Software gestionali: che cosa sono?

Quando si apre una propria attività, ci sono molte formalità da sbrigare e soprattutto è importante tenere tutto sotto controllo, specialmente gli aspetti legati alla contabilità, come i dati dei clienti e dei fornitori, da cui si dovrà attingere per emettere le fatture. Per questo è utile ricorrere a software gestionali che semplificano e automatizzano tutti i processi aziendali.

Ci sono diversi tipi di software gestionali, che mirano a regolare ogni ambito della routine aziendale, e tra i più diffusi rientrano i software per la fatturazione elettronica che permettono di registrare entrate e uscite, verificare ogni operazione effettuata, nonché preparare le fatture per i clienti che serviranno poi per la dichiarazione dei redditi.

Chiunque può aver bisogno di un aiuto nel gestire la propria contabilità. In particolare quando si è alle prime armi è consigliabile ricorrere a un software per la fatturazione basilare, che semplifichi i flussi di lavoro senza creare inutili complicazioni durante il suo utilizzo. Per liberi professionisti e piccole imprese anche un programma di fatturazione gratuito può andare bene. Al contrario quando si raggiungono elevati volumi di vendita si raccomanda di affidarsi a software gestionali più completi e professionali che meglio si adattino a flussi di lavoro più complessi, come SAP.

Al momento di scegliere un software per la fatturazione elettronica è importante valutare bene le sue caratteristiche per essere certi che si adatti alle proprie esigenze. Se possibile, qualora si tratti di un prodotto a pagamento, prima di procedere con l'acquisto sarebbe meglio fare una prova con il software per la fatturazione, così da non avere ripensamenti in un secondo momento. Tra i criteri da valutare rientrano:

• la facilità d'uso: un software gestionale deve essere intuitivo, facile da usare;
• la modularità: il programma di fatturazione è diviso per moduli e ciò rende possibile la scelta di determinate funzioni;
• la scalabilità: caratteristica indispensabile che vi permette di regolare le funzioni del vostro software gestionale nel tempo. Se la vostra impresa avrà nel tempo maggiori esigenze, potrete aggiungere nuove feature al programma, mentre se in un determinato momento non avrete necessità di una specifica funzione, potrete semplicemente disattivarla, risparmiando così sui costi;
• la personalizzazione: sempre legata agli aspetti presentati sopra è la personalizzazione del software gestionale che permette così di adattarsi nel miglior modo possibile alle vostre esigenze iniziali e a quelle che matureranno con il tempo;
• il rapporto qualità-prezzo e la validità del fornitore: non bisogna dimenticare di valutare complessivamente il rapporto qualità-prezzo e di verificare la validità del fornitore, che dovrebbe mettere a disposizione l'opportuna documentazione e il supporto necessario per riuscire a utilizzare il software gestionale correttamente.

Nella vasta offerta di software gestionali per la fatturazione, potrebbe rivelarsi difficile trovare quello giusto. Vi consigliamo perciò alcuni tra i migliori programmi per la fatturazione da valutare per la vostra impresa, tenendo in considerazione la presenza di ulteriori funzioni oltre l’emissione delle semplici fatture, la possibilità di generare fatture elettroniche e i requisiti tecnici che soddisfano (ad esempio se prevedono l’accesso dai dispositivi mobili). Tutti i software per la fatturazione presentati qui si rivolgono solo a liberi professionisti e PMI.

Una caratteristica particolarmente apprezzabile riguarda la generazione di fatture elettroniche per la pubblica amministrazione in formato XML, che vi consente di adempiere agli obblighi previsti dalla legge nei rapporti con la PA.

Sul sito non mancano guide per l'installazione, tuttavia chi voglia un maggiore supporto e aggiornamenti deve sottoscrivere un abbonamento apposito. Aderendo a una delle quattro versioni a pagamento si avrà la possibilità di accedere al programma per fatture anche da app per smartphone e tablet, disponendo così di tante altre funzioni aggiuntive.

Si rivolge principalmente alle piccole e medie imprese, presentando costi contenuti, soprattutto perché è possibile acquistare il programma per fatture in un'unica soluzione e vi è la possibilità di provare la versione demo oppure partire inizialmente con GIM Free, che presenta funzionalità ridotte ma consente di effettuare tutte le operazioni che volete gratuitamente.

Già con la versione gratuita potete gestire i dati dei clienti, dei fornitori, le fatture d'acquisto e di vendita, DDT, pagamenti e tanto altro e potete avere un primo assaggio di software per la contabilità. Scegliendo di acquistare il programma, avrete poi a disposizione molte altre funzioni come la generazione di fatture elettroniche per la pubblica amministrazione, la possibilità di installare il software in una rete centralizzata e di salvare il backup persino su DropBox.

Per assistenza ci si può rivolgere alla community che vi aiuterà a districarvi con il programma per fatture. Tra le sue particolarità rientra la possibilità di ottenere una versione cloud a pagamento, mentre non si fa riferimento alla generazione di fatture elettroniche.

Già nella versione gratuita si fa ricorso alla connessione protetta HTTPS ed è interessante la funzione che permette di far accedere al tool il proprio commercialista, che potrà così vedere tutti i documenti necessari per gestire la vostra contabilità. Inoltre è presente anche uno strumento aggiuntivo per il time tracking, RESA, che vi consente di monitorare il tempo impiegato per ogni attività.

Chi ha bisogno di maggiore spazio per i propri documenti e di maggiori funzioni come la generazione di fatture in valuta estera o in inglese, oltre a voler personalizzare maggiormente i propri documenti, dovrebbe optare per la versione Pro, pagabile mensilmente o una volta all’anno tramite carta di credito, bonifico o Satispay, un’app per i pagamenti online. Nel complesso Fiscolo risulta una soluzione flessibile dai costi contenuti.

In ogni pacchetto è inclusa l’assistenza via chat. Se si desidera una maggiore personalizzazione e funzioni aggiuntive per gestire ad esempio anche tutti gli altri tipi di documenti, come offerte e DDT, è necessario optare per uno degli altri due piani. Anche aderendo all’opzione più costosa, possono subentrare costi aggiuntivi se si ha la necessità di inviare, ricevere e conservare più di 10 fatture elettroniche.

Già con il pacchetto di base sono possibili tutte le operazioni essenziali per la fatturazione, l’assistenza è inclusa e non manca neanche l’accesso dai dispositivi mobili. Se avete volumi elevati, le limitazioni poste al numero di documenti, alle voci della rubrica clienti e al listino dei prodotti potrebbero starvi un po’ strette. Anche la fatturazione elettronica è disponibile solo passando a un pacchetto più costoso. Per liberi professionisti e piccole imprese resta comunque un’opzione da tenere in considerazione.

Per ottenere un supporto completo è necessario passare a una versione a pagamento, che dà diritto anche a funzioni di gestione e controllo, al di là della fatturazione. Le fatture vengono generate, lasciando all’utente il compito di conservarle autonomamente; con un costo aggiuntivo avete a disposizione un pacchetto di archiviazione che vi aiuterà nella conservazione a norma di legge dei documenti. Interessanti sono anche i kit destinati ai benzinai e agli studi medici che consentono una gestione di fatture e documenti specifica per queste attività.

Uno dei primi passi da compiere quando si avvia una propria attività è quello di munirsi degli strumenti giusti. Tra questi rientra anche un programma per le fatture che vi permetterà di tenere sempre sotto controllo la vostra fatturazione. L’offerta di software gestionali non manca e non ne esiste uno migliore in assoluto: tutto dipenderà dalle vostre esigenze; ad esempio chi dà molta importanza alla personalizzazione e vorrebbe scegliersi tutte le funzioni da sé, farebbe meglio a optare per GIM, mentre chi predilige software gestionali basati su cloud farebbe meglio ad affidarsi a Fiscolo o a Fatture in Cloud. Di seguito vi presentiamo una tabella con un confronto tra i migliori software gestionali scelti da noi.

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