Allestire la postazione di smart working – lavorare in modo sicuro ed efficiente

Più flessibilità, nessun viaggio da casa all’ufficio e un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata: sono molti i vantaggi dello smart working. E anche le aziende ne traggono vantaggio: ad esempio, perché ci sono meno restrizioni regionali e possono scegliere tra un gruppo più ampio di candidati. Tuttavia, per poter lavorare in modo efficiente, efficace e sicuro a casa, è consigliabile tenere a mente alcune cose. Vi consigliamo come allestire la vostra postazione di smart working a casa.

In generale, in Italia il datore di lavoro non è obbligato a dover concedere lo smart working, anche se ciò non toglie che esista una legge per lo smart working. Tuttavia, se concordato con il vostro datore di lavoro, è necessario tenere conto di alcuni diritti e obblighi. Tra questi vi rientrano la sicurezza e la salute del lavoratore. Tuttavia, le basi giuridiche non si applicano a tutti i tipi di lavori da casa:

• Telelavoro: seppure le basi giuridiche si differenzino tra settore pubblico e privato, solitamente l’allestimento della postazione di lavoro per il telelavoro a casa del dipendente è a carico del datore di lavoro. L'orario di lavoro settimanale e la durata dell'allestimento sono stabiliti nel contratto di lavoro o in un accordo scritto. Una postazione di telelavoro deve essere attrezzata dal datore di lavoro o da una persona da lui incaricata. Ciò include mobili e attrezzature da lavoro come computer e telefoni. Inoltre, il datore di lavoro deve adempiere a tutti gli obblighi in materia di salute e sicurezza sul lavoro che devono essere osservati negli uffici dell'azienda.
• Telelavoro mobile: a differenza delle condizioni giuridiche del telelavoro, quelle del telelavoro mobile non sono definite dalla legge. Il telelavoro mobile o il lavoro a distanza non sono legati né all'ufficio né a un luogo di lavoro determinato, come la propria casa. I dipendenti possono svolgere il proprio lavoro ovunque utilizzando un notebook, un tablet o uno smartphone. Il datore di lavoro non è obbligato ad allestire la relativa postazione di lavoro. Altre condizioni valgono anche per quanto riguarda l'orario di lavoro, la sicurezza sul lavoro e la protezione dei dati.

In linea di principio, i datori di lavoro sono obbligati a garantire la salute e la sicurezza dei propri dipendenti in ufficio e nelle postazioni di telelavoro. Se avete deciso di lavorare da casa e desiderate allestire la vostra postazione, è necessario effettuare una valutazione dei rischi e verificare successivamente l'efficacia delle misure.

1. Valutazione dei rischi: contiene la descrizione delle circostanze che influenzano la sicurezza e la salute sul lavoro e ne derivano adeguate misure di sicurezza sul lavoro.
2. Controllo dell'efficacia delle misure: si tratta della verifica dell'efficacia delle misure di sicurezza sul lavoro. Se, ad esempio, l'illuminazione è insufficiente, il datore di lavoro deve fornirla. Questo vale anche per oggetti di arredamento per l’ufficio ergonomici.

Chiunque lavori da casa per un lungo periodo di tempo o regolarmente dovrebbe allestire una postazione di lavoro fissa per lo smart working. Ma a cosa bisogna prestare attenzione?

Naturalmente non è sempre possibile allestire un ufficio separato per il lavoro quotidiano e non è neanche assolutamente necessario. Tuttavia, è consigliabile prevedere uno spazio sufficiente. Per rispettare i requisiti ergonomici e garantire una sufficiente libertà di movimento, solitamente si dovrebbe avere a disposizione una superficie che va dagli 8 ai 10 metri quadrati. Lo spazio per il movimento che consente di modificare la postura di lavoro e i movimenti di compensazione deve essere di almeno 1,5 metri quadrati.

Per separare bene il lavoro e la vita privata, è anche consigliabile creare un confine fisico tra gli spazi di lavoro e quelli della sfera privata. A tal proposito sono utili i divisori per le stanze come scaffali o piante. Inoltre, per la scelta dell'area di lavoro si deve tenere conto della posizione delle finestre. Idealmente, il posto di lavoro dovrebbe essere disposto parallelamente di fronte alla finestra per evitare abbagliamenti e riflessi sullo schermo causati dalla luce del giorno.

Nell’allestimento di una postazione per lo smart working deve essere presa in considerazione l’ergonomia della postazione di lavoro. L'obiettivo è quello di garantire la salute fisica e mentale, consentendo al tempo stesso di svolgere il lavoro in modo efficiente e senza errori. In questo caso si deve anche tenere conto dei singoli fattori fisici come l'altezza e il peso.

Gli aspetti ergonomici da valutare includono ad esempio:

• Sistemazione delle attrezzature di lavoro come scrivania e sedia
• Facilità di utilizzo di hardware e software
• Influenze esterne come aria, luce e rumore

Esempio di seduta dinamica:

La postazione di lavoro è regolata correttamente quando la parte superiore e inferiore del braccio e la parte superiore e inferiore delle gambe formano un angolo di 90 gradi l'una rispetto all'altra. I piedi devono essere saldi sul pavimento e paralleli tra loro. Se questo non è possibile, un poggiapiedi sarà d'aiuto. I palmi delle mani e dei gomiti sono allo stesso livello del mouse e della tastiera. La distanza dal monitor è di almeno 50 centimetri. L'altezza dello schermo deve essere regolata in modo che la linea superiore dello schermo sia leggermente al di sotto dell'asse visivo.

Una postazione ergonomica per lo smart working non tiene conto solo di una scrivania e di una sedia da ufficio regolate sulle proprie esigenze, ma considera anche un'adeguata disposizione delle attrezzature di lavoro. Un aspetto spesso trascurato è l'illuminazione della postazione di lavoro. Un'illuminazione ergonomica è composta da vari componenti. Oltre ad assicurarsi di ricevere il più possibile la luce diretta del giorno, la postazione dovrebbe avere un'illuminazione a soffitto chiara e uniforme. Ciò può essere ottimizzato anche con l'illuminazione indiretta, ad esempio a parete. L'illuminazione supplementare della scrivania consente di illuminare la superficie di lavoro in modo mirato. Quest'ultima dovrebbe fornire un illuminamento di almeno 500 lux.

Chiunque allestisca una postazione di lavoro per lo smart working dovrebbe anche tenere d'occhio le potenziali fonti di pericolo. Ad esempio, una gestione dei cavi ben ponderata riduce al minimo il rischio di inciampare mentre si è casa. I cavi devono rimanere ben fissati sul pavimento. Più cavi possono essere raggruppati insieme con fascette o in canaline. Gli alimentatori, le prese multiple e i fasci di cavi possono essere riposti in una vaschetta portacavi fissata sotto la scrivania.

Anche stare seduti a lungo e il poco movimento rappresentano un rischio. Per stimolare la circolazione, alleviare i gruppi muscolari e prevenire la tensione, ci si dovrebbe assicurare di fare abbastanza movimento sul posto di lavoro, anche quando si è a casa. Le condizioni ottimali vengono create, ad esempio, da una scrivania regolabile in altezza. In questo modo è possibile passare da una fase di lavoro all'altra, alternando i momenti in cui si sta seduti a quelli in cui si è in piedi. Si può anche allestire la postazione di lavoro di modo che i dispositivi non siano posizionati direttamente sulla scrivania. Così, si è costretti ad alzarsi per telefonare, stampare documenti o eseguire scansioni. In generale, tutto ciò che porta varietà al movimento è utile e benvisto.

Una postazione per lo smart working ben attrezzata comprende anche il software e l'hardware, così come gli strumenti per comunicare con i colleghi e l'accesso agevole al server aziendale. Soluzioni specifiche per l'ufficio come Microsoft Excel 365 offrono una gamma completa di funzioni per la collaborazione all'interno delle aziende. Le comuni applicazioni per l’ufficio come l'elaborazione di testi, i fogli di calcolo e le presentazioni sono a disposizione di tutti i dipendenti, indipendentemente dal luogo in cui si trovano.

Molti dati aziendali sono estremamente sensibili. Per potervi accedere in modo sicuro mentre si lavora da casa, ricorrere a una Virtual Private Network (VPN) è una buona opzione. La rete di comunicazione virtuale consente la trasmissione sicura dei dati su una linea pubblica attraverso speciali procedure di cifratura e di autenticazione. Una volta impostata, è facile da usare. Sicuramente anche il personale informatico della vostra azienda vi offrirà il suo aiuto per la configurazione del software per l’home office.

Quando si lavora in un ufficio in comune con molte altre persone, le piccole cose vengono rapidamente discusse di persona. Una pausa pranzo insieme viene spesso utilizzata anche per chiarire questioni di lavoro. Quindi, per garantire che la comunicazione con i colleghi si svolga senza intoppi anche durante lo smart working, le piattaforme e i servizi di comunicazione sono essenziali. Per l'organizzazione della collaborazione si raccomanda un buon software per la gestione dei progetti.

Le soluzioni cloud sono ideali per memorizzare grandi quantità di dati e renderle disponibili a un gruppo selezionato di persone. È possibile accedere e modificare i file in team decentralizzati e da qualsiasi luogo. Con funzioni come la sincronizzazione automatica, i dati sui diversi dispositivi finali sono sempre aggiornati. Solitamente è possibile creare e gestire diversi account e così si riceveranno i permessi di lettura e scrittura anche mentre si lavora da casa.

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