Software di gestione del magazzino: a quale affidarsi?

Come per qualunque software aziendale, la scelta deve sempre essere guidata dalle esigenze interne della vostra azienda. Non sempre il software gestionale con la più ampia gamma di funzioni è quello che fa al caso vostro. Va considerato anche il fattore economico: non tutte le aziende, men che meno quelle di modeste dimensioni, hanno il capitale necessario o intenzione di investirlo in software specializzati.

Tuttavia la gestione del magazzino e quindi la cura continua dell’inventario è una mansione fondamentale dalla quale non è possibile prescindere. Specialmente per le aziende la cui filiera produttiva raggiunge ritmi particolarmente elevati e che quindi sono costrette a stoccare un grande numero di prodotti, magari per un tempo prolungato, è assolutamente necessario avere a disposizione uno strumento di sicura affidabilità, che riduca al minimo la confusione e che snellisca e semplifichi il più possibile il flusso di lavoro.

In questo articolo vi presentiamo 10 software di gestione del magazzino, sia gratuiti che a pagamento, tra i più utilizzati.

L’inventario consiste in una lista delle componenti attive e passive del patrimonio aziendale. La sua importanza è centrale, poiché, se vengono commessi errori durante la sua redazione, è inevitabile imbattersi prima o poi in inesattezze. I conti semplicemente non torneranno, il che farà sudare sangue freddo i responsabili della rendicontazione contabile della vostra azienda, in considerazione delle conseguenze penali e pecuniarie connesse.

Ma prima di ogni altra cosa l’inventario è uno strumento che permette ai vostri dipendenti di controllare in breve tempo i beni (ma anche i documenti) a vostra disposizione. In base alle informazioni registrate al suo interno, l’inventario permette di ricercare prodotti, di classificarli, di enumerarli, di valutarli e tanto altro ancora.

La prima distinzione che si fa tra i software è quella della gamma delle funzioni. La si vuole ampia e adeguata alle proprie esigenze. Tuttavia le funzioni sono solo uno degli aspetti che è necessario considerare. Innanzitutto è fondamentale capire se ciò che stiamo cercando è un software specializzato o meno. In base alle proprie esigenze, ci sono aziende che preferiscono concentrare tutto il flusso di lavoro in un unico programma e ci sono invece aziende che preferiscono segmentarlo, dotando i vari reparti di programmi specifici che rispondano con maggiore precisione alle loro gestioni.

Dopodiché un’altra inevitabile domanda è quella relativa a dove hostare il software gestionale. C’è chi preferisce avere tutto in locale, dovendo però procurarsi e occuparsi dell’hardware necessario. C’è chi preferisce affidare tutta la questione all’azienda fornitrice, che sarà però così in possesso dei vostri dati. E c’è chi invece preferisce avere un server dedicato, che richiede però delle competenze più specifiche.

A livello generale la caratteristica più importante di qualsiasi software gestionale per la gestione dell’inventario o del magazzino è la flessibilità. Infatti è importante che il software per la gestione del magazzino vi calzi a pennello, soddisfacendo le vostre esigenze. In questo spesso risultano particolarmente adatti i software open source, che, per la loro natura, sono più malleabili e quindi possono meglio essere adattati alla vostra realtà aziendale. Tuttavia ci sono anche software professionali a pagamento che possono essere personalizzati, anche se spesso il costo di questo adeguamento è troppo elevato per le aziende di piccole e medie dimensioni, che raramente sono pronte a fare un investimento economicamente significativo per un singolo software.

Tuttavia i software di gestione dell’inventario vanno ben oltre alla semplice gestione del magazzino o alla continua redazione dell’inventario. Inoltre non bisogna farsi ingannare, i costi derivanti da un’errata gestione del proprio inventario possono essere decisamente alti e sommarsi mese dopo mese, anno dopo anno. Dunque quella che inizialmente può sembrare una cifra esagerata, o che comunque siete restii a sborsare, potrebbe rivelarsi esigua rispetto alle spese a catena che si sarà poi costretti a sostenere in un secondo momento.

Le funzioni principali che deve possedere ogni software di gestione di magazzino che si rispetti sono sostanzialmente cinque:

• Reorder point o punto di riordino: corrisponde alla soglia minima di un prodotto. Ovvero il software può essere impostato in modo tale da informarvi quando un certo prodotto va riordinato. Questo permette di evitare che un nuovo ordine venga effettuato quando ormai è troppo tardi.
• Asset tracking o controllo dei beni: quando un prodotto è in-house (ovvero in magazzino, o in negozio) può essere tracciato tramite il suo codice a barre, o qualsiasi altro criterio preferiate utilizzare, come ad esempio il numero di serie o grazie alle tecnologie wireless.
• Service management o gestione del servizio (in particolare per le aziende votate alla prestazione dei servizi): le aziende che offrono principalmente servizi hanno comunque bisogno di fare un inventario di ciò che hanno a disposizione. Esso permette infatti di tenere monitorati i materiali utilizzati per la prestazione dei servizi ai clienti, e quindi dei relativi costi. Questo permette di stabilire un prezzo dei singoli servizi che porti profitto e che sia commisurato alle spese sostenute.
• Product identification o identificazione del prodotto: in base al metodo utilizzato dalla vostra azienda per il tracciamento dei prodotti, un semplice strumento quale può essere uno scanner portatile è sufficiente a identificare il prodotto, ricostruendo la sua storia, i suoi spostamenti, e riuscendo a capire se è effettivamente il prodotto che si stava cercando.
• Inventory optimization o ottimizzazione dell’inventario: un sistema di gestione e diagnosi del proprio inventario permette di impostare vari punti chiave per l’ottimizzazione del magazzino e dell’inventario, semplificando e automatizzando il lavoro a vantaggio dell’azienda. I fattori possono riguardare il punto di riordino (già menzionato), la quantità del prossimo ordine, i giorni mancanti fino all’esaurimento delle risorse, la velocità della produzione, la precisione delle previsioni e così via.

Si tratta di un programma per la gestione del magazzino pensato per tante attività commerciali diverse tra loro, e riconducibili a vari settori di appartenenza. La gamma di funzioni offerte è notevole, tra cui:

• Controllo situazione scorte
• Stima di riordino
• Storico dei movimenti (carichi / scarichi, acquisto / vendita)
• Utilizzo di lettori di codici a barre portatili e possibilità di stampare etichette
• Gestione di taglie e colori (per imprese nel settore abbigliamento, moda, calzature)
• Funzione multi magazzino (per le aziende con più di un magazzino)
• Distinta di base per gli articoli assemblati

Danea è un’azienda Italiana, della zona di Padova, e il programma è completamente in italiano.

Secondo le dichiarazioni dello stesso sviluppatore, Apache OFBiz è un programma adatto alle aziende di qualsiasi settore. La sua gamma di funzioni è indiscussa e comprende praticamente qualunque aspetto della gestione di un’azienda. Il principale problema è che l’installazione iniziale è più complicata di quella di altri programmi ed è quindi ostico per i principianti. Superato questo primo ostacolo si avrà però il pieno controllo e un grado altissimo di personalizzazione.

La natura open source di Invoicex lo rende un programma altamente personalizzabile e flessibile, in tutte le sue versioni. È completamente programmato in JAVA. Alcune funzioni di particolare importanza per le aziende di maggiori dimensioni sono disponibili solamente a pagamento, come la funzione multi magazzino e alcuni report sull’attività di magazzino.

Invoicex è un programma sviluppato da tnx, un’azienda italiana, il che fa sì che sia il programma che l’assistenza sono completamente in italiano.

Odoo garantisce tre diverse soluzioni di hosting: su cloud, in loco o con cloud dedicato. Il punto di forza del programma è certamente la perfetta integrazione di tutte le applicazioni offerte e la loro scalabilità. Infatti è possibile attivare o disattivare applicazioni in base alle proprie esigenze. Inoltre Odoo è disponibile in italiano.

Anche Openbravo si distingue per scalabilità e integrabilità delle sue applicazioni. Il software è rinomato a livello internazionale e ha vinto numerose volte il Bossie Award (Best Open Source Software).

OpenBoxes vanta una community di supporto formata da specialisti tecnologici e della filiera, che però non comprende l’Italia. OpenBoxes è disponibile in inglese, spagnolo e francese – così come il suo supporto – ma garantisce di essere facile da tradurre in altre lingue e offre la possibilità di salvare nel database locale la propria traduzione.

Le funzioni dell’Inventory Management sono principalmente le seguenti:

• Interoperabilità di tutti gli stabilimenti di stoccaggio dei prodotti
• Aggiornamento automatico e immediato di spedizioni, nuovi arrivi e operazioni di fatturazione
• Varie operazioni in-store, quali ritiro, consegna e gestione degli ordini
• Messaggi di allerta nel caso di scarsità delle scorte di magazzino, con selezione dell’amministratore responsabile
• Report di riordino merce e previsioni dell’andamento dell’inventario

Uno dei punti di forza di Snipe-IT è certamente la sicurezza, garantita a 360 gradi. Alla quale vanno ad aggiungersi un numero di utenti illimitato e l’assenza di limitazione per quel che riguarda i beni inventariati. Snipe-IT fornisce anche un pacchetto di solo supporto: Pro Support. In questo pacchetto Snipe-IT offre di prendersi cura del proprio software, fornendo supporto costante e prioritario da esterno, anche senza avere accesso al sistema aziendale del cliente.

I motivi per dotare la propria azienda e i propri collaboratori di un software per la gestione dell’inventario sono svariati, ma quello fondamentale riguarda probabilmente la funzionalità. Infatti tramite una migliore gestione del proprio magazzino non solo si risparmia riducendo gli sprechi, ma addirittura si individuano nuove occasioni.

Le soluzioni che vi abbiamo presentato sono variegate e rispondono a praticamente qualunque esigenza grazie alla loro flessibilità e personalizzabilità. Ogni azienda può trovare una soluzione che faccia al caso proprio, gratuita o a pagamento, in locale o su cloud, limitata all’inventario o all-in-one. Spesso i team di sviluppo offrono una prova gratuita o un preventivo con tanto di demo personalizzato sulle vostre esigenze.

Qui di seguito vi offriamo una tabella riassuntiva delle otto soluzioni software presentate:

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.