Qual è il miglior software di contabilità? Un confronto dei migliori

Per funzionare bene, un’attività imprenditoriale, piccola o grande che sia, deve poter fare affidamento su un solido reparto amministrativo. A sua volta chi ha in mano la gestione della contabilità per riuscire ad avere una chiara visione d’insieme di come vanno gli affari deve scegliere dei validi alleati digitali che siano in grado di semplificare tutte le procedure e alleggerire l’ingente mole di lavoro. A tal proposito al giorno d’oggi non mancano certo le soluzioni informatiche: esiste infatti una nutrita serie di programmi gestionali per aziende, ognuno dei quali offre specifiche funzioni pensate per diverse esigenze di business.

Prima di optare per un software di contabilità è bene assicurarsi che sia quello giusto per la propria struttura aziendale. Infatti non tutti i business hanno le stesse esigenze amministrative. Di conseguenza ogni programma di contabilità offre funzioni diverse. Per questo motivo prima di procedere all’installazione di una delle tante soluzioni conviene effettuare un’attenta analisi di ciò che serve alla vostra azienda e di ciò che offre il mercato cercando di non perdersi tra le numerose soluzioni.

Qual è lo strumento che fa per voi? Quali caratteristiche generali deve avere un buon programma di contabilità? Qual è il miglior software di contabilità per la vostra azienda? Scopritelo nel nostro articolo, in cui metteremo a confronto le dieci migliori soluzioni per la gestione della vostra contabilità.

Un buon programma per la gestione della contabilità porta enormi vantaggi su diversi piani del business aziendale, tutti ruotanti attorno a due concetti fondamentali: risparmio e semplificazione. Innanzitutto servendosi di un programma gli amministratori lavorano più velocemente risparmiando anche tantissimo tempo; e il tempo, si sa, è denaro. Siccome gran parte dei processi viene digitalizzata, oltre a guadagnarci in velocità si spreca anche meno materiale cartaceo, che altrimenti costa soldi, ruba spazio ed è poco sostenibile.

In aggiunta la disposizione di documenti su piattaforma digitale offre una panoramica decisamente più chiara e porta quindi ad avere un miglior controllo sulle informazioni. Senza contare che grazie alla digitalizzazione i processi subiscono una notevole semplificazione abbassando così i livelli di stress altrimenti elevati a causa di innumerevoli passaggi di consegna, burocrazia superflua e montagne di scartoffie con cui devono avere a che fare gli addetti ai lavori.

Per poter trarre simili vantaggi da un software di contabilità è tuttavia indispensabile saperne sfruttare le funzioni. Ma quali funzioni vanno ricercate? Prima di scegliere un software è utile conoscere come lavora l’azienda e quali necessità ha per quanto riguarda le operazioni di amministrazione e di contabilità. Del resto sono le forme di attività aziendali a caratterizzare inevitabilmente la scelta del programma di contabilità. Quanto più le funzioni di quest’ultimo sono in grado di rispondere alle esigenze operative dell’azienda, maggior vantaggio ne riuscirà a trarre il vostro business.

Eseguendo un’analisi dei processi interni e delle relazioni con l’esterno si crea un eccellente quadro d’insieme: un ottimo punto di partenza per la scelta del software di gestione della contabilità adatto. Se state cercando un programma con il quale semplicemente emettere fatture e in cui monitorare l’elenco dei clienti e gli articoli di magazzino, allora forse potreste optare per un programma per le fatture elettroniche e uno per la gestione dell’inventario. Si tratta di soluzioni più ridotte nelle dimensioni e meno costose, talvolta persino gratuite.

Se, invece, ricercate un supporto più completo per tutte le aree della vostra azienda, conviene rimboccarsi le maniche e studiare ciò che offre il mercato. Molte delle offerte sono costose, ma in cambio assicurano un’ottimizzazione dei processi grazie alla velocizzazione delle operazioni e al conseguente risparmio di tempo. Nonostante la possibilità di un notevole investimento iniziale, quindi, ne trarrà vantaggio il successo del vostro business.

La praticità dei software gestionali consiste nel fatto che solitamente vengono venduti in due diversi pacchetti: uno di base, generalmente gratuito, e uno premium con più funzioni, a pagamento. Il secondo tipo di pacchetto è modulare, ciò significa che si può comporre a seconda delle proprie esigenze aziendali.

Questa suddivisione dà molto spazio alle aziende e permette loro di creare una soluzione gestionale completamente su misura. Se l’azienda è piccola, basterà una versione di base; in tal caso il grande vantaggio è che potrà ricorrere a un software gestionale open source. Mentre se l’azienda è grande, potrà usufruire della modularità di un pacchetto premium, pagando solamente per le funzioni di cui necessita. Vanno considerate con attenzione le funzioni necessarie, poiché non è detto che serva un pacchetto completo: al contrario, in alcuni casi si rischia di pagare cara una versione con funzioni che non servono nemmeno.

Con questi criteri a portata di mano non resta che procedere alla ricerca. Sul mercato si trovano innumerevoli strumenti per la gestione della contabilità, ognuno con funzioni specifiche progettate per andare incontro a svariate esigenze aziendali. Di seguito vi presentiamo i migliori, partendo dalla fascia più avanzata.

La casa di software per aziende Zucchetti offre una grande varietà di programmi di contabilità, ognuno progettato per soddisfare differenti esigenze aziendali. Tra questi ritroviamo Ad Hoc Revolution, la soluzione modulare per la gestione della contabilità pensato specificatamente per le piccole e medie imprese.

Il programma è configurabile a piacimento con fino a 40 moduli disponibili che possono essere aggiunti man mano che l’azienda cresce o che aumentano le necessità di gestione. Allo stesso modo anche il numero degli utenti può variare nel tempo senza alcuna conseguenza sulle prestazioni del software.

Grazie alla sua scalabilità è altamente adattabile; inoltre è integrabile con altri software. È possibile personalizzare videate, menu, query, stampe, report e i documenti in tempo reale. Consentendo di tenere monitorati diversi ambiti aziendali – contabilità, amministrazione, controllo di gestione, vendite, acquisti, logistica e produzione – Ad Hoc Revolution rappresenta un valido supporto a tutte le attività operative quotidiane.

Essendo presente in tutta Italia, l’assistenza Zucchetti è in grado di offrire supporto immediato. In più online sono disponibili manuali, video e un forum per agevolare l’apprendimento delle funzionalità del software.

Mexal è un programma completo e flessibile che annovera 22.000 installazioni attive in Italia e permette di gestire contabilità, bilanci, acquisti, vendite e magazzino. Grazie alla sua elevata personalizzazione non solo si adatta ad aziende operative nei più vari settori, ma anche ai diversi reparti interni all’azienda stessa. Si possono infatti dotare le aree di un proprio terminale con funzioni specifiche.

Il programma è composto da un applicativo base a cui si possono abbinare diverse tipologie di terminali, cosiddetti iDesk: iDesk CONTABILE per la gestione della contabilità con prima nota, IVA, scadenzario e via dicendo, iDesk SOLUTION per la gestione del magazzino per effettuare preventivi, ordini, acquisti, vendite ecc., iDesk AZIENDALE per la gestione generale delle varie aree e infine iDesk PRODUZIONE per la gestione dei processi produttivi.

Grazie al CMS Passepartout Passweb è possibile sviluppare e gestire un sito web e-commerce anche per dispositivi mobili: il negozio online è facile sia da configurare sia da monitorare. Un grande vantaggio del software è che consente inoltre di fare accedere gratuitamente alla piattaforma il proprio commercialista, così che abbia sotto mano tutti i dati necessari senza che debbano essergli passati di persona.

Le funzioni di base di Mexal sono estendibili con ulteriori applicazioni con il nome di PassApp presenti su un’apposita piattaforma di distribuzione dal nome di PassStore e che è raggiungibile da qualsiasi dispositivo: tablet, PC e smartphone con sistema operativo Android o iOS. In più l’azienda può utilizzare il software anche in modalità di cloud computing, consentendo di risparmiare su infrastrutture software e hardware. Inoltre esegue il backup e gli aggiornamenti automatici. Per utilizzarlo basta semplicemente collegarsi al programma tramite Internet, perché è installato sulla server farm di Passepartout.

Buffetti ha progettato un programma per le piccole e medie imprese che permette una gestione completa e flessibile, eBridge Azienda. Con un solo software si tengono sotto controllo le aree magazzino, commerciale, contabile e fiscale. La sua struttura a moduli consente di configurare eBridge Azienda secondo le esigenze specifiche della propria impresa con la possibilità di aggiungere funzionalità in qualsiasi momento nasca la necessità.

Oltre alla gestione aziendale (vendite e acquisti, magazzino, fatturazione e così via), con il software di Buffetti è possibile monitorare la contabilità in diversi regimi: ordinario, semplificato e professionisti. Ogni funzione è direttamente collegata alla banca dati comune che raccoglie le anagrafiche clienti e fornitori, i codici IVA, i codici tributo, ecc.

In aggiunta l’area fiscale, con un layout video ispirato a quello dei quadri ministeriali, permette di rispettare gli adempimenti fiscali secondo la legge. È inoltre presente la predisposizione del Bilancio CEE tramite schemi predefiniti e configurabili a piacimento. Infine si possono integrare diversi moduli in aggiunta relativi all’antiriciclaggio e alla privacy.

Tra gli svariati programmi di casa TeamSystem ritroviamo LYNFA Azienda, pensato per aziende di piccole e medie dimensioni. Nel software è integrato il collegamento tra azienda e studio di professionisti che consente una collaborazione diretta e risparmia risorse. Inoltre permette la condivisione dei dati in tempo reale, annullando passaggi superflui e spreco di tempo.

Il software di contabilità semplifica la gestione e l’analisi delle operazioni di vendita, dall’offerta iniziale alla fatturazione. Basato sulla piattaforma web Polyedro, tecnologia interna di tutti i sistemi TeamSystem, LYNFA Azienda è raggiungibile anche da dispositivi mobili. Oltre alla contabilità e al bilancio, le vendite e gli acquisti, le funzioni del programma comprendono anche il budget e il controllo di gestione, il CRM, il magazzino e la logistica, la produzione, le commesse e la gestione e l’amministrazione del personale.

Grazie alla sua modularità, la struttura di LYNFA Azienda si può ampliare con ulteriori pacchetti e strumenti TeamSystem, consentendo di creare una soluzione su misura. L’interfaccia utente moderna del programma ne facilita l’utilizzo, così da fare risparmiare tempo di apprendimento e agevolando l’aumento della produttività. La solidità e l’affidabilità del sistema intendono rispondere alle esigenze di sicurezza delle aziende: i dati aziendali sono accessibili solo per gli utenti abilitati, quindi dipendenti, clienti e fornitori. In questo modo si tiene sempre traccia dello scambio di documenti.

Abbreviazione di “Generation Y Application”, Genya è una suite progettata dall’azienda di software Wolters Kluwer Tax and Accounting Italia con l’ambizione di rivoluzionare la veste e le funzionalità dei classici software gestionali. Lo strumento destinato a commercialisti, studi e aziende è infatti stato pensato specificatamente per i nativi digitali. La moderna piattaforma web si basa su Windows Azure di Microsoft e ambisce a soddisfare le più elevate esigenze con l’integrazione di applicazioni di business intelligence, CRM, business process management e altre.

Genya è in grado di fornire potenti strumenti di analisi per i professionisti del settore che consentono di effettuare analisi approfondite dei processi e di tenere monitorati i dati. In questo modo sia l’utente sia il cliente sono posti al centro dell’attenzione. Il programma è caratterizzato da facilità d’uso, possibilità di condivisione e trasversalità. L’obiettivo di Genya è l’ottimizzazione dei processi per una migliore organizzazione del lavoro e per fare ciò si serve di un’interfaccia utente intuitiva e innovativa e si appoggia a una tecnologia in cloud.

Si può accedere al programma da qualsiasi dispositivo poiché dispone di una piattaforma cloud. Il vantaggioso filo diretto tra Studio e Cliente annulla il processo di data entry velocizzando le operazioni. Risparmiando tempo e carta aumenta la produttività. L’accesso alle varie funzioni è semplice e intuitivo. Oltre a ciò gli strumenti di business intelligence contribuiscono a mantenere monitorata la performance della clientela, così da avere sempre tutto sotto controllo.

Il software di contabilità Atlantis Evo sembra soddisfare le esigenze delle aziende che cercano un programma con un ottimo rapporto qualità/prezzo. Appartiene alla fascia media del mercato dei programmi per la gestione della contabilità ed è distribuito con licenza freeware. Possiede anche una versione gratuita, Atlantis Evo Lite, completa di tutte le funzioni fondamentali. Lo strumento permette di gestire tutte le aree importanti dell’azienda: contabilità, magazzino, fatturazione nonché e-commerce. Si tratta di una soluzione ben strutturata che intende rispondere alle esigenze delle moderne aziende in crescita.

Atlantis Evo è scritto interamente in linguaggio Java pertanto può essere utilizzato su diverse piattaforme quali Windows, Mac OS X e Linux e consente un’elevata automatizzazione e personalizzazione dei processi. In questo modo la gestione è notevolmente facilitata. Un grande vantaggio del software è la sua portabilità che consente di utilizzarlo da chiavetta USB o da un hard disk esterno. Inoltre si adatta particolarmente alle aziende in crescita perché è possibile scalarlo su database PostgreSQL, uno dei database open source più potenti e affidabili.

Anche se le funzioni di Atlantis Evo Lite, la sua versione di base gratuita, sono limitate, risultano comunque sufficienti per un’attività imprenditoriale di piccole dimensioni. La comodità è che si può testare il programma per un periodo senza doverlo acquistare e decidere poi se passare alla versione a pagamento.

Dotato di diverse versioni che vanno incontro alle differenti necessità delle piccole e medie imprese, PromoGest è un software gestionale open source con licenza GPL dell’azienda Promotux. È basato sul linguaggio Python, di cui necessita quindi l’installazione. Lo scopo del programma è la velocizzazione dei processi produttivi per agevolare il business. Nonostante il sito web presenti diverse lacune in termini di presentazione e design, il programma di per sé è strutturato in maniera solida.

L’interfaccia utente è intuitiva e per questo facile da usare. Con PromoGest si possono gestire dati e documenti con semplicità, anche se la versione di base gratuita One è limitata nel suo spettro di funzioni (massimo 50 documenti e movimenti gestibili e 500 articoli): del resto è monopostazione e monoazienda. La versione commerciale Pro, invece, è progettata maggiormente pensando alle necessità aziendali: la principale caratteristica è la scalabilità con più terminali allo stesso tempo.

PromoGest è anche disponibile come versione sul web, ed è quindi raggiungibile da qualsiasi dispositivo (smartphone, tablet, portatile e così via). È infine compatibile con i sistemi operativi Windows e Linux.

Nonostante l’aspetto old school del sito web che lascia spazio a dubbi sulla sua affidabilità, ErgoSoft Gestionale è un software completo e non solo offre supporto nella gestione delle attività contabili, ma può anche essere collegato al proprio sito e-commerce. Grazie a questa funzione, infatti, è possibile pubblicare gli articoli in vendita online ed estrarre gli ordini ricevuti. L’ampio spettro di versioni disponibili copre le più disparate esigenze, anche economiche. Le aziende di piccole dimensioni saranno già soddisfatte con la versione di base gratuita.

Altamente configurabile a piacimento, ErgoSoft Gestionale è un programma sicuro e pratico: funziona su un solo PC o su una rete di PC oppure in un dispositivo esterno, come una chiavetta USB. In questo modo lo si può sempre avere a portata di mano. L’elevata modularità consente di adattare il programma a ogni necessità aziendale. Per effettuare il backup si può scegliere se farlo in locale o in remoto su cloud.

Per scegliere il giusto pacchetto è bene studiare con attenzione le informazioni sul sito web, anche se risultano a tratti dispersive. L’assistenza non è compresa all’interno dei pacchetti, ma deve essere acquistata parte, lo stesso vale per gli aggiornamenti.

Progetto figlio della software house Tecnos, Easy Planet Free si rivolge principalmente ad aziende di ridotte dimensioni e a soggetti con partita IVA. Anche se nasce prettamente come software di fatturazione, è molto utile anche per la contabilità in generale. Easy Planet Free vanta inoltre una grande facilità d’uso ed è completamente gratuito. Oltre alla versione di base è disponibile anche una versione premium a pagamento, con più funzioni specifiche per la gestione della contabilità delle aziende.

Già nella sua versione di base il software di contabilità permette di creare un’anagrafica dei clienti e dei fornitori, gestire il magazzino e i documenti di trasporto nonché emettere note di credito e fatture. Una volta emesse, le fatture possono essere caricate sulla piattaforma cloud; per risalirvi viene fornito un apposito link, generato automaticamente.

Di base il software è compatibile solo con Windows ma è anche possibile utilizzarlo su altri sistemi operativi scegliendo tra una delle tre seguenti modalità: in “Dual Boot” dedicando una partizione del disco a un’installazione locale di Windows, virtualizzando l’ambiente Windows all’interno di un sistema operativo Mac o Linux oppure accedendo in Terminal Server a un sistema operativo Windows in remoto. Grazie alla sua interfaccia pulita e al supporto con manuali d’uso e guide in italiano, Easy Planet Free è uno dei programmi di contabilità più facili e moderni da utilizzare.

Per fornirvi una chiara visione d’insieme abbiamo infine raccolto tutti i gestionali presentati in una tabella mettendo a confronto le loro principali caratteristiche:

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