Come condurre un colloquio di lavoro con successo

Il colloquio di lavoro è il momento decisivo dell’intero processo di candidatura. Tramite di esso, i dati più o meno impersonali dei vari curricula vitae prendono vita e possono essere finalmente valutati. Mentre per superare il primo ostacolo della preselezione vi affidate alle cosiddette hard skill, come formazione, qualificazione e conoscenze particolari, in questa fase vengono valutate personalità, motivazione, capacità comunicative e, più in generale, la presenza. In due parole le soft skill del candidato.

Chi non ha alcuna esperienza sul come fare un colloquio a un candidato, rischia di incappare immediatamente negli errori del principiante. A cui appartengono, per esempio, il lasciarsi influenzare da simpatie ed emotività, dimenticare domande centrali per la valutazione del candidato, o condurre l’intervista senza seguire una struttura, il che rende impossibile una comparazione dei candidati una volta terminati i colloqui di selezione.

Questa sorta di guida su come condurre un colloquio di lavoro dovrebbe aiutarvi a evitare questi errori e condurre un’intervista professionale, così da trovare il candidato ideale per la vostra azienda.

Il colloquio di selezione serve allo scopo di semplificare la scelta dei migliori candidati per le posizioni vacanti nella vostra azienda. Questo obiettivo non va mai perso di vista durante lo svolgimento del colloquio. Perché questo sia possibile bisogna sì porre le giuste domande, così come rimanere neutrali nella valutazione, ma anche saper creare un’atmosfera rilassata, nella quale il candidato si possa sentire a proprio agio. Le condizioni più importanti sono una buona preparazione e una strutturazione chiara del colloquio.

Per quanto riguarda la struttura del colloquio, può risultare molto utile stabilire un limite di tempo per i vari argomenti del colloquio. Così facendo, sarà possibile evitare che alcune fasi si prolunghino inutilmente e che i punti più importanti debbano poi essere trattati in fretta e furia alla fine, magari perché il prossimo candidati sta attendendo in sala d’attesa. Generalmente il colloquio non dovrebbe comunque durare più di un’ora, meglio ancora se ci si mantiene sotto i 45 minuti. Questo può risultare vantaggioso non solo per i candidati, messi sotto pressione, ma anche al responsabile del personale nel caso in cui debba svolgere più colloqui uno dopo l’altro.

La struttura base ottimale di un colloquio conoscitivo è la seguente:

• Saluto e presentazione dei presenti (5 minuti)
• Intervista del candidato (da 15 a 20 minuti)
• Presentazione dell’azienda (da 5 a 10 minuti)
• Domande da parte del candidato (10 minuti)
• Chiusura (5 minuti)

Condurre un colloquio conoscitivo senza alcuna preparazione, il candidato lo nota, perché gli verranno richieste informazioni che sono già esposte in maniera chiara sul curriculum vitae. Questo, oltre a mettervi in una situazione spiacevole, reca anche danno alla vostra azienda, poiché potrebbe far scappare i candidati più qualificati, che non si sentono sufficientemente apprezzati.

Lo stesso vale per una cattiva organizzazione e uno svolgimento caotico. I seguenti errori organizzativi vanno assolutamente evitati:

• Il personale che accoglie i candidati non è stato informato del colloquio.
• Il candidato deve aspettare a lungo prima dell’inizio del colloquio.
• I documenti utilizzati durante il colloquio non sono disponibili per tutti i presenti.
• La stanza dove si svolge l’incontro è stata riservata da qualcun altro e il colloquio deve essere sospeso.

Prendetevi dunque il tempo necessario per una corretta preparazione. Leggete con attenzione i documenti di candidatura, appuntandovi le vostre considerazioni, così da disporre sempre delle informazioni più salienti durante il colloquio. Lo stesso vale anche per vuoti e mancanze presenti nel CV. Dimostrando di conoscere il percorso e il profilo professionale del candidato e palesando il vostro interesse (ad esempio sul perché abbia deciso di candidarsi per una data posizione) ha un effetto molto positivo sul candidato.

Poche ore prima del colloquio, è buona prassi ricontrollare l’organizzazione del colloquio, assicurandosi di non aver tralasciato alcun dettaglio. Ciò significa ricordare l’incontro con il candidato a tutti i colleghi che sono tenuti a prendervi parte, preparare la stanza e assicurarsi che chi si occupi della ricezione degli ospiti sia informato sull’arrivo del candidato in modo da poterli salutare (possibilmente con il loro nome).

In quanto rappresentante dell’azienda, per voi il colloquio risulta più leggero da affrontare. Nel caso però non disponiate dell’esperienza necessaria, solamente una buona preparazione e una buona dose di fiducia vi permetteranno di celare questo piccolo dettaglio agli occhi dei candidati. Ma attenzione: essere sicuri di sé non significa trattare il candidato dall’alto in basso. Al contrario, un modo di approcciarsi rispettoso e aperto dimostra professionalità e capacità nel trattare con i dipendenti.

Un ulteriore consiglio è quello di tornare con la memoria al proprio colloquio, provando a ricordarsi cosa più vi aveva aiutato a diminuire il nervosismo. Se terrete questo a mente durante le varie fasi dell’intervista, il candidato noterà che non si tratta di un processo di selezione automatizzato, bensì di una situazione nella quale si è cercato di metterlo a proprio agio.

Salutate il candidato con un gesto aperto e cordiale, lasciandogli breve tempo nella stanza dove si terrò l’incontro così che possa ambientarsi, prima di iniziare con il colloquio vero e proprio. Per evitare silenzi scomodi, superate questo momento facendo due chiacchiere, come ad esempio, con domande riguardo al viaggio, l’impressione della città (nel caso in cui venga da un altro posto) o commenti sul tempo. Questo lo aiuta ad acclimarsi e prendere fiato e coraggio prima dell’importante conversazione che lo attende.

A questo punto presentate gli altri presenti al colloquio, in qualità di responsabile dello stesso, menzionando nomi e posizioni all’interno dell’azienda. Questo serve a far capire al candidato quale sarebbe il rapporto con gli altri presenti nel caso in cui ricevesse il posto di lavoro.

Comportatevi in maniera calma e rilassata, stemperando così l’agitazione del candidato.

Terminata la fase precedente, si può iniziare con il colloquio vero e proprio. La prima cosa che si cerca di svelare è perché il candidato aspiri a ottenere il posto vacante e quali delle sue qualità possano essere di beneficio per l’azienda. Non dimenticatevi però di chiedere quali sono le sue prospettive lavorative e come si distingue a suo avviso un buon datore di lavoro. Meglio scoprire sin da subito se le due parti possano soddisfare le rispettive aspettative, piuttosto che farlo quando sarà già troppo tardi.

Questa fase può velocemente tramutarsi in un botta e risposta (o, nel caso di più partecipanti, in un terzo grado). Tentate di permettere un flusso della conversazione il più naturale possibile, approfondendo le risposte del candidato in maniera mirata, dopo un paio di domande d’apertura.

Adesso tocca a voi presentare l’azienda più da vicino, spiegando meglio al candidato quello che potrebbe essere il suo futuro lavoro. Evitate di prolungarvi in monologhi infiniti sulla storia dell’azienda o raccontando informazioni già disponibili nel sito web aziendale.

Fatevi un’idea prima del colloquio su quali potrebbero essere le informazioni più rilevanti per il candidato e comportatevi di conseguenza, senza dimenticarvi di soffermarvi sull’importanza della posizione in oggetto. Spiegate brevemente la funzione all’interno del team, la collaborazione con altri reparti, così come le possibilità di sviluppo di questa posizione e il suo significato per i futuri obiettivi dell’azienda, sempre che questo sia possibile.

Tentate di dare al candidato un’immagine il più realistica possibile della vita aziendale. In questo modo evitate sin da subito delusioni e insoddisfazione, che sono poi la causa di malessere nel posto di lavoro e che possono avvelenare il sangue tra i colleghi all’interno di un team.

Arrivati a questo punto, le parti un po’ si invertono e finalmente è il candidato ad avere la possibilità di fare domande che possono riguardare le dinamiche interne all’azienda o più concretamente il suo ruolo. Anche qui è importante rispondere per quanto possibile in maniera aperta e sincera.

Essendo possibile che il candidato tocchi dei nervi scoperti dell’azienda con le proprie domande e curiosità, sarebbe buona cosa prepararsi con i colleghi e con i responsabili su come affrontare tali questioni ed rispondere in maniera elusiva, senza però dover mentire al candidato.

Una volta che tutte le domande del candidato hanno trovato risposta, è consuetudine quella di delineare grossolanamente i prossimi passi. Indicate un periodo approssimativo nel quale comunicherete la vostra decisione e chiarite le condizioni generali del contratto di lavoro: possibile inizio, aspettative salariali, giorni di vacanza e tipologia di contratto (determinato o indeterminato).

Ringraziate il candidato per il colloquio e accompagnatelo alla porta.

Volendo riempire una posizione vacante, è assai probabile che non vogliate condurre un solo colloquio di lavoro, bensì invitare un determinato numero di candidati. Se il processo di selezione dovesse prolungarsi per varie settimane, capita spesso che non ci si ricordi più di alcuni dettagli relativi ai colloqui condotti. Questo risulta svantaggioso per i primi che hanno sostenuto l’intervista conoscitiva.

Per evitare che ciò accada e assicurarvi di prendere una decisione su basi fondate, dovreste rielaborare i vostri appunti dopo ogni colloquio e riportarli in un questionario standardizzato, pensato per mettere a confronto i vari candidati.