Comunicazione sul lavoro: a cosa prestare attenzione?

La comunicazione è importante, anche e soprattutto nella vita professionale. Tutti sono d’accordo ma molti, tuttavia, si limitano solamente al contatto con i clienti. Nulla da eccepire, ma un buon contatto con i clienti è futile se le cose non funzionano internamente. Ecco perché la comunicazione di lavoro è così importante: quando i colleghi si trattano correttamente e parlano apertamente tra loro, questo porta avanti l'intera azienda. Come si può garantire che la comunicazione sia adeguata sul posto di lavoro?

La comunicazione in azienda influisce su vari aspetti. Da un lato, è necessario tenere conto della persona a cui ci si rivolge: c’è una gerarchia da rispettare? O si tratta di due colleghi allo stesso livello? La comunicazione sul lavoro riguarda sia un ambito macroscopico dell’intera azienda che i singoli rapporti tra individui.

Se la comunicazione tra colleghi o tra superiori e subordinati è inadeguata, è probabile che in breve tempo sorgano dei problemi. Al contrario se ci si prende il tempo per confrontarsi e comunicare apertamente, è quasi impossibile che si presentino malintesi e conflitti da essi derivanti. Ma è già sufficiente che una sola parte si esprima in modo poco chiaro per arrivare a conflitti, anche senza che vi sia alcuna cattiva intenzione. In situazioni di questo tipo ad aiutare non è solamente un aumento della comunicazione, ma anche un miglioramento. Anche la comunicazione può essere insegnata e spesso un corso di formazione può risultare utile nel far sì che le persone si comprendano meglio.

Tuttavia, i conflitti non nascono solo da questioni di lavoro. Anche sul posto di lavoro sono spesso le emozioni alla base dei problemi. Mettere da parte le proprie emozioni negative verbalizzandole prima che diventino veri e propri conflitti fa parte di una strategia di comunicazione positiva. Se un dipendente ha la sensazione che i suoi colleghi, o il proprio superiore, lo ascoltino e lo capiscano, non c'è motivo di aspettarsi che un malessere cresca piano piano fino a scoppiare, ci si potrà tranquillamente confrontare e risolvere il problema in fase embrionale.

Le conversazioni rafforzano i legami interpersonali. Un buon legame all'interno del team aiuta a motivarne i componenti. Se un dipendente ha la sensazione di fare parte di una squadra di lavoro sarà più motivato a dare il meglio e sacrificarsi per il successo della stessa, a differenza di quanto accada se si ritiene un guerriero solitario. Questo funziona in un piccolo gruppo di lavoro così come nell’intero contesto aziendale. Se tutti comunicano apertamente tra loro, le barriere interpersonali vengono meno e il cammino di marcia è condiviso. Un'atmosfera generale positiva porta tutti a dare di più.

Se i superiori si prendono il tempo necessario per trattare con ogni singolo dipendente, possono capire meglio i singoli punti di forza e di debolezza. In questo modo si possono distribuire meglio i compiti, effettuare una formazione mirata e promuovere i talenti. Le squadre di lavoro possono anche essere meglio assemblate se si ha un quadro generale dettagliato dei singoli dipendenti. In questo modo si possono combinare perfettamente caratteri diversi con abilità diverse. A medio termine, questi adattamenti migliorano la produttività dell'intera azienda.

Un altro fattore che contribuisce alla produttività è la creatività: le conversazioni stimolano nuove idee. Un’atmosfera aperta e positiva permette di intrattenere conversazioni altrettanto aperte e positive, spalancando le porte alla creatività. Le idee nuove permettono di completare al meglio e più velocemente i propri compiti. Questo non si applica solo all'interno di un team: anche lo scambio di idee tra i diversi reparti può favorire il successo di un'azienda. A contribuire sono spesso gli estranei, fornendo un punto di vista nuovo.

Mentre i punti di cui sopra sono in primo luogo vantaggi per l'azienda, il singolo dipendente può anche beneficiare di maggiori capacità di comunicazione. Se nel vostro lavoro sapete come esprimervi correttamente, questo può avere dei vantaggi per la carriera. Soprattutto se si desidera assumere posizioni di leadership, i datori di lavoro prestano attenzione alle capacità comunicative, poiché ricoprire una posizione gerarchica diversa a volte porta anche a sollevare argomenti spiacevoli.

Coloro i quali tendono a evitare situazioni di questo genere o che non reagiscono in modo costruttivo durante le discussioni non mostrano qualità di leadership. Se invece, dimostrate buone capacità di comunicazione sul lavoro, le probabilità di essere promossi aumentano.

Dunque quale può essere considerata una buona comunicazione? Molto ha a che fare con l'apertura verso gli altri, ma anche con la capacità di esprimersi correttamente. A giocare un ruolo importante sono tuttavia anche fattori meno ovvi.

Aprirsi all'interazione è l'essenza stessa di una cultura basata su una comunicazione positiva. I conflitti possono essere risolti rapidamente solo se colleghi e superiori si trattano con rispetto. Troppo spesso, tuttavia, parlare alle spalle, insultare e mobbizzare i colleghi è all'ordine del giorno in molti ambienti di lavoro. Le persone parlano di colleghi alle loro spalle o trattengono deliberatamente informazioni per ottenere un vantaggio personale. Ma ciò inficia la produttività del team, rendendo necessaria una soluzione rapida e funzionale dei problemi.

L'apertura svolge anche un ruolo importante nella cultura della discussione: discussioni costruttive possono svilupparsi solo se uno riconosce e accetta l'opinione altrui come possibile soluzione, magari anche senza necessariamente condividerla. Se vi attenete ostinatamente al vostro punto di vista, è inevitabile che i progetti non potranno proseguire. Se d'altro canto tutte le parti si confrontano apertamente con i contributi altrui, le idee possono alimentarsi a vicenda e quindi rafforzare sia la creatività che la produttività.

Una cattiva comunicazione nel lavoro non sempre ha a che fare con la riluttanza o le cattive intenzioni, spesso è una questione di non essere capaci. Se nelle conversazioni manca la chiarezza necessaria, sorgono rapidamente incomprensioni o le informazioni non vengono trasmesse correttamente. È quindi importante prestare attenzione alla formulazione delle proprie richieste, assicurandosi che sia chiara. Che si tratti di una e-mail, di una riunione o di una conversazione alla macchina del caffè: nascondere il messaggio dietro parole vuote è controproducente. Argomenti particolarmente complicati nel contesto lavorativo necessitano di spiegazioni dettagliate in modo da non causare disinteresse o incomprensione. Più di ogni altra cosa questo significa prendersi il proprio tempo. Anche ripetere o richiedere informazioni serve a rendere più chiari fatti complessi.

Dipendenti e datori di lavoro devono fare i conti con gli effetti di ciò che scrivono e dicono. Un tono incauto può essere rapidamente frainteso. Anche in questo caso, un linguaggio chiaro aiuta ad evitare i conflitti e a lavorare in modo più mirato.

Gentilezza, cortesia e rispetto reciproco, sia tra pari grado che tra superiori e subordinati: l’importante è poter comunicare guardandosi in faccia. Non c'è niente di più rapido per creare una cattiva atmosfera di lavoro che la mancanza di rispetto. Spesso capita che chi occupa una posizione dirigenziale adotti una leadership aggressiva per rafforzare la propria autorità. Ma la strategia più efficace è quasi opposta: quando un manager tratta i propri dipendenti con rispetto, questi ultimi sono molto più felici sul lavoro e più disposti a fare e dare di più. Ma il rispetto va in entrambe le direzioni. I dipendenti dovrebbero anche sforzarsi di trattare i loro superiori con altrettanto rispetto.

La comunicazione non è una strada a senso unico: chi parla deve essere ascoltato. La capacità di ascoltare gli altri è importante quanto un modo chiaro di esprimersi. A questo proposito è necessaria una buona dose di apertura, ma per l'ascolto reciproco è necessario fare un passo successivo. Lasciare tempo all'altro perché possa così dare il suo contributo invece di parlargli sopra, è la base di una buona comunicazione in ambito sia privato che professionale, così come l'empatia e la capacità di rispondere concretamente a quanto è stato detto. Non si tratta di stare seduti in silenzio mentre qualcun altro sta parlando. La comprensione è il fattore decisivo, sia nelle conversazioni professionali che in quelle più intime. Se non c’è intesa, è necessario porre domande, dimostrando così interesse e uno sforzo atto alla comprensione, come a dire: "Il tuo contributo mi interessa".

Nessuno è perfetto. Tutti lo sanno, ma solo pochi lo ammettono. Ammettere i propri errori è la base perfetta per impostare una buona comunicazione. Coloro che si scusano onestamente per gli errori commessi hanno un effetto disarmante: l'ammissione aperta di un errore provoca empatia nell'altra persona. Per inciso, ritenere che una simile ammissione sia un segno di debolezza è assolutamente errato. Chi ammette gli errori e ne affronta le conseguenze dimostra la propria forza. Solo chi è debole nasconde le proprie sventure sotto il tappetto, sperando che nessuno venga mai a guardarci.

Una volta compreso perché una buona comunicazione è importante sul posto di lavoro e cosa la contraddistingue, potete chiarire come stabilire una cultura costruttiva di discussione nella vostra azienda. Sono diverse le tecniche che si sono dimostrate affidabili.

In molte aziende, gli incontri sono percepiti come un fastidio perché sottraggono tempo senza apportare granché: mentre uno parla, gli altri siedono più o meno annoiati. Ma non deve essere per forza così. Gli incontri aperti a tutti servono a impostare una cultura aziendale basata sul dibattito e forte di contributi interessanti apportati dai vari collaboratori. Ognuno dovrebbe essere invitato attivamente a partecipare alle discussioni, fare domande e presentare le proprie idee.

Non tutti sono in grado di riferire con facilità argomenti particolarmente complessi. Per questo motivo le e-mail e altri documenti sono adatti per ordinare i pensieri in modo ordinato permettendo una formulazione chiara. In questo modo si evitano malintesi. Tuttavia, la posta elettronica dovrebbe servire soprattutto per approfondire, mentre il confronto di persona fa sì che ci sia un maggior grado d’intesa. Una comunicazione puramente scritta diventa rapidamente una strada a senso unico, dalla quale non scaturiscono discussioni costruttive.

Alcune persone si sentono a disagio a parlare di fronte a grandi gruppi di persone. In questo caso vi assistono i colloqui a quattr’occhi, che permettono anche ai più timidi di dire la propria. Non è necessario che ci sia un grado di gerarchia tra le due parti, anche discussioni tra due colleghi dello stesso livello possono essere molto proficue. La conversazione in una cerchia limitata di persone non solo aiuta a parlare più apertamente, ma favorisce anche l'ascolto. Se i grandi gruppi vi distraggono, in un colloquio individuale presterete maggiore attenzione alla vostra controparte. Le incertezze possono anche essere eliminate direttamente, perché l'ascoltatore può chiedere senza inibizioni, cosa più complicata in un grande gruppo.

Diversi strumenti possono contribuire a garantire che le informazioni siano trasmesse correttamente e nella loro completezza. La prima è chiaramente la lingua stessa. Semplici formulazioni rendono più facile la comprensione per l'ascoltatore. Se si nascondono le informazioni dietro frasi sofisticate e immagini figurate, si dà certo prova della propria eloquenza, ma non si fornisce chiarezza nella trasmissione delle informazioni, aspetto molto più rilevante nella comunicazione sul lavoro.

Ma oltre alla lingua si possono usare ad esempio i media visivi, che hanno la capacità di attirare l'attenzione e semplificare le cose. Un buon diagramma o una grafica sono in grado di offrire un supplemento alle spiegazioni linguistiche. Allo stesso tempo, il linguaggio del corpo svolge un ruolo da non sottovalutare nella comunicazione efficace. Segnali positivi come il sorriso e il contatto visivo garantiscono un buon clima e una maggiore disponibilità a prestare attenzione. Un gesto appropriato, che supporta il contributo verbale, fornisce inoltre una maggiore chiarezza.

Sembra banale, ma non è chiaro a tutti: l’atmosfera amichevole gioca un ruolo fondamentale nel far sì che il vostro interlocutore sia più disponibile a partecipare in modo costruttivo. Oltre a un'espressione facciale allegra, piccole battute innocue aiutano a creare buon umore. Allo stesso tempo, tuttavia, si dovrebbe anche fornire confidenza. Ciò vale naturalmente soprattutto per le persone che ricoprono una posizione di comando. Ma la fiducia in se stessi produce effetti positivi anche tra colleghi di pari grado: se si dubita di se stessi, anche quello che comunicate sarà influenzato da questo alone di incertezza.

Anche la comunicazione, così come qualunque altra qualità, richiede tempo e allenamento per migliorare. Si può fare pratica, si possono frequentare corsi e laboratori specifici. Passo dopo passo si impara a migliorare la comunicazione nel proprio lavoro, dal linguaggio del corpo all’impostazione di un discorso. Anche per posizioni come freelance o dirigenti vengono offerti corsi su misura, che affrontano sfide specifiche. Inoltre, se si prevede qualche tipo di sostegno all’interno della propria azienda, ha senso non lasciare che ogni dipendente lavori indipendentemente sulla propria comunicazione, ma riunire l'intero team in un workshop di gruppo.

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