Coworking: una nuova forma di lavoro al passo coi tempi

Il mondo del lavoro è in continuo mutamento. Grazie al progresso tecnologico, alla digitalizzazione e all'industria 4.0 si sono sviluppati ambiti di lavoro che 50 anni fa non si sarebbero potuti nemmeno immaginare. Nuovi settori, nuovi ambiti di lavoro e nuove posizioni hanno anche bisogno di forme e ambienti di lavoro adeguati, al passo con i tempi. Molti liberi professionisti, imprenditori e dipendenti non sono neanche più legati a un luogo di lavoro fisso per svolgere la propria attività.

Sempre più popolari diventano alternative come l'home office o il mobile office, che permettono rispettivamente di lavorare da casa o da un bar; specialmente i creativi o i cosiddetti “nomadi digitali” apprezzano particolarmente queste opportunità, dato che possono svolgere il proprio lavoro interamente da PC o notebook.

Il luogo di lavoro diventa così, teoricamente, secondario, ma per essere produttivi molti si auspicano una separazione netta tra lavoro e tempo libero. Una possibilità relativamente nuova è rappresentata dal coworking. Che cosa si intende con questo termine e quali sono i vantaggi e gli svantaggi?

La parola inglese “coworking” si può tradurre con “lavorare insieme”, anche se in realtà si tratta più di “lavorare nella stessa stanza”, quindi più che una collaborazione si tratta di una condivisione degli stessi spazi. Tuttavia quest'ultima differenza si perde nell’accezione del coworking, aspetto che contribuisce al successo di questo stile di lavoro. Prima di tutto dietro il coworking si nasconde un principio pragmatico: molti liberi professionisti, startupper e dipendenti che hanno la possibilità di ricorrere al mobile office vorrebbero un luogo in cui lavorare, ma non si possono permettere un proprio ufficio o, un altro motivo importante, temono la solitudine che insorge quando si lavora sempre soli da casa.

Nel coworking ci si ritrova insieme in un coworking space. E ciò che per alcuni assomiglia solo a un grande spazio, per altri si trasforma in un crogiolo creativo. Non ci si limita però a condividere il luogo di lavoro: dall'unione con altre persone, che provengono a volte da settori completamente diversi, possono anche nascere delle nuove idee. Durante una pausa o dopo il lavoro, si inizia a conversare, scaturiscono nuovi stimoli o magari si trova anche un nuovo socio.

Il coworking è piuttosto giovane: il termine è stato utilizzato per la prima volta dall'imprenditore Brad Neuburg nel 2005, quando creò il San Francisco Coworking Space. In questo spazio ci si poteva incontrare due giorni a settimana per lavorare. Già negli anni 90 i programmatori si riunivano nei così chiamati Hacker Spaces, dove lavoravano fianco a fianco, si supportavano a vicenda in caso di problemi e si scambiavano le reciproche conoscenze ampliando le proprie competenze.

In particolare il coworking space è sempre più amato dai liberi professionisti che lavorano nel mondo digitale. Chi ha bisogno solo di un computer ed eventualmente di un telefono, può scegliere liberamente il proprio luogo di lavoro. È facile così mettere in borsa il proprio ufficio, composto solo da alcuni oggetti, e spostare il proprio posto di lavoro in un altro luogo. Nelle grandi città, vere e proprie calamite per liberi professionisti e startupper, la crescita dei coworking space si attesta quasi al 25 percento.

L'Asia ricopre una posizione particolare: non è questione infatti solo di un'allettante atmosfera lavorativa, ma si tratta di una vera e propria necessità. Hong Kong, Cina, Taiwan, India o Singapore registrano una crescita costante e veloce delle aziende tecnologiche e allo stesso tempo gli spazi adibiti al lavoro sono molto limitati. Lo stesso vale anche per New York, Parigi e Berlino: in queste città è difficile trovare un proprio ufficio o un posto che sia a portata di tasca dei piccoli imprenditori.

Negli ultimi anni è cresciuto velocemente il numero dei coworking space e dei coworker. Sempre di più il classico concetto di luogo di lavoro va scomparendo. Grazie a Internet i team possono collaborare anche se si trovano in zone diverse del globo, poiché sempre più professioni vengono svolte solo in digitale e non hanno quindi bisogno di un posto di lavoro stazionario. I coworking space reagiscono a questo mutamento del mondo del lavoro e acquistano perciò sempre più importanza.

Se si guardano le immagini del primo coworking space, l'atmosfera è ancora quella del salotto di casa. Oggigiorno si è andata affermando una fusione tra bar e ufficio (soprattutto dal punto di vista estetico). Ciò è riconducibile al fatto che le persone che utilizzano oggi il coworking space lavoravano precedentemente in un bar. Da una parte questi locali si sono trasformati in un coworking space, dall'altra i clienti non volevano rinunciare alle comodità date dalla presenza di un barista. L'area principale è composta perciò da uno spazio aperto con molte scrivanie e con un bar che dispone di altri posti a sedere.

Le postazioni di lavoro vengono spesso presentate come hot desks, cioè delle scrivanie che vengono assegnate temporaneamente alle persone, solo per una giornata. Quindi se un giorno si è occupato uno di questi posti, il giorno successivo lo stesso può spettare a qualcun altro. Perciò non è neanche previsto che vengano conservati degli oggetti. Se si ricorre al sistema dell'hot desking si paga solo un affitto giornaliero. Oltre a questi, ci sono dei dedicated desks che possono essere affittati per un periodo più lungo. In questo caso il vantaggio è che ci si può sistemare meglio e adattare la postazione di lavoro in base alle proprie esigenze.

Inoltre è comune che i coworking space dispongano anche di aree chiuse: chi ne usufruisce ha spesso la possibilità di scegliere tra diverse stanze per i meeting. Nel caso in cui si volessero avere dei colloqui con il team, i clienti o gli investitori senza rischiare di essere disturbati, si può cercare una stanza delle giuste dimensioni e con l'attrezzatura adeguata (lavagna luminosa, whiteboard, ecc.). Alcuni coworking space hanno inoltre box più piccoli in cui ritirarsi per parlare al telefono. Per custodire meglio gli oggetti personali si possono affittare degli armadietti, a volte anche per tutta la notte.

Rientrano tra gli strumenti standard di un coworking space:

• uno spazio aperto con hot desks e dedicated desks;
• stanze da ufficio complete per piccoli team;
• stanze per meeting;
• cabine telefoniche;
• armadietti;
• bar e cucina;
• aree comuni;
• possibilità di stampare e scannerizzare;
• reception;
• servizio di posta.

Oltre a questi coworking space molto generici, che possono essere utilizzati principalmente da chiunque svolga un lavoro d’ufficio, ci sono anche offerte specifiche. Così per i settori manuali sono ad esempio stati pensati dei coworking space con banchi da lavoro, frese, segature e trapani. Anche le stampanti 3D diventano sempre più conosciute in questi spazi che prendono il nome di Maker spaces. Il vantaggio è che una giovane azienda non deve sopportare grandi costi di investimento se inizialmente vuole creare solo dei prototipi. Per altri settori si trovano offerte simili.

I costi per le strutture variano a seconda dei fornitori. Mentre in alcuni coworking space si paga anche giorno per giorno, altri offrono un sistema basato su quote flessibili. A seconda delle esigenze ci sono spesso diversi tipi di abbonamento. Successivamente è possibile prenotare prestazioni aggiuntive singolarmente. Visto che nel frattempo ci sono anche imprese che operano a livello internazionale, i membri possono lavorare senza grandi problemi da diverse parti del mondo.

I coworking space sono stati creati inizialmente per offrire ai liberi professionisti un’alternativa al lavoro da casa. Con la diffusione dei PC portatili non era più necessario utilizzare una scrivania fissa. Teoricamente chi lavora esclusivamente nell’ambito digitale può farlo da qualsiasi luogo. I coworking space si rivolgono particolarmente ai liberi professionisti nei settori tecnologici e dei media; anche per coloro che lavorano per aziende diverse, e non esclusivamente per una, spesso non conviene affittare un ufficio fisso.

Inoltre gli startupper sono riusciti a fare proprio il concetto di coworking. Infatti all’inizio non è chiaro come un’azienda si svilupperà; nelle situazioni classiche in cui è previsto un ufficio si pianifica perciò troppo in grande o troppo in piccolo. Lo spazio riservato nei coworking space può essere ampliato o ridotto in modo flessibile: se un altro dipendente si aggiunge al team, si può prenotare senza problemi un’altra postazione di lavoro. Tra le aziende diventate ora molto famose che hanno cominciato la loro scalata verso il successo come start-up lavorando in un coworking space si annoverano ad esempio Uber e Instagram.

Negli ultimi anni però anche le aziende più grandi hanno scoperto gli spazi di lavoro comuni. Così in alcuni casi vengono separati singoli team o interi reparti. I motivi sono diversi: ad esempio gioca un ruolo la flessibilità. Spesso però si vuole beneficiare dello scambio che intercorre tra i dipendenti e gli altri coworker (a volte molto innovativi), quindi lo spostamento dell’ambiente di lavoro dovrebbe garantire una maggiore creatività. Inoltre le grandi aziende hanno il vantaggio di non dover investire le loro finanze per molto tempo in immobili. Infine la gestione degli spazi (ad esempio la pulizia e i lavori di riparazione) sono a carico del fornitore del coworking space.

A seconda di come e a quale scopo si utilizza un coworking space, il concetto presenta alcuni vantaggi, ma anche degli evidenti svantaggi. Visto che gli stili di lavoro di diverse persone sono molto differenti, ognuno deve valutare per conto proprio quale sia la soluzione ideale.

Per molti i vantaggi del coworking risiedono nei costi: per legarsi permanentemente a uno o più uffici, infatti, si deve disporre di una certa sicurezza finanziaria. I liberi professionisti che non riscuotono ancora successo non possono correre il rischio di affittare degli spazi propri, perciò solitamente lavorano da casa. Ma non per tutti questa è l’atmosfera lavorativa ideale. Alcuni vorrebbero separare nettamente il lavoro dal tempo libero e preferiscono perciò optare per un coworking space. Invece, altri non possono proprio sopportare un ambiente simile: il continuo rumore in un ufficio da dividere con molte persone estranee o quasi è considerato da alcuni uno svantaggio.

Il coworking è perciò anche una questione di personalità: i sostenitori inseriscono tra i vantaggi il networking e la possibilità di creare una community. Soprattutto le persone estroverse possono conoscere in fretta altre persone in un coworking space, che potenzialmente possono arricchirli da un punto di vista umano e professionale. Altri hanno bisogno dell’isolamento per concentrarsi e hanno difficoltà ad approcciarsi apertamente agli estranei. Per questo secondo gruppo di persone il coworking viene preso in considerazione come forma di lavoro temporanea, in attesa di potersi permettere un proprio ufficio.

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