Spese di rappresentanza: tutto quello che c‘è da sapere per la detrazione fiscale
La redazione di IONOS6 mins
Le feste aziendali e i pranzi e le cene d’affari fanno anch’essi parte della vita di un’azienda: è proprio in queste occasioni che, grazie all’ospitalità, si viene a creare la cornice perfetta per un dialogo d’affari costruttivo ma al contempo non troppo formale. Anche per i lavoratori autonomi le cene di affari sono un importante strumento in numerosi settori per riuscire ad accattivarsi il cliente, a chiudere un contratto, o più semplicemente a mantenere buoni rapporti in una collaborazione già avviata. Ma come disposto dal decreto ministeriale del 19 novembre 2008, poi implementato dal D.Lgs. n. 147/2015 pubblicato nella Gazzetta Ufficiale in data 22 settembre 2015, in alcuni casi e con alcune delimitazioni, le spese di rappresentanza possono essere dedotte.
Che cosa si intende per spese di rappresentanza?
Le spese di rappresentanza descrivono tutti quegli esborsi economici derivanti dall’accoglienza di partner in affari o impiegati. Sostanzialmente per ospitalità si intende la somministrazione di cibo, bevande e generi di conforto vari. Ma in senso più lato possono essere considerate anche spese accessorie, come ad esempio mance o guardaroba, o ancora gadget, buoni o beni distribuiti gratuitamente.
Ma a discapito del concetto generico, le spese di rappresentanza devono rispettare determinati criteri per essere ritenute tali, ed essere quindi detraibili. Per chiarezza vale la pena di citare testualmente il DM in questione:
“Si considerano inerenti, sempreché effettivamente sostenute e documentate, le spese per erogazioni a titolo gratuito di beni e servizi, effettuate con finalità promozionali o di pubbliche relazioni e il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza in funzione dell'obiettivo di generare anche potenzialmente benefici economici per l'impresa ovvero sia coerente con pratiche commerciali di settore. Costituiscono, in particolare, spese di rappresentanza:
a) le spese per viaggi turistici in occasione dei quali siano programmate e in concreto svolte significative attività promozionali dei beni o dei servizi la cui produzione o il cui scambio costituisce oggetto dell'attività caratteristica dell'impresa;
b) le spese per feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione di ricorrenze aziendali o di festività nazionali o religiose;
c) le spese per feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione dell'inaugurazione di nuove sedi, uffici o stabilimenti dell'impresa;
d) le spese per feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione di mostre, fiere, ed eventi simili in cui sono esposti i beni e i servizi prodotti dall'impresa;
e) ogni altra spesa per beni e servizi distribuiti o erogati gratuitamente, ivi inclusi i contributi erogati gratuitamente per convegni, seminari e manifestazioni simili il cui sostenimento risponda ai criteri di inerenza indicati nel presente comma.”
Per riassumere quindi cosa ricada tra le spese di rappresentanza e cosa no, viene in aiuto anche il Testo unico delle imposte sui redditi (solitamente abbreviato in TUIR), che nel suo articolo 108 al comma 2 disciplina che:
“Sono comprese nelle spese di rappresentanza anche quelle sostenute per l'acquisto o l'importazione di oggetti di arte, di antiquariato o da collezione, anche se utilizzati come beni strumentali per l'esercizio dell'arte o professione, nonché quelle sostenute per l'acquisto o l'importazione di beni destinati ad essere ceduti a titolo gratuito; le spese di partecipazione a convegni, congressi e simili o a corsi di aggiornamento professionale, incluse quelle di viaggio e soggiorno sono deducibili nella misura del 50 per cento del loro ammontare.”
Calcolo del plafond
Il decreto ministeriale sopracitato impostava i seguenti limiti di deducibilità:
- 1,3% dei ricavi e degli altri proventi fino alla soglia dei 10 milioni di euro;
- 0,5% dei ricavi e degli altri proventi per la parte eccedente la soglia dei 10 milioni di euro e che non superi i 50 milioni di euro;
- 0,1% dei ricavi e degli altri proventi per la parte eccedente la soglia dei 50 milioni di euro.
Ma il limite di deducibilità è stato aumentato con il D.Lgs. n. 147/2015 a partire dal 1 gennaio 2016, il quale, mantenendo le stesse soglie, ha alzato le percentuali a:
- 1,5%
- 0,5%
- 0,1%
Il plafond di deducibilità va calcolato chiaramente su base annua, sommando i tre valori derivanti (nel caso in cui superiate le relative soglie). Se però non utilizzate interamente la quota di plafond che vi spetta per legge, questa non potrà essere utilizzata l’anno successivo. La seguente tabella illustra come effettuare il calcolo del plafond anno per anno:
In questo caso l’azienda non ha sfruttato a pieno il plafond a disposizione. Ma se al contrario avesse speso il doppio per le spese di rappresentanza, ecco come risulterebbe il calcolo del plafond:
In quest’altro scenario l’azienda avendo speso più del plafond a disposizione non potrà dedurre 10.000 dei 600.000 € spesi per le spese di rappresentanza sostenute.
Detraibilità delle spese di rappresentanza
Ad ogni modo non bisogna pensare che qualunque costo relativo alle spese di rappresentanza sia automaticamente detraibile nella sua interezza. Le spese catalogabili come spese di rappresentanza devono infatti essere ridotte al 75 % del totale prima di essere decurtate.
Il decreto ministeriale precisa anche che non rientrano nelle spese di rappresentanza tutte quelle spese di ospitalità sostenute per far soggiornare clienti, reali o potenziali, in occasioni di mostre, fiere, esposizioni ed eventi simili in cui sono esposti i beni e i servizi offerti dall’impresa stessa, o in occasione di audit di vario genere nelle sedi, negli stabilimenti o nelle unità produttive dell’impresa. Tutte queste spese risultano piuttosto delle spese generiche di ristorazione, presso le quali l’IVA è interamente detraibile.
Rendicontare con criterio
Come spesso è il caso in Italia, il confine tra concetti diversi e le relative operazioni contabili è molto labile, e per questo motivo è facile cadere in confusione. Pertanto vi consigliamo di rendicontare tutte le vostre spese aziendali con coerenza e chiarezza, facendo dei distinguo ben precisi. Infatti ci sono delle casistiche simili, ma che prevedono delle decurtazioni e una detraibilità dell’IVA diversa:
a. Spese di ristorazione e di alloggio qualificabili come spese di rappresentanza
b. Spese di ristorazione e di alloggio “generiche”
c. Spese di ristorazione e di alloggio sostenute in trasferta entro il Comune della sede di lavoro
d. Spese di ristorazione e di alloggio sostenute in trasferta al di fuori del Comune sede di lavoro
e. Spese promozionali
Per non parlare poi delle distinzioni tra spese di rappresentanza e le spese di pubblicità o di propaganda, il cui divario concettuale è minore di quello che potrebbe sembrare. Ad ogni modo per ognuna di queste tipologie di spese, apparentemente molto simili, è consigliabile utilizzare una dicitura differente e univoca.
Tuttavia non è sufficiente che i costi dedotti siano idoneamente documentati e inerenti al campo e all’attività dell’azienda, infatti è necessario anche motivare adeguatamente come e perché le spese di rappresentanza in oggetto rispondano ai criteri di inerenza e competenza economica.
Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.