Creare un piano di progetto: come definire le basi per il successo di un progetto

Il piano di progetto (anche “piano di Project Management”) costituisce praticamente la base di ogni progetto. Il documento raggruppa tutti i piani necessari per la realizzazione di un progetto di successo. È come una tabella di marcia che il project manager crea all’inizio del processo, che può essere più o meno dettagliata a seconda delle necessità.

Preparare in anticipo un piano di progetto è consigliabile per progetti di qualunque dimensione. Quando si crea un piano di progetto, si affronta automaticamente la questione di come raggiungere l’obiettivo del progetto nel più breve tempo possibile evitando rischi e assicurando un uso efficiente delle risorse. Durante la fase di pianificazione si anticipano inoltre possibili problemi ed eventuali soluzioni, che vi permettono di reagire rapidamente in fase di esecuzione.

Il documento può essere utilizzato anche per informare i clienti e i partner di progetto, perché offre una panoramica delle singole fasi di lavoro e consente loro di verificare se la pianificazione tiene conto di tutte le loro esigenze. In caso contrario, potete tempestivamente adattare la pianificazione prima di iniziare con l’effettiva esecuzione del progetto.

Di norma, un piano di progetto viene approvato in anticipo dai partner del progetto e serve quindi come base vincolante per lo svolgimento successivo. Di conseguenza, è necessario redigerlo all’inizio della fase di pianificazione.

Il piano scritto serve anche al project manager come strumento di lavoro che lo aiuta a mantenere una visione d’insieme durante il progetto e a rispettare le scadenze e il budget.

Il piano dovrebbe essere sufficientemente dettagliato da consentire al project manager di passare le sue attività senza difficoltà a un nuovo responsabile. Affinché quest’ultimo possa prendere rapidamente confidenza con il progetto, il piano non deve comunque contenere troppe informazioni secondarie. La regola generale è: esauriente, ma il più breve possibile.

Alcuni degli strumenti più frequentemente utilizzati per la creazione di un piano di esecuzione del progetto sono lo schema di rete, il grafico a barre e il diagramma di Gantt.

Un semplice piano di progetto che risponde in modo conciso alle domande chiave di cui sopra può essere facilmente creato senza software complessi utilizzando un foglio di calcolo in Excel o qualsiasi altro software di calcolo.

Per una pianificazione più ampia e per creare singoli documenti, potete utilizzare software specializzati di Project Management come MS Project o strumenti online come Smartsheet, Trello o Wrike.

Un buon piano di progetto non deve per forza essere ampio. Un fattore decisivo per la sua qualità è che copra gli aspetti più importanti della pianificazione del progetto e fornisca un orientamento sulle tempistiche delle singole fasi.

Per garantire che l’esecuzione avvenga nel modo più agevole possibile, è necessario organizzare in anticipo una riunione di avvio del progetto con il team. In qualità di project manager, sfruttate questo appuntamento per fornire a ciascun membro del team informazioni essenziali sul progetto, definire le responsabilità e selezionare insieme i metodi e gli strumenti per l’esecuzione. Ricordate che anche il miglior piano di progetto diventa inutile se non viene eseguito in modo sensato.

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