Le feste aziendali e i pranzi e le cene d’affari fanno anch’essi parte della vita di un’azienda: è proprio in queste occasioni che, grazie all’ospi­ta­li­tà, si viene a creare la cornice perfetta per un dialogo d’affari co­strut­ti­vo ma al contempo non troppo formale. Anche per i la­vo­ra­to­ri autonomi le cene di affari sono un im­por­tan­te strumento in numerosi settori per riuscire ad ac­cat­ti­var­si il cliente, a chiudere un contratto, o più sem­pli­ce­men­te a mantenere buoni rapporti in una col­la­bo­ra­zio­ne già avviata. Ma come disposto dal decreto mi­ni­ste­ria­le del 19 novembre 2008, poi im­ple­men­ta­to dal D.Lgs.  n. 147/2015 pub­bli­ca­to nella Gazzetta Ufficiale in data 22 settembre 2015, in alcuni casi e con alcune de­li­mi­ta­zio­ni, le spese di rap­pre­sen­tan­za possono essere dedotte.

Che cosa si intende per spese di rap­pre­sen­tan­za?

Le spese di rap­pre­sen­tan­za de­scri­vo­no tutti quegli esborsi economici derivanti dall’ac­co­glien­za di partner in affari o impiegati. So­stan­zial­men­te per ospi­ta­li­tà si intende la som­mi­ni­stra­zio­ne di cibo, bevande e generi di conforto vari. Ma in senso più lato possono essere con­si­de­ra­te anche spese ac­ces­so­rie, come ad esempio mance o guar­da­ro­ba, o ancora gadget, buoni o beni di­stri­bui­ti gra­tui­ta­men­te.

Ma a discapito del concetto generico, le spese di rap­pre­sen­tan­za devono ri­spet­ta­re de­ter­mi­na­ti criteri per essere ritenute tali, ed essere quindi de­trai­bi­li. Per chiarezza vale la pena di citare te­stual­men­te il DM in questione:

“Si con­si­de­ra­no inerenti, sempreché ef­fet­ti­va­men­te sostenute e do­cu­men­ta­te, le spese per ero­ga­zio­ni a titolo gratuito di beni e servizi, ef­fet­tua­te con finalità pro­mo­zio­na­li o di pubbliche relazioni e il cui so­ste­ni­men­to risponda a criteri di ra­gio­ne­vo­lez­za in funzione del­l'o­biet­ti­vo di generare anche po­ten­zial­men­te benefici economici per l'impresa ovvero sia coerente con pratiche com­mer­cia­li di settore. Co­sti­tui­sco­no, in par­ti­co­la­re, spese di rap­pre­sen­tan­za:

a) le spese per viaggi turistici in occasione dei quali siano pro­gram­ma­te e in concreto svolte si­gni­fi­ca­ti­ve attività pro­mo­zio­na­li dei beni o dei servizi la cui pro­du­zio­ne o il cui scambio co­sti­tui­sce oggetto del­l'at­ti­vi­tà ca­rat­te­ri­sti­ca del­l'im­pre­sa;

b) le spese per feste, ri­ce­vi­men­ti e altri eventi di in­trat­te­ni­men­to or­ga­niz­za­ti in occasione di ri­cor­ren­ze aziendali o di festività nazionali o religiose;

c) le spese per feste, ri­ce­vi­men­ti e altri eventi di in­trat­te­ni­men­to or­ga­niz­za­ti in occasione del­l'i­nau­gu­ra­zio­ne di nuove sedi, uffici o sta­bi­li­men­ti del­l'im­pre­sa;

d) le spese per feste, ri­ce­vi­men­ti e altri eventi di in­trat­te­ni­men­to or­ga­niz­za­ti in occasione di mostre, fiere, ed eventi simili in cui sono esposti i beni e i servizi prodotti dal­l'im­pre­sa;

e) ogni altra spesa per beni e servizi di­stri­bui­ti o erogati gra­tui­ta­men­te, ivi inclusi i con­tri­bu­ti erogati gra­tui­ta­men­te per convegni, seminari e ma­ni­fe­sta­zio­ni simili il cui so­ste­ni­men­to risponda ai criteri di inerenza indicati nel presente comma.”

Per rias­su­me­re quindi cosa ricada tra le spese di rap­pre­sen­tan­za e cosa no, viene in aiuto anche il Testo unico delle imposte sui redditi (so­li­ta­men­te ab­bre­via­to in TUIR), che nel suo articolo 108 al comma 2 di­sci­pli­na che:

“Sono comprese nelle spese di rap­pre­sen­tan­za anche quelle sostenute per l'ac­qui­sto o l'im­por­ta­zio­ne di oggetti di arte, di an­ti­qua­ria­to o da col­le­zio­ne, anche se uti­liz­za­ti come beni stru­men­ta­li per l'e­ser­ci­zio dell'arte o pro­fes­sio­ne, nonché quelle sostenute per l'ac­qui­sto o l'im­por­ta­zio­ne di beni destinati ad essere ceduti a titolo gratuito; le spese di par­te­ci­pa­zio­ne a convegni, congressi e simili o a corsi di ag­gior­na­men­to pro­fes­sio­na­le, incluse quelle di viaggio e soggiorno sono de­du­ci­bi­li nella misura del 50 per cento del loro ammontare.”

Calcolo del plafond

Il decreto mi­ni­ste­ria­le so­pra­ci­ta­to impostava i seguenti limiti di de­du­ci­bi­li­tà:

  • 1,3% dei ricavi e degli altri proventi fino alla soglia dei 10 milioni di euro;
  • 0,5% dei ricavi e degli altri proventi per la parte eccedente la soglia dei 10 milioni di euro e che non superi i 50 milioni di euro;
  • 0,1% dei ricavi e degli altri proventi per la parte eccedente la soglia dei 50 milioni di euro.

Ma il limite di de­du­ci­bi­li­tà è stato aumentato con il D.Lgs.  n. 147/2015 a partire dal 1 gennaio 2016, il quale, man­te­nen­do le stesse soglie, ha alzato le per­cen­tua­li a:

  • 1,5%
  • 0,5%
  • 0,1%

Il plafond di de­du­ci­bi­li­tà va calcolato chia­ra­men­te su base annua, sommando i tre valori derivanti (nel caso in cui superiate le relative soglie). Se però non uti­liz­za­te in­te­ra­men­te la quota di plafond che vi spetta per legge, questa non potrà essere uti­liz­za­ta l’anno suc­ces­si­vo. La seguente tabella illustra come ef­fet­tua­re il calcolo del plafond anno per anno:

In questo caso l’azienda non ha sfruttato a pieno il plafond a di­spo­si­zio­ne. Ma se al contrario avesse speso il doppio per le spese di rap­pre­sen­tan­za, ecco come ri­sul­te­reb­be il calcolo del plafond:

In quest’altro scenario l’azienda avendo speso più del plafond a di­spo­si­zio­ne non potrà dedurre 10.000 dei 600.000 € spesi per le spese di rap­pre­sen­tan­za sostenute.

De­trai­bi­li­tà delle spese di rap­pre­sen­tan­za

Ad ogni modo non bisogna pensare che qualunque costo relativo alle spese di rap­pre­sen­tan­za sia au­to­ma­ti­ca­men­te de­trai­bi­le nella sua interezza. Le spese ca­ta­lo­ga­bi­li come spese di rap­pre­sen­tan­za devono infatti essere ridotte al 75 % del totale prima di essere decurtate.

Il decreto mi­ni­ste­ria­le precisa anche che non rientrano nelle spese di rap­pre­sen­tan­za tutte quelle spese di ospi­ta­li­tà sostenute per far sog­gior­na­re clienti, reali o po­ten­zia­li, in occasioni di mostre, fiere, espo­si­zio­ni ed eventi simili in cui sono esposti i beni e i servizi offerti dall’impresa stessa, o in occasione di audit di vario genere nelle sedi, negli sta­bi­li­men­ti o nelle unità pro­dut­ti­ve dell’impresa. Tutte queste spese risultano piuttosto delle spese generiche di ri­sto­ra­zio­ne, presso le quali l’IVA è in­te­ra­men­te de­trai­bi­le.

Ren­di­con­ta­re con criterio

Come spesso è il caso in Italia, il confine tra concetti diversi e le relative ope­ra­zio­ni contabili è molto labile, e per questo motivo è facile cadere in con­fu­sio­ne. Pertanto vi con­si­glia­mo di ren­di­con­ta­re tutte le vostre spese aziendali con coerenza e chiarezza, facendo dei distinguo ben precisi. Infatti ci sono delle ca­si­sti­che simili, ma che prevedono delle de­cur­ta­zio­ni e una de­trai­bi­li­tà dell’IVA diversa:

a. Spese di ri­sto­ra­zio­ne e di alloggio qua­li­fi­ca­bi­li come spese di rap­pre­sen­tan­za

b. Spese di ri­sto­ra­zio­ne e di alloggio “generiche”

c. Spese di ri­sto­ra­zio­ne e di alloggio sostenute in trasferta entro il Comune della sede di lavoro

d. Spese di ri­sto­ra­zio­ne e di alloggio sostenute in trasferta al di fuori del Comune sede di lavoro

e. Spese pro­mo­zio­na­li

Per non parlare poi delle di­stin­zio­ni tra spese di rap­pre­sen­tan­za e le spese di pub­bli­ci­tà o di pro­pa­gan­da, il cui divario con­cet­tua­le è minore di quello che potrebbe sembrare. Ad ogni modo per ognuna di queste tipologie di spese, ap­pa­ren­te­men­te molto simili, è con­si­glia­bi­le uti­liz­za­re una dicitura dif­fe­ren­te e univoca.

Tuttavia non è suf­fi­cien­te che i costi dedotti siano ido­nea­men­te do­cu­men­ta­ti e inerenti al campo e all’attività dell’azienda, infatti è ne­ces­sa­rio anche motivare ade­gua­ta­men­te come e perché le spese di rap­pre­sen­tan­za in oggetto ri­spon­da­no ai criteri di inerenza e com­pe­ten­za economica.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.

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