficio delle Imposte. Inoltre, il datore di lavoro è sempre obbligato a consegnare la busta paga ai suoi dipendenti visto che non si tratta di una mera annotazione dello stipendio pattuito ma di uno strumento che indica al dipendente con chiarezza quale sia la sua posizione economica.

È molto tutto quello da tenere a mente per eseguire la registrazione contabile degli stipendi dei dipendenti correttamente. Anche nelle aziende più piccole con solo uno o due dipendenti, questo tipo di attività richiede molto tempo e lavoro. È importante anche evitare di fare errori visto che questi possono portare a sanzioni o a pagamenti supplementari agli organi competenti. Quindi, affidarsi a un esperto sia interno all’azienda che esterno, può essere la soluzione giusta per evitare problemi.

Le piccole imprese preferiscono generalmente affidarsi a un esperto riconosciuto da un ordine professionale, come un commercialista o a un consulente del lavoro. I costi sono elevati ma evitano quasi interamente la possibilità di errori che potrebbero rivelarsi ancora più costosi. Un’altra soluzione è quella di gestire la contabilità internamente. Questo comporta naturalmente una serie di vantaggi in termini di controllo aziendale, ma significa anche farsi carico di moltissimi costi e responsabilità. Innanzitutto è necessario assumere un dipendente aggiuntivo qualificato che si occupi solo di questo, oltre che acquistare software molto costosi per gestire la contabilità.

La terza soluzione possibile è una situazione ibrida dove a gestire la contabilità è ufficialmente lo studio di un professionista ma, contemporaneamente, l’azienda effettua una contabilità parallela gestendo autonomamente la burocrazia più semplice e potendosi affidare a un professionista in caso di dubbi o situazioni complesse.

Nella tabella seguente sono riepilogate le misure che possono essere utilizzate per ridurre al minimo il margine di errore nel mantenere la contabilità salariale sia internamente sia esternamente:

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