Come dire no al capo: strategie per tutelarsi e per la carriera

A volte saper dire no è difficile per molte persone, sia nella vita privata sia in quella professionale. Prevale infatti la preoccupazione di dover poi fare i conti con una cattiva reputazione tra i colleghi o con pregiudizi alla carriera. Nella maggior parte dei casi, tale preoccupazione è del tutto immotivata. Dietro si nascondono piuttosto motivazioni personali che possono estendersi dalla paura del rifiuto fino all’eccessivo rispetto per le autorità. Per essere soddisfatti del proprio lavoro nel lungo periodo, ci si deve però porre dei limiti, altrimenti si rischia di essere soggetti a continuo stress, il che nell’ipotesi peggiore può sfociare in un burn-out.

Ovviamente non si deve rifiutare a priori ogni compito assegnato in più. Una valutazione realistica della situazione nonché delle proprie capacità aiutar a dire di sì o di no nel momento giusto. Il tono riveste a tale proposito un ruolo decisivo. Dure prese di posizione o un sottotono passivo-aggressivo non aiutano nessuno. Con un atteggiamento cortese e una comunicazione diplomatica, dire di no al lavoro diventa più facile e viene accettato più velocemente dal proprio interlocutore.

Esistono diversi motivi, molto individuali, per i quali alcuni lavoratori non sanno dire no al lavoro quando viene chiesto loro un favore. Anche se per loro ciò comporta uno stress ulteriore, lo antepongono alle proprie esigenze personali per togliere di mezzo possibili conflitti o evitare eventuali pregiudizi alla loro carriera.

• Carriera: molti credono che accettare un numero sempre maggiore di compiti supplementari li renda indispensabili all’azienda e che consenta quindi un avanzamento di carriera più rapido. Da un lato, è vero che la disponibilità e la capacità di gestire lo stress sono qualità che vengono perlopiù ripagate, fintanto che i compiti vengono eseguiti coscienziosamente e senza errori. Dall’altro, però, c’è il rischio che si dia per scontato che voi possiate sempre gestire questo carico di lavoro. Per questo motivo si dovrebbe riflettere sull’eventualità di poter mantenere questi ritmi nel lungo periodo.
• Paura: molto più spesso, dietro all’incapacità di saper dire no si nascondono paure. La paura di perdere il posto di lavoro, la paura del rifiuto da parte dei colleghi o dei superiori o semplicemente l’incapacità di reggere il confronto o di affermare le proprie necessità. Rifiutare favori implica sempre una discussione con il proprio interlocutore, ci si deve chiarire, si devono trovare argomentazioni e mettere in conto eventuali incomprensioni. Una situazione che molte persone, specie nell’ambiente lavorativo, preferiscono evitare.
• Senso di responsabilità (sindrome della crocerossina): un altro motivo alla base del non saper dire no nel momento decisivo consiste in un eccessivo senso di responsabilità nei confronti del prossimo. Chi presenta questo tratto caratteriale – spesso anche denominato con il termine negativo di “sindrome della crocerossina” – si sente in colpa nel rifiutare un favore. La coscienza sporca si fa sentire subito perché si ha la sensazione di aver piantato in asso i colleghi o il superiore e di far prevalere i propri piani sul bene degli altri. Ai propri occhi questo è un atto di egoismo puro con cui non si vuole avere minimamente a che fare. Il risultato è una scrivania piena e, nel caso peggiore, l’amara presa di coscienza che altre persone si fanno molti meno problemi nell’anteporre la propria vita privata al lavoro.
• Perfezionismo: e poi ci sono persone che non riescono ad avere fiducia negli altri e che credono che gli altri non sappiano svolgere il compito come loro sanno fare. Esse tendono a sovraccaricarsi perché si accaparrano tutti i compiti anziché delegarli nel momento giusto, chiedere aiuto ai colleghi o appunto saper dire no quando il capo si avvicina loro con il prossimo progetto extra.

Che sia per la volontà di aiutare gli altri, per il desiderio di fare carriera o per paura, chi tende a lavorare di continuo ben oltre l’orario concordato o le proprie forze, dovrebbe sapere quali conseguenze ciò comporta.

Sembreranno parole dure, ma chi non sa dire di no percorre la strada facile, quella della minima resistenza. Tali persone spesso temono il confronto con superiori o clienti. Preferiscono affrontare infinite ore di straordinario e stress anziché battersi per i propri valori e, non da ultimo, per la propria salute. A lungo termine non si può andare avanti così e ne possono risentire sia la propria felicità sia quella dei colleghi e persino il successo dell’azienda.

Camuffato come disponibilità ad aiutare gli altri e come senso di collegialità, il continuo dire di sì può in realtà causare danni agli altri, se questi dovessero essere valutati sulla base della prestazione irreale. Ben presto verrebbe rimproverata loro una carenza di disponibilità, benché svolgano il loro lavoro come previsto da contratto. Un datore di lavoro non dovrebbe pretendere null’altro dai propri dipendenti. Chi lavora per un lungo periodo più di quanto venga pagato o sia previsto nel contratto di lavoro, svilisce la propria forza lavoro.

Qualunque siano i motivi per cui si sceglie di fare straordinari e compiti extra, a lungo andare ciò ha delle ripercussioni sulla salute, che possono andare dalla tensione costante ai disturbi del sonno fino al mal di stomaco, mal di testa e problemi di digestione. Nell’ipotesi peggiore si corre il rischio di un burn-out, una sindrome psichica che si manifesta con forte senso di stanchezza e di esaurimento, attacchi di panico, disturbi di concentrazione e altri sintomi molto diversi di caso in caso. Specie le persone ambiziose che puntano alla carriera tendono inizialmente a ignorare questi sintomi molto specifici. In questo modo corrono il rischio che l’organismo si prenda da sé quel riposo urgentemente necessario. Da un giorno all’altro crollano, cadono in un serio stato depressivo e sono incapaci di lavorare per un lungo periodo.

Per questo motivo è importante prestare ascolto al proprio fisico e concedergli le fasi di riposo necessarie, perché solo con un sano Work-Life-Balance si può essere operativi nel lungo periodo. Ogni persona ha un proprio limite di tolleranza che deve essere accettato da se stessi, dal datore di lavoro e dai colleghi.

Per molte persone è difficile da immaginare, ma con grande probabilità nei loro confronti verrà prestato maggior rispetto se di tanto in tanto sanno come dire no al capo. Contro tutti i timori, generalmente quel no non viene interpretato come un atteggiamento non collegiale, lavativo o egoista bensì come un’autovalutazione realistica di un lavoratore responsabile.

Come prima cosa è necessario effettuare una valutazione realistica della situazione. Se un progetto importante volge al termine e tutti i colleghi si stanno impegnando ai limiti delle loro capacità, questo non è il momento migliore per rifiutarsi di fare del lavoro in più. Se, però, avete sempre accettato le ultime richieste e un altro collega è in grado di svolgere altrettanto bene quell’incarico, è arrivato il momento di saper dire no.

Dovete stare particolarmente attenti quando vi accorgete che, per richieste extra, tutti si rivolgono sempre e solo alla vostra scrivania. Da un lato può essere lusinghiero essere noti come colleghi affidabili e disponibili. Al contempo, però, si corre il pericolo che gli altri sfruttino la vostra disponibilità per alleggerire il proprio carico. Anche per il superiore è più facile chiedere di svolgere del lavoro suppletivo a un dipendente che sa già a priori che gli dirà di sì senza discussioni.

A questo punto dovrebbe essere chiaro che dire no al lavoro non è un problema e che in alcuni casi è opportuno. L’importante è trovare le parole giuste al momento giusto e comunicare i motivi del proprio rifiuto con calma, ma con fermezza.

I consigli seguenti vi aiuteranno a trovare la strategia giusta la prossima volta che volete dire no al lavoro, non importa se al capo, a un collega, dipendente o cliente.

Il no a un superiore è una delle sfide più grandi sul lavoro: alla fin fine, essere scelti per un lavoro extra è spesso una manifestazione di fiducia. A ciò si aggiunge il rispetto per le autorità che ci viene inculcato già da bambini e che è senz’altro giusto finché non si traduce in una paura paralizzante. Tutto ciò rende difficile dire no al lavoro nel momento giusto. Eppure è importante porsi in tempo dei limiti prima che lo stress da lavoro diventi eccessivo. Ciò dimostra che si ha coraggio, un approccio responsabile alle proprie risorse e, non da ultimo, anche una sana valutazione delle proprie capacità, tutte caratteristiche che ogni superiore dovrebbe saper apprezzare nei propri dipendenti.

Per saper dire no al superiore, ai capi team o ai manager che si trovano sopra di voi nella scala gerarchica aziendale, è importante una comunicazione tranquilla e avveduta. In situazioni in cui vi sentite stressati ed esauriti, una risposta sgarbata può rapidamente degenerare. Ciò va assolutamente evitato. Quando arriva una richiesta di straordinari, progetti supplementari o simili, potete innanzitutto prendervi del tempo per riflettere, dicendo ad esempio: “Grazie per la fiducia riposta in me. Prima di poterle dare una risposta devo però prima fare un calcolo approssimativo del tempo necessario per terminare i miei lavori già in corso”. Questa risposta vi garantirà il tempo necessario per trovare buone argomentazioni per il vostro rifiuto e per riflettere su come comunicarlo al meglio. Una buona cosa è anche offrire subito delle soluzioni alternative.

Possibili esempi:

• “Vorrei davvero aiutarla, ma purtroppo devo prima svolgere il mio progetto. Il cliente mi ha già chiesto più volte quando posso presentargli i risultati”.
• “Negli ultimi mesi ho accumulato già XYZ ore di straordinario per aiutare gli altri. Non sarebbe forse possibile affidare il compito a più colleghi? In quel caso potrei prendere una parte del lavoro”.
• “Se accetto anche altri incarichi, temo poi di non riuscire più a svolgere il mio lavoro con la dovuta cura; inoltre, anche gli altri colleghi fanno già da mesi straordinari. Non è possibile ricevere supporto da altri team o eventualmente impiegare un collaboratore in più?

Se volete rifiutare richieste di aiuto da parte dei colleghi, procedete allo stesso modo. Anche in questo caso non dovreste mai reagire in modo impulsivo e impaziente. Così offendete il vostro interlocutore e avvelenate l’atmosfera all’interno del team. Nella peggiore delle ipotesi vi verrà affibbiata la nomea di collega collerico ed egoista. Se, con tutta la vostra buona volontà, non riuscite (o non volete) accettare l’incarico è meglio non solo saper dire no ma anche offrire delle alternative. Cercate assieme ai colleghi un modo per riuscire comunque a svolgere in tempo il lavoro. Così dimostrerete di aver compreso la situazione dei colleghi e di possedere spirito di gruppo.

Possibili esempi:

• “Mi dispiace, ho già promesso al collega XYZ di aiutarlo con i suoi ordini”.
• “Posso occuparmene, ma non rientra nel mio campo di specializzazione e prima avrei bisogno di tempo per acquisire familiarità con l’argomento. Forse si fa prima se se ne occupa il collega XYZ. Io posso fare per conto suo un altro lavoro”.
• “Purtroppo questa settimana devo finire sempre puntuale, perché dopo il lavoro ho delle sedute di fisioterapia. La prossima settimana, se hai ancora bisogno, sono a tua disposizione”.

Nei confronti dei clienti dovete essere particolarmente sensibili e cortesi. La comunicazione si svolge di solito per telefono o via posta elettronica, mezzi con cui spesso possono generarsi eventuali incomprensioni. Come prima cosa chiedete sempre comprensione per la situazione attuale dell’azienda, ricordando al cliente con cautela che ci sono anche altri ordini. Attenzione: non dategli l’impressione che lui sia meno importante di altri clienti. Rammentargli i precedenti accordi e cercare assieme una soluzione sono accorgimenti essenziali per una collaborazione basata sulla fiducia.

Cercate proattivamente la comunicazione con il cliente quando notate che non riuscite a rispettare un termine concordato, il prima possibile. Offritegli un termine alternativo e informatevi sulle priorità a condizione che non siano state definite.

Possibili esempi:

• “Mi dispiace, questo mese siamo già oberati di lavoro fino all’ultimo giorno. Però il prossimo mese posso evadere la Sua richiesta per prima.”
• “Tenterò di farlo questa settimana. A tal fine devo però spostare un altro incarico alla prossima settimana. Potreste dirmi per favore quali ordini hanno per Lei una priorità maggiore?”
• “Nel contratto abbiamo concordato un dispendio lavorativo di XYZ al mese. Tutto quel che eccede gli accordi deve essere fatturato a parte.”

In linea teorica è facile per il superiore dire di no ai propri dipendenti. Alla fin fine, vista la posizione occupata, è già legittimato a rifiutare richieste. In pratica, però, è tutta una questione di equilibri, dal momento che i desideri dei dipendenti talvolta non si conciliano con gli obiettivi aziendali che, in quanto capo, bisogna sempre tenere sotto controllo. Per questo motivo, anche (o persino specialmente) in questa posizione è importante comunicare in modo intelligente e chiaro, per essere rispettati come superiore capace. Non c’è niente di peggio di un capo che dice sistematicamente di no e che respinge favori senza motivo solo perché la sua posizione glielo consente. La cosa migliore è una strategia comunicativa che mostra chiaramente che si comprendono e si rispettano i desideri dei collaboratori ma che, per determinati motivi (al momento), si è obbligati a dire di no. Coinvolgere i collaboratori nelle proprie decisioni crea fiducia e offre un importante contributo a un buon clima lavorativo e alla motivazione dei collaboratori.

Possibili esempi:

• “Vedo che all’interno del team tutti lavorano al limite delle proprie capacità. Purtroppo quest’anno il budget per il personale non ci permette di assumere altri collaboratori”.
• “Sono consapevole che Lei si è guadagnato una promozione per il lavoro svolto, dal momento che svolge in modo affidabile compiti che nemmeno rientrano nel suo profilo attuale. Purtroppo, tutte le posizioni di manager di medio livello sono al momento assegnate. Intanto posso però offrirle un aumento di stipendio e non appena la direzione del Gruppo creerà nuove posizioni La terrò presente”.
• “So che Lei, avendo figli in età scolare e stante l’attuale situazione di ordinativi, è doppiamente stressato. Non appena evaso quest’ordine importante, potrà compensare gli straordinari accumulati con permessi, per dedicare più tempo alla sua famiglia”.

In tutti gli esempi mostrati, risulta chiaro come la comunicazione si basi soprattutto su comprensione e rispetto. Se – a prescindere dal ruolo occupato – vi sentite trattati ingiustamente od oberati dalle richieste di aiuto, dovreste sempre, come prima cosa, chiarire la situazione con la persona interessata. Mostrate empatia. In questo modo potrete comunicare che comprendete i suoi motivi e, in cambio, rispondere spiegando la vostra posizione. Cercate assieme una soluzione. In questo modo imparerete come dire no al capo o ai colleghi, senza compromettere il clima aziendale.

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