I documenti necessari per una corretta gestione delle spese di rappresentanza

In qualunque azienda, uguale se di piccole, medie o grandi dimensioni, prima o poi spunta fuori una domanda semplice: come funzionano i documenti per le spese di rappresentanza?” E lo stesso vale pure per i lavoratori freelance. Sfortunatamente però la risposta non è comparabilmente semplice.

I rapporti e le attività con clienti e fornitori sono una parte importante di ogni attività commerciale: gli incontri servono a prendersi cura delle relazioni, a presentare nuovi progetti o a discutere di possibili ordini futuri. Ma tutte queste attività con una forte componente sociale prevedono delle spese in denaro non indifferenti, le quali per fortuna possono essere detratte, almeno in parte, al momento della propria dichiarazione dei redditi.

Come funziona il calcolo del plafond relativo alla deducibilità delle spese di rappresentanza lo abbiamo già affrontato nel precedente articolo relativo a questo tema. Nel presente articolo invece approfondiamo la questione relativa ai documenti necessari per una corretta gestione delle spese di rappresentanza.

Nonostante le similarità che condividono, non tutti e tre questi tipi di documenti possono essere utilizzati ai fini della detrazione fiscale. Vediamo dunque brevemente in che cosa si differenziano.

• Scontrino: si tratta di un documento anonimo che non riporta alcun dato relativo alla persona che effettua l’acquisto ma solo e unicamente l’importo che viene incassato.

• Ricevuta fiscale: un documento solitamente emesso per la prestazione di servizi a soggetti privati con codice fiscale. La differenza principale tra la ricevuta fiscale e lo scontrino fiscale è sostanzialmente la differenza di dati relativi alla persona riportati sul documento. Infatti mentre lo scontrino è totalmente anonimo, la ricevuta fiscale contiene dei dati personali.

• Fattura: la fattura si emette a favore di soggetti muniti di partita IVA e, in casi specifici e su richiesta, anche a favore di soggetti privati senza partita IVA. La fattura segue sia l’erogazione di servizi che la fornitura di beni. La particolarità della fattura è il grado di dettaglio delle voci elencate e la divisione tra totale netto (ovvero il prezzo senza IVA), l’imposta (cioè l’IVA) e il totale lordo (totale netto più IVA). Dunque la fattura permette di determinare quanto il soggetto in questione abbia pagato di imponibile e di IVA per l’acquisto di un bene o di una prestazione di servizi in un determinato giorno a opera di un singolo fornitore.

In considerazione del fatto che il trattamento fiscale per spese alberghiere e di ristorazione coinvolge in egual modo l’IVA (ai fini della detraibilità) e le imposte dirette (deducibilità), viene da sé che solamente quelle attività correttamente documentate da fattura possano essere calcolate, come stabilito dall’articolo 19 D.P.R. 633/1972. Il discorso è valido sia per professionisti che per imprese. In caso in cui non disponiate di adeguata fattura ma solamente documentazione sotto forma di scontrino o ricevuta fiscale, avete comunque la possibilità di dedurre dal reddito l’IVA che non è stata detratta. Rimane comunque la precondizione che si tratti di spese “inerenti” (come introdotto dalla circolare 23/E/2010). Tuttavia il comma 1, lettera h dell’articolo 19-bis.1 dello stesso D.P.R. prevede delle limitazioni relative alla detrazione dell’imposta per le spese di rappresentanza: